宣傳物料管理辦法

1、公司企劃物料管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司企劃部宣傳物料用品的計(jì)劃、購(gòu)買(mǎi)、領(lǐng)用、維護(hù)、報(bào)廢等管理，特制定本辦法。第二條公司行政人事部為管理部門(mén)，負(fù)責(zé)審查及監(jiān)控企劃部宣傳物料的申購(gòu)及使用情況，負(fù)責(zé)企劃物料的驗(yàn)收、發(fā)放和管理等工作。第三條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)企劃物料費(fèi)用的監(jiān)控。第四條使用部門(mén)和個(gè)人負(fù)責(zé)企劃物料的日常保養(yǎng)、維護(hù)及管理。第五條本辦法所指企劃物料包括：1 .耐用品：桌椅板凳、音響、展板、條幅、指示牌、桌布、警戒欄、筆記本、無(wú)線信號(hào)發(fā)射器等。2 .低值易耗品:單頁(yè)、手冊(cè)、刊物、各類(lèi)登記表、資料袋、文化衫等。第二章企劃物料的日常管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)為明確職責(zé)分工，梳理、規(guī)范企劃部宣傳物料日常操作步驟

2、，有效管理和使用公司的宣傳物料；規(guī)范公司宣傳物料的采購(gòu)、保管、發(fā)放、使用等工作，合理控制宣傳物料的使用、消耗和費(fèi)用支出，降低公司宣傳物料的費(fèi)用和經(jīng)營(yíng)成本；逐步實(shí)現(xiàn)公司管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化，提高公司的管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力。特制度此物料管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)。第一條宣傳物料日常管理流程圖2第二條宣傳物料日常管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)宣傳物料管理制度建設(shè)1(1)行政人員調(diào)查、收集相關(guān)企業(yè)或優(yōu)秀企業(yè)的宣傳物料日常管理制度(2)結(jié)合本企業(yè)的文化和實(shí)際情況，擬定適合本企業(yè)的宣傳物料日常管理制度宣傳物料采購(gòu)2(1)匯總企劃部或其他部門(mén)的宣傳物料需求(2)盤(pán)點(diǎn)宣傳物料庫(kù)存、填寫(xiě)宣傳物料采購(gòu)單3宣傳物料申

3、購(gòu)管理流程參照第三章“宣傳物料申購(gòu)管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”4(1)宣傳物料采購(gòu)流程參照第四章“宣傳物料管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)(2)宣傳物料比價(jià)管理流程參照第五章”宣傳物料比價(jià)管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”5宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程參照第六章“宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”領(lǐng)用與使用6(1)行政人員對(duì)宣傳物料領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審查(2)宣傳物料領(lǐng)用管理流程參照第七章“宣傳物料領(lǐng)用管理流程及工作標(biāo)準(zhǔn)”7(1)明確公共辦公用品的保管人與責(zé)任人(2)監(jiān)督、調(diào)查的內(nèi)容包括宣傳物料領(lǐng)用單與宣傳物料臺(tái)帳、宣傳物料申請(qǐng)書(shū)與宣傳物料實(shí)際使用情況、宣傳物料領(lǐng)用登記表與實(shí)際用品登記表等企劃物料報(bào)廢8(1)核對(duì)宣傳物料報(bào)廢申請(qǐng)表填寫(xiě)是否正確，

4、是否已經(jīng)主管審批(2)調(diào)查報(bào)廢申請(qǐng)情況是否屬實(shí)9(1)檢查宣傳物料報(bào)廢申請(qǐng)單是否已經(jīng)分管副總及總經(jīng)理審批(2)對(duì)經(jīng)過(guò)報(bào)廢申請(qǐng)審批的宣傳物料進(jìn)行出售或銷(xiāo)毀處理(3)登記已作報(bào)廢處理的宣傳物料的名稱(chēng)、編號(hào)、報(bào)廢日期、處理方式等第三章宣傳物料申購(gòu)管理流程圖及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)第一條宣傳物料申購(gòu)管理流程圖主辦部門(mén)行政人事部流程名稱(chēng)宣傳物料申購(gòu)管理流程總經(jīng)理分管副總行政人員財(cái)務(wù)部企劃部10/需求統(tǒng)計(jì)采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)申請(qǐng)7物料采購(gòu)2 .統(tǒng)計(jì)宣傳物料采購(gòu)需求3 .遞交宣傳物料采購(gòu)清單4 .市場(chǎng)詢(xún)價(jià)1.填寫(xiě)宣傳物料需求單5.統(tǒng)計(jì)費(fèi)用預(yù)算支付方式7.采購(gòu)宣傳物料編寫(xiě)人簽發(fā)人簽發(fā)日期根據(jù)公司目前現(xiàn)狀，宣傳物料的使用部門(mén)主要是企

