文件受控管理方法及流程綜述

1、文件受控管理方法及流程培訓(xùn)文件受控管理方法及流程培訓(xùn)目錄目錄文件管理層次及要求文件管理層次及要求1受控的含義及方法受控的含義及方法2受控印章的使用及授權(quán)受控印章的使用及授權(quán)3文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程4文件管理層次及要求文件管理層次及要求 為什文件需要分層次管理為什文件需要分層次管理 意義：大綱意義：大綱-概論概論-章節(jié)展開(kāi)章節(jié)展開(kāi) 一個(gè)組織（企業(yè)）的運(yùn)行一定是動(dòng)態(tài)的，作為行一個(gè)組織（企業(yè)）的運(yùn)行一定是動(dòng)態(tài)的，作為行為準(zhǔn)則的管理文件也是隨之需要發(fā)生變化的，如為準(zhǔn)則的管理文件也是隨之需要發(fā)生變化的，如果不分層次管理，那么牽一發(fā)而動(dòng)全身，會(huì)導(dǎo)致果不分層次管理，那么牽一發(fā)而動(dòng)全

2、身，會(huì)導(dǎo)致管理文件始終在變動(dòng)，不利于管理的穩(wěn)定；采取管理文件始終在變動(dòng)，不利于管理的穩(wěn)定；采取分層次管理，按照企業(yè)變化的程度，只需要對(duì)相分層次管理，按照企業(yè)變化的程度，只需要對(duì)相應(yīng)層次的文件做變化即可，可以保持文件架構(gòu)的應(yīng)層次的文件做變化即可，可以保持文件架構(gòu)的穩(wěn)定性。穩(wěn)定性。不分層次不分層次牽一發(fā)而動(dòng)全身牽一發(fā)而動(dòng)全身分層次分層次 頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳文件管理層次及要求文件管理層次及要求v文件層次管理模式管理手冊(cè)管理手冊(cè)程序文件程序文件三層次管理文件三層次管理文件（職能部門(mén)）（職能部門(mén)）三層次管理文件三層次管理文件（項(xiàng)目部）（項(xiàng)目部）技術(shù)文件技術(shù)文件記錄記錄一層次一層次二層次

3、二層次三層次三層次（文件）（文件）三層次三層次（記錄）（記錄）受控的含義及方法受控的含義及方法 為什么文件要受控？（含義）為什么文件要受控？（含義）狀況一：文件發(fā)行份數(shù)不清楚，需要回收更改狀況一：文件發(fā)行份數(shù)不清楚，需要回收更改/作作廢時(shí)，不知道該收多少份回來(lái)；廢時(shí)，不知道該收多少份回來(lái)；狀況二：現(xiàn)場(chǎng)復(fù)印了一些文件，文件變更后，現(xiàn)場(chǎng)狀況二：現(xiàn)場(chǎng)復(fù)印了一些文件，文件變更后，現(xiàn)場(chǎng)存在新舊兩個(gè)版本的文件；存在新舊兩個(gè)版本的文件；狀況三：文件丟失，因無(wú)法查證也無(wú)法追責(zé)，導(dǎo)致?tīng)顩r三：文件丟失，因無(wú)法查證也無(wú)法追責(zé)，導(dǎo)致無(wú)人問(wèn)津；無(wú)人問(wèn)津；狀況四：需補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，找不到原件，重新打印時(shí)狀況四：需補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，

4、找不到原件，重新打印時(shí)又搞錯(cuò)版本。又搞錯(cuò)版本。受控的含義及方法受控的含義及方法 受控的方法受控的方法加蓋受控印章！加蓋受控印章！鮮章有效，復(fù)印無(wú)效！鮮章有效，復(fù)印無(wú)效！發(fā)放發(fā)放/借閱借閱/回收均登記！回收均登記！發(fā)放采取編號(hào)管理！發(fā)放采取編號(hào)管理！原件歸存，發(fā)放時(shí)復(fù)印加章！原件歸存，發(fā)放時(shí)復(fù)印加章！ 受控印章的使用及授權(quán)受控印章的使用及授權(quán) 受控印章的使用及授權(quán)受控印章的使用及授權(quán) 受控印章授權(quán)的幾個(gè)要點(diǎn)：受控印章授權(quán)的幾個(gè)要點(diǎn)： 專(zhuān)人注冊(cè)領(lǐng)取使用，不得他人使用；專(zhuān)人注冊(cè)領(lǐng)取使用，不得他人使用； 如管理者因故需將使用權(quán)轉(zhuǎn)移時(shí)，必須進(jìn)行臨時(shí)如管理者因故需將使用權(quán)轉(zhuǎn)移時(shí)，必須進(jìn)行臨時(shí)授權(quán)，簽字生效

5、；授權(quán)，簽字生效； 印章遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，補(bǔ)發(fā)新印章，原印章（編印章遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，補(bǔ)發(fā)新印章，原印章（編號(hào)）作廢；號(hào)）作廢； 加蓋印章加蓋印章/發(fā)放文件發(fā)放文件/回收文件均登記并保持記錄?；厥瘴募怯洸⒈３钟涗?。 文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程 發(fā)放流程：發(fā)放流程： 編制編制/發(fā)放部門(mén)持簽署文件發(fā)放部門(mén)持簽署文件原件、需發(fā)放份數(shù)的原件、需發(fā)放份數(shù)的復(fù)印件交復(fù)印件交相應(yīng)的文控相應(yīng)的文控管理員；管理員； 文控管理員保留原件文控管理員保留原件，在需發(fā)放的復(fù)印件上加蓋，在需發(fā)放的復(fù)印件上加蓋“受控受控”印章，并填寫(xiě)發(fā)放號(hào)；印章，并填寫(xiě)發(fā)放號(hào)； 編制編制/發(fā)放部門(mén)將加蓋鮮章的文件發(fā)放

