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文檔簡(jiǎn)介
1、如何提高財(cái)務(wù)人員工作效率沒(méi)完沒(méi)了的加班是財(cái)務(wù)人員習(xí)以為常的事情,其實(shí)就是一個(gè)惡夢(mèng)。提高效率是財(cái)務(wù)人員面臨的迫切問(wèn)題,暫就此問(wèn)題發(fā)表個(gè)人看法,拋磚引玉,期望各位積極回饋探討。操作方法來(lái)自日??偨Y(jié),本人和同事實(shí)踐,也有視野論壇各位同行的新知。行文為日常白話,避免專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ),力求生動(dòng)。一、優(yōu)化流程1 .先記帳、后付款(先單后款)所謂先單后款是學(xué)習(xí)銀行手工賬時(shí)代的結(jié)果,即在款項(xiàng)支付之前必須先填制好記賬憑證;而不是按傳統(tǒng)方法一一付款后再做憑證。其好處有:a)賬務(wù)與業(yè)務(wù)同步。打破傳統(tǒng)會(huì)計(jì)處理今天吃飯明天刷碗的狀況;且下游等待上游,督促上游環(huán)節(jié)加快步伐,使上游無(wú)法在將來(lái)處理業(yè)務(wù),只能現(xiàn)在完成,這是對(duì)人性弱點(diǎn)的
2、直接消除。b)提前發(fā)現(xiàn)異常。賬務(wù)處理過(guò)程可以發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的不當(dāng)之處。比如支付應(yīng)賬款,超付時(shí)多數(shù)財(cái)務(wù)軟件均有紅字提示。盡早發(fā)現(xiàn),盡早處理,避免資金損失或搭上超多追討時(shí)間。c)互相監(jiān)督。有上進(jìn)心的出納能發(fā)現(xiàn)記賬憑證的錯(cuò)誤。出納登記的資金日記賬可以及時(shí)與賬務(wù)系統(tǒng)的資金日記賬核對(duì),將錯(cuò)誤消除在初始階段。d)零活運(yùn)用。先單后付并不強(qiáng)求100燦務(wù)均如此,對(duì)于緊急異常業(yè)務(wù)適當(dāng)零活。但賬務(wù)處理時(shí)間不應(yīng)超過(guò)第2日資金日?qǐng)?bào)的報(bào)出時(shí)間。e)做好銜接。出納和會(huì)計(jì)要及時(shí)、多次互傳憑證、單據(jù),互相理解。f)堅(jiān)持應(yīng)用。即使在月末結(jié)帳時(shí),仍須先單后款,保證日清。多數(shù)企業(yè)資金收付業(yè)務(wù)占總憑證量的比例在50溢右,先單后款可以極大
3、提高工作效率。2 .分散工作將月末工作分散,提前到月初月中,不在月末突擊、集中,最終會(huì)減少甚至不在月末加班。a)趁熱打鐵。在本月報(bào)表出具后,立即填制下月報(bào)表的上期及期初數(shù)。b)提前填制攤銷(xiāo)、預(yù)提憑證。3 .分割和整合將原來(lái)的整體工作分成小塊,原來(lái)小塊的工作整合在一起完成。a)小變大。綜合考慮,設(shè)置固定的辦理期間,減少因經(jīng)辦人外出而帶來(lái)的不必要等待。如報(bào)銷(xiāo)時(shí)間的規(guī)定。如果業(yè)務(wù)較少,就應(yīng)每周集中一天報(bào)銷(xiāo),減少日常現(xiàn)金存量,避免安全問(wèn)題。如果業(yè)務(wù)較多就應(yīng)每日定時(shí)報(bào)銷(xiāo)。b)大變小。把原來(lái)一月處理一次事宜,改成每周處理一次。比如出庫(kù)單生成記賬憑證,如果每周處理,月末只剩一周業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)量自然就小,即使出錯(cuò)
4、,也容易查找原因。這樣的改變,總體業(yè)務(wù)量可能增加,但可取之于減少月末工作量。4 .倒推、擠壓以出報(bào)表的時(shí)間,減去經(jīng)壓縮的財(cái)務(wù)處理時(shí)間(通過(guò)提高效率),倒推并規(guī)定業(yè)務(wù)部門(mén)提供財(cái)務(wù)核算基礎(chǔ)資料的時(shí)間。此處強(qiáng)調(diào)一點(diǎn),規(guī)定數(shù)據(jù)報(bào)送時(shí)間的文件一定得由公司第一把手簽發(fā),否則沒(méi)有效力。應(yīng)向其他部門(mén)普及財(cái)務(wù)工作是經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的歸納這個(gè)觀點(diǎn),否則一半以上的非財(cái)務(wù)人員會(huì)認(rèn)為:財(cái)務(wù)只是算工資或發(fā)工資的。普及后就可以要求業(yè)務(wù)部門(mén)配合按時(shí)、準(zhǔn)確的提供原始數(shù)據(jù)。5 .合理規(guī)劃合理規(guī)劃財(cái)務(wù)部整體與個(gè)人工作,區(qū)分出不同的緊急、重要級(jí)別,自行安排。此處涉及時(shí)間四象限法的運(yùn)用。補(bǔ)充如下:時(shí)間“四象限”法是美國(guó)的管理學(xué)家科維提出的一個(gè)
