時間管理-自我管理

1、時間管理-自我管理 分享快樂分享快樂! ! 一個有能力管好別人的人不一定是一個好的管理者,而只有那些有能力管好自己的人才能成為好的管理者。每個人都是管理者時間管理個人知識管理目標管理自我決策個人修煉什么是時間 “洗手的時候，日子從水盆里過去；吃飯的時候，日子從飯碗里過去；默默時，便從茫然的雙眼前過去。我覺察他去的匆匆了，伸出手遮掩時，他又從遮掩著的手邊過去，” 出自朱自清匆匆“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？ （1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加

2、、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 （2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。 （3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 （4）無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 什么是時間 什么是“時間管理”？ “時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行

3、的“自管理者的管理”。 我們短暫的一生睡覺： 21年 工作： 14年 個人衛(wèi)生：7年 吃飯： 6年 旅行： 6年 排隊： 6年 學(xué)習(xí)： 4年 開會： 3年 打 ： 2年 找東西： 1年 其它： 3-5年 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？ 時間管理的誤區(qū) 誤區(qū)之一：工作缺乏計劃 “寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去 由

4、于我們的工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果： 1、目標不明確 2、沒有進行工作歸類的習(xí)慣 3、缺乏做事輕重緩急的順序 4、沒有時間分配的原則 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 1 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) 2 “事必躬親，親力而為” 3 溝通不良 4 工作時斷時續(xù) 學(xué)會利用資源誤區(qū)三：時間控制不夠 拖延商數(shù)測驗 請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案：（1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的

5、事是困難的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （5）當(dāng)被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同

6、意 （9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （10）在著手處理問題時我經(jīng)常不知從何下手? A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 評分標準： 每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分。總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。 工作多； 事情多； 還有因為你“?！币驗槟恪懊ぁ币驗槟恪懊Α闭`區(qū)四：整理整頓不足 雜亂的辦公桌

7、顯示雜亂的心思 文件處置測驗 請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。 1、訂購文具后所取得的帳單。 2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 3、來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 4、某商場寄來的問卷。 5、部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下一個月業(yè)務(wù)報告的有關(guān)資料。 6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次 才能回復(fù)。 7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新 號碼的E-mail。 8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調(diào)查報告。 9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為

8、其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。 10、客戶寄來的一封投訴信。 11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早準備財務(wù)預(yù)算的備忘錄。 假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！ 誤區(qū)五：進取意識不強 *個人的消極態(tài)度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢 *工作中閑聊 三延四拖，你就是時間的小偷 我全力以赴但我想那不夠好，我付出所有，但我猜那不夠多誤區(qū)六：完美主義：還不夠好昨天、今天、明天明日詩明日復(fù)明日，明日何其多！

9、 日日待明日，萬世成蹉跎。 世人皆被明日累，明日無窮老將至。 晨昏滾滾水流東，今古悠悠日西墜。 百年明日能幾何？請君聽我明日歌。 今日詩 今日復(fù)今日， 今日何其少！ 今日又不為，此事何時了。人生百年幾今日，今日不為真可惜。 若言姑待明朝至， 明朝又有明朝事。 為君聊賦今日詩 努力請從今日始。努力請從今日始。 昨日詩昨日會昨日， 昨日何其好！ 昨日過去了， 今日徒懊惱。 世人但知悔昨日， 不覺今日又過了。 水去日日流， 花落日日少， 成事立業(yè)在今日， 莫待明朝悔今朝。 時間管理的六項基本原則 原則一 明確目標 目標決定我們的將來 只有目標才有結(jié)果，目標能夠激發(fā)我們的潛能 放棄大而美麗的目標，選擇

10、伸手可及的目標如何制定目標 TextText可衡量相關(guān)可達到具體基于時間原則二：有計劃、有組織地進行工作 就是選擇做什么？ 選擇在什么時間做什么？ 什么時間適合做什么？原則之三：分清工作的輕重緩急 第一象限第一象限緊 急重 要第四象限第四象限不 緊 急不 重 要第二象限第二象限不 緊 急重 要第三象限第三象限緊 急不 重 要緊急緊急不緊急不緊急重要重要 不重要不重要持續(xù)而長期的行為；如果不處理它將變成第一象限的內(nèi)容；許多現(xiàn)在第一象限的內(nèi)容都是由它演變而來的；我們都知道重要就是不做。 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”原理的基礎(chǔ)上。這個原理是十九世紀末期

