日常用品管理制度

1、公司板塊企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1版GS-XZ-I-007日常用品管理制度0版次說明編制人審核人批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期編制部門行政部發(fā)布日期實施日期本文件知識產(chǎn)權(quán)歸屬公司交易平臺所有，未經(jīng)授權(quán)許可或批準(zhǔn)，不得對公司以外任何組織或個人提供，任何外部組織或個人擅自獲取、使用、轉(zhuǎn)讓文件的行為均屬于侵權(quán)。 本文件由編寫部門負責(zé)解釋。公司板塊日常用品管理制度企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)0版GS-XZ-I-007制定目的為了加強公司日常用品的管理，掌握日常用品的構(gòu)成、保管與使用情況，保證公司資產(chǎn)的合理利用以及公司財產(chǎn)不受損失，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司大宗商品交易有限公司、其下屬公司及分支機構(gòu)（以下簡稱為“公司交易平臺”）。實施日期 此

2、制度自頒布之日起實施。規(guī)范事項1定義1.1辦公用品的定義本制度所指的辦公用品，是指消耗性的辦公文具、辦公耗材、勞保用品，及非消耗性的單位價值小于200元（但并不限于此區(qū)間，可視具體情況處理）且使用期限不到1年的辦公用品用具。1.2低值易耗品的定義本制度所指低值易耗品，是指單位價值大于200元小于2000元（但并不限于此區(qū)間，可視具體情況處理）、使用期限超過1年、不能作為固定資產(chǎn)的非消耗性辦公用品用具。1.3固定資產(chǎn)的定義本制度所指固定資產(chǎn)，是指為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而持有的，單位價值在2000元以上（含2000元）且使用年限超過一年的房屋、建筑物、車輛、機器設(shè)備、運輸工具以及其他

3、與生產(chǎn)、經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等有形資產(chǎn)。2崗位分工與責(zé)任2.1主管部門的責(zé)任行政部作為日常用品的主管部門，隨時掌握日常用品的使用狀況，監(jiān)督配合使用部門做好資產(chǎn)的維護，確保資產(chǎn)完好，提高資產(chǎn)利用率，并定期對資產(chǎn)進行清點，保證帳、實相符。2.1.2負責(zé)日常用品的管理，做好分類及編號，建立并維護各類日常用品的管理臺賬，為低值易耗品、固定資產(chǎn)制作標(biāo)簽，負責(zé)發(fā)起驗收、處置、報銷等審批流程。2.1.3負責(zé)對違反本管理制度的行為，追查責(zé)任。2.1.4配合財務(wù)部定期對低值易耗品、固定資產(chǎn)進行盤點。2.1.5負責(zé)每季度向各部門下發(fā)資產(chǎn)清單，核對資產(chǎn)實際情況，及時掌握資產(chǎn)狀態(tài)。2.1.6行政部采購人員和固定

4、資產(chǎn)管理人員不能為同一人。2.2使用部門及使用人責(zé)任2.2.1使用部門及使用人除正常使用資產(chǎn)外，還具有維護資產(chǎn)的責(zé)任。若在資產(chǎn)使用的過程中發(fā)生問題，須及時告知行政部。負責(zé)發(fā)起資產(chǎn)借用、調(diào)撥審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)撥、報廢，更不能自行外借和變賣。2.2.3使用部門對本部門資產(chǎn)使用的責(zé)任明確到使用人，對于公共使用的資產(chǎn)，責(zé)任人是部門負責(zé)人。2.2.4調(diào)出、離職人員須先辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，方可辦理人事調(diào)動手續(xù)。資產(chǎn)發(fā)生故障、損壞等情況時，須及時告知行政部。 2.2.6由于保管或使用不當(dāng)?shù)热藶樵蛟斐少Y產(chǎn)丟失或損壞的，資產(chǎn)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。2.3財務(wù)部責(zé)任2.3.1財務(wù)部負責(zé)固定資產(chǎn)的會計核算，更新