5、時(shí)間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分,基本上可以分為四個(gè)“象限”:1)既緊急又重要(如客戶(hù)投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等)2)重要但不緊急(如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等)3)緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門(mén)會(huì)議等)4)既不緊急也不重要(如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫(xiě)博客等)處理順序?yàn)椋合仁羌染o急又重要的,接著是重要但不緊急的,再到緊急但不重要的,最后才是既不緊急也不重要的?!八南笙蕖狈ǖ年P(guān)鍵在于第二和第三類(lèi)的順序問(wèn)題,必須非常小心區(qū)分。另外,也要注意劃分好第一和第三類(lèi)事,都是緊急的,分別就在于前者能帶來(lái)價(jià)值,實(shí)現(xiàn)某種重要目標(biāo),而后者不能。上述是傳統(tǒng)的四象限
6、法解法,下述是經(jīng)修正及個(gè)人理解:1)四個(gè)象限是會(huì)轉(zhuǎn)換的,“不緊急不重要”會(huì)變成“緊急而重要”,也就是千里長(zhǎng)堤,潰于蟻穴的道理。就像到了飛機(jī)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)沒(méi)帶身份證一樣。及時(shí)、妥善處理小事情,會(huì)避免因小失大。2)對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人員,應(yīng)將所有工作按上述標(biāo)準(zhǔn)劃分為四象限,通過(guò)“授權(quán)”和“提前規(guī)劃”這兩個(gè)工具,將第一、第二、第三象限事項(xiàng)下分,自己只處理不緊急不重要的業(yè)務(wù)。二、工作量整合1 .消除浪費(fèi)浪費(fèi)包括方方面面,成本費(fèi)用增加是浪費(fèi),效率低下也是流費(fèi),只不過(guò)浪費(fèi)的是時(shí)間。1)準(zhǔn)確率與復(fù)核之間的辯證關(guān)系。復(fù)核不產(chǎn)生任何價(jià)值,如果前一環(huán)節(jié)就保證準(zhǔn)確,根本不需復(fù)核。2)全局觀。自己出錯(cuò)會(huì)造成自己或下游環(huán)節(jié)使用幾倍的時(shí)間
7、來(lái)更正錯(cuò)誤,甚至根本沒(méi)有反悔的機(jī)會(huì)。自己的少量付出可以節(jié)約下游大塊的時(shí)間,那么就該多做一些。如果自己的大量付出可以節(jié)約下游更大的節(jié)約,那么想考慮增加本崗業(yè)務(wù),撤銷(xiāo)或合并下一崗位。2 .消除無(wú)關(guān)勞動(dòng)。多數(shù)財(cái)務(wù)人員總做非財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),如果只是低級(jí)重復(fù)性工作,那么拒絕好了。理由很簡(jiǎn)單,財(cái)務(wù)是專(zhuān)業(yè)工作,應(yīng)想辦法研究如何更專(zhuān)業(yè),從財(cái)務(wù)角度創(chuàng)造更大效益。而不是將人人都能完成的工作拿在手里,影響財(cái)務(wù)進(jìn)步,落后于經(jīng)營(yíng)發(fā)展。這是中國(guó)目前企業(yè)的通病,老板以實(shí)際行動(dòng)來(lái)鄙視財(cái)務(wù)。3 .主管以上崗位應(yīng)消除低價(jià)值工作,培養(yǎng)下屬完成。如果一個(gè)人從事出納業(yè)務(wù)10年,財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)該心理不安,因?yàn)檫@會(huì)導(dǎo)致其學(xué)不會(huì)其他技能,幾乎斷絕其職
8、業(yè)后路。也說(shuō)明,培養(yǎng)下屬不到位。其實(shí)培養(yǎng)是針對(duì)下級(jí),對(duì)同級(jí)甚至上級(jí)就叫傳播,取星星之火可以燎原之意,不保守。這樣,就可以把自己熟練掌握(可以相對(duì)稱(chēng)為低價(jià)值)的工作交予他人,保持自己領(lǐng)先。如果所有人都這樣想,人人都是多能的,業(yè)務(wù)水平會(huì)整體提高。4,簡(jiǎn)化工作。定期梳理工作,去掉不必要的環(huán)節(jié)。三、精益求精1,合理化建議。不論大小,只要有改,就是進(jìn)步。不積小流,無(wú)以成江河。采納應(yīng)獎(jiǎng),鼓勵(lì)創(chuàng)新。2 .自我完善,多學(xué)習(xí)、多請(qǐng)教。從事財(cái)務(wù)這一行,注定學(xué)習(xí)伴終身。要多學(xué)多用,讀書(shū)、請(qǐng)教、探討都是途徑。經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)多是滾滾向前的車(chē)輪,如何保證財(cái)務(wù)與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)配套,甚至枕戈以待,是每個(gè)財(cái)務(wù)人員必須要未雨綢繆的。3 .利
