組織系統(tǒng)設(shè)計與運行原理

1、組織系統(tǒng)設(shè)計與運行原理組織系統(tǒng)設(shè)計與運行原理 首先來了解一下 為什么要建立組織？為什么要有管理？ 古希臘時有一位年輕的牧羊人，放的羊越來越多，經(jīng)常有丟失的事情發(fā)生，他自己也感到非常疲勞、吃力。他的岳父告訴他一個方法，那就是：先找出幾只頭羊，讓每一只頭羊帶領(lǐng)一群羊，只要看住那幾只頭羊就可以了，結(jié)果牧羊人管理的非常輕松，再沒有發(fā)生過丟羊事件。 這就是最早的管理和組織吧！組織管理運行中的最大敵人？ 首先要知道存在于企業(yè)中的、管理首先要知道存在于企業(yè)中的、管理 過程中所遇到的最頑強的抵抗是什過程中所遇到的最頑強的抵抗是什么？么？ 我們說：我們說：是習(xí)慣！是習(xí)慣！那些不良的習(xí)慣那些不良的習(xí)慣是影響管理效

2、果的最大敵人！是影響管理效果的最大敵人！看看企業(yè)員工的組成看看企業(yè)員工的組成一個企業(yè)的所有員工一個企業(yè)的所有員工n來自不同家庭、受過不同的教育、經(jīng)歷過不同來自不同家庭、受過不同的教育、經(jīng)歷過不同的企業(yè)、甚至不同的地域；的企業(yè)、甚至不同的地域；n必然養(yǎng)成了種種不同的習(xí)慣，大家常聽到有人必然養(yǎng)成了種種不同的習(xí)慣，大家常聽到有人會說：我們以前是怎樣怎樣做的會說：我們以前是怎樣怎樣做的 這些就是習(xí)慣！這些就是習(xí)慣！ 而且大多數(shù)是不良的習(xí)慣！而且大多數(shù)是不良的習(xí)慣！不良習(xí)慣帶來的害處不良習(xí)慣帶來的害處 各自為政、職責(zé)不清、越級指揮、互相各自為政、職責(zé)不清、越級指揮、互相推諉、步調(diào)不一、重復(fù)犯錯、執(zhí)行不力

3、推諉、步調(diào)不一、重復(fù)犯錯、執(zhí)行不力等等現(xiàn)象充斥在我們的工作中等等現(xiàn)象充斥在我們的工作中 這些不良的習(xí)慣已經(jīng)對企業(yè)的效率、成這些不良的習(xí)慣已經(jīng)對企業(yè)的效率、成本、工期、質(zhì)量產(chǎn)生了巨大的副作用！本、工期、質(zhì)量產(chǎn)生了巨大的副作用！我們的目的是向舊有的習(xí)慣宣戰(zhàn)！改變不良的向舊有的習(xí)慣宣戰(zhàn)！改變不良的習(xí)慣！養(yǎng)成良好的習(xí)慣！習(xí)慣！養(yǎng)成良好的習(xí)慣！做到這一點接下來的工作就都好做到這一點接下來的工作就都好做了！做了！ 一個企業(yè)包括兩大系統(tǒng)：一個企業(yè)包括兩大系統(tǒng)： 組織系統(tǒng)和運作系統(tǒng)組織系統(tǒng)和運作系統(tǒng)我們首先來簡述：企業(yè)的組織系統(tǒng)我們首先來簡述：企業(yè)的組織系統(tǒng) 架構(gòu)設(shè)計 部門職能和管轄范圍的界定 述職 組織系統(tǒng)

4、的功能組織架構(gòu)設(shè)計思路組織架構(gòu)設(shè)計思路組織架構(gòu)設(shè)計的原則一個上級的原則責(zé)權(quán)一致的原則既無重疊又無空白的原則幾個名詞概念n指揮線：連接上下兩個崗位之間的連線，也叫關(guān)系線。（表示上對下的指揮權(quán)力；下對上的報告途徑）n上級：直接上級、間接上級和臨時上級n下級：直接下級、所屬下級和臨時下級n管理幅度：一個管理者有效管理下屬的人數(shù)（也叫管理跨度）部門職能與管轄范圍的界定n三個原則：不重疊原則、無空白原則、 整體原則。n崗位說明書崗位說明書：崗位名稱、崗位職責(zé)、主要權(quán)力、直接上級、直接下級、直接責(zé)任、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理范圍、任職條件等。n直接責(zé)任：凡需要管理人員親自做和所連帶的責(zé)任！n領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：對其所負(fù)責(zé)的區(qū)

