現(xiàn)代秘書的綜合素質(zhì)要求資料講解

1、現(xiàn)代秘書的綜合素質(zhì)要求一、秘書必備的知識(shí)一、秘書必備的知識(shí)二、秘書人員應(yīng)有的能力二、秘書人員應(yīng)有的能力三、秘書應(yīng)有的職業(yè)技能三、秘書應(yīng)有的職業(yè)技能四、秘書人員知識(shí)和能力的培養(yǎng)四、秘書人員知識(shí)和能力的培養(yǎng)（一）秘書必備的基礎(chǔ)知識(shí)（一）秘書必備的基礎(chǔ)知識(shí)（二）秘書必備的專業(yè)知識(shí)（二）秘書必備的專業(yè)知識(shí)（三）與秘書工作直接相關(guān)的知識(shí)（三）與秘書工作直接相關(guān)的知識(shí)1.哲學(xué)常識(shí)哲學(xué)常識(shí)2.政治、法律、社會(huì)學(xué)常識(shí)政治、法律、社會(huì)學(xué)常識(shí)3.文學(xué)、藝術(shù)常識(shí)文學(xué)、藝術(shù)常識(shí)4.歷史、地理常識(shí)歷史、地理常識(shí)5.自然科學(xué)常識(shí)自然科學(xué)常識(shí)6.數(shù)學(xué)知識(shí)數(shù)學(xué)知識(shí)7.計(jì)算機(jī)知識(shí)計(jì)算機(jī)知識(shí)1.秘書學(xué)知識(shí)秘書學(xué)知識(shí)2.秘書寫作知

2、識(shí)秘書寫作知識(shí)3.文書檔案知識(shí)文書檔案知識(shí)4.調(diào)研、會(huì)務(wù)、信訪、人際關(guān)系等知識(shí)調(diào)研、會(huì)務(wù)、信訪、人際關(guān)系等知識(shí)5.所在單位業(yè)務(wù)涉及的專門知識(shí)所在單位業(yè)務(wù)涉及的專門知識(shí)1.語(yǔ)言學(xué)語(yǔ)言學(xué)2.邏輯學(xué)邏輯學(xué)3.傳播學(xué)傳播學(xué)4.心理學(xué)心理學(xué)5.社交禮儀知識(shí)社交禮儀知識(shí)6.領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)7.公共關(guān)系學(xué)公共關(guān)系學(xué)8.管理學(xué)管理學(xué)（一）秘書的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)（一）秘書的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)（二）秘書的特殊能力結(jié)構(gòu)（二）秘書的特殊能力結(jié)構(gòu)1.思維力思維力2.想象力想象力3.觀察力觀察力4.記憶力記憶力1.表達(dá)能力表達(dá)能力2.辦事能力辦事能力3.管理能力管理能力4.應(yīng)變能力應(yīng)變能力5.社交能力社交能力6.信息處理能力信息處

3、理能力7.操作能力操作能力8.獨(dú)立辦事能力獨(dú)立辦事能力案例分析：案例分析： 2009年的一天深夜，某市政府值班秘書小劉年的一天深夜，某市政府值班秘書小劉接到市交通部門打來(lái)的緊急電話，告知一家裝卸接到市交通部門打來(lái)的緊急電話，告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時(shí)，不慎將一桶劇毒公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時(shí)，不慎將一桶劇毒化學(xué)物品落入水中。若毒藥擴(kuò)散到水中，人畜飲化學(xué)物品落入水中。若毒藥擴(kuò)散到水中，人畜飲用后會(huì)造成死亡。此時(shí)，劉秘書腦海中掠過(guò)兩套用后會(huì)造成死亡。此時(shí)，劉秘書腦海中掠過(guò)兩套方案：一是打電話給市領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)機(jī)關(guān)，請(qǐng)求指方案：一是打電話給市領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)機(jī)關(guān)，請(qǐng)求指示，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行

4、，如果找不到領(lǐng)示，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行，如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)處理。二是立即趕到現(xiàn)場(chǎng)導(dǎo)，再根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)處理。二是立即趕到現(xiàn)場(chǎng)指揮打撈。指揮打撈。分析：分析：其實(shí)這里面的兩套方案都必須要有條理地其實(shí)這里面的兩套方案都必須要有條理地進(jìn)行，可以在通知領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，先趕赴進(jìn)行，可以在通知領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，先趕赴現(xiàn)場(chǎng)了解打撈情況。做到兩不誤。現(xiàn)場(chǎng)了解打撈情況。做到兩不誤。（一）文字處理技術(shù)（一）文字處理技術(shù)（二）現(xiàn)代通信技術(shù)（二）現(xiàn)代通信技術(shù)（三）計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（三）計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（四）汽車駕駛技術(shù)（四）汽車駕駛技術(shù)（五）現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)技術(shù)（五）現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)技術(shù)（六）書

