(精編)南天檔案計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)說明書

1、（ 精編） 南天檔案計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)說明書第一章 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述檔案是人類實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，是豐富的信息資源。伴隨人類 實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展，檔案作為集服務(wù)性、政治機(jī)要性和科學(xué)性為一體的 一門學(xué)科，在當(dāng)今起著越來越重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì) 的發(fā)展， 計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)作為一種現(xiàn)代化的管理工具被廣泛應(yīng)用于生 產(chǎn)和管理的各個(gè)部門。 而檔案傳統(tǒng)的手工操作管理已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了檔 案工作的進(jìn)一步發(fā)展， 使用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)已經(jīng)是檔案管理發(fā)展的必 然趨勢。我們通過與檔案工作人員廣泛配合，對檔案工作進(jìn)行了長期 深入的了解和詳細(xì)分析后，經(jīng)過不斷的探索和完善，開發(fā)出綜合檔案 管理的“南天檔案計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)

2、” 。它利用科學(xué)的思想、組織、 方法和手段，對檔案工作進(jìn)行了有效地管理，大大地提高了檔案工作 的效率和質(zhì)量。 “南天檔案計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)” 按照國家檔案著錄規(guī)則 、 文 書檔案案卷格式 、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 、歸檔文件 整理規(guī)則 、計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)規(guī)范 、計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制 指南等技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開發(fā)。符合檔案管理的要求，適用于各 大、中、小型檔案館、各行業(yè)的綜合檔案科（室） 。 系統(tǒng)特點(diǎn)1. 全中文界面設(shè)計(jì)，界面友好，操作簡單，易學(xué)易用；2. 數(shù)據(jù)保密性和安全性高；3. 數(shù)據(jù)著錄和收集效率高；4. 主題詞和分類碼內(nèi)容豐富，計(jì)算機(jī)自動(dòng)輔助標(biāo)引；5. 文件自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔

3、一體化；6. 自動(dòng)生成符合國標(biāo)的各種目錄表格；7. 自定義報(bào)表生成器，自定義界面；8. 支持模糊查詢、多級查詢；查詢方便迅速；9. 良好擴(kuò)展性、可升級性和數(shù)據(jù)的可移植性；10. 跟蹤最新的檔案發(fā)展變化，適時(shí)進(jìn)行改進(jìn)提高，適應(yīng)新的 要求。三系統(tǒng)功能南天檔案計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)共有八大模塊，分別是：收發(fā)文、 數(shù)據(jù)整理、檢索查詢、借閱利用、檔案編目、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)管理、 系統(tǒng)維護(hù)。 1. 收發(fā)文模塊 實(shí)現(xiàn)日常的收發(fā)文登記入庫。在登記入庫完成后，可對已登記入庫的文件進(jìn)行查詢、修改；對文件進(jìn)行整理、歸檔后可以遷移到檔案 庫，實(shí)現(xiàn)文檔的一體化；以及對不需歸檔的文件進(jìn)行銷毀處理并能打 印出相對應(yīng)的表格。 2.

4、 數(shù)據(jù)整理模塊 實(shí)現(xiàn)文件材料經(jīng)過整理、歸檔后形成的檔案進(jìn)行著錄工作，著錄中可以關(guān)聯(lián)檔案的原文，原文類型可以是圖片文件、WPS文件、 WORD文件、 AVI 文件、 MP3文件等等。在著錄過程中系統(tǒng)提供邏輯錯(cuò)誤提 示，如檔號不能重號、件號不能出現(xiàn)0、小數(shù)、負(fù)數(shù)及英文字母等。在著錄完成后，可對已著錄的檔案進(jìn)行修改。使系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)引主題詞 和分類號，減輕著錄人員的工作量。對到期的檔案進(jìn)行銷毀處理，對 檔案的保管期限和密級進(jìn)行降級處理。 3. 檢索查詢模塊 實(shí)現(xiàn)對已著錄的檔案進(jìn)行快速查詢，支持模糊查詢和二級查詢， 即不必要知道被查數(shù)據(jù)的完整信息，只需要知道部分信息即可，還可 以在上一次查詢結(jié)果中再查詢，

5、縮小查詢范圍，得到更精確的結(jié) 果。 4. 借閱利用模塊 是檔案館對外的窗口， 實(shí)現(xiàn)利用人資料、 手續(xù)、 利用情況的管理?？蛇M(jìn)行利用業(yè)務(wù)的辦理，包括借閱、歸還、續(xù)借、催還、調(diào)卷，對利 用情況進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)等。 5. 檔案編目模塊 實(shí)現(xiàn)對各種檔案信息（案卷級、文件級）編制各種目錄并以多種 格式打印輸出。目錄形式為：案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄， 備考表等。根據(jù)用戶利用的需要，提供專業(yè)模板文件，輔助用戶撰寫 編研材料。 提供報(bào)表生成器， 根據(jù)用戶的需求自定義設(shè)計(jì)新報(bào)表。 6. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表模塊 實(shí)現(xiàn)對已著錄的檔案信息、全宗信息按不同條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并打 印輸出相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。7. 數(shù)據(jù)管理模塊 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)

6、的備份、恢復(fù)以及數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入、導(dǎo)出，進(jìn)行檔案的 移交、接收管理等功能。8. 系統(tǒng)維護(hù)模塊 實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)輔助字典進(jìn)行初始化、建立登錄和操作日志，添加、 刪除、修改用戶， 設(shè)置用戶權(quán)限。 還可按用戶習(xí)慣設(shè)定操作界面。 四系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境：軟件環(huán)境 :在 Windows9x 及 Windows2000 、WindowsXP、 WindowsNT 等環(huán)境下運(yùn)行。 硬件環(huán)境 :1 計(jì)算機(jī)： Pentium II 233MHzCPU 或更高； 32MB 內(nèi)存或更高； 200MB 硬盤空間或更高； 光驅(qū)； VGA 彩顯； 建議顯示分辨率設(shè)為 800X600 或 1024X768；2軟件加密狗；3外設(shè)（如打印機(jī)、

7、掃描儀等）。第二章 系統(tǒng)安裝一硬件安裝在計(jì)算機(jī)關(guān)閉的狀態(tài)下， 將本系統(tǒng)的軟件加密狗插到計(jì)算機(jī)并行 口上。如果需要連接打印機(jī)，再將打印機(jī)數(shù)據(jù)電纜的并口端插到加密 狗上即可。若需要安裝其他外設(shè)，請做相應(yīng)硬件連接。 （詳細(xì)操作請 參見附錄 -1） 啟動(dòng)計(jì)算機(jī)做相應(yīng)外設(shè)的軟件安裝及設(shè)置。軟件安裝將本系統(tǒng)軟件光盤放入你的計(jì)算機(jī)光驅(qū)中， 光驅(qū)將會(huì)自動(dòng)運(yùn)行安 裝程序（若你的光驅(qū)不支持自動(dòng)運(yùn)行，則運(yùn)行光盤根目錄中的 Setup.exe 文件），出現(xiàn)下面的安裝界面： 點(diǎn)擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面：選擇【我同意該許可協(xié)議的條款】 ，然后點(diǎn)擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面：設(shè)置名稱和公司后，點(diǎn)擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面：

