照片檔案管理規(guī)范

1、照 片 檔 案 管 理 規(guī)GB/T 11821-20021范圍本標準規(guī)定了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理程序和保管條件。本標準適用于各級各類檔案室、檔案館的照片檔案管理。2規(guī)范性引用文件（不包括勘下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。GB/T 7156文獻保密等級代碼GB/T15418檔案分類標引規(guī)則D" T18檔案著錄規(guī)則D" T19檔案主題標引規(guī)則JGJ 25

2、檔案館建筑設計規(guī)范中華人民共和國檔案法實施辦法國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定國檔發(fā)198727號中華人民共和國保守國家秘密法中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法3術語和定義下列術語和定義適用于本標準。3. 1照片檔案 photographic archives國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價 值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。3. 2芯頁 photo holder用以固定照片或底片，并標注說明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊、底片冊的組成單元。4照片檔案的收集4. 1收集范圍4. 1. 1記錄本單位主要職能活動和重要工

3、作成果的照片。4. 1. 1. 1領導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的照片。4. 1. 1. 2本單位組織或參加的重要外事活動的照片。4. 1. 1. 3記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。4. 1. 2記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的 照片。4. 1. 3其他具有保存價值的照片。4. 2收集要求4. 2. 1對屬于收集與歸檔范圍的照片，應按照規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中 管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有。4. 2. 2對存有真?zhèn)我闪x的照片應采取必要措施進行鑒定。

4、4. 2. 3對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點4. 2. 4底片、照片、說明應齊全。4. 2. 5底片與照片影像應一致。4. 2. 6對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片。4. 2 . 7照片檔案的移交和征集應符合有關標準的要求。4. 3收集時間4. 3 . 1對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦單位應及時整理，向檔案室歸檔，一般不應跨年度。4. 3. 2依照中華人民共和國檔案法實施辦法的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關檔案館移交。在特殊情況下，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可以提

5、前或延遲移交。4. 3. 3檔案館應按收集范圍隨時征集零散的對國家和社會具有保存價值的照片。5照片檔案的整理 5. 1整理原則照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。5. 2照片、底片的鑒定5. 2. 1保管期限保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為永久、長期、短期三種。對照片、底片保管期限的劃分按照國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。5. 2. 2密級密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照中華人民共和國保守國家秘密法、中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法、GB/T 7156及有關規(guī)定執(zhí)行。5

6、. 3底片的整理5. 3. 1底片的編號底片號是固定和反映底片在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。其格式如下：全宗號一保管期限代碼一張?zhí)柸谔枺簷n案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用“1、 2、3”或"Y、G D'對應代表永久、長期、短期。張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片的排列從“1開始的順序編號。5. 3. 2底片號的登錄5. 3. 2. 1宜使用鐵筆將底片號橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處（刻寫不下時，前段可不寫），不得影響畫面；也可采用其他方式將底片號附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。5. 3. 2. 2底片號登錄順序應與照片號登

7、錄順序保持一致。5. 3. 3底片袋的標注底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。應在底片袋的右上方標明底片號。對翻拍底片，應在底片袋的左上方標明" F'字樣。對拷貝底片，應在底片袋的左上方標明" K'字樣。5. 3. 4底片的入冊5. 3. 4. 1底片冊一般由297mmX210mm小的若干芯頁和封面、封底組成。5. 3. 4. 2應按底片號順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑浴?. 3. 4. 3芯頁的插袋上應標明相同的底片號。5. 3. 5大幅底片的放置對幅面超過底片冊芯頁尺寸的大幅底片，應在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放人專用的檔案袋或檔案盒中，按底片號順序排列

8、5. 3. 6冊內(nèi)備考表5. 3. 6. 1冊內(nèi)備考表項目包括：本冊情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間。冊內(nèi)備考表應放在冊內(nèi)最后位置。冊內(nèi) 備考表見附錄A。5. 3. 6. 2本冊情況說明：填寫冊內(nèi)底片缺損、補充、移出、銷毀等情況。對底片冊立冊以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，應由 有關的檔案管理人員填寫說明，并簽名、標注時間。5. 3. 7底片冊的封面底片冊的封面應印制“底片冊”字樣。5. 3. 8底片冊的冊脊底片冊冊脊的項目包括：全宗號、保管期限、起止張?zhí)枴蕴?。底片冊冊脊見附錄區(qū)5. 3. 9底片冊的排列底片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列，上架保存。5. 4照片的整理5. 4. 1照片的分類

9、應在全宗內(nèi)按保管期限一年度一問題進行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌部砂幢９芷谙抟粏栴}一年度進行分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。5. 4. 2照片的排列應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間、重要程度等進行排列。為便于提供利用，照片排列及人冊時應同時考慮不同保密等級照片的定位。5. 4. 3照片的編號照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柣蛉谔枴⒈９芷谙薮a、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式：格式一：全宗號一一保管期限代碼一一冊號一一張?zhí)柛袷蕉喝谔栆灰槐９芷谙薮a一一張?zhí)柸舨捎酶袷蕉?，可選用照片、底片分別編號法或合一編

10、號法（影像相符的照片、底片編號相同 ）。選用合一編號法宜以照片、底片齊全為基礎。全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用“1、 2、3”或"Y、G D'對應代表永久、長期、短期。冊號：在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊的排列從“1”開始的順序編號。張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦詢?nèi)的排列從“1開始的順序編號。格式二中的張?zhí)柺侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片的排列從“ 1”開始的順序編號。5. 4. 4照片的入冊5. 4. 4. 1照片冊一般由297mm210 met小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜，有活頁式和定頁式兩種。芯頁格式參考示例參見附錄C。