5、法和快速記錄技術(shù)（六）書法和快速記錄技術(shù)（一）強(qiáng)化訓(xùn)練（一）強(qiáng)化訓(xùn)練（二）勤奮學(xué)習(xí)（二）勤奮學(xué)習(xí)友情提示：友情提示：秘書在傳達(dá)、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖時(shí)應(yīng)注意以下秘書在傳達(dá)、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題。問(wèn)題。（1）不能耽誤傳達(dá)時(shí)間。）不能耽誤傳達(dá)時(shí)間。（2）不能截留領(lǐng)導(dǎo)意圖。）不能截留領(lǐng)導(dǎo)意圖。（3）不能隨意解釋或歪曲領(lǐng)導(dǎo)意圖。）不能隨意解釋或歪曲領(lǐng)導(dǎo)意圖。一、秘書的情感一、秘書的情感二、秘書的興趣二、秘書的興趣三、秘書的意志三、秘書的意志四、秘書的氣質(zhì)四、秘書的氣質(zhì)五、秘書的職業(yè)性格五、秘書的職業(yè)性格六、秘書的人格形象六、秘書的人格形象（一）秘書情感的內(nèi)容（一）秘書情感的內(nèi)容（二）秘書情感的表現(xiàn)形式

6、（二）秘書情感的表現(xiàn)形式情緒、心情緒、心境、激情境、激情秘書作為腦力勞動(dòng)者，應(yīng)該具有豐富的、秘書作為腦力勞動(dòng)者，應(yīng)該具有豐富的、高尚的情感品質(zhì)。秘書情感的主要內(nèi)容包高尚的情感品質(zhì)。秘書情感的主要內(nèi)容包括理智感、道德感、審美感，這三個(gè)方面括理智感、道德感、審美感，這三個(gè)方面的情感體驗(yàn)反映了人們對(duì)真、善、美的理的情感體驗(yàn)反映了人們對(duì)真、善、美的理想境界的追求。想境界的追求。1.情緒情緒2.心境心境3.激情激情（一）秘書的職業(yè)興趣（一）秘書的職業(yè)興趣（二）秘書的業(yè)余愛(ài)好（二）秘書的業(yè)余愛(ài)好秘書的職業(yè)興趣通常表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。秘書的職業(yè)興趣通常表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。（1）對(duì)秘書專業(yè)知識(shí)的興趣，喜歡閱讀

7、秘書專業(yè)的）對(duì)秘書專業(yè)知識(shí)的興趣，喜歡閱讀秘書專業(yè)的書籍、雜志，有的還進(jìn)行秘書學(xué)理論的思考。書籍、雜志，有的還進(jìn)行秘書學(xué)理論的思考。（2）對(duì)秘書工作經(jīng)驗(yàn)的興趣，經(jīng)常向有經(jīng)驗(yàn)的秘書）對(duì)秘書工作經(jīng)驗(yàn)的興趣，經(jīng)常向有經(jīng)驗(yàn)的秘書請(qǐng)教問(wèn)題，善于總結(jié)自己秘書工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。請(qǐng)教問(wèn)題，善于總結(jié)自己秘書工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。（3）對(duì)秘書工作新技術(shù)、新設(shè)備的興趣，努力掌握）對(duì)秘書工作新技術(shù)、新設(shè)備的興趣，努力掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，了解辦公手段的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)。辦公自動(dòng)化技術(shù)，了解辦公手段的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)。（4）對(duì)秘書工作效果的興趣，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)、各部門、）對(duì)秘書工作效果的興趣，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)、各部門、人民群眾對(duì)秘書工作的評(píng)價(jià)，努力改