5、域所領(lǐng)導(dǎo)的下屬，職責(zé)所涉及的范圍，以及對其領(lǐng)導(dǎo)行為產(chǎn)生的最終結(jié)果負(fù)責(zé)！對工作結(jié)果負(fù)責(zé)！對本部門的秩序、面貌、質(zhì)量、效益、安全、發(fā)展、生存負(fù)責(zé)！ 實行問責(zé)制！實行問責(zé)制！述職n定期述職定期述職 逐條審查崗位說明書的執(zhí)行情況 調(diào)整不合適的條款上級重讀崗位說明書、下級逐條報告執(zhí)行情況、上級當(dāng)場表態(tài)、做好記錄。1.特別述職特別述職組織系統(tǒng)的功能組織系統(tǒng)的功能n分工系統(tǒng)n協(xié)作系統(tǒng)n定位系統(tǒng)n正、副職之間的關(guān)系分工系統(tǒng)把企業(yè)運作所需要的所有工作分配給企業(yè)的所有成員；沒有工作沒人干沒有人沒工作干要求達(dá)到：界定清楚、既無重疊又無空白要求達(dá)到：界定清楚、既無重疊又無空白n 分工系統(tǒng)n 協(xié)作系統(tǒng)協(xié)作系統(tǒng)n 定位系

6、統(tǒng)n 正、副職之間的關(guān)系協(xié)作系統(tǒng)n確定崗位之間的關(guān)系確定崗位之間的關(guān)系n相互服務(wù)、互相控制相互服務(wù)、互相控制n 分工系統(tǒng)n 協(xié)作系統(tǒng)n 定位系統(tǒng)定位系統(tǒng)n 正、副職之間的關(guān)系定位系統(tǒng)n企業(yè)的所有員工都能在組織系統(tǒng)中找到企業(yè)的所有員工都能在組織系統(tǒng)中找到自己的崗位自己的崗位n圖中沒有崗位的人不在企業(yè)之內(nèi)圖中沒有崗位的人不在企業(yè)之內(nèi)n每個崗位在組織系統(tǒng)中都能找到自己固每個崗位在組織系統(tǒng)中都能找到自己固定的位置。定的位置。n 分工系統(tǒng)n 協(xié)作系統(tǒng)n 定位系統(tǒng)n 正、副職之間的關(guān)系正、副職之間的關(guān)系正、副職之間的關(guān)系n原則上不設(shè)副職！設(shè)副職的副作用：決策慢難以高度統(tǒng)一虛化責(zé)任引起派系之爭正職不滿副職容

7、易越級指揮副職不滿正職容易消極怠工1.1.當(dāng)正職管理幅度過大時可設(shè)副職。當(dāng)正職管理幅度過大時可設(shè)副職。運作系統(tǒng)運作系統(tǒng)包括三部分：垂直指揮系統(tǒng)橫向聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)1.檢查反饋系統(tǒng)垂直指揮系統(tǒng)一、垂直指揮系統(tǒng)的原則一、垂直指揮系統(tǒng)的原則1、只有一個上級原則（特例）、只有一個上級原則（特例）2、服從的原則、服從的原則3、逐級的原則（不越級指揮、不越級匯報）、逐級的原則（不越級指揮、不越級匯報）什么情況下可以越級指揮？什么情況下可以越級指揮？什么情況下可以越級匯報？什么情況下可以越級匯報？只有一個上級的原則n無論對哪一項工作來說，一個下屬應(yīng)該無論對哪一項工作來說，一個下屬應(yīng)該只接受一個領(lǐng)導(dǎo)人的命令，這就是一