5、劃部，且企劃部正直組建初期。建議采購(gòu)清單費(fèi)用預(yù)算審批均需總經(jīng)理批復(fù)。試行三個(gè)月后，分管副總可直接審批費(fèi)用預(yù)算在1000元以下（含1000元）采購(gòu)清單。費(fèi)用預(yù)算超過(guò)1000元除分管副總審查后另需總經(jīng)理審批后方可借支、采購(gòu)。費(fèi)用借支環(huán)節(jié)參照公司費(fèi)用借支制度執(zhí)行。第二條宣傳物料申購(gòu)管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)宣傳1企劃部填寫(xiě)并提交宣傳物料需求單物料需求2(1)行政人員統(tǒng)計(jì)宣傳物料米購(gòu)需求統(tǒng)計(jì)(2)對(duì)庫(kù)存物料統(tǒng)計(jì)，結(jié)合需求，確定需米購(gòu)物料的類(lèi)別、數(shù)量采購(gòu)3(1)根據(jù)米購(gòu)需求統(tǒng)計(jì)結(jié)果，填寫(xiě)宣傳物料米購(gòu)清單申請(qǐng)(2)將采購(gòu)清單遞交至分管副總及總經(jīng)理審批(1)根據(jù)分管副總和總經(jīng)理審批確認(rèn)的宣傳物料采購(gòu)清

6、單，對(duì)各類(lèi)宣費(fèi)用預(yù)算4傳物料進(jìn)行市場(chǎng)詢(xún)價(jià)(2)至少確定3家供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析5(1)根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)統(tǒng)叱用預(yù)算(2)編制詳細(xì)的宣傳物料預(yù)算表進(jìn)行審核，確認(rèn)數(shù)據(jù)無(wú)誤審批6(1)財(cái)務(wù)部核對(duì)各項(xiàng)宣傳物料的數(shù)量與單價(jià)是否符合實(shí)際(2)對(duì)行政部提交的預(yù)算表進(jìn)行審核，確認(rèn)數(shù)據(jù)無(wú)誤宣傳(1)行政人員根據(jù)審核通過(guò)的宣傳物料米購(gòu)清單及預(yù)算表，將米購(gòu)任物料7務(wù)分配給相應(yīng)的采購(gòu)人員采購(gòu)(2)米購(gòu)流程參照第四章“宣傳物料米購(gòu)管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”物料采購(gòu)需求單填表說(shuō)明：申請(qǐng)部門(mén)請(qǐng)認(rèn)真詳細(xì)填寫(xiě)表格白色部分（如不明細(xì)將可能造成延誤）；采購(gòu)部門(mén)（專(zhuān)員）負(fù)責(zé)填寫(xiě)表格灰色部分內(nèi)容;申請(qǐng)日期：2014年月日申請(qǐng)部門(mén)：

7、申請(qǐng)人：申請(qǐng)人手機(jī)：需求內(nèi)谷規(guī)格說(shuō)明數(shù)量單位用途單價(jià)費(fèi)用小計(jì)供應(yīng)商資料付款說(shuō)明備注（必須詳細(xì)注明規(guī)格、尺寸、重量、顏色、材質(zhì)等）（聯(lián)系人、電話）合計(jì)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：分管副總審批：行政人事部核價(jià)：總經(jīng)理審批:第四章宣傳物料采購(gòu)管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第一條宣傳物料采購(gòu)管理流程圖主辦部門(mén)行政人事部流程名宣傳物料采購(gòu)管理流程指定采購(gòu)計(jì)劃審批選購(gòu)宣傳物料劃洽談價(jià)格審批宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)行政人事部開(kāi)始1.統(tǒng)計(jì)宣傳物料采購(gòu)需求2.制定宣傳物料采購(gòu)計(jì)劃3.比價(jià)及篩選供應(yīng)商.選購(gòu)物品4.洽談價(jià)格5.提貨6.驗(yàn)收宣傳物料W7.入庫(kù)登記結(jié)束支付貨款編寫(xiě)人簽發(fā)人簽發(fā)日期第二條宣傳物料采購(gòu)管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

