如何做好會議記錄

1、會議記錄工作淺談2015年8月18日231 會議記錄的作用和特點(diǎn)會議記錄的作用和特點(diǎn)會議記錄中常見的問題會議記錄中常見的問題會議記錄的寫法和要求會議記錄的寫法和要求交流的主要內(nèi)容交流的主要內(nèi)容1.什么是會議記錄什么是會議記錄一、會議記錄的作用和特點(diǎn) 會議記錄是由會議組織者指定專人，如實(shí)、準(zhǔn)確記錄會議的組織情況和會議內(nèi)容的一種機(jī)關(guān)應(yīng)用文書。會議記錄一般用于比較重要的會議或正式的會議，它要求真實(shí)、全面的反應(yīng)會議的本來面貌2. 會議記錄的作用會議記錄的作用一、會議記錄的作用和特點(diǎn)p 依據(jù)作用 會議記錄忠實(shí)地記錄了會議的全貌。會議精神、會議形成的決定和決議、會議對重大問題作出的安排，如果在會議后期需要

2、形成文件，要以會議記錄為依據(jù)；如果不形成文件，與會者在會后傳達(dá)貫徹會議精神和決定是否準(zhǔn)確，也要以會議記錄為依據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)一、會議記錄的作用和特點(diǎn)p 素材作用 會議進(jìn)行過程中連續(xù)編發(fā)的會議簡報(bào)，以及會議后期制作的會議紀(jì)要，都要以會議記錄為重要素材。會議簡報(bào)和會議紀(jì)要可以對會議記錄進(jìn)行一定的綜合、提要，但不得對會議記錄所確認(rèn)的內(nèi)容進(jìn)行歪曲和篡改?？梢哉f，會議記錄是形成會議簡報(bào)和會議紀(jì)要的基礎(chǔ)一、會議記錄的作用和特點(diǎn)p 備忘作用 會議記錄可以用作會議情況和會議內(nèi)容的原始憑證。時過境遷，有關(guān)會議的內(nèi)同和情況可能無法在記憶中復(fù)現(xiàn)了，甚至當(dāng)時做出的重要決定可能也記不清了，這時就不妨查查會議記錄。會議記錄還可

3、以成為一個部門和單位的歷史資料，若干年后，通過大量會議記錄可以了解這個單位的歷史進(jìn)程和發(fā)展?fàn)顩r3. 會議記錄的特點(diǎn)會議記錄的特點(diǎn)一、會議記錄的作用和特點(diǎn)p 真實(shí)性 會議記錄的執(zhí)筆者與其他文章的寫作者有一個重要的區(qū)別，就是記錄者只有記錄權(quán)而沒有改造權(quán) 會議是什么樣就記成什么樣，與會者發(fā)言時說了些什么就記下什么，記錄者不能進(jìn)行加工、提煉，不能增添、刪減，不能移花接木，不能張冠李戴一、會議記錄的作用和特點(diǎn)p 原始形態(tài)性 會議記錄是會議情況和內(nèi)容的原始化記錄。所謂原始，就是未經(jīng)整理、未經(jīng)綜合。在這一點(diǎn)上，會議記錄與會議紀(jì)要有著很大區(qū)別： 會議記錄一般是客觀詳細(xì)地將會議的全過程記錄下來，包括每個與會者的

4、討論發(fā)言都要詳細(xì)忠實(shí)記錄。也就是發(fā)言人怎么說、就怎么記 會議紀(jì)要則是將會議的主要內(nèi)容、事項(xiàng)、決議等經(jīng)過整理概括后，將其具有重要意義的內(nèi)容傳達(dá)給受文者。會議的一般過程、與傳達(dá)事項(xiàng)、貫徹精神沒有關(guān)系的內(nèi)容沒有必要在會議紀(jì)要中記載 會議記錄是制作會議紀(jì)要的基礎(chǔ)。如果不認(rèn)真做好會議記錄，詳細(xì)地將會議所有情況全面記錄清楚，要總結(jié)概括出會議的主要精神、主要事項(xiàng)就是不可能或者說很困難的，也就很難把會議紀(jì)要做好 3. 會議記錄的特點(diǎn)會議記錄的特點(diǎn)一、會議記錄的作用和特點(diǎn)p 完整性 會議記錄對會議的時間、地點(diǎn)、出席人員、主持人、議程等基本情況，對領(lǐng)導(dǎo)講話、與會者的發(fā)言、討論和爭議、形成的決議和決定等內(nèi)容，都要記

