倉庫管理流程的審計報告

1、關(guān)于倉庫管理流程審計的報告審字2015第002號根據(jù)審計工作安排，審計組于2015年5月01日起至2015年5月20日止對XX股份有限公司倉庫作業(yè)內(nèi)部控制制度的遵循性及合理性進行了內(nèi)部審計，現(xiàn)將相關(guān)情況報告如下：一、基本情況介紹1、制度及組織架構(gòu)建設(shè)：根據(jù)倉庫負責(zé)人反饋,倉庫組目前隸屬管理部，在編人員10共計人，其中主管1名，倉管員9名。倉庫分5大類，分別是：標(biāo)準(zhǔn)件倉、輔料倉、試模材料倉、沖壓倉、刀具倉，主要為公司物資提供儲存、保管等職能。為規(guī)范倉庫管理，公司制定一系列作業(yè)流程、制度等受控文件共計23份。2、趨勢分析：9M據(jù)ER嚓據(jù)，截止2014年12月底存貨余額萬元，較年初增長其中原材料余額

2、萬元，較年初增長；低值易耗品余額萬元，與年初基本持平；庫存商品萬元，較年初增長%自制半成品萬元，占總存貨余額的92%較年初增長123%具體詳見附表：3、周轉(zhuǎn)分析：2014年存貨平均余額萬元、存貨資金占用量大，周轉(zhuǎn)率為，非常低。周轉(zhuǎn)天數(shù)195天，相當(dāng)于從取得存貨開始，至消耗、銷售為止所經(jīng)歷的天數(shù)需195天。能夠轉(zhuǎn)變?yōu)樨泿刨Y金或者應(yīng)收賬款的能力非常弱。實際上平均存貨余額主要受累于庫存商品及自制半成品的拖累，占平均存貨比率分別為。取84%因此從側(cè)面也反映出整個生產(chǎn)經(jīng)營過程對排產(chǎn)及出貨的反應(yīng)能力是不足的。具體詳見附表：4、呆滯料分析：附表:二、審計依據(jù)審計依據(jù)：本次審計依據(jù)為VT-FIN-WI-058

3、內(nèi)部審計制度規(guī)定條款及相關(guān)法律法規(guī)；三審計目標(biāo)及審計范圍1、審計方法及目標(biāo)：審計過程中采用了檢查、訪談、審查單據(jù)、抽盤、查閱與審計事項有關(guān)的其他必要的審計程序，取得相關(guān)依據(jù)，形成審計意見。以促進組織增加價值；2、審計范圍：倉儲管理流程各環(huán)節(jié)項目的審查，主要包括出入庫程序、日常管理、廢舊品管理、單據(jù)規(guī)范等方面的審查。四、發(fā)現(xiàn)問題及改善建議1、物資盤點方面1）管理現(xiàn)狀及存在問題：目前倉庫物料盤點主要由財務(wù)部主導(dǎo)進行月度抽盤、半年度及年度全盤，倉庫日常無自盤，未能提交自盤表，實際上倉庫自盤的控制已失效。根據(jù)公司制度文件編號：VT-WAH-WI-001第條物料盤點的規(guī)定，倉管人員應(yīng)每月定期做好賬、物的

4、盤點工作。2）造成原因：對制度規(guī)定不熟悉，或相關(guān)規(guī)定未引起重視。3）可能導(dǎo)致風(fēng)險：未按要求嚴(yán)格執(zhí)行盤點工作不單會導(dǎo)致資產(chǎn)的流失，財務(wù)報告的失真，未能及時地發(fā)現(xiàn)倉庫管存在理問題，改善問題。4）建議：嚴(yán)格按照公司制度文件編號：VT-WAH-WI-001的規(guī)定執(zhí)行，倉庫加強自盤，結(jié)合財務(wù)盤點，及時發(fā)現(xiàn)問題，改善問題。加強作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制度的宣導(dǎo)，確保作業(yè)人員對作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)具有足夠的了解與重視。2、生產(chǎn)領(lǐng)料單管理1）管理現(xiàn)狀及存在問題：通過查看公司關(guān)于倉庫管理的相關(guān)控制文件，發(fā)現(xiàn)未就單據(jù)規(guī)范化方面設(shè)定條款，無作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)控制。審計人員通過抽查領(lǐng)料單，發(fā)現(xiàn)部分領(lǐng)料單存在無發(fā)料倉管員簽字，數(shù)量有改動后無人在旁邊簽字，空

