(規(guī)章制度)正大集團(tuán)飼料廠采購管理制度

1、(管理制度)正大集團(tuán)飼料廠采購管理制度一.采購管理制度(1) 購委員會(huì)制度采購管理是任何一個(gè)企業(yè)都視之為經(jīng)營是否能步入軌道的重要基礎(chǔ)之一。特別在原材料成本占據(jù)銷售成本75-85%左右的行業(yè)，原材料采購成本和儲(chǔ)存成本的合理性，會(huì)對(duì)經(jīng)營利潤產(chǎn)生很大的影響。因此，有效的采購委員會(huì)制度可以讓我們得以：(1),奠定穩(wěn)定的采購管理工作基礎(chǔ)；(2) .提高采購管理水平；2.1.1, 采購委員會(huì)是公司在原材料采購過程中的最高決策機(jī)構(gòu)。2.1.2, 公司的總經(jīng)理是采購委員會(huì)會(huì)議決議的最高執(zhí)行者。2.1.3, 公司的財(cái)會(huì)部門必須對(duì)采購業(yè)務(wù)與采購委員會(huì)會(huì)議決議是否相符，予以充分的反映和監(jiān)督。2.1.4, 品管部門必

2、須對(duì)購入原材料的質(zhì)量予以全過程的監(jiān)控。2.1.5, 采購部門必須根據(jù)采購委員會(huì)的會(huì)議精神，以最低之價(jià)格；最少之損耗；最低之資金成本作為購入原材料之準(zhǔn)則。2.1.6, 采購委員會(huì)會(huì)議須定期與不定期的交叉召開。例如，根據(jù)年、季、月的生產(chǎn)，銷售目標(biāo)應(yīng)定期舉行；根據(jù)原材料的采購特點(diǎn)及資金調(diào)度情況應(yīng)不定期的舉行。2.1.7, 采購部門必須定期作出市場(chǎng)、供貨、存貨、采購等分析，并及時(shí)提交采購委員會(huì)。采購部應(yīng)對(duì)供貨市場(chǎng)；供應(yīng)商情況；需購原材料質(zhì)量、價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸、氣象資料、原材料庫存、原材料耗用情況等作出定期分析。2.1.8, 原材料采購須遵循“錢貨兩訖”的原則，嚴(yán)格控制原料預(yù)付貨款。必要的原材料預(yù)付貨款

3、應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)：(1),必須是信用良好的固定供應(yīng)商。對(duì)貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。(2),信用良好的第三方為供應(yīng)商提供擔(dān)保，是采購工作者必須努力的工作任務(wù)之一。(3) .必須事先派專人，如派采購，品管人員一起去實(shí)地調(diào)查供應(yīng)商的實(shí)物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況，和目前的經(jīng)濟(jì)狀態(tài)等情況，并將調(diào)查報(bào)告提交采購委員會(huì)。(4) .必須有完整的正式合同，并經(jīng)國家認(rèn)可的公證機(jī)關(guān)予以公證。在合同中必須有明確的交貨地點(diǎn)，交貨期限，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，和在需方所在地的人民法院管轄范圍內(nèi)履約。(5) .預(yù)付款的額度控制，須由采購委員會(huì)會(huì)議決定。對(duì)每一項(xiàng)預(yù)付款都應(yīng)在會(huì)議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要保證生

4、產(chǎn)的需要，又要保證貨款安全的相應(yīng)對(duì)策。(6) .原材料預(yù)付貨款支付以后，采購部和財(cái)會(huì)部必須同時(shí)派出專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)原材料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實(shí)際情況按天，或周，或旬將記錄提交給采購委員會(huì)，直至該合同履行完畢。6.1.9, 經(jīng)批準(zhǔn)購入的新品種原材料，須遵循試產(chǎn)，試銷原則。為降低產(chǎn)品成本，在征得集團(tuán)配方部門的同意后，所購入的新品種原料，在試產(chǎn)、試銷過程中，應(yīng)派專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)追蹤，并將分析結(jié)果提交采購委員會(huì)；采購部應(yīng)進(jìn)一步收集該原料的供貨渠道、供貨量及供貨趨勢(shì)、品質(zhì)情況、保管要求、價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)等資料，提交采購委員會(huì)以供作出進(jìn)一步的決策。6.1.10, 采購部和財(cái)會(huì)部應(yīng)于每月末，與供應(yīng)商核對(duì)供貨

5、數(shù)量，應(yīng)付貨款等往來資料。6.1.11, 采購委員會(huì)應(yīng)定期對(duì)采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，以提高采購人員的業(yè)務(wù)能力和思想品德。1.2. 采購委員會(huì)的基本組成（詳見圖表1-A）采購委員會(huì)是由以下人員組成：1.2.1. 總經(jīng)理；1.2.2. 財(cái)務(wù)長；1.2.3. 米購負(fù)責(zé)人；1.2.4. 品管負(fù)責(zé)人；1.2.5. 生產(chǎn)負(fù)責(zé)人；1.2.6. 其他與采購業(yè)務(wù)有關(guān)人員（列席人員）；1.2.7. 采購委員會(huì)秘書（兼任）。采購委員會(huì)秘書，由委員會(huì)指定專人兼任，無表決權(quán)。1.3. 采購委員會(huì)組織的運(yùn)行（詳見圖表1-B）1.3.1. 定期召開采購委員會(huì)會(huì)議采購委員會(huì)會(huì)議是日常采購管理工作之一，由會(huì)議討論決定采購委員會(huì)召

6、開會(huì)議的固定時(shí)間，并相應(yīng)的要求有關(guān)部門定期提供分析資料，以供會(huì)議討論和決策。1.3.2. 不定期召開采購委員會(huì)會(huì)議對(duì)采購管理過程中的特殊事項(xiàng)，或經(jīng)采購委員會(huì)成員的提議，應(yīng)臨時(shí)召開采購委員會(huì)會(huì)議1.3.3. 采購委員會(huì)的決議須由半數(shù)以上人員表決通過，方可執(zhí)行。出席采購委員會(huì)會(huì)議的列席人員和會(huì)議秘書無表決權(quán)。1.3.4. 采購委員會(huì)召開會(huì)議時(shí)，采購委員會(huì)成員若無法參會(huì)，應(yīng)授權(quán)代理人員參會(huì)。1.3.5. 采購委員會(huì)各成員須有獨(dú)立的權(quán)責(zé)，其中財(cái)務(wù)長與采購部負(fù)責(zé)人不得互相兼任。1.3.6. 采購委員會(huì)秘書必須將有關(guān)部門所送的分析資料，以及會(huì)議文件資料分類整理后存檔。1.4. 采購委員會(huì)制度控制要點(diǎn)1.4

7、.1. 對(duì)采購過程中發(fā)生的重大采購事項(xiàng)，必須由采購委員會(huì)討論決定。1.4.2. 原材料價(jià)格應(yīng)在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較低的水平。1.4.3. 原材料質(zhì)量必須在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較高的水準(zhǔn)。1.4.4. 根據(jù)產(chǎn)銷實(shí)際情況，確定每月原材料的最低和最高庫存量。1.4.5. 對(duì)有預(yù)付貨款的采購，必須事先提交采購委員會(huì)討論通過。1.4.6. 采購部必須有完整的采購結(jié)算檔案，并建立有效的采購分析擋案。對(duì)一年以上的各類檔案應(yīng)交公司檔案室保存。2.采購批準(zhǔn)權(quán)限2.1. 采購批準(zhǔn)權(quán)限制定目的和實(shí)施條件2.1.1. 有利于采購管理工作的順利進(jìn)行。2.1.2. 明確采購權(quán)責(zé)關(guān)系。2.1.3. 采購委員會(huì)的會(huì)議決議和