5、錄下來，一般沒有太多的選擇性231 會議記錄的作用和特點(diǎn)會議記錄的作用和特點(diǎn)會議記錄中常見的問題會議記錄中常見的問題會議記錄的寫法和要求會議記錄的寫法和要求交流的主要內(nèi)容交流的主要內(nèi)容p 漏記錯記漏記錯記二、會議記錄中常見的問題 這是會議記錄寫作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題。由于漏記錯記，使會議記錄失去了真實(shí)性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)重的還會引發(fā)矛盾、貽誤工作。出現(xiàn)漏記錯記的原因，主要是因?yàn)橛涗浫司Σ患小⒉徽J(rèn)真提取發(fā)言，反映遲鈍、記錄速度緩慢所致 據(jù)公司有關(guān)部門反映，在查看有關(guān)單位“三重一大”記錄本時，發(fā)現(xiàn)一些單位的會議記錄不能反映出領(lǐng)導(dǎo)決策過程，存在很多問題p 記錄不規(guī)范記錄不規(guī)范二、會議記錄中常見的問題 有些

6、會議記錄中，會議時間、地點(diǎn)、主持人、缺席人、列席人、記錄人等項(xiàng)目記錄不全。比如，出席人有的只記姓、有的只記職務(wù)、有的記*等同志，給日后利用帶來不便 p 字跡潦草字跡潦草二、會議記錄中常見的問題 會議記錄需要書寫速度跟上講話速度。很容易出現(xiàn)字跡潦草，書寫不規(guī)范的現(xiàn)象，導(dǎo)致日后難以辨認(rèn) p 歪曲虛構(gòu)歪曲虛構(gòu)二、會議記錄中常見的問題有的會議記錄背離原則，虛構(gòu)、歪曲會議內(nèi)容，使其嚴(yán)重失實(shí)。這主要是記錄人思想不端正，作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)，隨心所欲，甚至處于不正當(dāng)目的，任意編造所致 公司有關(guān)部門檢查基層單位會議記錄時，還發(fā)現(xiàn)了個別單位主要領(lǐng)導(dǎo)違反“三重一大”決策制度，在討論“三重一大”議題時，單位主要負(fù)責(zé)人先發(fā)表傾

7、向性意見，其他領(lǐng)導(dǎo)再發(fā)言的情況。 此份會議記錄，排除虛構(gòu)歪曲會議內(nèi)容的成分外，如果是真實(shí)反映會議決策過程，則是客觀反映會議全貌。但作為辦公室工作人員，如果能對領(lǐng)導(dǎo)的錯誤行為予以及時提醒，相信會對領(lǐng)導(dǎo)個人及單位工作產(chǎn)生積極影響p 特別提醒特別提醒二、會議記錄中常見的問題 集團(tuán)公司集團(tuán)公司“ “三重一大三重一大” ”決策制度實(shí)施細(xì)則決策制度實(shí)施細(xì)則（中油黨組201543號）第十一條規(guī)定：決策會議符合應(yīng)到會人數(shù)的三分之二及以上方可召開。與會人員要充分討論并分別發(fā)表意見，主要負(fù)責(zé)人應(yīng)最后發(fā)表結(jié)論性意見。會議決定多個事項(xiàng)時，應(yīng)逐項(xiàng)研究決定。若存在嚴(yán)重分歧，一般應(yīng)推遲做出決定 231 會議記錄的作用和特點(diǎn)