11、與二十世紀初期的意大利經(jīng)濟學(xué)家兼社會學(xué)家維弗烈度帕雷托所提出。它的大意是： 在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。這個原理經(jīng)過多年的演化，已變成當(dāng)今管理學(xué)界所熟知的80/20原理-即百分之八十的價值是來自百分之二十的因子，其余的百分之二十的價值則來自百分之八十的因子。80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的病假是由20%的員工所占用；80%的檔案使用量集中于20%的檔案；80%的菜是重復(fù)20%的菜色；80%的垃圾是源自20%的地方；80%的看電視時間都花在20%的節(jié)目；80%的閱讀的書籍都是取自書架上20%的書籍；8

12、0%的看報時間都花在20%的版面；80%的 都是來自20%的發(fā)話人；80%的教師輔導(dǎo)時間都被20%的學(xué)生所占用；80/20原理的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效：你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只花20%的時間，即可取得80%的成效。通過觀察我們發(fā)現(xiàn)：20的工作占整個工作的80%的價值應(yīng)該集中80的精力投入到20的工作只投入20的精力做另外80的工作80%20%80%20%時間時間精力精力工作工作成效成效80%80%20% 一般做法： 列出清單給所有客戶 ； 去拜訪所有客戶； 閱讀所有文件；

13、 要做所有的工作； 討論所有的問題； 什么事都想自己做； 自己些所有的報告； 結(jié)果：忙碌 帕雷托定律做法： 只給有價值的客戶 只拜訪有價值的客戶； 只閱讀有必要的文件； 只挑選緊急重要的工作 只討論有意義的問題； 授權(quán)被人或請人人代做 自己些有必要的報告或提綱； 結(jié)果：充裕 價值80的工作 事項一 事項二 事項三 價值20的工作o 事項四o 事項五o 事項六o 事項七o 事項八o 區(qū)分工作價值，進行分類對時間和精力的分配急迫性指數(shù)測驗 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時候；C=常常） 1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。 （ ） 2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我

14、反省。（ ） 3、我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。 （ ） 4、我休息時會覺得不安。 （ ） 5、我似乎永遠在趕時間。 （ ） 6、我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。 （ ） 7、我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。 （ ） 8、?以謐鲆患率背；嵯氳攪硪患隆? （ ） 9、我處理危機時表現(xiàn)最好。 （ ） 10、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。（ ） 11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。 （ ） 12、當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應(yīng)該能諒解。 （ ） 13、我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ）

15、14、我常邊工作邊吃飯。 （ ） 15、我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16、一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。（ ） “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分： （A=0分；B=2分；C=4分） 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度。 2.4 原則之四：合理地安排時間 原則四：合理地安排時間 對事情要規(guī)劃一個期限；明確什么時間適合做什么；分清不同工作或任務(wù)所適合的時間效率最高的不受干擾的無法控制的零散的原則五：制定有效時間表 制定時間表的意義： 時間表不僅僅是提醒； 重要的是規(guī)劃時

16、間； 主動管理時間； 強制行動； 高效； 制定的方法： 列出代辦事情的流水帳 運用四象限分析排出：v緊急重要；v 不緊急重要；v緊急不重要；v 不緊急不重要。用帕雷托定律分配時間。合理安排時間。制定時間表應(yīng)注意：v 留出機動時間；v 什么時間適合干什么；v 不要超量；v 有效分解任務(wù)；v 大事情小時間；v 給自己安排出一定的絕對獨立的時間；v 有機結(jié)合，長遠結(jié)合；科學(xué)的時間表不會讓你變成機器人，相反，它能使你享受自覺支配時間的自由感。有人喜歡列出詳細的清單，把時間精確地分為一小塊一小塊，嚴格按日程表行動；有人則相反，喜歡把握整體，形象地思考問題，抗拒“機械的”日程表，傳統(tǒng)的時間方法只會使他感到不舒服。對于后一種人而言，他們只愿把簡單地排序，然后設(shè)定最后期限，而不愿把它們分割小塊，填入時間表。無論你屬于哪一種，都要找出適合你自己的方法，只有這樣，才能保證時間管理是在幫助你組織時間，而不是加重你的負擔(dān)。你可能需要結(jié)合兩種風(fēng)格的管理方法，以創(chuàng)造出自己的時間管理體系。原則六：浪費時間的壞習(xí)慣調(diào)查自己不斷檢討修改拖延不專一，精神不集中，執(zhí)行不嚴格，對自己寬容東西擺放無序缺乏明確的目標缺乏優(yōu)先順序想做的事情太多做事有頭無尾缺乏調(diào)理與整潔不懂授權(quán)不會拒絕被人行動緩慢懶惰心態(tài)消極給自己做一段時