8、在此界面中，讓你選擇系統(tǒng)的安裝路徑，一般可以使用缺省的安 裝路徑( c:nantianarchives )即可，不必修改。如果要修改的話， 可點(diǎn)擊界面上的【更改】按鈕，來進(jìn)行安裝路徑的更改。安裝路徑選擇好后，點(diǎn)擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)界面：選擇在開始菜單中的快捷方式名稱和位置，然后點(diǎn)擊【下一步】 按鈕，出現(xiàn)界面：查看安裝的信息，如果需要更改，可點(diǎn)擊【上一步】按鈕，返回 上一界面進(jìn)行修改，如果不需要更改，則點(diǎn)擊【下一步】按鈕，開始 安裝系統(tǒng)： 并顯示：如果要建立桌面快捷方式，則直接點(diǎn)擊【下一步】按鈕；如果不將勾按鈕，去掉，使其變?yōu)闋顟B(tài)，再點(diǎn)擊 【下一步】建立桌面快捷方式， 則點(diǎn)擊 方框中的勾，出現(xiàn)

9、界面：點(diǎn)擊【完成】按鈕，系統(tǒng)完成安裝并自動(dòng)退出，返回到桌面，至此軟件安裝過程完成，請取出光盤。第三章 系統(tǒng)啟動(dòng)在 Windows 系統(tǒng)【開始】菜單中選擇：程序 -> 南天檔案管理系統(tǒng) -> 南天檔案，即可啟動(dòng)本系統(tǒng)，如果在桌面上建立了快捷方式的話， 直接運(yùn)行桌面的快捷方式，即可啟動(dòng)本系統(tǒng)。 一 . 系統(tǒng)登錄 為了保證數(shù)據(jù)的安全性， 每次在進(jìn)入系統(tǒng)以前用戶需提供用戶名 及密碼，如果用戶名或密碼不正確則不允許進(jìn)入系統(tǒng)（密碼最小長度 為 8 個(gè)字符（ 4 個(gè)漢字），最大長度為 16 個(gè)字符（ 8 個(gè)漢字）。登錄 主界面如下： 在初次使用本系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)的 默認(rèn) 的用戶名和密碼如下： 用戶名

10、： 管理員密 碼： 12345678用戶可以在系統(tǒng)維護(hù)中的 【用戶管理】 模塊中對默認(rèn)值進(jìn)行修改。如果你要對用戶名或密碼進(jìn)行修改， 請你一定要記住修改后的用戶名和密碼。 進(jìn)入系統(tǒng)后，整個(gè)應(yīng)用的主界面如下：此界面是本系統(tǒng)的主界面， 只要點(diǎn)擊相應(yīng)的模塊圖片即可進(jìn)入相對應(yīng)的模塊操作菜單，點(diǎn)擊菜單就可進(jìn)入相關(guān)操作界面。 二使用約定 為了能快速、方便地使用好本系統(tǒng)，了解以下系統(tǒng)使用約定將有 很大幫助。1. 本系統(tǒng)中的所有功能都是針對主界面中的每個(gè)功能模塊來進(jìn)行說 明的，點(diǎn)擊模塊圖片，即可進(jìn)入相應(yīng)模塊菜單。 2. 如果是第一次使用本系統(tǒng)，必須在【系統(tǒng)維護(hù)】模塊中的【輔助 字典】中做以下的初始化工作： 設(shè)置

11、單位名稱 設(shè)置本單位的全宗信息 設(shè)置類別(問題 / 機(jī)構(gòu)) 以上信息為必須維護(hù)項(xiàng)目， 其他信息可以根據(jù)具體使用情況進(jìn)行 選擇性維護(hù)。3. 在進(jìn)行文件登記或檔案著錄時(shí)，藍(lán)色字的數(shù)據(jù)項(xiàng)為必須輸入數(shù)據(jù) 項(xiàng)，即一定要有數(shù)據(jù)輸入；黑色字的數(shù)據(jù)項(xiàng)可根據(jù)具體情況進(jìn)行輸 入。 4. 著錄時(shí)按回車鍵可以使光標(biāo)跳到下一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)， 實(shí)現(xiàn)和 Tab 鍵相同 的功能，當(dāng)光標(biāo)跳到最后一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)時(shí)，再按回車鍵，數(shù)據(jù)自動(dòng)保 存。 5. 在檔案著錄時(shí) , 文件字號的格式必須按以下的格式輸入， 不然在以 后的表格打印時(shí)不規(guī)范。格式如：云辦發(fā) (2002) 第 1 號 或 云辦發(fā) (2002)1 號 云辦發(fā) 2002第 1 號 或

12、 云辦發(fā) 2002 1 號 其中： () 是半角狀態(tài)下的小括號，即在輸入英文狀態(tài)下的形式。 是六角的方括號，注意不是 。6. 在檔案著錄時(shí) , 檔號會(huì)自動(dòng)生成，不需要手工進(jìn)行輸入。7. 原文管理原文管理的主要功能是關(guān)聯(lián)檔案的原文，存入數(shù)據(jù)庫，并對檔案原文進(jìn)行管理。 原文類型可以是圖片文件、 WPS文件、WORD文件、 AVI 文件等等，在配有掃描儀的計(jì)算機(jī)上，也可以直接對文件進(jìn)行掃描。 原文管理的界面如下： 操作說明如下： 增加：若要增加一個(gè)文件，點(diǎn)擊該按鈕后打開如下界面：在該對話框中選中你要增加的文件，然后點(diǎn)擊【打開】按鈕 即可增加一個(gè)文件。 掃描：在配有掃描儀的計(jì)算機(jī)上對文件原文進(jìn)行掃描。

13、 左移：改變所選中文件的順序，把所選中文件左移一個(gè)位置。 右移：改變所選中文件的順序，把所選中文件右移一個(gè)位置 刪除：刪除所選中的文件 改名：對所選中文件進(jìn)行改名。選中要改名的文件，點(diǎn)擊【改 名】按鈕后，選中文件下方的文字將會(huì)變成可編輯狀態(tài)，這時(shí)可 輸入新的文件名。 保存：保存對原文所進(jìn)行的操作（增加、刪除、改名等） 。并 將原文存入數(shù)據(jù)庫。 打開：打開文件，查看文件原文信息。選中要打開的文件，點(diǎn) 擊【打開】按鈕，或者直接用鼠標(biāo)雙擊要打開的文件，都可以打 開文件。如果選中的文件有默認(rèn)打開方式，則系統(tǒng)以默認(rèn)方式打 開文件，如果選中的文件沒有默認(rèn)打開方式，則系統(tǒng)提示選擇打 開該文件的應(yīng)用程序，如下