8、會議記錄的作用和特點(diǎn)會議記錄中常見的問題會議記錄中常見的問題會議記錄的寫法和要求會議記錄的寫法和要求交流的主要內(nèi)容交流的主要內(nèi)容1. 會議記錄的內(nèi)容會議記錄的內(nèi)容三、會議記錄的寫法和要求 一般由三部分構(gòu)成p 會議標(biāo)題 標(biāo)題一般由會議名稱加問題名稱組成，如*會議記錄。如使用專用的會議記錄本，“記錄”二字也可省略，只寫會議名稱即可 記錄標(biāo)題十分重要，如會議記錄無標(biāo)題，或標(biāo)題不明確，會為日后查找材料造成諸多不便三、會議記錄的寫法和要求p 會議組織情況 這部分寫在會議標(biāo)題之后。在會議開始前，應(yīng)把所有會議的相關(guān)情況寫好，主要包括： 開會時間寫明具體的年、月、日，有時還要標(biāo)明某日的具體時間 會議地點(diǎn)寫明開

9、會具體單位及具體場所 會議主持人一般直書姓名，必要時可寫明職務(wù) 出席人按照會議規(guī)定必須參加會議的人員。根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，出席人記寫也不同 出席人數(shù)不過的會議:可把出席人的姓名及職務(wù)、級別按照所在單位級別順序列出 出席人數(shù)較多的會議：可寫與會人員范圍三、會議記錄的寫法和要求 缺席人寫出缺席人姓名和缺席原因。如“某某因公出差”、“某某因病請假”。如果是大型會議，缺席人較多，可只寫缺席人數(shù) 列席人即不是會議正式成員，由于工作需要而參加 列席人數(shù)較多的會議：可寫與會人員范圍 列席人數(shù)不多的：分別寫出姓名 記錄人寫明記錄人姓名、部門、職務(wù)。如是幾人共同記錄的，應(yīng)一一列出三、會議記錄的寫法和要求p 會議

10、進(jìn)行情況這部分是會議記錄的基本內(nèi)容，一般包括三個方面： 會議的議題和會議主持人的啟示性講話。這部分要著重記錄。(多項(xiàng)議題的會議要用數(shù)碼依次標(biāo)出 ,以便于會后利用查找 ) 與會人的討論發(fā)言。這部分是與會者對會議議題和會議主持人講話的直接反映，記好這部分內(nèi)容十分重要 (會議發(fā)言要按照發(fā)言順序記錄 ,發(fā)言人姓名要寫在段首，后面即記錄發(fā)言內(nèi)容) 三、會議記錄的寫法和要求p 會議的決定、決議和會議主持人的總結(jié)及結(jié)論性意見。這部分是會議成果的綜合反映 ,是會議記錄的主體。在深入討論的基礎(chǔ)上，通過協(xié)商作出訣定或決議；有的會議是以會議主持人總結(jié)講話的形式概括會議成果，將會議討論的情況闡述一下，根據(jù)上級有關(guān)會議

11、或文件的精神和討論中提出的意見，提出具體要求和措施。這些決定、決議和講話是與會者貫徹會議精神的根據(jù)，也是日后備查材料中最重要的材料，記錄者必須認(rèn)真、仔細(xì)地作好記錄 會議進(jìn)行情況還包括休息、散會等，必要時也要記錄上 2. 會議記錄的要求會議記錄的要求三、會議記錄的寫法和要求p 內(nèi)容項(xiàng)目要齊全完整 會議名稱 、時間、出席人、列席人、主持人 、記錄人、會議議題 、決議，這幾項(xiàng)缺一不可。在實(shí)際中 ,有些會議記錄人往往有所疏漏。不是沒有開會時間、地點(diǎn) ,就是沒有會議主持人、記錄人,對參加會議人員員的姓名、職務(wù)記錄得也不確切 ,導(dǎo)致這些記錄均欠規(guī)范 每一內(nèi)容項(xiàng)目的書寫也應(yīng)做到齊全完整。如“記錄時間”，年月

