公司合同管理制度

1、 深航合同管理制度深航合同管理制度 主講：林嵩泉支持性文件：1、深圳航空有限責(zé)任公司合同管理辦法（深航發(fā)20135號）2、深圳航空有限責(zé)任公司授權(quán)管理辦法（深航發(fā)201195號）3、深圳航空有限責(zé)任公司分公司合同管理規(guī)定（深航發(fā)2015248號）4、深圳航空有限責(zé)任公司合同專用章管理規(guī)定（深航發(fā)2015249號）5、深圳航空有限責(zé)任公司合同審核管理規(guī)定（即將發(fā)布） 一、合同概述二、合同審批三、合同簽署、用章四、合同存檔五、常見問題一、合同概述一、合同概述合同的定義 本辦法所稱合同是指公司與其他法人、組織或自然人簽訂的為明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議、意向書、備忘錄等書面文件。公司勞動合同不適用本辦

2、法。-合同管理辦法第3條合同的級別 深圳航空有限責(zé)任公司合同分級分類及審批權(quán)限表合同分類合同級別合同審批程序合同簽署權(quán)限一級合同二級合同三級合同合同承辦單位意見會簽部門意見公司領(lǐng)導(dǎo)意見公司辦公室（法律事務(wù)）財務(wù)部專業(yè)審核部門意見分管副總裁級公司領(lǐng)導(dǎo)總會計師總裁單位負(fù)責(zé)人經(jīng)公司授權(quán)的其他人員分管副總裁級公司領(lǐng)導(dǎo)總裁飛機、發(fā)動機及模擬機財產(chǎn)類飛機、發(fā)動機、模擬機選型、購買、出售合同、飛機、模擬機租賃合同是發(fā)動機租賃合同500萬以上200萬以上200萬以下飛機改裝是飛機、發(fā)動機及部件修理及改裝合同500萬以上200萬以上200萬以下模擬機航材采購合同30萬以上30萬以下上述相關(guān)協(xié)議總協(xié)議（含航材采購

3、總協(xié)議）是金融類飛機保險、擔(dān)保、貸款及融資合同是二、合同審批二、合同審批提起合同審批前，承辦部門須完成以下工作：1、審查對方單位資質(zhì)材料：負(fù)責(zé)對簽約單位主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力和簽字人簽約資格進行審查和核準(zhǔn)。-合同管理辦法第6條2、確定合同文本 合同承辦單位在選擇合同文本時，優(yōu)先適用公司合同范本；無公司合同范本的，適用工商行政管理部門或行業(yè)主管部門頒布的標(biāo)準(zhǔn)合同或參考文本。 無上述合同文本或未使用上述合同文本的，由合同承辦單位自擬合同文本或使用合同對方提供的合同文本，但合同承辦單位應(yīng)在提交審核時作出說明。 使用公司合同范本的，如對范本條款有增加、修改、刪除之處，合同承辦單位在提交審核時應(yīng)以

4、明顯的形式作出標(biāo)識。-合同審核管理規(guī)定第5、6條分公司合同管理規(guī)定第9條公司合同范本查閱方法3、合同文本的初步審核 合同承辦單位應(yīng)在合同主要條款（包括附件）與合同對方達成一致后，對合同文本進行初步審核。合同承辦單位初步審核內(nèi)容包括：合法性、嚴(yán)密性、可行性三個方面。-合同審核管理規(guī)定第7、8條4、根據(jù)合同級別提交合同審批程序 根據(jù)合同管理辦法的附表合同分級分類及審批權(quán)限表確定合同的級別，不得以單價、月租等代替總額或有意分拆合同降低合同級別。對于無具體合同總額的協(xié)議，應(yīng)按照歷史數(shù)據(jù)、預(yù)測估值等合理認(rèn)定合同總額及相應(yīng)級別。-合同審核管理規(guī)定第9條 一、二級合同，合同承辦單位應(yīng)在公司內(nèi)網(wǎng)提起合同審核流

5、程并由法律、財務(wù)及其他相關(guān)部門進行專業(yè)審核。三級合同，合同承辦單位自行審核。-合同審核管理規(guī)定第11條分公司合同管理規(guī)定第11條 一、二級合同審批單入口 綜合業(yè)務(wù)-（部門類）【辦公室】合同審核 可選部門會簽經(jīng)辦人提交 OR？ 必選部門會簽必選部門：財務(wù)部、公司辦公室法律事務(wù)室可選部門：除財務(wù)、法律之外需要簽批意見的部門反饋環(huán)節(jié)的意見填寫 合同承辦單位應(yīng)按審核意見與合同對方協(xié)商并修改合同文本。合同承辦單位如無法按審核意見修改，又確有必要簽署合同的，應(yīng)在合同審核流程的反饋環(huán)節(jié)由合同承辦人員作出無法修改的情況說明，并經(jīng)合同承辦單位負(fù)責(zé)人同意。-合同審核管理規(guī)定第14條分公司合同管理規(guī)定第12條一、二