8、經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，采購申請(qǐng)是行使采購權(quán)的前提。2.1.4. 采購批準(zhǔn)權(quán)限由采購委員會(huì)按照集團(tuán)規(guī)定的制定原則，由各公司董事會(huì)制定，并報(bào)集團(tuán)備案。2.2. 采購批準(zhǔn)權(quán)限制定原則2.2.1. 采購批準(zhǔn)額度權(quán)限采購批準(zhǔn)額度權(quán)限的制定，須分采購委員會(huì)批準(zhǔn)額度、總經(jīng)理批準(zhǔn)額度、采購負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)額度。2.2.2. 采購批準(zhǔn)額度行使權(quán)受每一品種原材料最高庫存量的限制。即當(dāng)某一品種原材料庫存量已達(dá)最高庫存，或原庫存量加申請(qǐng)購買量超過最高庫存時(shí)，該品種原材料的采購批準(zhǔn)額度權(quán)限隨之失效。若因客觀實(shí)際情況需要購買，須提交采購委員會(huì)討論決定。2.2.3. 原材料倉庫每一品種原材料的最高和最低庫存量，由采購委員會(huì)每月根據(jù)生

9、產(chǎn)和銷售的實(shí)際情況予以核定，對(duì)積壓原材料應(yīng)另行處理，不包括在內(nèi)。2.3. 采購批準(zhǔn)權(quán)限表2.3.1. 采購批準(zhǔn)權(quán)限的范圍(1) .大宗原料的采購批準(zhǔn)權(quán)限；(2) .超級(jí)混合料的采購批準(zhǔn)權(quán)限；(3) .包裝物的采購批準(zhǔn)權(quán)限；(4) .零星原材料的采購批準(zhǔn)權(quán)限；(5) .備品備件的采購批準(zhǔn)權(quán)限。2.3.2. 原材料采購批準(zhǔn)權(quán)限表采購批準(zhǔn)權(quán)限表由采購委員會(huì)討論編制后，提交公司董事會(huì)決定。原材料采購批準(zhǔn)權(quán)限表一式六聯(lián)，第一聯(lián)送集團(tuán)主管部門;第二聯(lián)送總經(jīng)理；第三聯(lián)送財(cái)會(huì)部；第四聯(lián)送采購部；第五聯(lián)送品管部；第六聯(lián)作董事會(huì)文件存檔。(詳見圖表1-C)3,原材料市場(chǎng)分析與采購決策3.1. 原材料市場(chǎng)分析制度3

10、.1.1, 原材料市場(chǎng)分析制度實(shí)施的意義(1),實(shí)施該制度，可以保證企業(yè)有長期的市場(chǎng)供應(yīng)信息資料來源,為分析市場(chǎng)供應(yīng)變動(dòng)狀況提供充分的依據(jù)。(2),堅(jiān)持長期實(shí)行供貨市場(chǎng)分析制度，努力做好供貨市場(chǎng)分析工作，是現(xiàn)代采購管理工作的基本要求。(3),實(shí)施該制度可以提高采購業(yè)務(wù)人員的工作水平，是降低采購成本的根本途徑。3.1.2, 建立、取得原材料市場(chǎng)的分析資料原材料供應(yīng)市場(chǎng)的資料收集主要包括以下內(nèi)容：(1),有交易供應(yīng)商的供貨資料；(2),無交易供應(yīng)商的供貨資料；(3),國際市場(chǎng)的價(jià)格水平資料和近期價(jià)格變動(dòng)預(yù)測(cè)資料；(4),國內(nèi)異地市場(chǎng)的價(jià)格水平資料和近期價(jià)格變動(dòng)預(yù)測(cè)資料；(5),本地市場(chǎng)的價(jià)格水平資

11、料和近期價(jià)格變動(dòng)預(yù)測(cè)資料；(6),原料質(zhì)量結(jié)構(gòu)對(duì)比資料；由于同一品種原料因供貨渠道不同，其原料的品質(zhì)亦有所不同，從而引起價(jià)格水平的不一。在保證到貨原料質(zhì)量的前提下，應(yīng)以成本最低為準(zhǔn)則，選購最合適的原料。(7).本公司與同行業(yè)的原材料存貨資料；(8),付款方式變動(dòng)分析資料和資金需求量、資金需求時(shí)間變動(dòng)分析資料(9).供應(yīng)商的信用分析資料；(10),供應(yīng)商及公司的運(yùn)輸損耗資料；(11),歷年來的氣象資料，以及近期的氣象預(yù)測(cè)資料，包括原材料采購地點(diǎn)和運(yùn)輸路線地區(qū)，原材料庫存地點(diǎn)的歷史氣象資料和氣象預(yù)測(cè)資料；(12),與兄弟公司、同行業(yè)公司在采購管理水平、采購數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、存貨上的比較分析資料。3

12、.1.3,原材料市場(chǎng)分析報(bào)告的完成與通過(1),原材料采購市場(chǎng)分析是以采購部為主，財(cái)會(huì)部、品管部為輔的，對(duì)生產(chǎn)原料、超級(jí)混合料、燃料、包裝物等的目前供應(yīng)狀態(tài)，以及變動(dòng)趨勢(shì)情況的分析和預(yù)測(cè)，它是公司領(lǐng)導(dǎo)人制定采購決策的主要依據(jù)之一。(2),原材料市場(chǎng)分析報(bào)告的主要內(nèi)容分為五個(gè)部分，第一部分是公司原材料(原料、超級(jí)混合料等)的庫存數(shù)量及金額；第二部分是當(dāng)前可供貨情況和當(dāng)前市場(chǎng)價(jià)格的資料搜集對(duì)比情況；第三部分是市場(chǎng)價(jià)格、供貨量、需求量的變動(dòng)預(yù)測(cè)，主要依據(jù)于所搜集的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)信息分析填制；第四部分是氣象變化預(yù)測(cè)和運(yùn)輸狀況的預(yù)測(cè)，主要依據(jù)于歷年的經(jīng)驗(yàn)和所取得的氣象分析資料、運(yùn)輸單位實(shí)際運(yùn)輸變動(dòng)狀況而填制；

13、第五部分為訂購點(diǎn)的初步確定，它根據(jù)以上分析結(jié)果填制，并供采購委員會(huì)會(huì)議分析和討論，以作最后的確定。(3) .原材料市場(chǎng)分析報(bào)告一式五聯(lián)，由采購部負(fù)責(zé)編制，交采購委員會(huì)會(huì)議秘書；由采購委員會(huì)會(huì)議秘書編號(hào)后，分送以下人員：(a) .第一聯(lián)地區(qū)副總裁；(b) .第二聯(lián)總經(jīng)理；.第三聯(lián)財(cái)務(wù)長；(d) .第四聯(lián)品管部負(fù)責(zé)人；(e) .第五聯(lián)采購部。(4) .采購委員會(huì)成員收到原材料市場(chǎng)分析報(bào)告后，應(yīng)對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)和作出分析意見，并在定期召開的采購委員會(huì)會(huì)議上發(fā)表意見進(jìn)行討論，以確定原材料的訂購點(diǎn)及各項(xiàng)采購決策，或者視情況緊急而召開臨時(shí)采購委員會(huì)會(huì)議，以及時(shí)作出供貨過程中的各項(xiàng)決策。3.2.采購決策采購

14、決策是采購委員會(huì)在定期和不定期召開的會(huì)議上，在統(tǒng)一認(rèn)識(shí)了目前的供貨狀態(tài)、供貨形勢(shì)后，所制定的各項(xiàng)采購策略；及針對(duì)供貨過程所發(fā)生的各種問題所決定的將采取的各種措施。(詳見圖表1-D)(1) .通過集體決策，可以保持采購管理水平的穩(wěn)定性。(2) .采購決策的實(shí)際效應(yīng)，體現(xiàn)在采購成本的合理性和保持在較低水平上，以增加公司產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)能力。(3) .鍛練和提高了公司中上層管理人員的素質(zhì)和工作責(zé)任。3.2.2. 采購決策的主要依據(jù)(1) .原材料市場(chǎng)分析報(bào)告(2) .原材料庫存日?qǐng)?bào)表(3) .原材料安全庫存分析表(4) .原材料采購計(jì)劃(5) .原材料采購資金分析(6) .其他各種采購資料3.2.3. 采