8、制定采購(gòu)計(jì)劃1(1)根據(jù)企劃部的宣傳物料需求表，統(tǒng)計(jì)宣傳物料米購(gòu)需求(2)編制宣傳物料米購(gòu)需求表2(1)根據(jù)宣傳物料米購(gòu)需求表，制定宣傳物料米購(gòu)計(jì)劃(2)采購(gòu)計(jì)劃的內(nèi)容包括供應(yīng)商信息調(diào)查、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)人員、采購(gòu)方式、采購(gòu)預(yù)算等選購(gòu)宣傳物料3(1)根據(jù)審批通過(guò)的米購(gòu)計(jì)劃，參與比價(jià)與篩選供應(yīng)商(2)比價(jià)管理流程參照第五章“宣傳物料比價(jià)管理流程匕工作標(biāo)準(zhǔn)”洽談價(jià)格4(1)根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)，結(jié)合以往采購(gòu)價(jià)格，進(jìn)行價(jià)格洽談(2)確定各項(xiàng)需米購(gòu)宣傳物料的價(jià)格宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)5(1)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提貨(2)保證宣傳物料及時(shí)送達(dá)6(1)檢查所采購(gòu)宣傳物料的質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題(2)對(duì)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題的宣傳物料進(jìn)行統(tǒng)

9、計(jì)(3)宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)可參照第六章“宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)”7(1)核對(duì)確認(rèn)待入庫(kù)辦公物品的數(shù)量、種類(lèi)、及時(shí)記錄多購(gòu)或少購(gòu)的情況，并進(jìn)行處理(2)登記宣傳物料的實(shí)際入庫(kù)數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)經(jīng)辦人等信息收集價(jià)格信息提供信息2.篩選供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格比較洽談并確定價(jià)格及供應(yīng)商編寫(xiě)人簽發(fā)人簽發(fā)日期第五章宣傳物料比價(jià)管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第一條宣傳物料比價(jià)管理流程圖主辦部門(mén)行政人事部流程名宣傳物料比價(jià)管理流程分管副總行政人事部采購(gòu)人員開(kāi)始1.收集供應(yīng)商價(jià)格信息第二條宣傳物料比價(jià)管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)收集價(jià)格信息1(1)收集供應(yīng)商價(jià)格信息(2)確定供應(yīng)商的資質(zhì)與信譽(yù)2根據(jù)所收集供應(yīng)商的信息及

10、米購(gòu)人員提供的信息，初步篩選信譽(yù)良好、價(jià)格合理的供應(yīng)商產(chǎn)品3對(duì)初步篩選的供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量、規(guī)格方面的比較，如將今及價(jià)格范圍的辦公用品的質(zhì)量進(jìn)行比較價(jià)格4對(duì)不同供應(yīng)商一質(zhì)量或規(guī)格的辦公用品進(jìn)行價(jià)格對(duì)比,將各供應(yīng)比較商按價(jià)格高低順序進(jìn)行排列洽談5根據(jù)各供應(yīng)商的信譽(yù)、質(zhì)量與報(bào)價(jià)，結(jié)合企業(yè)米購(gòu)預(yù)算，在米購(gòu)人并員的協(xié)助配合卜與供應(yīng)商洽談價(jià)格確定6(1)根據(jù)洽談結(jié)果，確定物美價(jià)廉的候選供應(yīng)商價(jià)格(2)將候選供應(yīng)商及報(bào)價(jià)交分管副總審批與供7經(jīng)分管副總審批，確定采購(gòu)供應(yīng)商應(yīng)司10第六章宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第一條宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程圖驗(yàn)收宣傳物料宣傳物料入庫(kù)報(bào)銷(xiāo)宣傳物料費(fèi)用LLft審開(kāi)始1.驗(yàn)收宣

11、傳物料采購(gòu)宣傳物料6.報(bào)銷(xiāo)宣傳物料費(fèi)用否合格?結(jié)束主辦部門(mén)行政人事部流程名宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)流程分管副總行政人事部采購(gòu)人員編寫(xiě)人簽發(fā)人簽發(fā)日期公司目前入庫(kù)環(huán)節(jié)并未有審批流程，建議開(kāi)設(shè)入庫(kù)審批流程。入庫(kù)登記宣傳物料收入、支出、結(jié)余明細(xì)表。入庫(kù)人員嚴(yán)格按照入庫(kù)憑證及物料領(lǐng)用單出、入庫(kù)。不定時(shí)有總經(jīng)辦抽查。11宣傳物料出入庫(kù)明細(xì)表:XXXXXX有限公司1月份宣傳物料品出入庫(kù)明細(xì)表編號(hào)物料名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位期初庫(kù)存本期入庫(kù)本期出庫(kù)結(jié)余庫(kù)存數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量單價(jià)金額1只2345678910111213141512合計(jì)13第二條宣傳物料驗(yàn)收入庫(kù)工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收宣傳物料1(