14、： 在該對話框中選中要用來打開所選文件的應(yīng)用程序， 然后點(diǎn) 擊【打開】按鈕即可打開文件。 屬性：打開并查看所選文件的屬性窗口。 幫助：打開原文管理的幫助信息。 返回：關(guān)閉原文管理窗口。 單擊鼠標(biāo)右鍵， 可以打開原文管理快捷菜單， 快捷菜單中含有 以上所有的按鈕操作。8. 所有的查詢條件之間的關(guān)系是“與”并且）的關(guān)系。查詢結(jié)果應(yīng)滿足你設(shè)定的條件范圍。9. 系統(tǒng)中所有的查詢都支持模糊查詢和二級查詢。不需要知道被查 數(shù)據(jù)的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查詢題名里含有“任 免”的文件，只需在查詢窗口中的題名處輸入“任免”兩個(gè)字，或者 在查詢窗口中的題名首字母處輸入“ RM”，（漢字任免的聲母組合

15、）就 可以把題名中所有含有“任免”的文件查找出來。如果查詢時(shí)在查詢 窗口中的題名處輸入 “任免 通知”，或在題名首字母處輸入 “ RMTZ”, （漢字任免和通知的聲母組合）則查詢出含有“任免”和“通知”的 文件，“任免”和“通知”不分先后順序。 10. 本系統(tǒng)出廠前經(jīng)過了嚴(yán)格的殺毒檢驗(yàn)， 但為了防止用戶使用其他 軟件時(shí)帶來其他病毒， 建議用戶在所使用的計(jì)算機(jī)上安裝經(jīng)過公安部 認(rèn)可的殺毒軟件，如瑞星、金山毒霸、諾頓等殺毒軟件。 11. 幫助系統(tǒng) 在使用系統(tǒng)過程中，點(diǎn)擊【幫助】按鈕，或者按下鍵盤上的 F1 鍵，可以打開幫助信息。幫助信息對使用系統(tǒng)做了詳細(xì)介紹。 第四章 收發(fā)文收發(fā)文模塊實(shí)現(xiàn)了收、發(fā)

16、文登記，文件查詢、修改、歸檔、銷毀 等日常文件管理工作的計(jì)算機(jī)化。一 收文登記收文登記主要完成收文信息的錄入。 是本單位收到的從上級機(jī)關(guān) 及其他單位發(fā)送來的文件登記工作。 文件的錄入是計(jì)算機(jī)管理文件的 開始，是必要途徑，是計(jì)算機(jī)輔助文件管理的基礎(chǔ)。收文登記的主界 面如下： 登記時(shí)藍(lán)色字的數(shù)據(jù)項(xiàng)是必須輸入項(xiàng)。操作說明如下：1. 如果當(dāng)前錄入的文件有原文，可點(diǎn)擊【原文】按鈕，進(jìn)入該份文 件的原文管理界面，進(jìn)行文件的原文管理。 （參看【使用約定】中 的原文管理部分） 2. 每次錄入完一條記錄項(xiàng)后，點(diǎn)擊【保存】按鈕，保存輸入的數(shù)據(jù)。3. 每次錄入完一條記錄項(xiàng)后，點(diǎn)擊【辦理】標(biāo)簽或【處理單】標(biāo)簽 按鈕，

17、可轉(zhuǎn)到文件辦理情況或文件處理單情況，然后進(jìn)行打印操 作。 4. 點(diǎn)擊【批量打印處理單】按鈕，可以調(diào)出已保存的文件進(jìn)行打印 處理單操作，并可同時(shí)打印多份文件處理單。如下述： 查詢：在左邊設(shè)置查詢條件， 不必要知道要查數(shù)據(jù)的完整信息， 只要知道部分信息即可， 如查詢文件標(biāo)題里含有 “任免” 的文件， 只需在查詢窗口中的文件標(biāo)題處輸入“任免”兩個(gè)字，就可以把 文件標(biāo)題中所有含有“任免”的文件查找出來。點(diǎn)擊【高級】按 鈕，可以打開高級查詢條件設(shè)置窗口，進(jìn)行更精確的查詢。 點(diǎn)擊要打印處理單的文件， 使其被選中， 如果要選擇多個(gè)文件， 可按住 Ctrl 鍵然后選擇多個(gè)文件；如果要選擇連續(xù)的多個(gè)文件， 可按

18、住 Shift 鍵，先選擇起始文件，再選擇結(jié)束文件，這樣中間 的文件將被全部選中。點(diǎn)擊【全選】按鈕，可選中全部文件，點(diǎn) 擊【不選】按鈕，可清除選中的文件。 點(diǎn)擊【處理單】按鈕，可轉(zhuǎn)到文件處理單情況，然后進(jìn)行打印 操作。5. 點(diǎn)擊【幫助】按鈕，或按下鍵盤上 F1 按鈕，打開收文登記的幫助 信息。6. 返回：關(guān)閉收文登記窗口。二 發(fā)文登記發(fā)文登記主要完成發(fā)文信息的錄入。 是按國家和有關(guān)單位的規(guī)定 對本單位向外發(fā)出的文件條目的登記工作。發(fā)文登記的主界面如 下： 登記時(shí)藍(lán)色字的數(shù)據(jù)項(xiàng)是必須輸入項(xiàng)。操作說明如下：1. 如果當(dāng)前錄入的文件有原文，可點(diǎn)擊【原文】按鈕，進(jìn)入該份文 件的原文管理界面，進(jìn)行文件的

19、原文管理。 （參看【使用約定】中 的原文管理部分） 2. 每次錄入一條完整記錄后，點(diǎn)擊【保存】按鈕，保存輸入的數(shù)據(jù)。3. 點(diǎn)擊【幫助】按鈕，或按下鍵盤上 F1 按鈕，打開發(fā)文登記的幫助 信息。4. 返回：關(guān)閉發(fā)文登記窗口。三 文件查詢將已錄入的文件信息快速查詢出來。主界面如下：操作說明如下：1. 查詢：在左邊設(shè)置查詢條件，不必要知道要查數(shù)據(jù)的完整信息， 只要知道部分信息即可，如要查詢文件標(biāo)題里含有“任免”的文件， 只需在查詢窗口中的文件標(biāo)題處輸入“任免”兩個(gè)字，就可以把文件 標(biāo)題中所有含有“任免”的文件查找出來。點(diǎn)擊【高級】按鈕，可以 打開高級查詢條件設(shè)置窗口，進(jìn)行更精確的查詢。 2. 原文：