15、購委員會(huì)會(huì)議內(nèi)容和決議的執(zhí)行(1) .會(huì)議內(nèi)容(a) .當(dāng)期采購決策。(b) .上期采購委員會(huì)會(huì)議決議的執(zhí)行檢查上期會(huì)議決議的執(zhí)行檢查，主要是針對(duì)采購過程的組織工作、費(fèi)用控制、損耗控制情況的檢查。.趨勢(shì)分析和相應(yīng)對(duì)策主要是對(duì)下一階段的原材料供應(yīng)量、價(jià)格、供應(yīng)商等變化情況的預(yù)策分析及對(duì)策。(2) .當(dāng)期采購決策與會(huì)議決議的執(zhí)行(a) .對(duì)目前供貨市場(chǎng)作進(jìn)一步的討論分析，以確定各品種原料的需求量及儲(chǔ)存量，并結(jié)合價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)預(yù)測(cè)供貨變動(dòng)情況。(b) .分析因季節(jié)性變動(dòng)所需變動(dòng)的原料品種或數(shù)量，并測(cè)算因此而產(chǎn)生產(chǎn)品成本結(jié)構(gòu)變動(dòng)所帶來的影響。.根據(jù)原材料庫存和安全庫存分析及產(chǎn)銷實(shí)際情況，調(diào)整修改采購計(jì)劃

16、。(d) .對(duì)采購成本進(jìn)行測(cè)算，并分析資金占用情況和計(jì)入資金占用利息(e) .分析采購成本變動(dòng)對(duì)銷售價(jià)格的影響。.分析公司資金的流入、流出情況，確定資金實(shí)際需求量。(g) .依據(jù)各供應(yīng)商的情況，如價(jià)格、數(shù)量、品質(zhì)、質(zhì)量、運(yùn)輸、信用、結(jié)算方式、交貨地點(diǎn)等，分析并確定供應(yīng)商選擇范圍和作出選擇方案。(h) .對(duì)會(huì)議討論、修改的采購計(jì)劃和各項(xiàng)措施進(jìn)行討論通過。(i) .根據(jù)會(huì)議決議授權(quán)采購部簽定采購合同。3.3.原材料市場(chǎng)分析制度控制要點(diǎn)3.3.1. 定期提供撰牧鮮諧治霰d金氤3.3.2. 每項(xiàng)采購業(yè)務(wù)須有財(cái)會(huì)部的會(huì)簽意見。3.3.3. 原材料采購檔案建立的完整性與應(yīng)用水平的提高。4 .采購業(yè)務(wù)的管理

17、與控制(詳見圖表1-E,1-F,1-G)4.1. 采購業(yè)務(wù)的確定采購業(yè)務(wù)首先依據(jù)與產(chǎn)銷狀況而予以確定，因此年度、季度、月度的生產(chǎn)計(jì)劃(包括內(nèi)部調(diào)撥量和庫存量)，銷售計(jì)劃，是編制年、季、月采購計(jì)劃的基礎(chǔ)。4.1.1. 原材料需用量計(jì)劃和原材料需用款計(jì)劃(1) .原材料需用量報(bào)告。(a) .品管部根據(jù)月度生產(chǎn)量計(jì)劃，并與銷售計(jì)劃、內(nèi)部調(diào)撥用量計(jì)劃、產(chǎn)成品庫存量計(jì)劃核對(duì)后，編制“原材料需用量測(cè)算表”。(b) .“原材料需用量測(cè)算表”是根據(jù)各品種產(chǎn)品的數(shù)量，按配方計(jì)算成各品種原料、超級(jí)混合料的報(bào)表，該表由品管部自用。(c) .品管部根據(jù)“原材料需用量測(cè)算表”編制“原材料需用量報(bào)告”，并在報(bào)告中提出有關(guān)

18、采購原料的分析意見和建議，該報(bào)告一式四聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理；第二聯(lián)交財(cái)會(huì)部；第三聯(lián)交采購部；第四聯(lián)由品管部留存。(2) .原材料采購資金分析周報(bào)(a) .財(cái)會(huì)部每周應(yīng)編制“原材料采購資金分析周報(bào)”，并作為采購委員會(huì)會(huì)議制定采購決策的分析依據(jù)。(b) .“原材料采購資金分析周報(bào)”也是財(cái)會(huì)部安排付款的依據(jù)之一，它包括有已訂購、在途、已人庫原材料的付款狀況。(c) .“原材料采購資金分析周報(bào)”，一式二聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)由財(cái)務(wù)長留存。4.1.2. 年度、季度、月度采購計(jì)劃(1) .原材料采購年度計(jì)劃(a) .采購部依據(jù)年度目標(biāo)生產(chǎn)量和原材料安全庫存編制原材料采購年度計(jì)劃。(b) .原材料采購年度

19、計(jì)劃一式三聯(lián)，由采購部編制后，將第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)長，第三聯(lián)由采購部留存。(2) .原材料采購季度計(jì)劃(a) .采購部根據(jù)調(diào)整后的季度目標(biāo)生產(chǎn)量，和原材料安全庫存，修改原材料采購年度計(jì)劃中的本季度采購計(jì)劃。(b) .該表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)長，第三聯(lián)由采購部留存。(3) .月度原材料采購計(jì)劃(a) .采購部根據(jù)調(diào)整后的本月目標(biāo)生產(chǎn)量，和品管部提供的“原材料需用量報(bào)告”，確定本月計(jì)劃采購量。(b) .采購部根據(jù)當(dāng)前原料市場(chǎng)實(shí)際價(jià)格測(cè)算出資金需用量。.原材料采購計(jì)劃一式三聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)長，第三聯(lián)留存采購部。(d).采購委員會(huì)會(huì)議上，根據(jù)會(huì)議決議修改原材

20、料采購計(jì)劃，并作為采購業(yè)務(wù)發(fā)生的依據(jù)。4.2. 采購申請(qǐng)4.2.1. 采購申請(qǐng)依據(jù)采購業(yè)務(wù)每次發(fā)生時(shí)，包括向供應(yīng)商采購原料、包裝物；向集團(tuán)內(nèi)兄弟公司采購的超級(jí)混合料，都必須填寫“原材料采購申請(qǐng)”采購申請(qǐng)應(yīng)依據(jù)采購委員會(huì)會(huì)議確定的供應(yīng)商或供應(yīng)商選擇范圍，以及采購計(jì)劃進(jìn)行編制。4.2.2. 采購申請(qǐng)的填制及采購部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)(1) .采購部根據(jù)供應(yīng)商提供的原材料樣品品質(zhì)情況和品管部的化驗(yàn)結(jié)果填列在采購申請(qǐng)上。(2) .采購申請(qǐng)根據(jù)本月批準(zhǔn)的采購計(jì)劃填列所需購買的原材料品種和數(shù)量；在采購申請(qǐng)中分供應(yīng)商情況和采購部申請(qǐng)意見兩大部份，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和具體分析填列。(3) .采購部負(fù)責(zé)人根據(jù)采購申請(qǐng)的內(nèi)容核

21、對(duì)有關(guān)資料后，簽字核準(zhǔn)。并將原材料樣品化驗(yàn)資料存檔備查。4.2.3. 樣品化驗(yàn)及品管部、財(cái)會(huì)部的會(huì)簽(1) .品管部將樣品分析結(jié)果和分析建議意見會(huì)簽在采購申請(qǐng)單上，供采購部參考。對(duì)提貨形式的原材料采購，品管部必須派專人前往供應(yīng)商倉庫進(jìn)行100%的實(shí)地抽樣檢查。(2) .財(cái)務(wù)長檢查采購申請(qǐng)是否符合采購委員會(huì)的決議，以及檢查最高庫存情況。(詳見圖表2-A,4-A)4.2.4. 總經(jīng)理核準(zhǔn)后的建檔追蹤與合同的簽定(1) .總經(jīng)理根據(jù)采購申請(qǐng)的內(nèi)容，進(jìn)行修改與核定，并建立追蹤檔案,以保證按期完成采購任務(wù)。(2) .采購部根據(jù)總經(jīng)理核準(zhǔn)的采購申請(qǐng)，與供應(yīng)商簽定合同，并經(jīng)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)長審核無誤后，蓋章生效