8、進(jìn)工作方法。人民群眾對(duì)秘書工作的評(píng)價(jià)，努力改進(jìn)工作方法。秘書的業(yè)余愛(ài)好應(yīng)該廣泛而有中心，要秘書的業(yè)余愛(ài)好應(yīng)該廣泛而有中心，要根據(jù)自己的個(gè)性特點(diǎn)進(jìn)行選擇。根據(jù)自己的個(gè)性特點(diǎn)進(jìn)行選擇。（一）意志的特征（一）意志的特征（二）秘書應(yīng)該具備的意志品質(zhì)（二）秘書應(yīng)該具備的意志品質(zhì) 1.意志總有明確的目的意志總有明確的目的2.意志支配人們的行動(dòng)意志支配人們的行動(dòng)3.意志總與克服困難相聯(lián)系意志總與克服困難相聯(lián)系1.自覺(jué)性自覺(jué)性2.堅(jiān)韌性堅(jiān)韌性3.自制性自制性4.果斷性果斷性深入思考：深入思考：秘書應(yīng)該培養(yǎng)自己哪些方面的意志品質(zhì)？秘書應(yīng)該培養(yǎng)自己哪些方面的意志品質(zhì)？（一）氣質(zhì)的基本類型（一）氣質(zhì)的基本類型（二）

9、氣質(zhì)對(duì)秘書工作的影響（二）氣質(zhì)對(duì)秘書工作的影響1.膽汁質(zhì)膽汁質(zhì)2.多血質(zhì)多血質(zhì)3.黏液質(zhì)黏液質(zhì)4.抑郁質(zhì)抑郁質(zhì)秘書應(yīng)該克服氣質(zhì)中的不利因素，培養(yǎng)良秘書應(yīng)該克服氣質(zhì)中的不利因素，培養(yǎng)良好的氣質(zhì)，向熱情、靈活、迅速、穩(wěn)定好的氣質(zhì)，向熱情、靈活、迅速、穩(wěn)定、細(xì)致等方面發(fā)展。、細(xì)致等方面發(fā)展。深入思考：深入思考：秘書應(yīng)如何提高自己的氣質(zhì)？秘書應(yīng)如何提高自己的氣質(zhì)？為了做好秘書工作，秘書人員應(yīng)該逐步養(yǎng)為了做好秘書工作，秘書人員應(yīng)該逐步養(yǎng)成認(rèn)真、熱情、隨和、幽默、靈活的良成認(rèn)真、熱情、隨和、幽默、靈活的良好性格。秘書特別要加以避免或糾正的好性格。秘書特別要加以避免或糾正的不良性格有冷漠、浮躁、自卑、孤傲、

10、不良性格有冷漠、浮躁、自卑、孤傲、馬虎等。馬虎等。友情提示：友情提示：好的性格，有利于個(gè)人的成長(zhǎng)進(jìn)步和事業(yè)的成功；好的性格，有利于個(gè)人的成長(zhǎng)進(jìn)步和事業(yè)的成功；反之，則不利于一個(gè)人的發(fā)展和人生價(jià)值的充分反之，則不利于一個(gè)人的發(fā)展和人生價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)。秘書工作涉及面廣，工作繁雜，不同的工實(shí)現(xiàn)。秘書工作涉及面廣，工作繁雜，不同的工作性質(zhì)對(duì)于秘書人員的個(gè)性具有不同的要求。從作性質(zhì)對(duì)于秘書人員的個(gè)性具有不同的要求。從普遍的認(rèn)識(shí)看，秘書的性格應(yīng)該具有以下特征。普遍的認(rèn)識(shí)看，秘書的性格應(yīng)該具有以下特征。（1）意志堅(jiān)毅。秘書工作是十分繁重而復(fù)雜的勞動(dòng)）意志堅(jiān)毅。秘書工作是十分繁重而復(fù)雜的勞動(dòng)，秘書必須具有堅(jiān)忍

11、不拔、百折不撓的毅力，克，秘書必須具有堅(jiān)忍不拔、百折不撓的毅力，克服各種困難，實(shí)現(xiàn)自己的職能。服各種困難，實(shí)現(xiàn)自己的職能。（2）豁然開(kāi)朗。由于秘書人員的特殊位置，工作中）豁然開(kāi)朗。由于秘書人員的特殊位置，工作中難免與上級(jí)、同事、群眾出現(xiàn)一些誤會(huì)或者是沖難免與上級(jí)、同事、群眾出現(xiàn)一些誤會(huì)或者是沖突，樂(lè)觀的性格在此尤為重要。突，樂(lè)觀的性格在此尤為重要。（3）應(yīng)變敏捷。秘書的工作變化性強(qiáng)，敏銳的觀）應(yīng)變敏捷。秘書的工作變化性強(qiáng)，敏銳的觀察力也是非常重要的。察力也是非常重要的。（4）自制力強(qiáng)。秘書人員要培養(yǎng)和提高自制力，）自制力強(qiáng)。秘書人員要培養(yǎng)和提高自制力，在不同的場(chǎng)合、不同背景、不同對(duì)象面前要善在