8、個只接受一個領(lǐng)導(dǎo)人的命令，這就是一個上級的原則。上級的原則。它是一項普遍、永久、必它是一項普遍、永久、必要的準(zhǔn)則！要的準(zhǔn)則！管理樹上每一個領(lǐng)導(dǎo)崗位只管理樹上每一個領(lǐng)導(dǎo)崗位只有一個最高負(fù)責(zé)人，該崗位職務(wù)所規(guī)定有一個最高負(fù)責(zé)人，該崗位職務(wù)所規(guī)定的權(quán)力也只能賦予這個人、責(zé)任也由同的權(quán)力也只能賦予這個人、責(zé)任也由同一人承擔(dān)，這個人即是該崗位的正職。一人承擔(dān)，這個人即是該崗位的正職。n雖然通過授權(quán)，副職可以對該部門有授雖然通過授權(quán)，副職可以對該部門有授權(quán)范圍內(nèi)的指揮權(quán)，權(quán)范圍內(nèi)的指揮權(quán)，但該部門的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)但該部門的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任仍然由正職承擔(dān)。任仍然由正職承擔(dān)。 服從的原則沒有服從就沒有管理在一般情況下，下級無

9、權(quán)判斷上級的對錯，上級的對錯由上級的上級來判定。特殊崗位可以拒絕上級明顯外行或違法的指揮n軍隊為什么戰(zhàn)斗力強？軍隊為什么戰(zhàn)斗力強？逐級的原則n不能越級指揮！可以越級檢查不能越級指揮！可以越級檢查n不能越級匯報！可以越級申述不能越級匯報！可以越級申述 什么情況下可以越級指揮？緊急情況下直接下屬表示或?qū)嶋H不服從指揮直接下屬無力完成上級安排的任務(wù)1.必要時整體指揮 什么情況下下級可以越級申述？申述就是告狀！申述就是告狀！上級有違法亂紀(jì)行為上級有出賣和危害企業(yè)的行為上級濫用職權(quán)，對申述者有重大不公行為如屬誣告，申述者必須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任！如屬誣告，申述者必須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任！二、垂直指揮系統(tǒng)常用形式二、垂直指

10、揮系統(tǒng)常用形式1、命令、命令 2、會議命令有口頭命令和書面命令（手諭）命令的組成部分：受令人、完成標(biāo)準(zhǔn)、完成時限完成標(biāo)志（復(fù)命時限） “四小時復(fù)命制四小時復(fù)命制” 命令語言的基本要求：簡練、準(zhǔn)確！無需形容和描繪；盡量使用專業(yè)術(shù)語，概念清楚、排除誤解；有可操作性和檢查性；保證傳達(dá)渠道暢通無阻。 無標(biāo)準(zhǔn)、無準(zhǔn)確概念、無操作性的無標(biāo)準(zhǔn)、無準(zhǔn)確概念、無操作性的“三無三無”語言不要出現(xiàn)在命令里！語言不要出現(xiàn)在命令里！四小時復(fù)命制 對于任何命令不管完成與否，都要在規(guī)定時間內(nèi)復(fù)命。如執(zhí)行人在執(zhí)行開始后，發(fā)現(xiàn)有困難或阻力，應(yīng)努力去克服完成；確有不能克服的困難，執(zhí)行人無法按時、按標(biāo)準(zhǔn)完成，需立即向下命令者復(fù)命，

11、講明不能完成的困難和原因。如任務(wù)已如任務(wù)已經(jīng)完成，也要復(fù)命！經(jīng)完成，也要復(fù)命！“立即”我們規(guī)定為不超過四小時。 這條規(guī)定特別重要！這條規(guī)定特別重要！n為什么企業(yè)中都感嘆執(zhí)行力差？n為什么領(lǐng)導(dǎo)布置的工作都石沉大海？n為什么已經(jīng)造成損失了才發(fā)現(xiàn)工作都沒做？ 不及時復(fù)命，造成工作延誤，受令人必須承擔(dān)責(zé)任！會議會議n會議經(jīng)常用來多向指揮和總體指揮n種類：動員會、協(xié)調(diào)會、調(diào)度會、研討會、專題會、評比會、總結(jié)會等等n要素：時間、地點、人員、議題、議程、結(jié)論、紀(jì)要。n要訣：必須有數(shù)據(jù)、有責(zé)任人、有措施、要訣：必須有數(shù)據(jù)、有責(zé)任人、有措施、有完成時限、有檢查人、有記錄。有完成時限、有檢查人、有記錄。三、垂直指