22、。(3) .采購申請(qǐng)一式四聯(lián)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，第一聯(lián)留于總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)長，第三聯(lián)交品管部，第四聯(lián)留存采購部。(4) .采購合同的正本一式四聯(lián)。其中，第一聯(lián)供應(yīng)商，第二聯(lián)財(cái)會(huì)部，第三聯(lián)總經(jīng)理，第四聯(lián)采購部。(5) .采購合同控制要點(diǎn)(a) .在合同簽發(fā)之前，財(cái)會(huì)部必須審核合同是否與批準(zhǔn)后的采購申請(qǐng)一致。(b) .應(yīng)采用經(jīng)集團(tuán)總部認(rèn)可的本公司的采購合同。.在合同中必須注明合同的履約地在公司所屬地，即由公司所屬的人民法院管轄處理。(d).必須有供應(yīng)商單位的法定代表人簽字；若供應(yīng)商單位法定代表人授權(quán)代理人在合同上簽字，采購部必須向供應(yīng)商索取授權(quán)書，經(jīng)審核后交公司檔案室存檔(詳見圖表2-B,4-B

23、)(e).采購合同生效后，采購申請(qǐng)單才相應(yīng)生效。原材料收貨時(shí)的收貨報(bào)告的開立，須以生效后的采購申請(qǐng)單作為原材料收貨報(bào)告開立的依據(jù)。4.3. 原材料交貨地點(diǎn)的確定與控制4.3.1. 控制原則(1) .損耗最小原則即應(yīng)采用送貨制，并以公司計(jì)量設(shè)備計(jì)量為準(zhǔn)(過公司地磅)(2) .運(yùn)輸成本最低原則原材料在提貨制的情況下，應(yīng)盡量了解各種運(yùn)輸方案以降低運(yùn)輸成本，如利用回程車降低運(yùn)輸成本。(3) .風(fēng)險(xiǎn)最低原則大宗原料的異地采購應(yīng)以送貨制為宜，因其價(jià)值大，路程遠(yuǎn)，運(yùn)輸情況復(fù)雜，雖有保險(xiǎn)可降低其風(fēng)險(xiǎn)，但若發(fā)生供貨時(shí)間的貽誤、成本的增加等情況，對(duì)生產(chǎn)和銷售都會(huì)帶來很大影響。(4) .綜合分析原則除考慮以上三項(xiàng)原

24、則外，還須考慮結(jié)算方式、運(yùn)輸條件、包裝情況、裝卸情況、采購數(shù)量、品種等諸多因素而定。4.3.2. 運(yùn)輸方式的確定(1) .按承運(yùn)對(duì)象分類(a) .公司自運(yùn)(提貨)(b) .供應(yīng)商自運(yùn)(送貨).供應(yīng)商委托代運(yùn)(送貨)(d).公司委托代運(yùn)(提貨)(2) .按運(yùn)輸工具不同分類(a) .鐵路運(yùn)輸(b) .公路運(yùn)輸.海運(yùn)(d) .水運(yùn)(內(nèi)河)(e) .空運(yùn)(特殊情況下的貴重超級(jí)混合料)(3) .運(yùn)輸保險(xiǎn)原材料采購在提貨制的情況下發(fā)生的運(yùn)輸保險(xiǎn)辦理一般有兩種情況：(a) .由公司向保險(xiǎn)公司辦理運(yùn)輸保險(xiǎn)(b) .供應(yīng)商代為辦理運(yùn)輸保險(xiǎn)為了加強(qiáng)貨物運(yùn)輸投保管理工作，降低貨物運(yùn)輸?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，若無特殊情況必須由本公司

25、向保險(xiǎn)公司辦理運(yùn)輸保險(xiǎn)。4.3.3. 財(cái)會(huì)部會(huì)簽控制要點(diǎn)(1) .應(yīng)要求采購部主管在“采購申請(qǐng)”表上對(duì)交貨地點(diǎn)的確定理由,作出分析說明。(2) .財(cái)務(wù)長在會(huì)簽時(shí)應(yīng)對(duì)交貨地點(diǎn)的選擇與確定提出分析意見，供總經(jīng)理和采購委員會(huì)會(huì)議討論參考。(3) .原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)須由本公司向保險(xiǎn)公司辦理。4.4. 安全庫存的控制4.4.1. 安全庫存管理包括安全庫存量和安全存放期的管理與控制。4.4.2. 安全庫存量的設(shè)定應(yīng)由采購部會(huì)同生產(chǎn)部、品管部研究提出，并在采購委員會(huì)會(huì)議上討論通過，作為采購決策的依據(jù)。4.4.3. 安全庫存應(yīng)隨產(chǎn)品銷售結(jié)構(gòu)變動(dòng)和季節(jié)性變動(dòng)予以調(diào)整。4.4.4. 每日比較安全庫存和實(shí)際庫存差異。

26、4.4.5. 對(duì)比原材料的有效存放期和實(shí)際存放期。4.5. 采購費(fèi)用的控制4.5.1. 采購費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)設(shè)定4.5.2. 實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算相比較4.5.3. 單位數(shù)量費(fèi)用的分析與比較4.5.4. 采購損耗的對(duì)比分析4.6. 采購資金成本控制4.6.1. 采購原材料專項(xiàng)貸款的利息支出合理性控制(1) .為采購原材料而向銀行舉借的貨款，必須在作出采購決策前做出分析，供采購委員會(huì)討論。(2) .對(duì)倉庫原材料最低庫存量的品種結(jié)構(gòu)作出分析，并在采購委員會(huì)議上提出修改，以保證原材料庫存不出現(xiàn)積壓的情況。4.6.2. 銷售現(xiàn)金流入和采購現(xiàn)金流出的時(shí)間性控制(1) .銷售信用政策是建立在穩(wěn)定的銷售現(xiàn)金流入的基礎(chǔ)

27、上進(jìn)行的,即資金的回籠量應(yīng)隨著賒銷而增加。資金的回籠期應(yīng)控制在一定的時(shí)間范圍內(nèi)，而不應(yīng)擴(kuò)大。(2) .采購現(xiàn)金流出和時(shí)間控制。(a) .分析原料供應(yīng)量的間斷點(diǎn)，以求避開間斷點(diǎn)出現(xiàn)之前購買，和間斷點(diǎn)結(jié)束之前購買。(b) .分析運(yùn)輸狀況和氣候變化，以求避開運(yùn)輸高峰和運(yùn)輸不暢的情況下購買。.分析同行業(yè)公司的購買動(dòng)向，根據(jù)以上兩點(diǎn)作出正確的購買決策。4.7. 原材料采購資料的建立與管理4.7.1. 采購部資料的建立與管理(1) .采購申請(qǐng)檔案詳見4.2采購申請(qǐng)一節(jié)。(2) .采購合同檔案詳見4.2采購申請(qǐng)一節(jié)。(3) .'供應(yīng)商基本情況表檔案(a).'供應(yīng)商基本情況表應(yīng)根據(jù)交易記錄隨機(jī)

28、登記(b).'供應(yīng)商基本情況表一式三聯(lián)，應(yīng)每月定期將第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第三聯(lián)留存采購部。(4) .訪問供應(yīng)商情況登記表檔案(a) .采購業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商接洽時(shí)，必須將供應(yīng)商的有關(guān)情況記錄在訪問供應(yīng)商情況登記表上，以供采購部或采購委員會(huì)分析之用。(b) .'訪問供應(yīng)商情況登記表一式二聯(lián)，第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)留存采購部。(5) .原材料市場(chǎng)分析報(bào)告檔案詳見3.1.3.原材料市場(chǎng)分析報(bào)告的完成與通過。(6) .原材料采購計(jì)劃檔案詳見4.1.2.年度、季度、月度采購計(jì)劃。(7) .原材料安全庫存分析表檔案(a).'原材料安全庫存分析表的特點(diǎn)是由采購、生產(chǎn)、品管、財(cái)