12、不同的場(chǎng)合、不同背景、不同對(duì)象面前要善于選擇和控制自己的行為方式。于選擇和控制自己的行為方式。（5）友愛(ài)合作。秘書應(yīng)有友愛(ài)合作的性格，寬以）友愛(ài)合作。秘書應(yīng)有友愛(ài)合作的性格，寬以待人，助人為樂(lè)，不與別人斤斤計(jì)較，不因小待人，助人為樂(lè)，不與別人斤斤計(jì)較，不因小怨小恨而存嫌。怨小恨而存嫌。（一）（一） 獨(dú)立人格獨(dú)立人格（二）正直人格（二）正直人格（三）健康人格（三）健康人格（四）親和人格（四）親和人格1.秘書必備的基礎(chǔ)知識(shí)有哪些？秘書必備的基礎(chǔ)知識(shí)有哪些？2.秘書應(yīng)掌握哪些專業(yè)知識(shí)？秘書應(yīng)掌握哪些專業(yè)知識(shí)？3.秘書的基礎(chǔ)能力有哪些？秘書的基礎(chǔ)能力有哪些？4.秘書應(yīng)具有的專業(yè)能力有哪些？秘書應(yīng)具有的

13、專業(yè)能力有哪些？5.秘書應(yīng)樹(shù)立怎樣的人格形象？秘書應(yīng)樹(shù)立怎樣的人格形象？6.你在知識(shí)和能力上有何長(zhǎng)處和不足？你打算如你在知識(shí)和能力上有何長(zhǎng)處和不足？你打算如何在學(xué)校期間完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)何在學(xué)校期間完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)？7.案例分析。案例分析。案例一：案例一： 20世紀(jì)世紀(jì)90年代中期，當(dāng)時(shí)的國(guó)家經(jīng)委辦公廳對(duì)全年代中期，當(dāng)時(shí)的國(guó)家經(jīng)委辦公廳對(duì)全國(guó)國(guó)200多個(gè)中小企業(yè)的廠長(zhǎng)經(jīng)理秘書進(jìn)行了一次有多個(gè)中小企業(yè)的廠長(zhǎng)經(jīng)理秘書進(jìn)行了一次有關(guān)企業(yè)秘書素質(zhì)的問(wèn)卷調(diào)查，對(duì)關(guān)企業(yè)秘書素質(zhì)的問(wèn)卷調(diào)查，對(duì)“你認(rèn)為當(dāng)代秘你認(rèn)為當(dāng)代秘書必須具備的最主要的能力有哪些書必須具備的最主要的能力有哪些”這一問(wèn)

14、題的這一問(wèn)題的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，統(tǒng)計(jì)結(jié)果，“文字表達(dá)能力文字表達(dá)能力”被排在第八位，在被排在第八位，在它之前的幾種能力為組織協(xié)調(diào)能力、攝取信息能它之前的幾種能力為組織協(xié)調(diào)能力、攝取信息能力、政策理解能力、具體辦事能力、出謀獻(xiàn)策能力、政策理解能力、具體辦事能力、出謀獻(xiàn)策能力、交際能力、口頭表達(dá)能力。力、交際能力、口頭表達(dá)能力。根據(jù)以上調(diào)查材料，請(qǐng)你思考下面幾個(gè)問(wèn)題。根據(jù)以上調(diào)查材料，請(qǐng)你思考下面幾個(gè)問(wèn)題。（1）這個(gè)調(diào)查結(jié)果能否說(shuō)明）這個(gè)調(diào)查結(jié)果能否說(shuō)明“文字表達(dá)能力文字表達(dá)能力”對(duì)于對(duì)于現(xiàn)代秘書來(lái)說(shuō)已經(jīng)不是很重要了？現(xiàn)代秘書來(lái)說(shuō)已經(jīng)不是很重要了？（2）你能對(duì)上述調(diào)查結(jié)果提供一種合理的解釋嗎？）你能對(duì)上述