5、財務(wù)賬中的固定資產(chǎn)卡片，計提固定資產(chǎn)折舊，記錄資產(chǎn)增減變動情況，登記財務(wù)部固定資產(chǎn)管理臺賬，每季度第一個月與行政部固定資產(chǎn)管理臺賬核對上一季度臺賬的準(zhǔn)確性與一致性。每年2月，由財務(wù)部牽頭組織行政部、審計部及其他相關(guān)部門制定盤點計劃，共同對固定資產(chǎn)進行全面盤點，并出具固定資產(chǎn)盤點報告。2.4審計部責(zé)任2.4.1審計部對上述資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況至少每半年檢查一次，平時不定期的進行隨時檢查。2.4.2對制度中的盤點情況、采購入庫、資產(chǎn)保管、財務(wù)核算、臺賬登記、領(lǐng)用控制及報廢處置等流程執(zhí)行的有效性和真實性進行檢查。3日常用品的請購、臨時請購和采購3.1日常用品的請購程序按照公司日常用品采購制度執(zhí)行。

6、3.2各部門上報的年度和月度請購計劃的范圍正常應(yīng)控制在公司日常用品明細內(nèi)（見附件1）。3.3緊急請購的日常用品應(yīng)按照公司日常用品采購制度執(zhí)行。3.4行政部負責(zé)人應(yīng)對日常用品的所有請購進行審核，審核增添的適用性以及必要性。如公司內(nèi)部可以調(diào)撥的，由行政部協(xié)調(diào)調(diào)撥部門對已有庫存資產(chǎn)進行調(diào)撥。3.5日常用品采購參照公司日常用品采購制度和招標(biāo)管理制度執(zhí)行。采購人員需參考日常用品年度采購標(biāo)準(zhǔn)進行采購，如請購需求無法滿足、需要調(diào)整采購計劃時，需經(jīng)執(zhí)行總裁同意后，方可執(zhí)行采購。4日常用品的驗收、入庫和出庫4.1驗收接收到低值易耗品、固定資產(chǎn)后，由行政部資產(chǎn)管理人及時組織使用人、使用部門負責(zé)人、行政部經(jīng)理共同進

7、行驗收，涉及專業(yè)技術(shù)的還應(yīng)由相關(guān)專業(yè)技術(shù)部門人員參與驗收。驗收應(yīng)核對其數(shù)量、品質(zhì)、規(guī)格型號等是否與月日常用品請購計劃、新員工日常用品請購單、緊急采購申請單或合同信息相符，同時關(guān)注固定資產(chǎn)品種、規(guī)格、技術(shù)要求等詳細信息，以確保其有效識別與盤點，并由行政部資產(chǎn)管理人填報公司低值易耗品驗收表（見附件2）或公司固定資產(chǎn)驗收表（見附件3），參與驗收人員需簽字確認(rèn)。大型固定資產(chǎn)項目的竣工驗收程序按照公司驗收管理制度執(zhí)行。4.2入庫采購的辦公用品及驗收合格的低值易耗品、固定資產(chǎn)應(yīng)在1個工作日內(nèi)辦理入庫，按照實際數(shù)量和價格填寫入庫單，由行政采購人員、庫管員共同簽字確認(rèn)后，報行政部經(jīng)理簽字。行政部資產(chǎn)管理人員根

8、據(jù)入庫單和相應(yīng)的驗收表中的信息及時更新辦公用品管理臺賬（見附件4）、低值易耗品管理臺賬（見附件5）和固定資產(chǎn)管理臺賬（見附件6）。同時按照公司低值易耗品編碼規(guī)則（見附件7）及公司固定資產(chǎn)編碼規(guī)則（見附件8）對新增的低值易耗品或固定資產(chǎn)分配連續(xù)的、唯一的編碼，將編號一并登入相應(yīng)的管理臺賬。行政部資產(chǎn)管理人員需為低值易耗品、固定資產(chǎn)制作標(biāo)簽，并在實物上粘貼標(biāo)簽。4.3出庫4.3.1新員工入職后，由所在部門向行政部提交以下材料后，方可領(lǐng)取必備日常用品：（1）人力資源部出具的新員工錄用審批表復(fù)印件；（2）員工聯(lián)絡(luò)單；（3）新員工日常用品請購單。其中領(lǐng)用的辦公用品明細參考新員工辦公用品領(lǐng)用明細（見附件9