29、會(huì)部都可在采購委員會(huì)會(huì)議上發(fā)表自己的分析意見，以保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行，避免原材料的積壓。(b).'原材料安全庫存分析表一式五聯(lián)，采購部編制后留存第五聯(lián)，分送第一聯(lián)給總經(jīng)理，第二聯(lián)財(cái)務(wù)長，第三聯(lián)品管部，第四聯(lián)生產(chǎn)部。(8) .原材料采購損耗檔案(a) .異地采購損耗分析詳見6.4.異地原材料采購分析。(b) .收購損耗分析詳見6.5.收購原料損耗分析。.原材料采購損耗分析表詳見6.6.原材料采購損耗分析.(9) .異地采購異地提貨的資料檔案詳見5.1.原材料異地采購異地提貨。(10) .本地采購或異地送貨或送貨收購的資料檔案詳見5.3.原材料本地采購/異地送貨/送貨收購的收貨過程。(11)

30、 .本地上門收購資料檔案詳見5.4.本地原材料上門收購過程。(12) .原材料采購付款申請(qǐng)檔案(a) .由采購部采購業(yè)務(wù)員根據(jù)合同付款期限而預(yù)先填寫的憑證，在結(jié)算和付款后存檔備查。(b) .財(cái)會(huì)部門根據(jù)采購合同，并結(jié)合實(shí)際供貨情況予以核批。.根據(jù)采購批準(zhǔn)權(quán)限分別由采購部、總經(jīng)理或采購委員會(huì)核準(zhǔn)后，交出納按規(guī)定的付款方式支付貨款。(d).'付款申請(qǐng)一式二聯(lián)，第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)申請(qǐng)人留存。(e).'付款申請(qǐng)亦可作為日常報(bào)銷付款之憑證。4.7.2. 關(guān)聯(lián)資料的建立與管理(1) .生產(chǎn)產(chǎn)量計(jì)劃表檔案詳見生產(chǎn)管理制度2.7.1.產(chǎn)量計(jì)劃的編制。(2) .銷售量計(jì)劃表檔案詳見銷售管理制

31、度。(3) .每月原材料需用量報(bào)告檔案詳見4.1.1.原材料需用量計(jì)劃的原材料需用款計(jì)劃。(4) .品質(zhì)分析報(bào)告檔案(a) .采購部應(yīng)按產(chǎn)地分類存檔(b) .'品質(zhì)分析報(bào)告由品管部編制后留存第二聯(lián)，并將第一聯(lián)交采購部。.該品質(zhì)分析報(bào)告亦可作為產(chǎn)成品的品質(zhì)分析報(bào)告，填制完成后留存第二聯(lián)，將第一聯(lián)交生產(chǎn)部。(5) .原材料到貨復(fù)檢報(bào)告(a) .異地提貨后到貨，由品管人員對(duì)原材料再次進(jìn)行檢驗(yàn)的記錄。(b) .若運(yùn)輸出險(xiǎn)，在通知和委托本地保險(xiǎn)公司勘查時(shí)，進(jìn)行復(fù)檢。.本表一式三聯(lián)，由品管部編制后留存第三聯(lián)，第二聯(lián)交采購部，第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部。(6) .原材料庫存日?qǐng)?bào)表檔案詳見生產(chǎn)管理制度1.2.1.

32、(2).原材料庫存日?qǐng)?bào)表的編制。(7) .原料過磅單檔案(a) .原料過磅單應(yīng)設(shè)計(jì)在原料收貨報(bào)告中。(b) .原料收貨報(bào)告詳見5.2.14。4.7.3. 歷史資料的應(yīng)用與管理應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要利用過去資料作出對(duì)比和變動(dòng)分析，以供決策之用，主要的分析有以下幾種：(1) .對(duì)各部供應(yīng)商的信用和經(jīng)營狀況進(jìn)行對(duì)比分析。(2) .對(duì)原材料供應(yīng)地點(diǎn)和數(shù)量作出對(duì)比分析。(3) .對(duì)公司采購品種結(jié)構(gòu)的數(shù)量變動(dòng)情況作出對(duì)比分析。(4) .對(duì)采購結(jié)算方式作出對(duì)比分析。(5) .對(duì)運(yùn)輸狀況作出對(duì)比分析。5 .原材料采購收貨過程控制5.1. 原材料異地采購異地提貨過程(詳見圖表2-C-1-2-C-4)5.1.1. 原材料

33、異地提貨的一般程序(1) .品管部派專人在異地提貨地點(diǎn)對(duì)原材料進(jìn)行100%的抽樣，并將抽樣檢查結(jié)果通知公司。(2),經(jīng)檢驗(yàn)合格公司同意購買簽定合同和落實(shí)運(yùn)輸工具后，采購部派采購業(yè)務(wù)員在異地對(duì)交貨地的計(jì)量設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn)。公司如有自檢經(jīng)驗(yàn)可以自行檢驗(yàn)，否則應(yīng)請(qǐng)國家認(rèn)可的計(jì)量單位進(jìn)行檢驗(yàn)。(3),采購部辦理原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)。(4),在異地提貨時(shí)，如采用錢貨兩訖的交貨付款形式，采購部根據(jù)合同和異地原材料檢驗(yàn)的數(shù)量辦理付款申請(qǐng)(錢貨兩訖的情況，是指在提貨地點(diǎn)提貨后付款的形式)。為保證貨款的安全，公司須事先在提貨地點(diǎn)的銀行辦理銀行存款專戶，并約定未經(jīng)公司財(cái)務(wù)長的同意，提貨地點(diǎn)銀行不得付款。(5),提貨開始后，

34、在提貨地的港/站地磅過磅前，由品管人員對(duì)貨車裝運(yùn)的原料作30%抽樣檢查，對(duì)不合格的原料作退回處理。(6),在異地交貨點(diǎn)對(duì)供應(yīng)商所運(yùn)送的原料進(jìn)行過磅稱重，并在過磅單(公司外過磅單)上登記。(7),原料在卸下裝船或裝火車車皮前，由品管人員作100%的抽樣檢查，對(duì)不合格原料作退貨處理，并將檢驗(yàn)結(jié)果登記在品質(zhì)分析報(bào)告上。(8) .抽檢合格后，在原料裝船或裝火車車皮時(shí)由采購業(yè)務(wù)員按車登記原材料裝車/船情況記錄。(9) .供應(yīng)商送貨車輛卸完貨后，在交貨點(diǎn)地磅作空車計(jì)重，公司過磅人員在過磅單上登記后，將過磅單第三聯(lián)交司機(jī)帶給供應(yīng)商作為結(jié)算的依據(jù)。經(jīng)100%檢驗(yàn)不合格予以退貨的原料，須過磅計(jì)重，并作為貨款結(jié)算

35、的扣減項(xiàng)目。(10) .裝船或裝車完畢后，根據(jù)原材料裝車/船情況記錄和地磅單裝運(yùn)數(shù)量，及應(yīng)扣減項(xiàng)目結(jié)算后，予以支付貨款。(11) .火車或貨船啟程時(shí)，為保證按時(shí)到達(dá)公司和做好運(yùn)輸環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作，應(yīng)派公司押運(yùn)人員照看公司所運(yùn)原料，并做好押運(yùn)記錄。5.1.2. 異地提貨原材料的品質(zhì)保證(1) .品管部必須派經(jīng)驗(yàn)豐富的品管技術(shù)人員前往提貨地點(diǎn)對(duì)供應(yīng)商的原材料庫存進(jìn)行100%抽檢。(2) .在提貨時(shí)須對(duì)原料進(jìn)行過磅前的30%抽樣檢查和裝船或裝車皮前的100%抽樣檢查。(3) .公司應(yīng)重視異地提貨原材料的品質(zhì)，并保證抽樣檢驗(yàn)的可靠性。(4) .由品管部將異地供應(yīng)商庫存原材料的品質(zhì)分析報(bào)告，與來樣品質(zhì)分析