5、白處沒劃掉、有用不同顏色筆跡在空白處添加領(lǐng)用物品和數(shù)量的現(xiàn)象，有被領(lǐng)料部門負責(zé)人簽字后自行增加領(lǐng)用物料品種或者改動領(lǐng)用數(shù)量的嫌疑。2）造成原因：無相關(guān)制度規(guī)定，作業(yè)無標(biāo)準(zhǔn)。作業(yè)人員對單據(jù)管理意識不強。3）可能導(dǎo)致風(fēng)險：未經(jīng)過批準(zhǔn)而多領(lǐng)物料或私自改動領(lǐng)用數(shù)量，導(dǎo)致公司資產(chǎn)流失及舞弊的產(chǎn)生。4）建議：規(guī)范流程，完善制度。單據(jù)書寫必須整潔明朗，堅決杜絕以上情況，如有發(fā)生，倉管員有責(zé)任要求重新開單后執(zhí)行發(fā)料。財務(wù)部應(yīng)對相關(guān)作業(yè)人員進行專業(yè)培訓(xùn)。3、倉庫日常管理1）管理現(xiàn)狀及存在問題：審計在2015年5月7日對倉庫管理現(xiàn)狀的的實地觀察，發(fā)現(xiàn)倉庫日常管理存在較多不規(guī)范的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在以下幾點：倉庫鑰匙隨

6、處放置，倉管員發(fā)放試模材料之后，鑰匙曾長時間隨意放置于倉庫桌上，并未及時收好；非倉庫管理人員隨意進出倉庫；發(fā)放物料時倉庫管理員未全程跟蹤，直接讓領(lǐng)料人員進入倉庫搬運、點數(shù)需領(lǐng)物資。2）造成原因：倉管員責(zé)任心不強，未形成良好的作業(yè)習(xí)慣，未意識到行為風(fēng)險。3）可能導(dǎo)致風(fēng)險：可能發(fā)生物資丟失或者失竊的風(fēng)險。4）建議：加強庫房門禁管理，非倉管人員在未經(jīng)授權(quán)之前一律禁止進入倉庫。庫房鑰匙的使用及保存由倉庫負責(zé)人授權(quán)，使用完之后應(yīng)及時、妥善保存。加強培訓(xùn)，養(yǎng)成正確的作業(yè)習(xí)慣。4、設(shè)備配件管理2）管理現(xiàn)狀及存在問題：通過訪談相關(guān)人員，得知配件的管理現(xiàn)狀設(shè)備配件的管理由資產(chǎn)科主導(dǎo)，車間換下廢舊配件主要分為可二

7、次利用配件及不可二次利用配件。對于不可二次利用的配件直接放置于廢品區(qū)域，當(dāng)成廢品出售，可二次利用配件則設(shè)回收倉，并由資產(chǎn)科支配管理。實際上以上兩種處理方式均未做備查賬管理，導(dǎo)致無賬可查，并且處理方式不透明，未存在多方牽制與監(jiān)督的關(guān)鍵控制。2）造成原因：內(nèi)控制度關(guān)鍵控制點控制失效。3）可能導(dǎo)致風(fēng)險：可能導(dǎo)致設(shè)備配件丟失，或者有心人利用當(dāng)前管理現(xiàn)狀謀取個人利益的風(fēng)險。4）建議：加強對配件的管理，梳理流程，明確關(guān)鍵控制點及相關(guān)管理責(zé)任，防范未然。配件回收倉統(tǒng)一交由倉庫管理員管理，做好臺賬登記。報廢配件按照公司關(guān)于廢舊品管理的相關(guān)制度規(guī)定執(zhí)行。5、單據(jù)流轉(zhuǎn)不及時1）管理現(xiàn)狀及存在問題：為規(guī)范作業(yè)流程，

8、公司制定了VT-WAH-WI-001倉儲操作指導(dǎo)書A04冷相關(guān)制度，其中對于單據(jù)流轉(zhuǎn)的時效做了詳細規(guī)定及說明。在實際核查過程中依然發(fā)現(xiàn)存在單據(jù)提交財務(wù)不及時，跨月交單的現(xiàn)象時有發(fā)生。2）造成原因：內(nèi)控失效。作業(yè)分工不明確也是導(dǎo)致跨月交單的原因之一，一人兼多職，導(dǎo)致該完成的任務(wù)未能及時、按質(zhì)按量完成。3）可能導(dǎo)致風(fēng)險：影響當(dāng)月財務(wù)核算數(shù)據(jù)的真實性及可靠性，同時也可能發(fā)生單據(jù)丟失的風(fēng)險。4）建議：按照相關(guān)制度規(guī)定執(zhí)行，賬務(wù)登記確保做到日清月結(jié)，當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)當(dāng)天完成記錄系統(tǒng)，及時提交財務(wù)。6、倉庫管理職責(zé)不明確1）管理現(xiàn)狀及存在問題：未制定倉庫管理職責(zé)明細表，職責(zé)分工不明確，倉庫目前的做法存在誰驗