9、）。各部門在收到行政部發(fā)出的領(lǐng)用通知后，按通知的具體要求領(lǐng)取請購的日常用品。行政部應(yīng)按照各部門實際請購數(shù)量發(fā)放日常用品，并填寫出庫單，務(wù)必填寫清楚名稱、數(shù)量、單價、總價、領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門等信息，由庫管員、領(lǐng)用人共同簽字確認(rèn)后，方可領(lǐng)用。出庫單需由行政部經(jīng)理進行簽字確認(rèn)。庫管員應(yīng)根據(jù)出庫單更新相應(yīng)的管理臺賬。資產(chǎn)管理人員每季度第一個月將上季度的低值易耗品管理臺賬和固定資產(chǎn)管理臺賬報送財務(wù)部進行核對，保證賬實相符。5以其他方式獲得的固定資產(chǎn)5.1以應(yīng)收債權(quán)或非貨幣性交易換入的固定資產(chǎn)，必須報經(jīng)公司相關(guān)部門的批準(zhǔn)。按照公司批準(zhǔn)的金額，作為應(yīng)收債權(quán)或非貨幣性交易換入固定資產(chǎn)的公允價值以及協(xié)議的金額。以

10、應(yīng)收債權(quán)或非貨幣交易換入的固定資產(chǎn)，必須和對方簽訂相關(guān)協(xié)議。應(yīng)收債權(quán)換入的固定資產(chǎn)還應(yīng)出具應(yīng)收債權(quán)具體事項的報告。未經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)一律不允許擅自處理。5.2接受捐贈的固定資產(chǎn)，對方提供相關(guān)憑據(jù)的，按憑據(jù)上標(biāo)明的金額加上應(yīng)支付的相關(guān)稅費作為入賬價值；對方?jīng)]有提供相關(guān)憑據(jù)的，按同類或類似固定資產(chǎn)的市場價格估價，報經(jīng)批準(zhǔn)后入賬。6日常用品的使用、維護和外借6.1使用人負責(zé)資產(chǎn)的日常維護與保養(yǎng)，使用人應(yīng)落實具體的安全防護措施，對資產(chǎn)狀況進行檢查、維護、確保完好和使用安全，及時消除資產(chǎn)風(fēng)險隱患。6.2資產(chǎn)使用部門負責(zé)人對本部門所使用的資產(chǎn)負主要管理責(zé)任，行政部資產(chǎn)管理人對此負責(zé)監(jiān)管。6.3如資產(chǎn)使用

11、人在使用部門內(nèi)部發(fā)生變更，須及時上報行政部，并在季度資產(chǎn)清單中做出標(biāo)明。資產(chǎn)管理人應(yīng)及時更新相應(yīng)的管理臺賬。6.4如因使用人調(diào)任、離職、繼任等原因，導(dǎo)致使用人暫缺的，由使用部門負責(zé)人充任資產(chǎn)使用人，并需及時通知行政部，資產(chǎn)管理人應(yīng)及時更新相應(yīng)的管理臺賬。在季度盤點時，如還未分配使用人的，行政部應(yīng)對該資產(chǎn)進行回收入庫。6.5行政部固定資產(chǎn)管理人應(yīng)根據(jù)固定資產(chǎn)的性質(zhì)確定固定資產(chǎn)投保的范圍以及相關(guān)政策。6.6 各部門之間臨時借用低值易耗品、固定資產(chǎn)的，由各部門自行管理，借出期間資產(chǎn)的管理責(zé)任仍為借出部門。6.7 員工因公需要短期外借固定資產(chǎn)時，應(yīng)發(fā)起借用固定資產(chǎn)流程并填制借用固定資產(chǎn)登記表（見附件1