6、至相應(yīng)地發(fā)放部門(mén)將加蓋鮮章的文件發(fā)放至相應(yīng)地點(diǎn)，并要求文件接收人簽署發(fā)放記錄；點(diǎn)，并要求文件接收人簽署發(fā)放記錄； 編制編制/發(fā)放部門(mén)將文件發(fā)放記錄上交給相應(yīng)的文發(fā)放部門(mén)將文件發(fā)放記錄上交給相應(yīng)的文控控管理員，并保留發(fā)放記錄復(fù)件。管理員，并保留發(fā)放記錄復(fù)件。 文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程 回收（作廢）流程回收（作廢）流程： 回收部門(mén)按照發(fā)放記錄將需回收的受控文件（加回收部門(mén)按照發(fā)放記錄將需回收的受控文件（加蓋鮮章，且發(fā)放號(hào)正確的文件）回收，并做好回蓋鮮章，且發(fā)放號(hào)正確的文件）回收，并做好回收記錄；收記錄； 回收部門(mén)將回收的文件及回收記錄交給相應(yīng)的文回收部門(mén)將回收的文件及回收記

7、錄交給相應(yīng)的文控管理員，文控管理員核對(duì)無(wú)誤后，在回收文件控管理員，文控管理員核對(duì)無(wú)誤后，在回收文件（包括歸存的簽字版原件）上加蓋（包括歸存的簽字版原件）上加蓋“作廢作廢”印章，印章，并在回收記錄上登記；并在回收記錄上登記； 文控管理員應(yīng)將所有的回收作廢文件統(tǒng)一歸存。文控管理員應(yīng)將所有的回收作廢文件統(tǒng)一歸存。 文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程 銷(xiāo)毀流程銷(xiāo)毀流程： 文控管理員應(yīng)將已加蓋作廢印章的文件采取粉碎文控管理員應(yīng)將已加蓋作廢印章的文件采取粉碎的方式銷(xiāo)毀，但必須保留一份存檔件（建議保留的方式銷(xiāo)毀，但必須保留一份存檔件（建議保留簽字版原件），同時(shí)保持銷(xiāo)毀記錄。簽字版原件），同時(shí)保

8、持銷(xiāo)毀記錄。 如需完全銷(xiāo)毀該文件（即不保留存檔件），應(yīng)形如需完全銷(xiāo)毀該文件（即不保留存檔件），應(yīng)形成銷(xiāo)毀文件清單，并經(jīng)管理者代表簽字授權(quán)后，成銷(xiāo)毀文件清單，并經(jīng)管理者代表簽字授權(quán)后，方可將其完全銷(xiāo)毀。方可將其完全銷(xiāo)毀。 文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程 一些注意事項(xiàng)：一些注意事項(xiàng)： 某些文件如果只是用于臨時(shí)環(huán)境，也應(yīng)送文控管某些文件如果只是用于臨時(shí)環(huán)境，也應(yīng)送文控管理員備案并加蓋理員備案并加蓋“臨時(shí)臨時(shí)”印章，臨時(shí)文件必須定印章，臨時(shí)文件必須定義有效期，如到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理延期義有效期，如到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理延期手續(xù)，在文件上再次加蓋臨時(shí)印章，原則上不允手續(xù)，在文

9、件上再次加蓋臨時(shí)印章，原則上不允許有效期超過(guò)許有效期超過(guò)3個(gè)月。個(gè)月。 受控文件遺失的，應(yīng)及時(shí)通知文控管理員進(jìn)行補(bǔ)受控文件遺失的，應(yīng)及時(shí)通知文控管理員進(jìn)行補(bǔ)發(fā)，補(bǔ)發(fā)時(shí)，原發(fā)放號(hào)作廢，文控管理員按流水發(fā)，補(bǔ)發(fā)時(shí)，原發(fā)放號(hào)作廢，文控管理員按流水號(hào)方式賦予新的發(fā)放號(hào)。號(hào)方式賦予新的發(fā)放號(hào)。 印章內(nèi)容以及填寫(xiě)的內(nèi)容，均不得隨意更改，如印章內(nèi)容以及填寫(xiě)的內(nèi)容，均不得隨意更改，如需更改，必須由對(duì)應(yīng)的文控管理員采用劃改的方需更改，必須由對(duì)應(yīng)的文控管理員采用劃改的方式，并簽字后生效。式，并簽字后生效。 文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程文件發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀流程 一些注意事項(xiàng)：一些注意事項(xiàng)： 受受控文件復(fù)印件均視為參考文件，不具備文件效控文件復(fù)印件均視為參考文件，不具備文件效力，發(fā)放力，發(fā)放/回收時(shí)均不用考慮；回收時(shí)均不用考慮； 任何在已受控文件上的更改均視為無(wú)效，除非其任何在已受控文件上的更改均視為無(wú)效，除非其辦理了臨時(shí)手續(xù)；辦理了臨時(shí)手續(xù)； 文控管理員有權(quán)拒絕對(duì)不符合公司文控管理員有權(quán)拒絕對(duì)不符合公司文件控制程文件