20、如果已錄入的文件有原文，則會(huì)在行號左邊有圖標(biāo)顯示， 可點(diǎn)擊【原文】按鈕，進(jìn)入該份文件的原文管理界面，進(jìn)行文件的原 文查詢。（參看【使用約定】中的原文管理部分） 3. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。4. 前進(jìn)：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。5. 卡片：進(jìn)入數(shù)據(jù)的卡片瀏覽界面，同時(shí)只能看到一條文件數(shù)據(jù)記 錄。如下圖：6. 轉(zhuǎn)存：將當(dāng)前所選中的文件記錄另存為其他形式文件，如 Excel 、 Txt 等。7. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你 要看的那一條文件記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定 位到你所要查看的文件記錄。8. 網(wǎng)格：進(jìn)入數(shù)據(jù)

21、的網(wǎng)格瀏覽界面，同時(shí)可以看到多條文件數(shù)據(jù)。 在該界面下不能對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。9. 排序：對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，點(diǎn)擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置 窗口，如下圖：在該窗口中可以設(shè)置是按哪個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)來排序的， 你只要在左邊的 【可選擇字段】 中雙擊你想要用來排序的字段， 或者拖拽你想要用來 排序的字段到右邊的【排序字段】中?？梢赃x擇多個(gè)排序字段。排序 字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完 成。 在右邊的 【排序字段】 中，如果選中了排序字段后面的升序選項(xiàng)， 則該字段按升序來排序，否則按降序來排。10. 打?。喊巡樵兘Y(jié)果打印出來。如下圖：11. 幫助：打開文件查詢的幫助信息。12. 返回：

22、關(guān)閉文件查詢窗口。四 文件修改 主要對已錄入的文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷模ＷC文件信息的準(zhǔn)確性。主界面如下：對已錄入的文件信息進(jìn)行修改， 必須先把要修改的文件信息查詢 出來，然后才能進(jìn)行修改。操作說明如下：1. 查詢：在左邊設(shè)置查詢條件，不需要知道要查數(shù)據(jù)的完整信息， 只要知道部分信息即可，如要查詢文件標(biāo)題里含有“任免”的文件， 只需在查詢窗口中的文件標(biāo)題處輸入“任免”兩個(gè)字，就可以把文件 標(biāo)題中所有含有“任免”的文件查找出來。點(diǎn)擊【高級】按鈕，可以 打開高級查詢條件設(shè)置窗口，進(jìn)行更精確的查詢。 2. 原文：如果已錄入的文件信息有原文，則會(huì)在行號左邊有圖標(biāo)顯 示，可點(diǎn)擊【原文】按鈕，進(jìn)入該份文件的原文

23、管理界面，進(jìn)行文件 的原文修改。 （參看【使用約定】中的原文管理部分） 3. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。4. 前進(jìn)：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。5. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你 要看的那一條文件記錄。如下圖：6. 排序：對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，點(diǎn)擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置 窗口，如下圖：在該窗口中可以設(shè)置是按哪個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)來排序的， 你只要在左邊的 【可選擇字段】 中雙擊你想要用來排序的字段， 或者拖拽你想要用來 排序的字段到右邊的【排序字段】中?？梢赃x擇多個(gè)排序字段。排序 字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完 成。 在右邊的 【排序字段】

24、中，如果選中了排序字段后面的升序選項(xiàng)， 則該字段按升序來排序，否則按降序來排。7. 修改：當(dāng)查詢出文件信息后，先選中要修改的文件信息，再點(diǎn)擊 【修改】按鈕，可以打開文件修改窗口，在此窗口中對文件信息進(jìn)行 修改后，點(diǎn)擊【保存】即可保存修改后的信息。 8. 批量修改：當(dāng)查詢出文件信息后，點(diǎn)擊【批量修改】按鈕，打 開如下界面：先選擇著錄項(xiàng)目' ，然后在查找內(nèi)容' 中輸入修改前的內(nèi)容，在替換為'中輸入修改后的內(nèi)容，點(diǎn)擊【查找下一個(gè)】按 鈕，查詢出數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊【替換】按鈕，可替換當(dāng)前記錄；或者 點(diǎn)擊【全部替換】按鈕，進(jìn)行全部替換操作。 9. 幫助：打開文件修改的幫助信息。10返回

25、：關(guān)閉文件修改窗口。五 文件歸檔文件歸檔主要用于已錄入收、 發(fā)文登記信息后， 歸檔按收文和發(fā) 文的年份、問題（機(jī)構(gòu)） 、保管期限，對文件自動(dòng)分類，整理組成檔 案，并根據(jù)需要任意調(diào)整件號，自動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)的歸檔文件目錄。如果 歸檔錯(cuò)誤，可以先撤消錯(cuò)誤的歸檔，修改后重新歸檔。（ 注意： 新規(guī)則取消案卷、卷內(nèi)兩級目錄）主界面如下： 操作說明如下：1. 文件歸檔查詢：在對文件進(jìn)行歸檔前，先要查找到你要?dú)w檔的文件， 然后才能對它進(jìn)行歸檔。輸入查詢條件，如果不輸入文件題名和文件字號，則查詢出這一年、這個(gè)問題（機(jī)構(gòu)）的全部記錄。如下：點(diǎn)擊要?dú)w檔的文件，使其被選中，如果要選擇多個(gè)文件，可按住Ctrl 鍵然后選擇多

26、個(gè)文件； 如果要選擇連續(xù)的多個(gè)文件， 可按住 Shift 鍵，先選擇起始文件，再選擇結(jié)束文件，這樣中間的文件將被全部選 中。點(diǎn)擊【全選】按鈕，可選中全部文件，點(diǎn)擊【不選】按鈕，可清 除選中的文件。 歸檔：選擇好要?dú)w檔的文件后，設(shè)置歸檔文件的保管期限和 件號，如下：然后點(diǎn)擊【歸檔】按鈕，即可進(jìn)行歸檔操作。2. 歸檔文件調(diào)整可用此功能修改件號，件號調(diào)整： 如果歸檔時(shí)件號設(shè)置錯(cuò)誤， 界面如下：根據(jù)全宗、年代、問題（機(jī)構(gòu)） 、保管期限進(jìn)行已歸檔文件的查 詢。查詢到結(jié)果后，選中查詢到的文件，即可修改其件號，修改完成 后，點(diǎn)擊【保存】按鈕進(jìn)行保存。 撤消歸檔：如果歸檔錯(cuò)誤，可用此功能撤消錯(cuò)誤歸檔，然后 再

27、重新進(jìn)行正確歸檔。界面如下：根據(jù)全宗、年代、問題（機(jī)構(gòu)） 、保管期限進(jìn)行已歸檔文件的查 詢。查詢到結(jié)果后，選中查詢到的文件，點(diǎn)擊【撤消】按鈕，即可撤 消歸檔。然后可對文件重新進(jìn)行正確的歸檔。 3. 歸檔文件編目歸檔文件目錄：將歸檔后的文件信息編制目錄并可以打印輸 出。界面如下：點(diǎn)擊【編目】按鈕，即可看到所選數(shù)據(jù)編目后的表格。點(diǎn)擊【設(shè)置】 按鈕， 對表格中表頭和頁腳中的顯示數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置。 點(diǎn)擊【頁面】按鈕，對表格的邊框、打印紙、縮放比例、打印方 向等進(jìn)行設(shè)置。點(diǎn)擊【打印】按鈕，表格設(shè)置好后，可以打印編好的目錄表格，如 果沒有查詢到要編目的數(shù)據(jù)，則打印一張空表。打印時(shí)如果要編目的 數(shù)據(jù)沒有填滿一張