36、作對(duì)比分析。(5) .在異地提貨時(shí)，采購人員應(yīng)根據(jù)品管人員對(duì)裝運(yùn)原料的抽檢結(jié)果，將不合格原料作退回處理5.1.3. 異地計(jì)量設(shè)備的檢查在異地提貨時(shí)對(duì)原料的計(jì)量必須是正確的，因此應(yīng)按以下兩種情況對(duì)提貨點(diǎn)的地磅予以檢測(cè)和校正：(1),計(jì)量設(shè)備自檢情況記錄(a),將校正前的地磅數(shù)據(jù)，記錄在計(jì)量設(shè)備自檢情況記錄上。(b),自檢過程應(yīng)選定標(biāo)準(zhǔn)稱重物a.標(biāo)準(zhǔn)法碼b.標(biāo)準(zhǔn)載重物品。在標(biāo)準(zhǔn)法碼無法借到的情況下所采用的方法。,過磅檢查a,作兩次過磅記錄，檢查其差異。b,不同地磅的復(fù)磅檢查，并與異地提貨點(diǎn)地磅的過磅數(shù)據(jù)進(jìn)行比較。復(fù)磅時(shí)，應(yīng)選擇其他公司的正常工作地磅。(d),校正地磅，并將調(diào)整結(jié)果記錄計(jì)量設(shè)備自檢情

37、況記錄上。(e),'計(jì)量設(shè)備自檢情況記錄一式三聯(lián)，由采購部人員在檢查地點(diǎn)記錄后，交采購負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，并將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交品管部，第三聯(lián)留存于采購部。(2),計(jì)量設(shè)備外檢情況記錄(a),在無自檢能力的情況下，應(yīng)委托提貨地點(diǎn)由國家認(rèn)可的計(jì)量單位予以檢測(cè)，并將檢測(cè)情況記錄在計(jì)量設(shè)備外檢情況記錄上。(b).'計(jì)量設(shè)備外檢情況記錄一式三聯(lián)，由公司采購部檢測(cè)人員填寫后，交采購負(fù)責(zé)人核簽后，將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)將交品管部，第三聯(lián)留存采購部。5.1.4. 原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)(1) .為避免原材料運(yùn)輸過程因各種意外造成的損失，簽定合同后應(yīng)著手辦理原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)事項(xiàng)，并將投保過程情況記錄在原

38、材料運(yùn)輸保險(xiǎn)記錄上。原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)應(yīng)全額保險(xiǎn)。隨著運(yùn)輸保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的增加，須要求保險(xiǎn)單位降低保險(xiǎn)費(fèi)率，而不允許對(duì)原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)采用部分保險(xiǎn)，以單獨(dú)達(dá)到降低保險(xiǎn)費(fèi)，同時(shí)亦增加運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)象。(2) .'原材料運(yùn)輸保險(xiǎn)記錄一式二聯(lián)，由采購部投保經(jīng)辦人負(fù)責(zé)辦理后，交采購經(jīng)理會(huì)簽，并將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)留存采購部。5.1.5. 異地原材料采購付款申請(qǐng)(1) .一般來說，異地原材料采購并在異地提貨的情況，往往出現(xiàn)在原材料貨源比較緊張的時(shí)候，在結(jié)算方式上也就形成一手交錢一手交貨(錢貨兩訖)的形式。根據(jù)這一情形，一般在采購合同訂立以后，在提貨之前就可以擬定付款方式和辦理付款申請(qǐng)。(2) .財(cái)會(huì)部對(duì)

39、錢貨兩訖的付款方式必須嚴(yán)格控制。為保證貨款的安全性，原則上必須在提貨地點(diǎn)的銀行設(shè)置銀行專戶，并與提貨地點(diǎn)的銀行約定公司將款項(xiàng)劃入后，未經(jīng)財(cái)務(wù)長通知提貨地點(diǎn)銀行付款，當(dāng)?shù)劂y行不得將款項(xiàng)劃至供應(yīng)商的帳號(hào)。(3) .異地原材料貨款的劃款通知，應(yīng)在原材料裝車/裝船完畢后，由采購部和品管部通知財(cái)務(wù)長，并經(jīng)核實(shí)后，由財(cái)會(huì)部通知當(dāng)?shù)劂y行劃轉(zhuǎn)。.付款申請(qǐng)單付款申請(qǐng)單的格式，詳見4.7.1.(12)的說明。5.1.6. 異地提貨過磅報(bào)告(1) .由異地提貨點(diǎn)過磅的采購人員或公司其他人員，將提貨地點(diǎn)的過磅計(jì)重情況、過磅車次情況，記錄在過磅單(公司外)上。(2) .'過磅單一式三聯(lián)，第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交

40、采購部，第三聯(lián)交供應(yīng)商作貨款結(jié)算的依據(jù)。(3) .提貨地點(diǎn)的采購人員應(yīng)將過磅單與原材料裝車/船情況記錄核對(duì)，并作為付款的依據(jù)。5.1.7. 原材料裝船或車記錄(1) .'原材料裝如!臺(tái)記錄是指過磅后的合格原材料裝至貨輪或者火車車皮，或者裝至運(yùn)回公司重型貨車的裝載記錄。(2) .裝載記錄根據(jù)每一短途運(yùn)輸貨車的卸貨檢驗(yàn)合格數(shù)量予以記錄原材料的實(shí)收數(shù)量。裝船或裝車完畢的實(shí)收總數(shù)即為接合同購買原料的應(yīng)付款數(shù)量。(3) .'原材料裝如!臺(tái)記錄亦適用與公司收貨以后，因變更運(yùn)輸工具的原材料轉(zhuǎn)運(yùn)過程。對(duì)轉(zhuǎn)運(yùn)過程中發(fā)生的泄漏原料，在裝袋、裝車后，應(yīng)記錄在原材料裝車/船記錄之中。(4) .'

41、;原材料裝船車記錄一式三聯(lián)，由公司采購部人員在裝船/車現(xiàn)場(chǎng)予以記錄，經(jīng)采購經(jīng)理、品管部會(huì)簽后，將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)品管部，第三聯(lián)留于采購部。(5) .在異地提貨工作完成后，經(jīng)核實(shí)無誤的原材料裝船/車記錄作為付款的依據(jù)之一。5.1.8. 原材料運(yùn)輸押運(yùn)記錄(1) .對(duì)無押運(yùn)人員押運(yùn)異地提貨原材料的情況，采購部經(jīng)理應(yīng)事先在采購委員會(huì)會(huì)議上或者在采購申請(qǐng)上說明原因，否則在異地采購異地提貨的原材料應(yīng)安排人員押運(yùn)。(2) .'原材料運(yùn)輸押運(yùn)是針對(duì)目前運(yùn)輸狀況而采取的供貨暢通決策之一，它對(duì)運(yùn)輸途中的貨物安全情況和運(yùn)輸環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題予以協(xié)調(diào)，以保證貨物及時(shí)地到達(dá)公司有著積極的作用。(3) .&#

42、39;原材料運(yùn)輸押運(yùn)記錄一式三聯(lián)，由押運(yùn)人員填制后交采購部負(fù)責(zé)人核簽后，將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交品管部，第三聯(lián)交采購部。5.1.9. 異地提貨報(bào)告(1) .采購部業(yè)務(wù)主管將異地提貨過程的各項(xiàng)記錄和資料匯總后，填制在異地提貨報(bào)告上。(2) .有關(guān)匯總數(shù)據(jù)應(yīng)與記錄人核實(shí)確認(rèn)。(3) .'異地提貨報(bào)告是檢查異地提貨工作情況的一攬性報(bào)告，是采購委員會(huì)會(huì)議決議執(zhí)行報(bào)告之一。(4) .'異地提貨報(bào)告一式四聯(lián)，由采購部編制后，將第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第三聯(lián)交品管部，第四聯(lián)留存于采購部。-2-D-6)5.2. 異地采購提貨后到港或到站時(shí)的提貨及收貨過程(詳見圖表2-D-1-5.2.