12、0），由借用人所在部門的負責(zé)人和借出部門的負責(zé)人簽字確認(rèn)后，將借用固定資產(chǎn)登記表提交至行政部固定資產(chǎn)管理人員，其根據(jù)實際情況選擇填寫固定資產(chǎn)的相關(guān)信息，報送至行政部經(jīng)理簽字后，方可借出。固定資產(chǎn)管理人員對借用固定資產(chǎn)登記表進行留存，并填制借出固定資產(chǎn)登記匯總表（見附件11）。借用人歸還所借固定資產(chǎn)時，需到行政部索要借用固定資產(chǎn)登記表進行歸還登記，固定資產(chǎn)管理人員更新匯總表。借用人須按照要求履行登記和歸還手續(xù)。7調(diào)撥7.1對于各部門之間調(diào)撥的低值易耗品、固定資產(chǎn)，由調(diào)入部門填制公司資產(chǎn)調(diào)撥申請表（見附件12），經(jīng)行政部審批，方可辦理。7.2對于調(diào)撥后的低值易耗品、固定資產(chǎn)，行政部應(yīng)及時更換相應(yīng)標(biāo)

13、簽，并更新相應(yīng)的管理臺賬。財務(wù)部應(yīng)及時更新相應(yīng)的固定資產(chǎn)卡片，并更新相應(yīng)的管理臺賬。8離職員工日常用品收回8.1員工入職15天以內(nèi)，辦理離職的人員請將已領(lǐng)用日常用品原數(shù)返還到行政部，如未歸還員工需按入庫價格等價賠償。8.2員工入職15天以上，辦理離職的人員請把可回收辦公用品及低值易耗品歸還行政部，包括但不限于:筆筒、訂書器、計算器、轉(zhuǎn)筆刀、垃圾桶、插排三米（如有）。如未歸還同樣需按入庫價格等價賠償。對于其他未要求返還的辦公用品，可留作部門內(nèi)部使用，如簽字筆、訂書釘?shù)?，但不可帶出公司?jù)為私有，由部門負責(zé)人監(jiān)督。固定資產(chǎn)到行政部辦理回收入庫，或由部門負責(zé)人暫時充任資產(chǎn)使用人，留待部門內(nèi)重新分配使用

14、人。8.3員工離職時應(yīng)按本制度規(guī)定處置已領(lǐng)用的日常用品，行政部需將實際歸還情況在離職會簽表體現(xiàn)。如有賠償，請人力資源部發(fā)放工資時進行扣減。9報修與報廢9.1報修9.1.1低值易耗品、固定資產(chǎn)如發(fā)生問題或故障，使用部門需及時向行政部報備，并填寫資產(chǎn)報修登記表（見附件13）。行政部負責(zé)聯(lián)絡(luò)故障資產(chǎn)品牌的售后服務(wù)或供貨單位進行維修。9.1.2維修結(jié)束后，行政部經(jīng)辦人在資產(chǎn)報修登記表上登記維修完工時間、維修費用、故障原因、維修結(jié)果等信息，由報修人、經(jīng)辦人共同簽字確認(rèn)。9.1.3如不能修復(fù)，行政部經(jīng)辦人需在資產(chǎn)報修登記表上登記維修結(jié)果，由報修人、經(jīng)辦人共同簽字確認(rèn)。9.2報廢條件資產(chǎn)報廢必須具備以下條件

15、之一：（1）資產(chǎn)已達到使用期限，并經(jīng)確定已失去使用效能或因技術(shù)發(fā)展已列入同類產(chǎn)品淘汰產(chǎn)品范圍；（2）由于不可抗力致?lián)p而無法修復(fù)。9.3低值易耗品的報廢程序行政部對符合報廢條件的低值易耗品，組織進行技術(shù)鑒定和功能鑒定，查明其能否修復(fù)。確認(rèn)不能修復(fù)的，由行政部資產(chǎn)管理人在低值易耗品管理臺賬中將該項低值易耗品登記報廢，并通知財務(wù)部更新相應(yīng)管理臺賬。9.4固定資產(chǎn)的報廢程序行政部對符合報廢條件的固定資產(chǎn)，組織進行技術(shù)鑒定和功能鑒定，查明是否能夠修復(fù)或改裝使用，將報廢或修復(fù)意見填寫在公司固定資產(chǎn)處置申請表（見附表14）。9.4.2對未達到正常使用年限的提前報廢或由于非常事故造成的報廢，行政部組織相關(guān)技術(shù)