9、用外力。不在于我們自我掌握多少,而是在于我們能利用他人實(shí)現(xiàn)多少。自己難以完成或難以獨(dú)立完成的業(yè)務(wù)列出,請(qǐng)他人協(xié)助或請(qǐng)專(zhuān)家。建立良好的人際關(guān)系在此就有體現(xiàn),如果沒(méi)有他人愿意幫忙,那么我們會(huì)很辛苦。四、職業(yè)素養(yǎng)1 .格式保證文檔的格式美觀、重點(diǎn)突出,一是自我素養(yǎng)的體現(xiàn),也是提高他人查閱效率的利器。2 .勾稽關(guān)系(內(nèi)外、公式、全局)勾稽關(guān)系體現(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,表現(xiàn)在:1)報(bào)表內(nèi)數(shù)據(jù)之間與報(bào)表外經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)。2)報(bào)表公式準(zhǔn)確,尤其使用Excel時(shí),很多錯(cuò)誤都是因?yàn)槲礄z查公式導(dǎo)致。3)全局考慮是一種數(shù)字的敏感性,比如生產(chǎn)單耗,年總產(chǎn)量、年銷(xiāo)售總額等指標(biāo),本身就是一種客觀限制。如果數(shù)據(jù)超過(guò)這種客觀局限,財(cái)
10、務(wù)人員公信力會(huì)大大降低。五、集體與個(gè)體1.人性的弱點(diǎn)多數(shù)人常常為自己的付出與收獲不對(duì)等而感嘆社會(huì)不公,這是可以的。但社會(huì)不會(huì)因?yàn)槿鮿?shì)群體的反映就會(huì)改變多少,因?yàn)樯鐣?huì)就是階級(jí)構(gòu)成的,在一個(gè)家庭就爭(zhēng)紛不止,何況龐大的國(guó)家。對(duì)于財(cái)務(wù)人員,往往干得最多、工資居中,又掌握一手工資數(shù)據(jù),更容易心中不平。而財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)控升遷調(diào)資,更是帶來(lái)大家的不滿。對(duì)于心中的不平,變或?qū)嶋H的不平,冷靜應(yīng)對(duì),是每個(gè)財(cái)務(wù)人員必須的心態(tài)。因?yàn)槭虑橥灰蛭覀兊南埠枚淖?,就像這句臺(tái)詞:你見(jiàn)或者不見(jiàn)我,我就在那里,不悲不喜;你念或者不念我,情就在那里,不來(lái)不去;你愛(ài)或者不愛(ài)我,愛(ài)就在那里,不增不減;你跟或者不跟我,我的手就在你手里,不
11、舍不棄;其實(shí),每個(gè)人都有自己的優(yōu)勢(shì),體現(xiàn)在方方面面。比如,口才好,計(jì)算機(jī)水平高、自己的親戚是大官,很有錢(qián)。這都是資源,如何利用,是否能夠利用,才是我們應(yīng)該考慮的。發(fā)揮自己的特長(zhǎng),就會(huì)體現(xiàn)“尺有所長(zhǎng)、寸有所短”的優(yōu)勢(shì),何必自我卑賤。每個(gè)財(cái)務(wù)人員如果都能平靜分析自己的短長(zhǎng),摩擦就會(huì)減少,關(guān)系就會(huì)融洽,把有限的時(shí)間不用在窩里斗,效率就會(huì)提高。2 .集體的力量俗話說(shuō):男女搭配,干活不累。一男一女就是最基本的集體,體現(xiàn)的就是恰當(dāng)?shù)慕M合。如何把優(yōu)勢(shì)不同的人員組合分配,是集體產(chǎn)生1+12力量的前提。3 .個(gè)人組成向上的集體實(shí)現(xiàn)集體的積極向上,基礎(chǔ)在于個(gè)人積極向上。如果個(gè)人抵制不斷,只好將他趕下車(chē)。如果集體謀求大發(fā)展,末位淘汰也需要。4 .明確的獎(jiǎng)罰措施現(xiàn)代財(cái)務(wù)不需要大鍋飯,所有人應(yīng)該明白,成績(jī)代表過(guò)去,老板只關(guān)注現(xiàn)在和未來(lái)。今天出錯(cuò)不能用昨日的成績(jī)來(lái)抵頂。5 .發(fā)揮個(gè)人的積極能動(dòng)性這個(gè)一是體現(xiàn)在良好的流程,能促進(jìn)個(gè)人必須積極主動(dòng),無(wú)法消極。二是個(gè)人必須有上進(jìn)心,期望更好的未來(lái),不要得過(guò)且過(guò)。五、提高效率的歸宿1 .當(dāng)我們提高效率的時(shí)候,我們是否想過(guò),提高效率的目的是什么?答案必定五花八門(mén)。我的看法是,提高效率是為了得到對(duì)應(yīng)的收益。收益內(nèi)容太廣,比如為了不加班,為了有更多的空余時(shí)間學(xué)習(xí),為了提升自己,甚至是別人的認(rèn)可。2 .財(cái)
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