15、調(diào)查結(jié)果提供一種合理的解釋嗎？（3）如果讓你進(jìn)行一次）如果讓你進(jìn)行一次“秘書必須具備的最主要的秘書必須具備的最主要的能力有哪些能力有哪些”的調(diào)查，你將會(huì)如何進(jìn)行？（請(qǐng)?jiān)O(shè)的調(diào)查，你將會(huì)如何進(jìn)行？（請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)一個(gè)調(diào)查方案）計(jì)一個(gè)調(diào)查方案）案例二：案例二： 認(rèn)真閱讀下面的材料，然后討論后面的問(wèn)題。認(rèn)真閱讀下面的材料，然后討論后面的問(wèn)題。 有一位年輕女性，長(zhǎng)得不是很出色，但嫵媚動(dòng)人有一位年輕女性，長(zhǎng)得不是很出色，但嫵媚動(dòng)人，有一種獨(dú)特的魅力。我問(wèn)她為何能夠這樣，她，有一種獨(dú)特的魅力。我問(wèn)她為何能夠這樣，她一笑：一笑：“我漂亮，因?yàn)槲蚁嘈盼移裂?！我漂亮，因?yàn)槲蚁嘈盼移裂?！?這個(gè)例子說(shuō)明了一個(gè)道理：一個(gè)

16、人要有動(dòng)人的魅這個(gè)例子說(shuō)明了一個(gè)道理：一個(gè)人要有動(dòng)人的魅力，必須有很好的力，必須有很好的“自我意象自我意象”。 所謂所謂“自我意自我意象象”，就是自己在自己心中是個(gè)什么樣子！它代，就是自己在自己心中是個(gè)什么樣子！它代表著你對(duì)自己的評(píng)價(jià)。體現(xiàn)了一個(gè)人自尊的程度表著你對(duì)自己的評(píng)價(jià)。體現(xiàn)了一個(gè)人自尊的程度。自尊度高，潛力就發(fā)揮得充分；自尊度低，潛能。自尊度高，潛力就發(fā)揮得充分；自尊度低，潛能就越受抑制。人們?cè)诠ぷ髦谐霈F(xiàn)失誤后，往往會(huì)就越受抑制。人們?cè)诠ぷ髦谐霈F(xiàn)失誤后，往往會(huì)情緒消沉而難以自拔，這是因?yàn)樗纬闪艘环N消情緒消沉而難以自拔，這是因?yàn)樗纬闪艘环N消極的自我意象。如何盡快改變自己的情緒呢？極的

17、自我意象。如何盡快改變自己的情緒呢？ 一一位總裁秘書，晚上加班處理資料，在送給總裁時(shí)位總裁秘書，晚上加班處理資料，在送給總裁時(shí)，把很重要的一頁(yè)丟在家里了。雖然總裁沒(méi)有責(zé)，把很重要的一頁(yè)丟在家里了。雖然總裁沒(méi)有責(zé)怪她，但她卻不斷地責(zé)怪自己是怪她，但她卻不斷地責(zé)怪自己是“笨豬笨豬”。她對(duì)。她對(duì)這個(gè)消極的自我形象可能采用三種態(tài)度：這個(gè)消極的自我形象可能采用三種態(tài)度： 整體認(rèn)定：整體認(rèn)定：“我的確是只笨豬，因?yàn)槲野阎匾业拇_是只笨豬，因?yàn)槲野阎匾奈募G在家里了！的文件丟在家里了！”結(jié)果：結(jié)果：“笨豬笨豬”完全進(jìn)入完全進(jìn)入潛意識(shí)，徹底形成消極自我意象。潛意識(shí)，徹底形成消極自我意象。整體否定：整體否定：

18、“反正我不可能是笨豬！反正我不可能是笨豬！”結(jié)果：雖結(jié)果：雖然理念上否定了然理念上否定了“笨豬笨豬”，但這種否定很籠統(tǒng)，但這種否定很籠統(tǒng)，往往往往“笨豬笨豬”形象并沒(méi)消失，還將在潛意識(shí)中對(duì)人形象并沒(méi)消失，還將在潛意識(shí)中對(duì)人產(chǎn)生消極影響。產(chǎn)生消極影響。步步排除：步步排除：“第一，我頂多是有點(diǎn)丟三落四；第第一，我頂多是有點(diǎn)丟三落四；第二，也不是從來(lái)就丟三落四，僅僅在這件事上有二，也不是從來(lái)就丟三落四，僅僅在這件事上有些丟三落四；第三，即便如此也情有可原。以后些丟三落四；第三，即便如此也情有可原。以后該提醒自己：再累再忙，也要把東西最后檢查一該提醒自己：再累再忙，也要把東西最后檢查一遍。這一次僅僅是偶爾的失誤，我絕對(duì)不是笨豬遍。這一次僅僅是偶爾的失誤