9、收或者發(fā)料由誰登記入賬、審核及保存，一氣呵成的現(xiàn)象?，F(xiàn)有管理制度也未對作業(yè)權(quán)限加以詳細說明。實際上作業(yè)流程已經(jīng)失去控制，關(guān)鍵控制缺失，不相容職務(wù)未分離。2）造成原因：內(nèi)控缺陷，單純考慮作業(yè)方便，無風(fēng)險意識。3）可能導(dǎo)致風(fēng)險：結(jié)合問題2對單據(jù)填寫規(guī)范性的描述，審計認(rèn)為可能存在發(fā)生舞弊的風(fēng)險。4）建議：梳理流程，繼續(xù)完善現(xiàn)有管理制度。建立倉庫管理職責(zé)明細表，明確作業(yè)分工，確保各作業(yè)崗位之間相互監(jiān)督與牽制。7、廢舊品管理方面1）管理現(xiàn)狀及存在問題：審計通過走訪有關(guān)人員與實地查看，得知部分廢舊品放置于露天處，風(fēng)吹雨淋，未對其進行遮蓋保存，下雨天天氣潮濕濕度增加，金屬類廢舊品極易生銹、腐蝕，隨著時間的推

10、移會導(dǎo)致價值逐漸減少，對公司整體環(huán)境的美觀也產(chǎn)生不利影響。并且除貴重廢舊品外倉庫未做備查賬進行管理，很難對該類物品的量進行管控。2）造成原因：單純考慮作業(yè)方便，倉庫沒有“廢舊料必須入庫”的意識；倉管員責(zé)任意識缺乏，認(rèn)為廢舊料作為已發(fā)出物料的生產(chǎn)剩余部分，不在倉庫賬上，事不關(guān)己。3）可能導(dǎo)致風(fēng)險：廢舊品未入賬管理形成賬外資產(chǎn)，未規(guī)范管理，可能導(dǎo)致公司資產(chǎn)流失與貶值的風(fēng)險。4）建議：建立廢舊品回收倉，統(tǒng)一交由倉儲人員進行管理，并做好日常賬務(wù)記錄。8、物料調(diào)撥1）管理現(xiàn)狀及存在問題：經(jīng)過實地觀察及詢問相關(guān)人員，得知標(biāo)準(zhǔn)件倉庫與刀庫之間存在物資的流轉(zhuǎn)，具體操作程序<a、標(biāo)準(zhǔn)件倉對外購刀具進行驗收，刀庫開具領(lǐng)料單一次全部領(lǐng)用，放置于刀庫內(nèi)，領(lǐng)料單作為內(nèi)部備查。B、各制造部開具領(lǐng)料單到刀庫領(lǐng)用，刀具進行賬務(wù)登記后將領(lǐng)用單交財務(wù)進行核算>。經(jīng)查，公司未制定有關(guān)物資調(diào)撥的管理制度，內(nèi)控制度缺失。審計認(rèn)為從財務(wù)角度來看，領(lǐng)料單的開具，意味著費用的發(fā)生，實際上刀庫到標(biāo)準(zhǔn)件倉庫領(lǐng)取刀具此過程應(yīng)視作倉庫之間物資的內(nèi)部周轉(zhuǎn)，開具領(lǐng)料單不符合業(yè)務(wù)實質(zhì)性質(zhì)。2）造成原因：內(nèi)控缺失，流程性質(zhì)未予明確規(guī)定。3）可能導(dǎo)致風(fēng)險：單據(jù)作為作業(yè)流程的載體及業(yè)務(wù)性質(zhì)的體現(xiàn)，內(nèi)部調(diào)撥作業(yè)開具領(lǐng)料單不單不能體現(xiàn)業(yè)務(wù)活動的實際性質(zhì)，且極易與費用化的領(lǐng)用單據(jù)搞混，最終影響到財務(wù)的核算。4）建議：制定有關(guān)倉