28、紙，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在表格后面補(bǔ)空行，填滿一張 紙。 歸檔文件目錄封面：生成一份歸檔文件目錄的封面。界面如下：根據(jù)全宗、年代、問題（機(jī)構(gòu)） 、保管期限進(jìn)行編目，點(diǎn)擊【編 目】，即可看到所選數(shù)據(jù)編目好的表格。點(diǎn)擊【打印】 ，即可打印歸檔 文件目錄封面。 4. 文件遷移到檔案庫 將收、發(fā)文整理歸檔的文件遷移到檔案庫，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。界 面如下：點(diǎn)擊【查詢】按鈕，會(huì)將已歸檔但還未傳輸?shù)綑n案庫的歸檔文件 查詢出來，點(diǎn)擊要遷移的歸檔文件，使其被選中，如果要選擇多個(gè)歸 檔文件，可按住 Ctrl 鍵然后選擇多個(gè)歸檔文件；如果要選擇連續(xù)的 多個(gè)歸檔文件，可按住 Shift 鍵，先選擇起始?xì)w檔文件，再選擇結(jié)束 歸檔文

29、件， 這樣中間的歸檔文件將被全部選中。 再點(diǎn)擊【遷移】 按鈕， 即可將歸檔文件遷移到檔案庫。 六 文件銷毀 主要用于對已經(jīng)登記過的但不參加歸檔的收文、發(fā)文做銷毀操 作，以便形成銷毀文件目錄。主界面如下：操作說明如下：1. 文件銷毀：對已經(jīng)登記過的但不參加歸檔的收文、發(fā)文做銷毀操 作。先設(shè)定相應(yīng)的查詢條件，再點(diǎn)擊【查詢】按鈕，查詢出要銷毀的 文件。點(diǎn)擊要銷毀的文件，使其被選中，如果要選擇多個(gè)文件，可按 住 Ctrl 鍵然后選擇多個(gè)文件；如果要選擇連續(xù)的多個(gè)文件，可按住 Shift 鍵，先選擇起始文件，再選擇結(jié)束文件，這樣中間的文件將被 全部選中。再點(diǎn)擊【銷毀】按鈕，即可銷毀文件。（ 注意： 執(zhí)行

30、此操作并沒有把文件信息從數(shù)據(jù)庫中刪除，只在數(shù)據(jù)庫中做銷毀標(biāo)記，還 可恢復(fù)） 2. 撤消銷毀：如果執(zhí)行了錯(cuò)誤的銷毀操作，可利用此功能將被銷毀 的文件恢復(fù)。界面如下：先設(shè)定相應(yīng)的查詢條件，再點(diǎn)擊【查詢】按鈕，查詢出要恢復(fù)的 銷毀文件。點(diǎn)擊要恢復(fù)的銷毀文件，使其被選中，如果要選擇多個(gè)文 件，可按住 Ctrl 鍵然后選擇多個(gè)文件；如果要選擇連續(xù)的多個(gè)文件， 可按住 Shift 鍵，先選擇起始文件，再選擇結(jié)束文件，這樣中間的文 件將被全部選中。點(diǎn)擊【恢復(fù)】按鈕，即可使其恢復(fù)為沒有銷毀的文 件，又可以參加文件的歸檔。點(diǎn)擊【刪除】按鈕，把經(jīng)過銷毀的文件 從數(shù)據(jù)庫中徹底刪除，以后將不能進(jìn)行恢復(fù)（ 注意： 此操

31、作要慎用， 一旦做了此操作， 經(jīng)此操作刪除的銷毀文件目錄也將不復(fù)存在） 。3. 銷毀文件目錄：將銷毀后的文件信息編制目錄并可以打印輸出。界 面如下：點(diǎn)擊【查詢】按鈕，打開如下界面：設(shè)置查詢條件后點(diǎn)擊 【查詢】 按鈕， 可看到條件范圍內(nèi)編目好的 銷毀文件信息。點(diǎn)擊【打印】按鈕，表格設(shè)置好后，可以打印編好的目錄表格，如果沒有查詢到要編目的數(shù)據(jù)，則打印一張空表。打印時(shí)如果要編目 的數(shù)據(jù)沒有填滿一張紙，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在表格后面補(bǔ)空行，填滿一張 紙。 第五章 數(shù)據(jù)整理數(shù)據(jù)整理模塊實(shí)現(xiàn)了檔案的著錄、修改、鑒定銷毀以及設(shè)置自動(dòng)標(biāo)引等管理工作的計(jì)算機(jī)化。下面分別介紹每個(gè)功能： 一 檔案著錄檔案著錄主要完成各種檔案

32、信息的錄入。是以后檔案查詢利用、借閱、統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)。檔案著錄的主界面如下：在上一界面中可以選擇要著錄檔案的類型，有文書檔案、科技檔 案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案幾種。下面以文書檔案的著錄為 例，其他操作類似。點(diǎn)擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：在該界面中可以著錄文書檔案的數(shù)據(jù)，著錄時(shí)分為著錄案卷級、 著錄文件級和新規(guī)則進(jìn)行著錄。如上圖，是著錄案卷級的例子。著錄 時(shí)藍(lán)色字的數(shù)據(jù)項(xiàng)是必須輸入項(xiàng)。在著錄時(shí)檔號是自動(dòng)生成的，不需 要進(jìn)行手工輸入。如果選中了后臺(tái)自動(dòng)標(biāo)引復(fù)選框，則在輸入完題名 后，系統(tǒng)將自動(dòng)在后臺(tái)標(biāo)引文件的主題詞和分類碼。 操作說明如下：1 在著錄新規(guī)則檔案時(shí)，選中【文書檔案（新規(guī)則）

33、】前的復(fù)選框。 在著錄老標(biāo)準(zhǔn)檔案時(shí)， 不選中 【文書檔案 （新規(guī)則） 】前的復(fù)選框；著錄案卷級檔案時(shí)，選中【著錄案卷級】前的復(fù)選框，著錄文件 級檔案時(shí)，選中【著錄文件級】前的復(fù)選框。 如果當(dāng)前錄入的檔案記錄有原文，可點(diǎn)擊【原文】按鈕，進(jìn)入該份檔案的原文管理界面， 進(jìn)行檔案的原文管理。 （參看【使用約定】 中的原文管理部分） 4. 在每次錄入完一條完整記錄后，點(diǎn)擊【保存】按鈕，保存輸入的 數(shù)據(jù)。5. 點(diǎn)擊【幫助】按鈕，或按下鍵盤上 F1 按鈕，打開檔案著錄的幫助信息。6. 返回：關(guān)閉檔案著錄窗口。二 檔案修改檔案修改是對著錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫的錯(cuò)誤檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改， 包括對檔 案條目數(shù)據(jù)的修改、刪除檔案數(shù)