12、日應(yīng)該寫全，不能只寫月、日而不寫年份,或者簡寫年份( 如將“1 9 9 9 年”寫成“9 9 年”等 )?！坝涗浀攸c(diǎn)”,不能籠統(tǒng)寫 ,例如：不能寫 “辦公樓” ,而應(yīng)該寫清“x x樓 x x會議室”；三、會議記錄的寫法和要求 缺席人要注明缺席原因。主持人、出席人都要寫全姓名、職務(wù) ,切忌以 “李書記”、“王校長”、“張?zhí)庨L”等代之 以上這些要求,旨在為文書材料進(jìn)入檔案領(lǐng)域作好準(zhǔn)備,同時也是文書處理工作的規(guī)范化所必需 。不然，年代久遠(yuǎn)，他人利用這些文書檔案要浪費(fèi)好多時間和精力去考證，造成不應(yīng)有的麻煩或損失 記錄人員會前應(yīng)提前到達(dá)會場，準(zhǔn)備好記錄工具，了解會議內(nèi)容項(xiàng)目，先期做好準(zhǔn)備。從某種程度上講

13、，記錄人比一般與會人員更為重要，應(yīng)主動坐在便于記錄、離主持人較近的席位2. 會議記錄的要求會議記錄的要求三、會議記錄的寫法和要求p 議題要明確得當(dāng) 議題是每次開會所要研究的問題，有的是一個，有的是兩個或更多。會議一開始，主持人就把每次會議所要研究的議題都講清楚，記錄人只要把主持人講的議題準(zhǔn)確地記錄下來就行 但在實(shí)際中，常見到到會議記錄的開頭只寫“黨委會”或“行政辦公會”，接著便是發(fā)言人的記錄 ,看不出會議的議題。還有的議題用語不當(dāng),如“研究目前主要工作”,這樣記錄很不規(guī)范，使人摸不著邊際三、會議記錄的寫法和要求p 內(nèi)容要詳略得當(dāng) 會議內(nèi)容是會議記錄的主體部分，會議記錄的保存和利用的價值也是由這

14、部分來決定的。記錄與會者的發(fā)言可用詳記和略記兩種方法 ,一定要詳略得當(dāng) 詳記 、略記方法的選用是由會議的性質(zhì)、所研究問題的重要程度來決定的。就會議性質(zhì)而言，單位黨政領(lǐng)導(dǎo)班子的重要會議應(yīng)該詳記，部門的工作例會等可以略記;就研究問題的重要程度來說 ,貫徹黨的方針、政策，討論人事、薪酬等問題應(yīng)該詳記；研究一般事務(wù)性的工作可以略記三、會議記錄的寫法和要求 詳記要求是有言必錄 有言必錄就是要求記錄記下發(fā)言人的主要觀點(diǎn)和論據(jù) ,而且是原話；尤其是會議主持人的結(jié)論發(fā)言，一定要記全記準(zhǔn)。對討論中的重要插話、重要問題的不同意見、表決時的棄權(quán)情況也要如實(shí)記錄 詳細(xì)記錄時最好會使用速記，如不會速記，可對通用詞匯采取

15、簡化方法記錄，會后補(bǔ)正涉及到文件名稱或便于查找的文件，也可先省略后補(bǔ)齊在條件允許的情況下，可輔以錄音機(jī),能使記錄更完整、準(zhǔn)確如果沒有錄音設(shè)備，或不允許使用錄音設(shè)備，記錄人又沒有速記技能，應(yīng)配備二至三人進(jìn)行記錄,以便會后核對補(bǔ)正記錄人對會上沒有聽準(zhǔn)確或者發(fā)言表達(dá)不清的地方，會后要及時找有關(guān)人員核對 盡最大努力，保持記錄的完整性和準(zhǔn)確性三、會議記錄的寫法和要求 略記一般只記發(fā)言要點(diǎn)及會議決議。,倘若是討論一般事務(wù)性問題 ,且無分歧意見，則發(fā)言要點(diǎn)也可以不記,只記會議決議即可 摘要記錄要求記錄者對發(fā)言內(nèi)容迅速作出分析判斷，哪些應(yīng)記，哪些可不記，適當(dāng)進(jìn)行歸納，扼要地記重點(diǎn) 有時兩種記錄方法也在一次會議