11、5. 4. 4. 2應按照分類、排列順序即照片號順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?，組成照片冊。5. 4. 5大幅照片的放置5. 5照片檔案目錄的編制6. 5. 1目錄的著錄5. 5. 1 . 1著錄項目照片檔案目錄的著錄項目包括：照片號、底片號、題名、時間、攝影者、備注、參見號、冊號、頁號、組內(nèi)張數(shù)、分類 號、項目號、主題詞或關鍵詞、密級、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號、文字說明等。5.5. 1.2條目的著錄單位以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。5. 5. 1. 3組合照片的著錄5. 5. 1. 3. 1以一組照片為單位著錄時，題名應根據(jù)題名擬寫要素，簡明概括、準確反映一組

12、照片的基本內(nèi)容。5. 5. 1. 3. 2以一組照片為單位著錄時，照片號、底片號、頁號均應著錄起止號；時間應著錄起止時間；參見號、攝 影者可以著錄多個。5. 5. 1 . 4大幅照片的標注對于大幅照片、底片，應在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。以一組照片為單位著錄時，還應在備注欄內(nèi)注明其中所含的大幅照片的照片號、底片號。5. 5. 1 . 5著錄與標引的要求照片檔案著錄與標引的方法和要求，應按照D/VT18、GEB/T15418、DAT19執(zhí)行。5. 5. 2目錄的編制5. 5. 2. 1目錄種類照片檔案目錄種類包括冊內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。5. 5. 2. 2基本

13、目錄照片檔案基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項目。基本目錄的條目應按照片號排序。照片檔案基本目錄參考示例參見附錄Do5. 5. 2. 3冊內(nèi)目錄冊內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項目是：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注。冊內(nèi)目錄的條目應按照片號排序。冊內(nèi)目錄位于冊內(nèi)最前面。冊內(nèi)照片目錄參考示例參見附錄E6照片檔案的保管6.1包裝物與裝具6. 2溫度、濕度要求6. 2. 1推薦的存貯最高溫度和相對濕度見表1。6. 2. 2底片、照片應恒溫、恒濕保存。長期貯存環(huán)境，24小時內(nèi)溫度的周期變化不應大于土2C,相對度變化不應大于±5%。中期貯存

14、環(huán)境，24小時內(nèi)溫度的周期變化不應大于土 5C,相對濕度變化不應大于土 10%。6. 2. 3所推薦的溫度、濕度條件，應在各單獨的貯存器具內(nèi)或整個貯存室內(nèi)加以保證。6. 2. 4底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房間的溫、濕度若存在較大差別，應設緩沖間，在其提供利用前應在緩 沖間過渡幾小時。表1推薦的存貯最高溫度和相對濕度類型中期貯存長期貯存最高溫度/C相對濕度/%最高溫度/C相對濕度/%黑白底片2520 5021±510203020 402050彩色底片2520 502-3-10203020 402050黑白照片2520 501830 50彩色照片2520 50230 40注1 :

15、中期貯存是指膠片、照片在表中規(guī)定的溫、濕度條件下至少能保存10年。長期貯存是指膠片、照片在表中規(guī).色的溫、濕度條件下至少能保存 100年。注2:推薦值內(nèi)較低的溫度、濕度環(huán)境，更能延長膠片、照片的壽命。6. 3空氣調(diào)節(jié)和凈化要求6. 3. 1空氣調(diào)節(jié)要求6. 3. 1 . 1為保證貯存庫的溫、濕度條件，應配備獨立的空氣調(diào)節(jié)系統(tǒng)。6.3. 1.2貯存庫的氣壓應保持正壓狀態(tài)，以防止外界空氣滲入。6. 3. 1. 3去濕應選用恒濕控制的自動制冷型除濕機。加濕應選用可控式加濕機，不應使用水盆或飽和化學溶液，以免導致濕度過高。6. 3. 2空氣凈化要求6. 3. 2. 1進入貯存室或貯存柜的空氣應首先經(jīng)過

16、機械過濾器過濾，以免空氣中的固體顆粒擦傷膠片或與膠片起反應。過濾器宜采用于介質(zhì)型，應不可燃，其捕捉率不應低于85%。6. 3. 2. 2應使用洗滌或吸收等空氣凈化裝置，去除空氣中的二氧化硫、硫化氫、過氧化物、臭氧、酸性霧氣、氨和氧化氮等氣體雜質(zhì)。6. 3. 2. 3油漆的揮發(fā)氣體是一種氧化污染源，應控制使用。若貯存環(huán)境新刷油漆，應在三個月后投入使用。對其他存有污染源的新貯存環(huán)境，亦應擱置一段時期后再投入使用。6. 3. 2. 4硝酸片基膠片會釋放出有害氣體，因此，不應與其他膠片同處存放，也不應與其他膠片使用同一通風系統(tǒng)。6. 4庫房有關要求庫房條件和防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求，應符合JCJ 25的規(guī)6. 5保管要求和措施 6. 5. 1貯存庫房應保持整齊、清潔，應有嚴格的使用和存放規(guī)則。6. 5, 2照片檔案入庫前應進行檢查。對受污染的照片、底片應進行必要的技術處理，防止受污染的照片、底片入庫。6. 5. 3接觸底片的人員應戴潔凈的