采購操作規(guī)程

1、采購操作規(guī)程1 目的對采購的過程與供方進(jìn)行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求。2 范圍適用于對本公司生產(chǎn)所需要的原輔材料、包裝物采購及供方提供服務(wù)的控制，對供方進(jìn)行選擇，評價和控制。3 職責(zé)3.1 總經(jīng)理審批月采購計劃表、采購訂單、采購申請單。3.2 采購部負(fù)責(zé)供方選擇、評估、控制及物資采購工作；總公司負(fù)責(zé)統(tǒng)一招標(biāo)物料供應(yīng)商選擇、評估；新產(chǎn)品開發(fā)首次用物料供應(yīng)商的選擇、評估由技術(shù)中心確定。3.3 質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)制定采購物質(zhì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和采購物資進(jìn)廠驗證，參與對合格供方年度評定。3.4 采購部負(fù)責(zé)倉儲物資的收、發(fā)及管理工作。3.5 公司財務(wù)部負(fù)責(zé)采購費用的審查，結(jié)算和支付。4 程序4.1 采購物

2、資分類根據(jù)對生產(chǎn)過程的影響程度，將采購物資分為A、B、C三類。A類：直接影響最終產(chǎn)品使用或安全性能，可能導(dǎo)致顧客嚴(yán)重投訴的物資（包括原、輔料和包裝材料）。B類：指一般不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量或即使略有影響但可采取措施予以糾正的物資（包括設(shè)備備件、化學(xué)試劑、消毒劑、計量、檢驗用具等物資）。C類：非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資（包括辦公用品、勞保用品等）4.2 對供方的評價4.2.1 采購部根據(jù)采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和生產(chǎn)需要，通過對采購物資的質(zhì)量、價格、供貨周期等條件進(jìn)行比較后，選擇合格的供方，填寫供方綜合能力評價表，對同類的重要物資和一般物資，應(yīng)儲備合格的供方。根據(jù)采購物資分類明細(xì)表規(guī)定的產(chǎn)品類別

3、，明確供方的質(zhì)量、價格、交貨能力、使用情況、售后服務(wù)等。4.2.2 采購原則4.2.2.1 堅持先廠家后商家。4.2.2.2 優(yōu)先選用質(zhì)優(yōu)價廉、信守合同、售后服務(wù)好，具有產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營許可證的供方。4.2.2.3 采購的原料、輔料應(yīng)符合相應(yīng)的食品安全國家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。杜絕采購乳或乳制品以外的動物性蛋白質(zhì)（允許使用的食品添加劑除外）或其他非食用原料制成的產(chǎn)品作為生產(chǎn)原料。4.2.3 對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資的供方，應(yīng)提供充分的書面證明材料，可以包括以下內(nèi)容，以證實其質(zhì)量保證能力。4.2.3.1 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、稅務(wù)登記證、國家認(rèn)可的質(zhì)檢部門檢驗報告。4.2.3.

4、2 供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨能力等情況。4.2.3.3 供方的售后服務(wù)和支持能力等。4.2.4對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，還需經(jīng)樣品測試及小批量試用，測試合格才能供貨。4.2.4.1 新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；4.2.4.2 質(zhì)量管理部對樣品進(jìn)行驗證，出具相應(yīng)的驗證報告，并填寫供方綜合能力評價表中相應(yīng)欄目，反饋給采購部。4.2.4.3 樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；4.2.4.4 樣品驗證合格后，采購部通知供方小批量供貨，經(jīng)質(zhì)量管理部進(jìn)貨驗證合格后，交生產(chǎn)部門試用，并由質(zhì)量管理部出具相應(yīng)試用后的驗證報告，填寫供方綜合能力評價表中相關(guān)欄目，反

5、饋給采購部。4.2.4.5 小批量進(jìn)貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗證、小批量試用均合格的供方可列為合格供方。4.2.5 對于一般物資供方，需要經(jīng)過樣品驗證和小批量試用合格后，各相關(guān)部門提供評價意見，可列為合格供方。4.2.6 供方產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題，質(zhì)量管理部應(yīng)向供方發(fā)出糾正和預(yù)防措施處理單或質(zhì)量“協(xié)調(diào)函”，如發(fā)出兩次處理單而質(zhì)量沒有明顯改進(jìn)的，應(yīng)取消其供貨資格。對于有質(zhì)量問題的物資，由質(zhì)量管理部提出降價、更換、退貨以及經(jīng)濟賠償?shù)忍幚硪庖?，采購部?zhí)行。4.2.7 采購部每年對合格供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評，填寫供方綜合能力評價表連續(xù)兩次評定仍不合格，取消其供貨資格。4.3采購4.3.