16、中交叉使用 使記錄詳略得體，對作好會議記錄非常重要。記錄人員必須根據(jù)會議內(nèi)容，準(zhǔn)確判斷 、靈活掌握運(yùn)用三、會議記錄的寫法和要求p 決議要清楚明確各類會議都有其形成的決議。在實(shí)際中，有的會議記錄通篇記的是與會者的發(fā)言，而沒有會議決 。有兩種份況:一是會議對某一問題未形成決議 ;二是會議主持人的結(jié)論性發(fā)言就是會議決議。不管是哪種情況，都要作注。這樣后人才能一目了然，便于查找利用三、會議記錄的寫法和要求p 字跡要清晰正確字跡書寫要清晰、正確，合乎規(guī)范 ,不能潦草 、模糊 ;不能寫只有記錄人自己能看懂的符號和不規(guī)范的文字(如生造字等 )。如果使用速記符號記錄，要在會后進(jìn)行整理，以保證會議記錄清楚、準(zhǔn)確

17、、真實(shí) ，更為后人查找 、利用提供方便為使會議記錄規(guī)范，對書寫工具、紙質(zhì)材料都有要求。16開專用會議記錄本，碳素墨水、藍(lán)黑墨水的鋼筆記錄3. 記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會議記錄的寫法和要求 作好會議記錄也是一件很不容易的事情，會議記錄人員必須熟悉各方面的情況，不斷提高記錄水平，才能記得準(zhǔn)確。這涉及記錄人員的素質(zhì)問題。因此,會議記錄人員應(yīng)具備以下基本素質(zhì)3. 記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會議記錄的寫法和要求p 要有高度的政治責(zé)任感 作會議記錄工作是比較辛苦的，在工作中要做到一絲不茍，不出現(xiàn)遺漏差錯。會議上不論討論什么間題，記錄人員都要守口如瓶，決不可提前向無關(guān)人

18、員透露。要做到這些，必須有吃苦耐勞的精神，實(shí)事求是的精神，爭分奪秒的精神，對工作負(fù)責(zé)到底的精神，要不斷增強(qiáng)保密意識，要有高度的政治貴任心3. 記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會議記錄的寫法和要求p 要有較強(qiáng)的聽知能力 記錄人員在會議中始終處于被動地位，既不能滯后，也不能超前，精力必須集中,耳、腦、手都要緊跟發(fā)言人的講話，因此,記錄人在聽別人發(fā)言時，要有靈活的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，準(zhǔn)確的判斷力。如果記錄人員沒有這些聽知能力，就難以迅速判斷要義何在，難以將需要記錄的東西記錄下來3. 記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)三、會議記錄的寫法和要求耳到心到 無論遇到的活體自己是都感興趣，發(fā)言者發(fā)言對不對自己的口味，記錄人員都唏噓調(diào)整好心態(tài)，全新投入地聆聽。專心聽取美味與會者的講話發(fā)言，領(lǐng)會講話內(nèi)容，思考發(fā)言內(nèi)涵，聽出弦外之音聚精會神 專心聽取會議發(fā)言，也是對發(fā)言者的尊重，也是會議的基本紀(jì)律。會場上心不在焉、左顧右盼、判若無人，損壞自己、秘書人員形象；不輕易離場、坐得住，不抽煙、不頻繁喝茶，否則容易打斷記錄思路排除干擾 記錄人員手機(jī)一般不關(guān)閉，可置于靜音或震動狀態(tài)，