43、1. 異地提貨后原材料到貨及收貨的一般程序(1) .異地提貨原材料在到達(dá)公司所在地之前，采購部根據(jù)應(yīng)到達(dá)日期發(fā)出到貨通知。(2) .成立提貨管理小組，負(fù)責(zé)港口或車站的理貨工作、短途運(yùn)輸?shù)难惨暪ぷ骱凸臼肇浌ぷ鳌?3) .確定到港或到站的地點(diǎn)，并對(duì)港/站的計(jì)量設(shè)備進(jìn)行檢查和校正。(4) .確定運(yùn)輸單位(或公司自運(yùn))和裝卸單位，并對(duì)運(yùn)輸工具進(jìn)行檢查。(5) .到貨后，品管部應(yīng)立即組織對(duì)原材料的品質(zhì)進(jìn)行復(fù)查。(6) .若運(yùn)輸過程中發(fā)生原料受損的情況，應(yīng)即通知并委托當(dāng)?shù)乇ｋU(xiǎn)公司進(jìn)行勘查、確定損失、出具出險(xiǎn)證明，以作為索賠的依據(jù)。(7) .在港/站由裝卸單位將原料轉(zhuǎn)裝至短途運(yùn)輸車輛上，品管人員應(yīng)指示裝卸

44、人員將受損等不合格原料單獨(dú)裝運(yùn)，公司理貨小組人員須按車作原材料裝車記錄(具格式與原伽蒙車錄相同)；在港/站裝運(yùn)過程中發(fā)生的漏地原料應(yīng)裝袋、裝車，并記錄在原材料裝車記錄上。(8) .運(yùn)輸單位車輛將原料運(yùn)至港/站地磅進(jìn)行過磅計(jì)重，由公司理貨小組人員記錄在過磅單'/站)上港并將過磅單第三聯(lián)交司機(jī)，作為進(jìn)入公司的憑證。(9) .公司巡邏小組按照運(yùn)輸路線進(jìn)行巡視，將短途運(yùn)輸中的漏地原料裝袋、裝車后運(yùn)到公司，并記錄在漏地原料報(bào)告上。(10) .運(yùn)輸單位司機(jī)出示港/站過磅單，并將身份證或駕駛證交門衛(wèi)換取出門證(收貨通知單)；門衛(wèi)將運(yùn)輸原料車輛情況記錄在貨車進(jìn)出情況記錄上；門衛(wèi)電話通知采購部、品管部、

45、原材料倉庫運(yùn)送原料車輛到達(dá)情況。(11) .采購人員向司機(jī)收取過磅單第三聯(lián)，將過磅單號(hào)登記在原料收貨報(bào)告上，并將原料收貨報(bào)告交司機(jī)，通知其前往過磅計(jì)重。(12) .地磅員在原料收貨報(bào)告上過磅計(jì)重后，將原料收貨報(bào)告交司機(jī)帶往倉庫。(13) .司機(jī)將送貨車輛駛至倉庫卸貨時(shí)，由品管人員作100%的抽樣檢查,并將檢查結(jié)果登記在品質(zhì)分析報(bào)告和原料收貨報(bào)告上。(14) .倉庫收貨人員根據(jù)品管部的檢查結(jié)果，將合格原料和不合格原料由裝卸單位人員分別按指定地點(diǎn)予以卸貨存放；倉庫收貨人員根據(jù)合格原料的卸貨包數(shù)登記在“原料收貨臺(tái)帳”上，對(duì)不合格原料則登記在“不合格原料登記簿”上。(15) .原材料倉庫收貨人員在每一

46、輛車卸貨后，在"原料收貨報(bào)告”上作收入包數(shù)、扣除單位原料包裝物重量的有關(guān)登記，并在出門證（收貨通知單）上簽字后交司機(jī)。(16) .卸貨完畢司機(jī)將空車駛往地磅進(jìn)行過磅，地磅員在“原料收貨報(bào)告”上登記，并留存"原料收貨報(bào)告"第四聯(lián)（原材料倉庫聯(lián)）其余交采購部。另外地磅員在“收貨通知單（出門證）上簽字后交司機(jī)。(17) .出門時(shí)司機(jī)將“收貨通知單（出門證）”交門衛(wèi)，門衛(wèi)審核“收貨通知單（出門證）”上倉庫收貨人員和地磅員的簽字后，交司機(jī)簽字后予以放行；同時(shí)門衛(wèi)在“貨車進(jìn)出情況記錄”上相應(yīng)登記；每日門衛(wèi)將收到的“收貨通知單（出門證）”、“貨車進(jìn)出情況記錄進(jìn)行核對(duì)后交財(cái)會(huì)部。

47、(18) .公司倉庫收貨人員在收到由地磅返回的“原材料收貨報(bào)告”上登記有關(guān)數(shù)據(jù)，并根據(jù)其過磅資料在“原料收貨臺(tái)帳”上登記過磅凈重資料。(19) .采購部根據(jù)港/站交來的原料裝車記錄和港/站過磅單，與公司的“原料收貨報(bào)告”進(jìn)行核對(duì)后，完成“原料收貨報(bào)告”的核算填制工作，并作為編制“異地提貨原料本地接貨報(bào)告”和“原材料收貨匯總報(bào)告(異地提貨)”的依據(jù)。(20) .采購部根據(jù)結(jié)算結(jié)果，支付原料短途運(yùn)輸款時(shí)，應(yīng)填制“付款申請(qǐng)”，由財(cái)會(huì)部審核無誤后支付。(21) .財(cái)會(huì)部依據(jù)異地港/站、本地港/站的過磅單，異地原材料裝車/船情況記錄，公司的“原料收貨報(bào)告，以及異地提貨、本地到貨、接貨和匯總報(bào)告等各項(xiàng)資料

48、，編制“原材料采購成本明細(xì)表”，以及“異地提貨原材料采購損耗分析表”。5.2.2. 到貨通知(1) .異地大宗原料采購在提貨后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際到達(dá)時(shí)間和已確定的接貨地點(diǎn)向公司有關(guān)部門發(fā)出到貨通知。(2) .應(yīng)通知的有關(guān)部門：a.總經(jīng)理辦公室b.財(cái)會(huì)部c.品管部d.原材料倉庫e地磅f.門衛(wèi)g.食堂h.運(yùn)輸部門等(3) .到貨通知的內(nèi)容包括:a.到貨時(shí)間、地點(diǎn)、接貨時(shí)間。b.原材料品種、數(shù)量。c.成立接貨管理小組。d.接貨要求等。5.2.3. 成立接貨管理小組接貨管理小組負(fù)責(zé)人一股由采購負(fù)責(zé)人擔(dān)任，作為接貨管理小組的總協(xié)調(diào)人應(yīng)負(fù)責(zé)安排原料接貨班次，協(xié)調(diào)接貨環(huán)節(jié)，解決接貨過程中的各項(xiàng)問題。(2)接貨管理

