年底憑證的整理歸檔

1、年底憑證的整理歸檔年底憑證的整理歸檔主講：XXX認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)憑證認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)憑證一會(huì)計(jì)憑證的整理和審核會(huì)計(jì)憑證的整理和審核會(huì)計(jì)憑證歸檔的注意事項(xiàng)會(huì)計(jì)憑證歸檔的注意事項(xiàng)二三一、會(huì)計(jì)憑證的概念會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、按一定格式編制的據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬簿的書面證明。記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法性與合理性，保證了會(huì)計(jì)記錄的真實(shí)性，加強(qiáng)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。二、會(huì)計(jì)憑證的分類1按其編制程序和用途的不同 原始憑證2 記賬憑證（一）原始憑證原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的原始憑據(jù)。它不僅能用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況，還可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作的

2、原始資料和重要依據(jù)，是會(huì)計(jì)資料中最具有法律效力的一種文件。工作令號(hào)、購(gòu)銷合同、購(gòu)料申請(qǐng)單等不能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的各種單證不能作為原始憑證并據(jù)以記賬。（二）記賬憑證記賬憑證是由會(huì)計(jì)人員對(duì)審核無(wú)誤的原始憑證或匯總原始憑證，按其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類整理，作為登記賬簿依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)人員填制記賬憑證要嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行。三、會(huì)計(jì)憑證的作用01記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供記賬依據(jù)02明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，強(qiáng)化內(nèi)部控制03監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，控制經(jīng)濟(jì)運(yùn)行一、原始憑證的整理步驟1、按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分大類（1）采購(gòu)付款（銷售單、發(fā)票、入庫(kù)單、銀行回單）（2）銷售收款（銷售單、發(fā)票、出庫(kù)單、銀行回單）（3）期間費(fèi)用

3、（報(bào)銷單、發(fā)票、車票、銀行回單）（4）其他日常業(yè)務(wù)（支票、借款單、銀行回單、繳稅單）（5）期末業(yè)務(wù)（ 各類計(jì)算表、計(jì)提表、攤銷表）2、按單筆業(yè)務(wù)分小類（1）按憑證大小排序粘貼（2）相同事項(xiàng)按序黏貼從右至左粘貼（階梯狀、均勻）按大小折疊原 始 憑 證 的 名 稱填 制 憑 證 的 單 位 名稱 、 填 制 人 姓 名接 受 憑 證 單 位 的 名 稱填 制 憑 證 的 日 期經(jīng) 辦 人 的 簽 名 或 蓋 章經(jīng) 濟(jì) 業(yè) 務(wù) 內(nèi) 容 ， 如數(shù) 量 、 單 價(jià) 、 金 額二、原始憑證年末整理時(shí)需審核的注意事項(xiàng)1、原始憑證必須具備的內(nèi)容：2、外來(lái)原始憑證（如發(fā)票、收據(jù)等）從個(gè)人取得的原始憑證必須有填制

4、人員的簽名或者蓋章，同時(shí)應(yīng)寫明住址，必要的注明身份證號(hào)碼（或者身份證復(fù)印件）。必須蓋有填制單位的財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章，套印的稅務(wù)部門或有關(guān)監(jiān)制部門的專用章填制人員的簽名或蓋章3、自制原始憑證（如入庫(kù)單、領(lǐng)料單等）必須有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人（或其指定的人員）和經(jīng)辦人簽名或者蓋章。4、凡需填寫大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購(gòu)買實(shí)物的原始憑證，必須有實(shí)物驗(yàn)收證明;支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。5、一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報(bào)銷憑證，必須用雙面復(fù)寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外)套寫，并連續(xù)編號(hào)。作廢時(shí)應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記，連

5、同存根一起保存，不得撕毀。6、銷貨退回（1）開具退貨發(fā)票，必須有退貨驗(yàn)收證明；（2）退款時(shí)，必須取得對(duì)方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證以及當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)開具的“開具紅字發(fā)票通知單”，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。7、職工因公借款的借據(jù)，須附在記賬憑證之后。收回借款時(shí)，應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。8、經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號(hào)。(復(fù)印件做附件，并注明原件存檔處)9、原始憑證發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或無(wú)法辨認(rèn)的，不得涂改、挖補(bǔ)。未入賬：應(yīng)退回填制單位或填制人員補(bǔ)填或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開出單