34、據(jù)、檔案數(shù)據(jù)的原文管理。檔案修改 的主界面如下： 在上一界面中可以選擇要修改檔案的類型，有文書檔案、科技檔 案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案幾種。下面以文書檔案的修改為 例，其他操作類似。點(diǎn)擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作說明如下：1. 查詢：在左邊設(shè)置查詢條件，不需要知道要查數(shù)據(jù)的完整信息， 只要知道部分信息即可，如你要查詢題名中含有“任免”的文件，只 需在查詢窗口中的題名處輸入“任免”兩個(gè)字，就可以把題名中所有 含 “任免”的文件查找出來。點(diǎn)擊【高級】按鈕，可以打開高級查 詢條件設(shè)置窗口，進(jìn)行更精確的查詢。 2. 原文：如果已錄入的檔案信息有原文，則會(huì)在行號左邊有圖標(biāo)顯 示，可點(diǎn)擊【

35、原文】按鈕，進(jìn)入該份檔案的原文管理界面，進(jìn)行檔案 的原文修改。 （參看【使用約定】中的原文管理部分） 3. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往后翻。4. 前進(jìn)：查看下一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往前翻。5. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你 要看的那一條檔案記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定 位到你所要查看的檔案記錄。6. 排序：對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，點(diǎn)擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置 窗口，如下圖：在該窗口中可以設(shè)置是按哪個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)來排序的， 你只要在左邊的 【可選擇字段】 中雙擊你想要用來排序的字段， 或者拖拽你想要用來 排序的字段到右邊的【排序字段】中?？?/p>

36、以選擇多個(gè)排序字段。排序 字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完 成。在右邊的 【排序字段】 中，如果選中了排序字段后面的升序選項(xiàng)， 則該字段按升序來排序，否則按降序來排。7. 修改：當(dāng)查詢出檔案信息后，先選中要修改的檔案信息，再點(diǎn)擊【修改】按鈕，可以打開檔案修改窗口，在此窗口中對檔案信息進(jìn)行 修改后，點(diǎn)擊【保存】即可保存修改后的信息。 8. 批量修改：當(dāng)查詢出文件信息后，點(diǎn)擊【批量修改】按鈕，打 開如下界面：先選擇著錄項(xiàng)目' ，然后在查找內(nèi)容' 中輸入修改前的內(nèi)容，在替換為'中輸入修改后的內(nèi)容，點(diǎn)擊【查找下一個(gè)】按 鈕，查詢出數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊【替換】按鈕

37、，可替換當(dāng)前記錄；或者 點(diǎn)擊【全部替換】按鈕，進(jìn)行全部替換操作。 9. 全宗修改：在點(diǎn)擊查詢后并輸入查詢條件查詢出所要修改的全宗號點(diǎn)擊 修改全宗 并輸入新的全宗號確定即可。10. 件號調(diào)整：點(diǎn)擊查詢并輸入你所要修改檔案的條件查詢出所需要的檔案后就可以任意調(diào)整各件檔案的位置以及他們的件號。11. 保管期限修改：點(diǎn)擊查詢后輸入要修改的檔案的條件目的是為了減輕查詢出所要修改的保管期限后點(diǎn)擊 修改保管期限 并輸入新 的保管期限確定即可。12. 幫助：打開檔案修改的幫助信息。13. 返回：關(guān)閉檔案修改窗口。三 自動(dòng)標(biāo)引自動(dòng)標(biāo)引是讓系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)引出主題詞和分類號，著錄工作人員的工作。自動(dòng)標(biāo)引的主界面如下：操

38、作說明如下：1. 查詢：在對文件進(jìn)行標(biāo)引前，先要查找到你要標(biāo)引的文件記錄， 然后才能對文件進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)引。輸入查詢條件的界面如下：在該查詢條件輸入界面中， 有三種查詢方式可供選擇： 簡單查詢、 高級查詢和自定義查詢。 選擇其中的一種查詢方式后， 輸入你要查詢 的條件，然后點(diǎn)擊【查詢】按鈕，即可查到你所要的檔案記錄。在查 詢時(shí)如果選擇了【在結(jié)果中查詢】復(fù)選框，那么這次查詢就是在上一 次的查詢結(jié)果繼續(xù)查詢，縮小查詢結(jié)果。 2. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往后翻。3. 前進(jìn)：查看下一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往前翻。4. 全選： 全部選中查詢到的數(shù)據(jù)， 即對所有查詢到的數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)引。5. 不選： 清除你選中的數(shù)據(jù)的

39、選中標(biāo)記， 使它成為沒有選中的狀態(tài)。 如果你要選中某條記錄，那么點(diǎn)擊該條記錄前的【選中】復(fù)選框，出 現(xiàn) 為選中狀態(tài)，出現(xiàn) 為不選中狀態(tài)。在標(biāo)引時(shí)，系統(tǒng)只對選中 的記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)引。 6. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你 要看的那一條檔案記錄。如：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定 位到你所要查看的檔案記錄。7. 標(biāo)引：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)引。8. 停止：取消當(dāng)前的標(biāo)引操作。9. 保存：保存系統(tǒng)對文件的標(biāo)引結(jié)果。11. 排序：對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，點(diǎn)擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置 窗口，如下：在該窗口中可以設(shè)置是按哪個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)來排序的，

40、 你只要在左邊的 【可選擇字段】 中雙擊你想要用來排序的字段， 或者拖拽你想要用來 排序的字段到右邊的【排序字段】中?？梢赃x擇多個(gè)排序字段。排序 字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完 成。 在右邊的 【排序字段】 中，如果選中了排序字段后面的升序選項(xiàng)， 則該字段按升序來排序，否則按降序來排。11. 幫助：打開自動(dòng)標(biāo)引的幫助信息。12. 返回：關(guān)閉自動(dòng)標(biāo)引窗口。四 鑒定銷毀 該模塊對到期的檔案進(jìn)行銷毀處理， 對檔案的保管期限和密級進(jìn) 行降級處理。主界面如下：操作說明如下：1. 查詢：在鑒定、銷毀處理前必須要查找到你要鑒定或銷毀的檔案，然后才能對它們進(jìn)行鑒定或銷毀操作。輸入查詢