6、級合同對應(yīng)的公司領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點 一級合同由公司分管副總裁、總會計師審批同意后結(jié)束流程； 二級合同由公司分管副總裁審批同意后結(jié)束流程。-合同管理辦法第15條須報總裁審批同意的幾類一級合同：（1）飛機、發(fā)動機以及模擬機的選型、購買、出售合同和飛機、模擬機租賃類合同；（2）金融衍生品交易（如油料套期保值，匯率套期保值）類合同；（3）公司重大資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、互換、出資、贈與類合同；（4）建設(shè)工程中的拆遷、土地購租合同以及標(biāo)的額500萬以上建設(shè)工程中的土建、安裝、設(shè)備采購及安裝等施工類合同；（5）公司對外投資合同、股權(quán)合同、資產(chǎn)收購及出讓類合同；（6）入盟類協(xié)議。-合同管理辦法第15條三級合同審批單 各單位必須

7、參照公司一級、二級合同審批程序自行制定三級合同的審批流程并執(zhí)行，審批流程應(yīng)符合內(nèi)控及風(fēng)險管理的有關(guān)要求。 三級合同審批必須經(jīng)本單位內(nèi)部業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門、相關(guān)審核部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)共同參與。各單位履行財務(wù)（含財務(wù)管理員）和法律（含合同管理員）等相關(guān)職能的人員必須參與本單位的合同談判和審核。-合同管理辦法第15條示例三、合同簽署、用章三、合同簽署、用章各級合同對應(yīng)的簽署人 一級合同由公司法定代表人、經(jīng)授權(quán)的公司總裁或分管副總裁級公司領(lǐng)導(dǎo)簽字；二級合同由經(jīng)授權(quán)的各單位負(fù)責(zé)人或分管副總裁級公司領(lǐng)導(dǎo)簽字；三級合同由經(jīng)授權(quán)的各單位負(fù)責(zé)人或由經(jīng)公司授權(quán)的其他人員簽字。-合同管理辦法第25條合同簽署人須已取得公司授

8、權(quán) 公司二、三級合同的簽署應(yīng)辦理長期授權(quán)委托，被授權(quán)人應(yīng)為各單位的正職總經(jīng)理及以上公司領(lǐng)導(dǎo)，沒有正職的部門被授權(quán)人可為主持工作的副職總經(jīng)理。長期授權(quán)委托的期限一般為一年（含）以上，二年（含）以下。-授權(quán)管理辦法第12、13條合同簽署人須已取得公司授權(quán) 公司一級合同的簽署應(yīng)采取一事一申請的方式辦理短期授權(quán)委托，短期授權(quán)委托的期限一般為一年以下。-授權(quán)管理辦法第12、14條合同專用章使用需滿足以下條件：（一）合同文本為填寫完整的清潔文本，合同已經(jīng)公司授權(quán)簽字人簽字且寫明簽字時間。若合同對方已簽章的，簽章文本應(yīng)為原件；（二）提交的合同審批單級別正確，相應(yīng)數(shù)據(jù)資料填寫準(zhǔn)確、完整，會簽單位完備，會簽意見

9、得到落實；（三）合同份數(shù)符合合同約定；（四）提交合同對方的資質(zhì)材料，包括營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（或個人身份證復(fù)印件）、組織機構(gòu)代碼證、合同簽字人的授權(quán)委托書；涉及特殊行業(yè)的，還需提供相應(yīng)的經(jīng)營許可證、資質(zhì)等級證書等相關(guān)資料；合同對方如與公司具有關(guān)聯(lián)關(guān)系，可無需提供上述材料，但仍須提供授權(quán)委托書（五）若為一級合同，須按深圳航空有限責(zé)任公司授權(quán)管理辦法第十四條的規(guī)定完成授權(quán)審批流程，并提供授權(quán)審批流程打印頁；-合同專用章使用管理規(guī)定第9條分公司用章 各分公司以自身名義對外簽署合同的，可使用分公司合同專用章。 對于確有必要以深航名義簽訂的合同，分公司應(yīng)將合同主體一方列明為“深圳航空有限責(zé)任公司”，并按照合同

10、專用章管理規(guī)定加蓋深航合同專用章。-合同專用章使用管理規(guī)定第3條分公司合同管理規(guī)定第16條分公司合同專用章刻制 公司合同專用章的首次刻制應(yīng)以公司呈批件形式經(jīng)保衛(wèi)部、審計監(jiān)察部、公司辦公室會簽，報分管副總裁批準(zhǔn)后，依照行政機關(guān)的要求進行審批或備案。 分公司首次刻制合同專用章依照本條第一款的規(guī)定辦理，分公司已有的合同專用章繼續(xù)沿用。-合同專用章管理規(guī)定第5條確保合同文本無誤 合同承辦單位應(yīng)對提請蓋章的合同文本與合同審核定稿文本的一致性負(fù)責(zé)。合同承辦單位擅自修改、變更審核定稿文本的，由公司進行通報，并按照有關(guān)規(guī)定追究合同承辦單位主管領(lǐng)導(dǎo)及直接責(zé)任人員的責(zé)任。-合同審核管理規(guī)定第17條合同專用章管理規(guī)