6、位的公章；發(fā)現(xiàn)有違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律和財(cái)會(huì)制度的，應(yīng)拒絕受理；對(duì)弄虛作假、營(yíng)私舞弊、偽造涂改等違法亂紀(jì)的，應(yīng)扣留憑證，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。已入賬：不能抽出，應(yīng)另外以正確原始憑證進(jìn)行更正。10、原始憑證不得外借其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以復(fù)制，復(fù)制時(shí)，須有財(cái)務(wù)人員在場(chǎng)。向外單位提供的原始憑證復(fù)印件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記,并由提供人員和收取人共同簽名或蓋章。11、外來(lái)原始憑證如有遺失，需復(fù)印對(duì)方單位記賬聯(lián)并加蓋對(duì)方單位公章，標(biāo)明“此復(fù)印件與原件相符”并簽名，并注明原始憑證編號(hào)金額和內(nèi)容等，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能作原始憑證。12、原始憑證張數(shù)：一般情況下，記賬憑證必須附有原始

7、憑證并注明張數(shù)。原始憑證的張數(shù)按自然張數(shù)計(jì)算（原始憑證匯總表應(yīng)計(jì)算在內(nèi)，原始憑證粘貼紙不應(yīng)計(jì)算）。13、附在記賬憑證之后的原始憑證，應(yīng)折疊、粘貼整齊，對(duì)小于記賬憑證的原始憑證（如：火車、汽車、飛機(jī)、輪船票等），要粘貼在與記賬憑證一樣大小的原始憑證粘貼單。14、有收付款的原始憑證，在辦理完收付款項(xiàng)后，必須加蓋“收訖”、“付訖”戳記。三、記賬憑證年末審核要點(diǎn)1、記賬憑證所附的原始憑證是否齊全，兩者內(nèi)容是否相符，其金額與原始憑證的金額或金額合計(jì)數(shù)是否一致。2、記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸賬戶名稱是否與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相符，賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系是否清楚，應(yīng)記金額是否正確。3、記賬憑證的手續(xù)是否完整，應(yīng)填項(xiàng)目是否填列齊全，

8、有關(guān)人員是否都已簽章，如有手續(xù)不完備的應(yīng)補(bǔ)辦完整，方可入賬。一、會(huì)計(jì)憑證的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證的整理1、把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。根據(jù)不同的種類，按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。分類整理，按順序排列，檢查日期、編號(hào)是否齊全按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱，保持?jǐn)?shù)字完整整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因；再檢查附件有否漏缺；憑證有關(guān)人員的印章是否齊全030402012、整理記賬憑證的附件，補(bǔ)充遺漏的必不可

9、少的核算資料。3、將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。4、會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。（二）會(huì)計(jì)憑證的裝訂1、填寫會(huì)計(jì)憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。2、填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫上“年月憑證”和案卷號(hào)。3、將裝訂好的憑證入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。二、會(huì)計(jì)資料的歸檔（一）歸檔范圍（1）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證；（2）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、半年度和年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定

10、意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（一單一書兩表三清冊(cè)）【提示】各單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會(huì)計(jì)檔案。（二）歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間是指會(huì)計(jì)部門或者會(huì)計(jì)人員向檔案部門或者檔案人員移交的會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間。歸檔時(shí)間不是由單位隨意設(shè)定的，而是由國(guó)家規(guī)章明確規(guī)定的，單位會(huì)計(jì)部門或者會(huì)計(jì)人員應(yīng)該嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間移交會(huì)計(jì)檔案，檔案部門也應(yīng)該按時(shí)接受會(huì)計(jì)檔案。原則上，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)材料，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的專（兼）職人員在次年第一季度內(nèi)按立卷要求分類整理裝訂，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年后，由會(huì)計(jì)部門編制移交清冊(cè)，向本單位綜合檔案室移交統(tǒng)一保管。（三）會(huì)計(jì)檔案歸檔要求1、電子歸檔：?jiǎn)挝豢梢岳糜?jì)算機(jī)

11、、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存：形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效；電子系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；電子系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案檢索關(guān)系；采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?；形成的電子?huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。（2）單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料，還需附有符合電子簽

12、名法規(guī)定的“電子簽名?！咎崾尽繚M足安全、可靠條件且非重要檔案可僅以電子形式保存。（四）會(huì)計(jì)資料管理程序臨 時(shí) 保 管移 交 接 收外 借保 管銷 毀歸檔由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)臨 時(shí) 保 管移 交 接 收外 借保 管銷 毀歸檔當(dāng)年檔案可由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年，確需推遲移交，經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)同意最長(zhǎng)不超過(guò)3年臨 時(shí) 保 管移 交 接 收外 借保 管銷 毀歸檔由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制檔案移交清冊(cè)臨 時(shí) 保 管移 交 接 收外 借保 管銷 毀歸檔會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出，確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按規(guī)定辦理手續(xù)。借用單位應(yīng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全、完整并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。臨 時(shí) 保 管移 交 接 收外 借保 管銷 毀歸檔永久+定期