41、條件的界面如下：在該查詢條件輸入界面中， 有三種查詢方式可供選擇： 簡單查詢、 高級查詢和自定義查詢。 選擇其中的一種查詢方式后， 輸入你要查詢 的條件，然后點(diǎn)擊【查詢】按鈕，即可查到你所要的檔案記錄。在查 詢時(shí)如果選擇了【在結(jié)果中查詢】復(fù)選框，那么這次查詢就是在上一 次的查詢結(jié)果繼續(xù)查詢，縮小查詢結(jié)果。 2. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往后翻。3. 前進(jìn)：查看下一條數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)往前翻。4. 全選：全部選中查詢到的數(shù)據(jù)，即對所有查詢到的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定 或銷毀。5. 不選： 清除你選中的數(shù)據(jù)的選中標(biāo)記， 使它成為沒有選中的狀態(tài)。 如果你要選中某條記錄，那么點(diǎn)擊該條記錄前的【選中】復(fù)選框，出 現(xiàn) 為選

42、中狀態(tài)，出現(xiàn) 為不選中狀態(tài)。在鑒定或銷毀時(shí)，系統(tǒng)只 對選中的記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。 6. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你 要看的那一條檔案記錄。如：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定 位到你所要查看的檔案記錄。7. 鑒定：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進(jìn)行鑒定。如：在該界面中選擇鑒定的條件， 分別對保管期限和密級進(jìn)行降級處理，選擇保管期限變更時(shí)，系統(tǒng)會(huì)把選中記錄且對應(yīng)保管期限的文件 的保管期限變更為后來選擇的保管期限。選擇密級變更時(shí)，系統(tǒng)會(huì)把 選中記錄且對應(yīng)密級的文件的密級變更為后來選擇的密級。 8. 銷毀：系統(tǒng)對選中的檔案記錄開始進(jìn)行銷毀。如：在該界面中

43、選擇銷毀條件，選擇好要銷毀檔案保管期限和密級， 系統(tǒng)會(huì)把選中記錄且對應(yīng)保管期限和密級的檔案進(jìn)行銷毀。 9. 保存：保存系統(tǒng)對檔案的鑒定銷毀結(jié)果。10. 排序：對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，點(diǎn)擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置 窗口，如下：在該窗口中可以設(shè)置是按哪個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)來排序的， 你只要在左邊的 【可選擇字段】 中雙擊你想要用來排序的字段， 或者拖拽你想要用來 排序的字段到右邊的【排序字段】中?？梢赃x擇多個(gè)排序字段。排序 字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完 成。 在右邊的 【排序字段】 中，如果選中了排序字段后面的升序選項(xiàng)， 則該字段按升序來排序，否則按降序來排。11. 幫助：打開鑒定銷

44、毀的幫助信息。12. 返回：關(guān)閉鑒定銷毀窗口。第六章 檢索查詢一 檔案查詢 檔案查詢是對錄入數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢， 是檔案的主要應(yīng)用之一。利用系統(tǒng)強(qiáng)大的模糊查詢功能對已錄入的檔案信息進(jìn)行查 詢。確定文件是否已經(jīng)存在，并可查看檔案的詳細(xì)信息及原文。檔案 查詢的主界面如下： 在上一界面中可以選擇要查詢檔案的類型，有文書檔案、科技檔 案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案幾種。下面以文書檔案的查詢?yōu)?例，其他操作類似。點(diǎn)擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作按鈕如下：1. 查詢：在左邊設(shè)置查詢條件，不需要知道要查數(shù)據(jù)的完整信息， 只要知道部分信息即可， 如你要查詢文件標(biāo)題里含有 “任免” 的文件， 只

45、需在查詢窗口中的文件標(biāo)題處輸入“任免”兩個(gè)字，就可以把文件 標(biāo)題中所有含有“任免”的文件查找出來。點(diǎn)擊【高級】按鈕，可以 打開高級查詢條件設(shè)置窗口，進(jìn)行更精確的查詢。 2. 原文：如果已錄入的檔案信息有原文，則會(huì)在行號左邊有圖標(biāo)顯 示，可點(diǎn)擊【原文】按鈕，進(jìn)入該份檔案的原文管理界面，進(jìn)行檔案 的原文查詢。 3. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。4. 前進(jìn)：查看下一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往前翻。5. 卡片：進(jìn)入數(shù)據(jù)的卡片瀏覽界面，同時(shí)只能看到一條檔案數(shù)據(jù)。 如下圖：6. 轉(zhuǎn)存：將當(dāng)前所選中的檔案記錄另存為其他形式文件，如 Excel 、 Txt 等。7. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接

46、定位到你要看的那一條檔案記錄。如下圖：在該界面中輸入你要定位到的行號，然后按【定位】按鈕即可定 位到你所要查看的檔案記錄。8. 網(wǎng)格：進(jìn)入數(shù)據(jù)的網(wǎng)格瀏覽界面，同時(shí)可以看到多條檔案數(shù)據(jù)。 在該界面下不能對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。9. 排序：對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，點(diǎn)擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置 窗口，如下圖：在該窗口中可以設(shè)置是按哪個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)來排序的， 你只要在左邊的 【可選擇字段】 中雙擊你想要用來排序的字段， 或者拖拽你想要用來 排序的字段到右邊的【排序字段】中。可以選擇多個(gè)排序字段。排序 字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完 成。 在右邊的 【排序字段】 中，如果選中了排序字段后面的升

47、序選項(xiàng)，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。10. 打?。喊巡樵兘Y(jié)果打印出來。如下圖：11.幫助：打開檔案查詢的幫助信息。12. 返回：關(guān)閉檔案查詢窗口。第七章 借閱利用一 利用管理此功能主要用于增加、刪除、修改利用人信息，錄入利用人手續(xù) 的審核、權(quán)限認(rèn)定、調(diào)檔審核情況，利用業(yè)務(wù)辦理（借閱、歸還、續(xù) 借、催還、調(diào)卷） 。界面如下： 模式選擇分為四種： 瀏覽模式：該模式下上面劃線的區(qū)域只能看，不能編輯。 新增模式：該模式下上面劃線的區(qū)域可以編輯，同時(shí)【加入】按 鈕變亮，你可以輸入利用人姓名，證件名稱和號碼， 聯(lián)系電話及單位名稱。 修改模式：該模式下你可以修改利用人的信息，而且在這個(gè)模式 下，當(dāng)

48、選中某一利用人后工具欄上【刪除】按鈕才能 夠恢復(fù)為激活狀態(tài)。 查詢模式：該模式下可以以姓名、證件名稱、證件號碼、聯(lián)系電 話及單位名稱為條件項(xiàng)查找利用人。操作說明如下：1. 新增：將模式選擇設(shè)置為【新增】 。2. 刪除：刪除利用人（當(dāng)前模式必須設(shè)置為【修改】 ，該項(xiàng)功能才能 使用）。3. 審核：利用人手續(xù)審核情況、調(diào)檔審核情況及權(quán)限認(rèn)定情況的錄 入修改。當(dāng)選中要辦理的借閱（利用人）后，點(diǎn)擊【審核】按鈕，打開如下界面：來借閱（查找） 檔案的人， 都需要到有關(guān)上級部門辦理相關(guān)手續(xù)， 其手續(xù)審核情況和調(diào)檔審核情況、批準(zhǔn)的可調(diào)檔權(quán)限（點(diǎn)擊 按 鈕可以選擇多項(xiàng)）填入上面對應(yīng)項(xiàng)中。 4. 借閱管理：進(jìn)入借閱