11、定第13條四、合同存檔四、合同存檔合同存檔的時間要求 合同原則上依照“對方為先、公司為后”的順序簽章。合同對方先行簽章的，合同專用章管理員用章后應(yīng)即時歸檔一份合同原件。不能即時歸檔的合同，合同承辦人員應(yīng)于用章后兩周內(nèi)將雙方簽訂的合同原件交公司辦公室歸檔一份，同時在合同用章登記表上簽字確認(rèn)。-合同專用章使用管理規(guī)定第10條分公司合同清單報備 分公司合同管理員應(yīng)以季度為周期，在每季度首月15號之前將上季度加蓋分公司合同專用章（以分公司名義簽署）的所有合同明細清單交公司辦公室備案。-分公司合同管理規(guī)定第17條五、常見問題五、常見問題1、合同倒簽 釋義：合同倒簽是指雙方事實履行在前，而簽署合同文本在后

12、的情形。 合同履行日期原則上不應(yīng)早于合同簽章日期。如合同履行日期早于簽章日期兩個月以上，合同承辦人員應(yīng)提交加蓋部門章的書面說明。-合同專用章使用管理規(guī)定第9條2、合同簽署人錯誤 現(xiàn)狀： a.合同無簽署人簽字 b.有簽署人，但簽署人錯誤要求： a.合同必需先經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，再進行用章 b.簽署人必需與合同級別相對應(yīng)。一級合同通常對應(yīng)公司分管副總裁；二級、三級合同通常對應(yīng)各部門負(fù)責(zé)人3、合同級別錯誤 現(xiàn)狀： 合同對應(yīng)級別時有弄錯，導(dǎo)致合同審批程序與合同風(fēng)險把控程度不相稱。要求： 嚴(yán)格按照合同管理辦法附件一的規(guī)定對合同分級，區(qū)分一、二、三級合同，提相應(yīng)的審批流程。4、合同專用章與公章的使用問題現(xiàn)狀：

13、 a.公章和合同專用章混合使用 b.合同中約定為“加蓋公章后生效”要求： 簽訂合同原則上應(yīng)使用公司合同專用章，不得以公司公章、部門章、財務(wù)章、營業(yè)部章等印章代替，有關(guān)法律法規(guī)、政府主管部門另有要求以及合同管理辦法另有規(guī)定的除外。-合同專用章使用管理規(guī)定第3條5、合同審批流程與呈批件流程的區(qū)別 兩者在功能、會簽部門、領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點方面都存在區(qū)別，二者不能互相替代。 合同審批單是對合同文本內(nèi)容審核的流程，呈批件則是對相關(guān)項目基本情況的報批。合同審核要求財務(wù)、法律必須作為會簽部門參與文本審核，呈批件則無此要求。合同審核流程根據(jù)不同級別對領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點有不同的要求，呈批件則無此要求。6、簽約對方資質(zhì)材料問題現(xiàn)狀現(xiàn)

14、狀： a.用章時遺忘提交對方資質(zhì)材料。 b.以續(xù)簽合同、長期合作、已經(jīng)提交過等原因為由不提交對方資質(zhì)材料。要求要求： 僅限于對方單位為我司的關(guān)聯(lián)公司的情況下可以不提交資質(zhì)材料，其余情形合同用章時必須提交對方的基本資質(zhì)材料。 7、合同審核流程結(jié)束后需要對內(nèi)容進行更改要求： a.需界定更改的內(nèi)容是否屬于“實質(zhì)性條款”，如修改合同實質(zhì)性條款，須重新提起合同審批程序；如修改合同非實質(zhì)性條款，須提交加蓋部門章的書面說明 b.“實質(zhì)性條款”是指合同的主體、標(biāo)的、價款、履行方式、違約責(zé)任及爭議解決等影響合同雙方權(quán)利義務(wù)的條款。-合同管理辦法第35條合同專用章使用管理規(guī)定第13條 8、合同作廢 區(qū)分已生效合同與未生效合同兩種情形： 已加蓋公司合同專用章（對方尚未簽字蓋章）但合同文本確需作廢的，由合同承辦單位向公司辦公室提交作廢說明，加蓋單位印章并經(jīng)其單位負(fù)責(zé)人（重大合同作廢須報分管副總裁級公司領(lǐng)導(dǎo)）確認(rèn)后提供相應(yīng)份數(shù)的合同原件，交回公司辦公室定期予以銷毀。合同已經(jīng)各方簽訂的，按本辦法第六章關(guān)于合同解除之規(guī)定辦理。-