12、揮系統(tǒng)的重要法則n不間斷（時間、決策、指揮渠道）n及時n前后一致（人換法不換）n確保執(zhí)行n可監(jiān)督檢查橫向聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)一、部門之間的運作原理1.相互服務(wù)、相互制約的原則（一線不能求二線）2.各盡其職、各負(fù)其責(zé)3.統(tǒng)一指揮、步調(diào)一致4.不同的職能部門內(nèi)部有各自不同的運作和管理方式5、各部門采用不同的績效考核辦法6、工作流程和工藝流程構(gòu)成了企業(yè)自動化的運作機制 垂直指揮系統(tǒng)和橫向聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)的關(guān)系垂直指揮系統(tǒng)和橫向聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)的關(guān)系垂直指揮系統(tǒng)不能隨意改變部門的職能；正常情況下，垂直指揮系統(tǒng)不干預(yù)工作流程和工藝流程。改變流程是企業(yè)立法過程垂直指揮系統(tǒng)有責(zé)任定期檢查各部門執(zhí)行流程情況，并有統(tǒng)計、分析、上報1.上級

13、部門有責(zé)任修改、廢止不適用的程序、建立新的流程5.下級部門在執(zhí)行流程中發(fā)生的不正?，F(xiàn)象要及時投訴6.上級部門通過垂直指揮系統(tǒng)接受投訴，并裁決7.在職能部門不能履行職責(zé)時，上級有權(quán)干預(yù)其工作，直到各項流程正常運作為止8.各種流程、制度構(gòu)成企業(yè)的“法律” 強調(diào)：工作紀(jì)律和工藝紀(jì)律！強調(diào)：工作紀(jì)律和工藝紀(jì)律！規(guī)范的企業(yè)要做到：n企業(yè)有制度，運行有規(guī)范；企業(yè)有制度，運行有規(guī)范；n工作有流程，指揮有條理；工作有流程，指揮有條理；n人人有職責(zé)，事事有人做；人人有職責(zé)，事事有人做；n問題有方案，績效有考核。問題有方案，績效有考核。檢查反饋系統(tǒng)一、為何要建立檢查反饋系統(tǒng)？1.責(zé)任：接受檢查、反饋信息是責(zé)任；進

14、行檢查、搜集信息同樣是責(zé)任。2.變化：內(nèi)外部各種情況在變化，企業(yè)必須迅速、準(zhǔn)確地感知變化（恐龍）3.復(fù)雜性：檢查反饋系統(tǒng)是企業(yè)的神經(jīng)，機構(gòu)復(fù)雜的企業(yè)如無神經(jīng)，將癱瘓。4.糾錯：企業(yè)通過檢查反饋可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤5.授權(quán)：檢查和反饋可以告訴授權(quán)人，受權(quán)人是否能負(fù)起責(zé)任6.避免失誤：檢查反饋系統(tǒng)可以幫助管理者在釀成大錯之前亡羊補牢。 檢查反饋系統(tǒng)要遵循三個原則檢查反饋系統(tǒng)要遵循三個原則n控制點的原則n真實的原則n概率的原則 二、檢查行政檢查 不受級別限制，任何一個管理人員對其所屬下級中的任何一個崗位都有檢查權(quán)力，同時也檢查的義務(wù)和責(zé)任?。]有特別授權(quán)不能檢查別人的所屬下級） 檢查是責(zé)任，失察是

15、失職！檢查是責(zé)任，失察是失職！ 行政檢查分常規(guī)檢查、目標(biāo)檢查和巡視檢查 巡視檢查：n基層主管工作的大部分時間應(yīng)該在現(xiàn)場巡視（肯德基）n高層主管也要安排出一定時間進行現(xiàn)場巡視現(xiàn)場巡視是最好的檢查，好處有現(xiàn)場巡視是最好的檢查，好處有通過巡視可以獲得對工作現(xiàn)狀的直接了解能及時發(fā)現(xiàn)和解決工作中的問題向下屬表示你的存在給下屬表現(xiàn)自己的機會在感情上拉近和下屬的關(guān)系 其他檢查還有其他檢查還有n專業(yè)檢查n值班檢查n專職檢查n秘密檢查n社會檢查三、反饋 反饋是指社會、客戶、員工對企業(yè)的形象、服務(wù)、產(chǎn)品、管理和政策產(chǎn)生的反應(yīng)，具體來源如下：各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)：原始數(shù)據(jù)必須真實各部門上報的資料建立渠道搜集反映（內(nèi)部、外部）1. （建議箱、意見箱、客戶投訴、評論等）建議箱、意見箱、客戶投訴、評論等）n檢查反饋的結(jié)果分析n各部門必須對信息匯總、分析、上報n各級管理人員要會運用各種圖表對信息各級管理人員要會運用各種圖表對信息