49、管理模塊，辦理具體利用業(yè)務(wù)（辦理借閱、 歸還、續(xù)借、催還、調(diào)卷等業(yè)務(wù)） 。選中利用人后，點(diǎn)擊【借閱管理】 按鈕，打開如下界面（ 注意： 首先要確信該利用人已經(jīng)作過了手續(xù)審 核）： 增加：新增加一份檔案借閱記錄。點(diǎn)擊【增加】按鈕后，打 開如下界面：檔號右邊的 ，用來幫助選擇需要調(diào)閱的檔案，單擊之后彈出選擇要查詢的檔案窗口：先設(shè)置一定的條件選擇出相應(yīng)的檔案信息后， 即可選擇要查詢的檔案。（一個(gè)條件也不輸入查詢出全部檔案）選定檔案后，點(diǎn)擊【確定返回】按鈕，返回到利用檔案登記單，再輸入其他信息后，點(diǎn)擊【增加】 ，即可保存新建的利用檔案登記 單。 修改：修改當(dāng)前選中的檔案利用借閱信息。當(dāng)用戶先選中一 條

50、檔案利用查閱信息后，點(diǎn)擊【修改】圖標(biāo)之后彈出的窗體和增加窗 體有些類似，但是增加了是否歸還、續(xù)借、歸還日期及利用結(jié)果幾個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，并且沒有了檔案選擇按鈕 而且檔號、類別和題名都為灰 色表示，是不能修改的項(xiàng)。 刪除：刪除當(dāng)前選中的檔案利用借閱信息。先選中一條記錄 （雙擊檔案利用借閱信息） ，點(diǎn)擊【刪除】按鈕后，系統(tǒng)會(huì)提示你是 否刪除，以防止誤操作產(chǎn)生。 注意： 如果該份記錄顯示用戶借閱利用 的檔案未歸還的話，則系統(tǒng)禁止刪除操作。提示信息如下： 歸還：利用人歸還檔案，使用該項(xiàng)。先選中一條記錄（雙擊 檔案利用借閱信息） ，點(diǎn)擊【歸還】按鈕后，系統(tǒng)會(huì)提示： 接下來需要錄入利用結(jié)果： 續(xù)借： 利用人續(xù)借檔

51、案， 使用該項(xiàng)進(jìn)行延期。 當(dāng)用戶點(diǎn)擊 【續(xù) 借】按鈕之后，系統(tǒng)提示輸入續(xù)借天數(shù)： 催還單：對未歸還的檔案利用產(chǎn)生催還單。將產(chǎn)生類似下面 的催還單： 調(diào)卷單：對借閱的檔案產(chǎn)生調(diào)卷單。將產(chǎn)生類似下面的調(diào)卷 單：注意： 當(dāng)用戶在利用檔案信息列表中沒有選中的記錄時(shí)， 修 改、刪除、歸還、續(xù)借、催還單及調(diào)卷單的圖標(biāo)和文字將成為未 激活狀態(tài)（灰色底色）不可用狀態(tài)，選中一條記錄時(shí)，所有的圖 標(biāo)都可用， 但是選中兩條及兩條以上時(shí)， 工具欄上的修改、 刪除、 歸還、續(xù)借都變?yōu)椴豢捎脿顟B(tài)，這里主要是為方便同時(shí)產(chǎn)生多條 記錄的調(diào)卷單及催還單 5. 幫助：打開利用管理的幫助信息。6. 退出：關(guān)閉利用管理窗口。二 利用

52、查詢 可按照借閱利用人或按照檔案查詢， 如果利用人檔案未歸還可以 作催還。界面如下圖：查詢可以按用戶或者按檔案來查詢。操作說明如下：1. 在窗體左面輸入相應(yīng)的查詢條件， 點(diǎn)擊【查詢】 按鈕查找滿足條件 的結(jié)果，結(jié)果顯示在右面列表中2. 查詢?yōu)槟：樵儯檎翌}名中包含 “通知” 的檔案，在題名項(xiàng)中 只需要鍵入“通知”兩個(gè)字即可。3. 窗體右面分為上下兩個(gè)列表， 按照用戶查詢， 上面是用戶列表， 下 面是當(dāng)前用戶借閱的檔案列表；按照檔案查詢，則上面顯示的是檔案 列表，下面是當(dāng)前檔案的借閱（利用）人列表。當(dāng)選中檔案之后，你 就可以使用【催還單】按鈕來產(chǎn)生催還單了。 4. 幫助：打開利用查詢的幫助信

53、息。5. 退出：關(guān)閉利用查詢窗口。三 利用統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)預(yù)定義了 7 種統(tǒng)計(jì)方式，它們是：按全宗號統(tǒng)計(jì)、按檔案統(tǒng) 計(jì)、 按年代統(tǒng)計(jì)、按歷史時(shí)期統(tǒng)計(jì)、按類別（問題 /機(jī)構(gòu)）統(tǒng)計(jì)、按利用目的統(tǒng)計(jì)、按利用方式統(tǒng)計(jì)。并可以定義統(tǒng)計(jì)的日期，所定義的 日期是指利用人借閱檔案的日期，并提供打印輸出功能。界面如 下： 操作說明如下：1. 統(tǒng)計(jì)： 利用檔案的統(tǒng)計(jì)。 在窗體左面選擇好統(tǒng)計(jì)的方式， 在統(tǒng)計(jì)日 期上輸入借閱利用的起止日期， 點(diǎn)擊【統(tǒng)計(jì)】 按鈕即可進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 2. 打印：打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果。3. 幫助：打開利用統(tǒng)計(jì)的幫助信息4. 退出：關(guān)閉利用管理窗口。第八章 檔案編目檔案編目對各種檔案信息編制各種目錄并可以打印輸出。 目錄形式為檔案 全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄 , 歸檔文件目錄、分類目錄、專題目錄、案卷封面歸檔文件目錄封面等。檔案編目的界面如下：在上一界面中可以選擇要編目檔案的類型，有文書檔案、科技檔 案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案幾種。下面以文書檔案的編目為 例，其他操作類似。點(diǎn)擊【文書檔案】按鈕，打開如下界面：操作說明如下：1. 選擇目錄 ：在該界面中如果要編目，你首先要在【目錄】按鈕或 【目錄表格】菜單下選擇你要編目的目錄，如： 選擇要編目的目錄（如果選擇【自定義表格】則彈出報(bào)表生成器 窗口，