16、部門查明原因、分清責(zé)任后在公司固定資產(chǎn)處置申請表上簽署是否報廢意見。9.4.3財務(wù)部根據(jù)資產(chǎn)折舊情況在公司固定資產(chǎn)處置申請表上簽署是否報廢意見。9.4.4執(zhí)行總裁在公司固定資產(chǎn)處置申請表上簽署是否報廢意見后，方可進行固定資產(chǎn)報廢處理。9.5資產(chǎn)報廢處理9.5.1行政部按照公司固定資產(chǎn)處置申請表再次核實已批準(zhǔn)報廢的固定資產(chǎn)信息，確認(rèn)無誤的，在固定資產(chǎn)管理臺賬中注銷報廢資產(chǎn)。9.5.2財務(wù)部負責(zé)固定資產(chǎn)的會計對已報廢的資產(chǎn)進行財務(wù)處理，注銷報廢資產(chǎn)帳面價值，及其他賬務(wù)處理。同時編制資產(chǎn)報廢明細表，以便年末盤存和稅務(wù)檢查。9.6及時對報廢資產(chǎn)進行處理，行政部負責(zé)聯(lián)系三家專業(yè)收購商進行比價，并組織相關(guān)

17、部門共同參與，對報廢資產(chǎn)進行變賣，變價出售所得作為其他收入。9.7任何部門和個人都不得私自處理報廢資產(chǎn)。10固定資產(chǎn)出售或轉(zhuǎn)出10.1對擬出售或投資轉(zhuǎn)出的固定資產(chǎn)，應(yīng)由相關(guān)部門提出處置申請，經(jīng)行政部部門經(jīng)理審核同意后，報總裁審批后予以出售或轉(zhuǎn)讓。10.2發(fā)生固定資產(chǎn)處置時，行政部固定資產(chǎn)管理人以及財務(wù)部固定資產(chǎn)會計應(yīng)及時更新固定資產(chǎn)管理臺賬、固定資產(chǎn)財務(wù)賬。固定資產(chǎn)的處置應(yīng)選擇合理的方式，如有必要，應(yīng)委托具有資質(zhì)的中介機構(gòu)進行資產(chǎn)評估。10.3固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移和處置涉及產(chǎn)權(quán)變更的，應(yīng)由行政部固定資產(chǎn)管理人及時辦理產(chǎn)權(quán)變更手續(xù)。11固定資產(chǎn)抵押或擔(dān)保 由于某種原因需要將公司的固定資產(chǎn)用于抵押或擔(dān)保時

18、，應(yīng)由行政部固定資產(chǎn)管理人報行政部部門經(jīng)理審核后報總裁批準(zhǔn)，并進行登記管理，同時將抵押和擔(dān)保的具體內(nèi)容通知財務(wù)部固定資產(chǎn)會計，并將抵押或擔(dān)保合同原件交由財務(wù)部固定資產(chǎn)會計保管。12資產(chǎn)盤點12.1行政部、財務(wù)部及審計部每年定期對固定資產(chǎn)進行全面清查，確保資產(chǎn)實物、行政部的固定資產(chǎn)臺賬和財務(wù)部的固定資產(chǎn)臺賬賬實相符。12.2年度固定資產(chǎn)全面盤點時應(yīng)由公司財務(wù)部牽頭組織，協(xié)同行政部、審計部和其他各相關(guān)部門制定盤點計劃，明確固定資產(chǎn)盤點清單、盤點時間、盤點方式以及參加盤點的人員等，報至財務(wù)部經(jīng)理、行政部經(jīng)理審批同意后執(zhí)行固定資產(chǎn)盤點。審計部需全程監(jiān)督盤點。12.3盤點表上各參與盤點的人員需簽字確認(rèn)。盤點結(jié)束后由財務(wù)部出具盤點報告，分析賬實差異原因。年度固定資產(chǎn)盤點報告需審計部、財務(wù)部、行政部部門負責(zé)人簽字，并上報分管副總裁、總裁審閱。12.4盤點固定資產(chǎn)的