49、小組按管理要求分為三個(gè)小組，即理貨小組，巡邏小組,收貨小組。a.理貨小組它是指在港口或火車站等接貨地點(diǎn)負(fù)責(zé)監(jiān)督裝卸工作，負(fù)責(zé)港/站清掃漏地原料，負(fù)責(zé)在港/站過磅計(jì)量的工作小組。b.巡邏小組巡邏小組負(fù)責(zé)監(jiān)督運(yùn)輸單位從港/站接貨點(diǎn)裝車后至公司倉庫路程中的原料運(yùn)輸情況，即防止偷盜行徑和清掃運(yùn)回運(yùn)輸途中的漏地原料。c.公司收貨小組.負(fù)責(zé)安排送貨車輛在公司過磅、作品質(zhì)檢驗(yàn)、安排原料存放地點(diǎn)，并指揮車輛將原料卸入桶倉或指定的倉庫存放位置。5.2.4. 異地提貨原材料到港/站前的準(zhǔn)備工作(1) .到港/站的計(jì)量設(shè)備的檢查a.自檢(表單同前)b.外檢(表單同前)(2) .短途運(yùn)輸工具的檢查(a) .為保證原材

50、料在裝運(yùn)過程中的質(zhì)量，免遭污染、破包和漏地的損失，應(yīng)對(duì)車輛完好程度，清潔程度進(jìn)行檢查，并記錄在“運(yùn)輸工具檢查記錄”上。(b) .“運(yùn)輸工具檢查記錄”由采購部業(yè)務(wù)人員在檢查地點(diǎn)對(duì)運(yùn)輸工具檢查后填制，經(jīng)采購負(fù)責(zé)人、品管部負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交品管部，第三聯(lián)留存采購部。5.2.5. 原料異地提貨后到貨時(shí)的原料品質(zhì)復(fù)檢與分析(1) .原料到港/站時(shí)，公司品管人員需對(duì)其進(jìn)行復(fù)檢。(2) .到貨原材料若有出險(xiǎn)情況，公司采購人員、品管人員應(yīng)配合保險(xiǎn)公司人員確定損失數(shù)量。(3) .原料入庫前須進(jìn)行100%的檢查。(4) .將異地品質(zhì)分析和到貨品質(zhì)分析進(jìn)行對(duì)比。5.2.6. 在本地港/站裝運(yùn)過

51、程中原料漏地的處理(1) .對(duì)在本地港/站裝運(yùn)過程中原料漏地的情況，由理貨小組人員記錄在“原料裝車情況記錄”表上。(2) .漏地原料分列兩種情況：(a) .漏地以后散包應(yīng)組織人員裝袋、裝車，并作計(jì)包記錄。(b) .漏地后但未散包組織人員重新裝車，并作計(jì)包記錄。(3) .對(duì)漏地原料品質(zhì)的監(jiān)控對(duì)受污染的漏地原料在計(jì)包計(jì)重后，由品管部人員鑒定后，提出處理意見。(4) .財(cái)會(huì)部會(huì)計(jì)人員根據(jù)漏地?fù)p失情況，作相關(guān)的采購損耗處理。5.2.7. 在本地港/站原材料裝車記錄由理貨小組人員在本地港/站按每輛運(yùn)送車輛的裝運(yùn)情況，作“原材料裝車情況記錄”，該表與異地提貨時(shí)的“原材料裝車/船情況記錄”表單的格式相同。5

52、.2.8. 本地港/站過磅記錄由理貨小組人員在本地港/站對(duì)每一原料運(yùn)送車輛進(jìn)行過磅計(jì)重，其過磅記錄格式與異地提貨時(shí)的過磅單相同。5.2.9. 本地短途運(yùn)輸過程中的原料漏地處理(1) .公司巡邏小組將短途運(yùn)輸中的漏地原料裝袋、裝車后，回公司過磅計(jì)重，并交品管部檢驗(yàn)和交倉庫入庫。對(duì)運(yùn)輸過程中的漏地原料，應(yīng)記錄在漏地原料情況記錄表上。(2) .對(duì)已受污染的漏地原料，由品管部人員鑒定后，提出處理意見。(3) .財(cái)會(huì)部會(huì)計(jì)人員根據(jù)其損失，作相關(guān)的采購損耗處理。(4) .漏地原料情況記錄表一式三聯(lián)，由公司巡邏人員在原料漏地現(xiàn)場(chǎng)記錄后，回公司交采購負(fù)責(zé)人、品管負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交品管部，

53、第三聯(lián)留存采購部。5.2.10. 收貨通知單(出門證)(1) .“/歿貨通知單”即出門證，可用于原材料收貨和原材料銷售等(即原材料發(fā)貨)，以及產(chǎn)成品的發(fā)貨和收貨(產(chǎn)成品退貨或購入等)(2) .出門證一式二聯(lián)，第一聯(lián)為進(jìn)出公司人員持有，在出門時(shí)交門衛(wèi)，經(jīng)門衛(wèi)審核，并由進(jìn)出人員簽字后交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)由采購部或成品倉庫留存。5.2.11. 貨車進(jìn)出情況記錄(1) .門衛(wèi)根據(jù)進(jìn)入公司人員填寫的“收/發(fā)貨通知單(出門證)”，在檢查進(jìn)出車輛的情況后，填寫“貨車進(jìn)出情況記錄”。(2) .“貨車進(jìn)出情況記錄”是檢查各有關(guān)部門原材料、產(chǎn)成品收發(fā)情況的核對(duì)依據(jù)。(3) .“貨車進(jìn)出情況記錄”一式三聯(lián)，由門衛(wèi)每日填

54、制后，將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交采購部或交成品倉庫，第三聯(lián)由門衛(wèi)留存。5.2.12. 公司原料收貨過磅記錄(1) .地磅員應(yīng)在“原料收貨報(bào)告”上做過磅記錄。(2) .司機(jī)空車過磅后，應(yīng)向其收回“原料收貨報(bào)告”，并將空車過磅記錄登記在“原料收貨報(bào)告”上，在本班工作結(jié)束前地磅員應(yīng)將“原料收貨報(bào)告”第四聯(lián)交倉庫收貨人員。5.2.13. 原料收貨臺(tái)帳(1) .“原料收貨臺(tái)帳”根據(jù)“原料收貨報(bào)告”和“地磅單”及實(shí)際入庫包數(shù)予以登記，對(duì)于收貨扣項(xiàng)應(yīng)根據(jù)合同或采購部根據(jù)實(shí)際情況與供應(yīng)商交涉后予以扣減(即由供應(yīng)商承擔(dān)部分。5.2.14. 原料收貨報(bào)告(1) .“原料收貨報(bào)告”可以反映收貨過程中每一輛車裝運(yùn)的原

55、料品質(zhì)情況、過磅計(jì)重情況、倉庫收貨情況和采購部進(jìn)行結(jié)算的情況。(2) .“原料收貨報(bào)告”也是財(cái)會(huì)部作為付款和據(jù)以作為原料入庫帳務(wù)處理的依據(jù)之一。(3) .“原料收貨報(bào)告”一式五聯(lián)，第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交供應(yīng)商,第三聯(lián)交采購部，第四聯(lián)交倉庫，第五聯(lián)交品管。5.2.15. 不合格原材料的登記(1) .在供應(yīng)商交貨以后，由于運(yùn)輸原因或倉儲(chǔ)管理不善等原因造成的不合格原料應(yīng)單獨(dú)存放，并登記在不合格原材料登記簿上。(2) .財(cái)會(huì)部對(duì)不合格原材料登記簿中的可變買數(shù)量在作入庫處理時(shí)，應(yīng)估計(jì)其變價(jià)收入后將差異部分計(jì)列損耗處理(3) .'不合格原材料登記簿一式四聯(lián)，由原材料倉庫收貨人員根據(jù)收貨情況登記后，由品管部核實(shí)并簽字，并由倉庫主管會(huì)簽；之后交采購，品管負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，將第一聯(lián)交財(cái)會(huì)部，第二聯(lián)交品管部，第三聯(lián)交采購部，第四聯(lián)留存于原材料倉庫。5.2.16. 異地采購原料本地接貨報(bào)告(1) .原料異地提貨后到本地港/站的接貨報(bào)告(a) .根據(jù)到港/站的復(fù)檢、卸貨、裝車、港/站過磅的有關(guān)記錄資料匯總填制在異地提貨后到本地港/站的接貨報(bào)告上。(b) .有關(guān)表單