6、1 采購計劃銷售公司每月20日前向生產(chǎn)部提供月預(yù)計要貨計劃，生產(chǎn)部編制物資需求計劃表，采購部根據(jù)物資需求計劃表、安全庫存、供貨周期、市場行情編制月采購計劃表經(jīng)審批后實施采購。4.3.2 采購申請4.3.2.1 A類物資：庫房根據(jù)經(jīng)審核后的月采購計劃表錄入采購申請單。4.3.2.2 B類物資：由各使用部門完整填寫臨時采購申請單經(jīng)審批后備件倉庫一份。備件倉庫根據(jù)審核后的臨時采購申請單、安全庫存數(shù)量錄入機制采購申請單。4.3.2.3 C類物資：由各使用部門完整填寫臨時采購申請單經(jīng)審批后備件倉庫一份。備件倉庫根據(jù)審核后的臨時采購申請單、安全庫存數(shù)量錄入機制采購申請單。4.3.3 采購的實施4.3.3.

7、1 采購部根據(jù)審批的采購訂單、采購申請單按照采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在合格供方名錄中選擇優(yōu)秀的供方實施采購。4.3.3.2 采購A類物資應(yīng)向供應(yīng)商傳遞采購訂單或產(chǎn)品購銷合同明確品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收條件、付款方式、違約責(zé)任及供貨期限等。4.3.3.3 采購過程中，應(yīng)要求供方提供當(dāng)批重要貨物的相關(guān)證件（如檢驗報告等）。4.4 采購信息4.4.1 機制采購申請單、臨時采購申請單、采購訂單、產(chǎn)品購銷合同、機制采購訂單與協(xié)議等4.4.2 質(zhì)量檢驗技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)樣品、圖樣等技術(shù)資料。4.4.3 價格分析、供貨能力、質(zhì)量狀況、售后服務(wù)等信息4.5 采購物資的驗證4.5.1 對采購的物資可以有如

8、下幾種驗證方式：4.5.1.1 由質(zhì)量管理部進(jìn)行進(jìn)貨驗證。4.5.1.2 由顧客在本公司現(xiàn)場實施驗證。4.5.1.3 由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證。4.5.2 驗證活動根據(jù)主要原輔料驗收標(biāo)準(zhǔn)、包裝材料驗收標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件進(jìn)行。驗證可包括檢驗、測量、觀察、工藝試驗、試機驗證等方式，驗證結(jié)果記錄在K3系統(tǒng)原材料驗收單上。4.5.3 質(zhì)量管理部對購入的生乳和原料乳粉及其加工制品批批進(jìn)行三聚氰胺等項目檢驗4.6 入庫流程4.6.1 A類物資入庫：物資到廠后由庫管員初驗，感觀判斷合格后，聯(lián)系卸貨、請檢，并將到貨的品名、數(shù)量報采購內(nèi)勤員。經(jīng)質(zhì)量管理部驗證合格后，辦理入庫手續(xù)。4.6.2 B類物資入庫：各種維修材料、零備件，由設(shè)備工程師、保管參與驗收，合格后辦理入庫手續(xù)。使用部門定期反饋質(zhì)量信息。入庫時倉庫保管員通知采購內(nèi)勤，到貨的品名、數(shù)量。4.6.3 C類物資入庫：辦公用品到公司后，由辦公室或相關(guān)庫管員負(fù)責(zé)驗收，合格后簽字確認(rèn)數(shù)量或確認(rèn)數(shù)量后入庫。4.7 不合格處置經(jīng)檢驗、驗收不合格的物質(zhì)，由采購部按質(zhì)量管理部不合格品處理報告，負(fù)責(zé)處置。4.7.1 A類物資：經(jīng)檢驗部門檢驗，若某單項指標(biāo)不合格，視其影響產(chǎn)品的程度，按以下三種方式處置：1、拒收退貨；2、調(diào)換；3、讓步接收。讓步接收物資按程序經(jīng)質(zhì)量管理部確認(rèn)，采購部聯(lián)系執(zhí)行。倉庫辦理入庫