12、1)對(duì)多采購(gòu)宣傳物料進(jìn)行驗(yàn)收，檢查質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題(2)檢查所米購(gòu)宣傳物料的數(shù)量，確定數(shù)量無(wú)誤2(1)如檢查發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格的宣傳物料，相關(guān)米購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系(2)采購(gòu)人員與供應(yīng)商確定商品不合格品的退換貨處理辦法。若退貨，則采購(gòu)人員需重新進(jìn)行采購(gòu)；若換貨，則采購(gòu)人員根據(jù)公司換貨制度進(jìn)行操作宣傳物料入庫(kù)3(1)確定質(zhì)量合格的宣傳物料的類(lèi)別、數(shù)量等(2)清點(diǎn)完畢后將宣傳物料入庫(kù)(3)填寫(xiě)宣傳物料入庫(kù)登記表4:經(jīng)分管副總確認(rèn)后，行政人事部開(kāi)具宣傳物料入庫(kù)憑證5(1)檢查入庫(kù)登記及審批手續(xù)是否已辦理完畢(2)確認(rèn)后，在宣傳物料入庫(kù)登記表上簽字并填寫(xiě)日期報(bào)銷(xiāo)宣傳物料費(fèi)用6(1)確認(rèn)宣傳物料入庫(kù)手

13、續(xù)已辦理完畢(2)根據(jù)實(shí)際情況計(jì)算需報(bào)銷(xiāo)的實(shí)際費(fèi)用(3)到財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用物料入庫(kù)單:公司材料物資入庫(kù)單供應(yīng)商：年月日NO:()品名規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)金額稅率備注質(zhì)檢員：分管領(lǐng)導(dǎo)：保管員：經(jīng)手人:14第七章宣傳物料領(lǐng)用管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第一條宣傳物料領(lǐng)用管理流程主辦部門(mén)|行政人事部|流程名稱(chēng)|宣傳物料領(lǐng)用管理流程一總二理分管副總行政人事部企劃部領(lǐng)用申請(qǐng)審批宣傳物料領(lǐng)用領(lǐng)用登記與記錄存檔LLft審1 .審查領(lǐng)用申請(qǐng)發(fā)放宣傳物料領(lǐng)用通知發(fā)放2 .確認(rèn)發(fā)放的宣傳物料3 .登記宣傳物料領(lǐng)用與發(fā)放信息4 .領(lǐng)用登記簽字5 .記錄保存與歸檔開(kāi)始填寫(xiě)宣傳物料領(lǐng)用單收到領(lǐng)用通知領(lǐng)用確認(rèn)領(lǐng)用的宣傳物料結(jié)束編寫(xiě)人

14、簽發(fā)人簽發(fā)日期15第二條宣傳物料領(lǐng)用管理工作標(biāo)準(zhǔn)階段節(jié)點(diǎn)工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用申請(qǐng)審批1(1)行政人事部收到宣傳物料領(lǐng)用申請(qǐng)后，審查領(lǐng)用申請(qǐng)的真實(shí)性(2)審查無(wú)誤后確認(rèn)需領(lǐng)用的宣傳物料宣傳物料2確認(rèn)實(shí)際發(fā)放的宣傳物料及領(lǐng)用人領(lǐng)用領(lǐng)用登記3登記實(shí)際發(fā)放的宣傳物料的名稱(chēng)、數(shù)量,領(lǐng)用人或部門(mén)，領(lǐng)用時(shí)間，經(jīng)辦人等信息4(1)行政部確認(rèn)宣傳物料領(lǐng)用登記表的內(nèi)容無(wú)誤(2)領(lǐng)用人在宣傳物料領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)記錄存檔5(1)確認(rèn)宣傳物料領(lǐng)用登記表已簽字(2)將宣傳物料領(lǐng)用登記表按歸檔保存物料領(lǐng)用登記表:物料領(lǐng)用登記表序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格數(shù)量用途領(lǐng)用人領(lǐng)用日期備注12345678910111213141516物料領(lǐng)用申請(qǐng)單:物品領(lǐng)