如何主持會議

1、1如何主持會議如何主持會議2主持會議主持會議l核心概念核心概念l步驟步驟l技巧技巧l工具工具l深入學習深入學習3會議的類型和目的會議的類型和目的l會議有幾種基本類型，每一類型可通過其不同的目的加以區(qū)分。在解決問題解決問題的會議上，與會者首先界定問題，然后起草解決它的方案。這種會議的參加者必須能夠識別問題，同時具有解決它的精力和技能。 l在制定決策制定決策的會議上，與會人選擇執(zhí)行的方案。為了成功，與會人必須對決策過程達成一致意見：決策制定的方式是一致或多數(shù)通過，還是只有某些個人提供意見？ l其他類型的會議可以是為交流、匯報交流、匯報及反饋反饋的目的而舉行。例如，關于某一項目的進展狀況的會議用來使

2、每個與會者掌握最新的發(fā)展動態(tài)。 l顯然，會議可以具有一個以上的目的。例如：員工會議不僅經(jīng)常提供最新信息，而且可以用來解決具體問題。但是，無論會議有一個還是多個目的，都是由目的來決定何時召開會議。 4一般來說，當發(fā)生如下情形時，需要召開會議：l需要大家提供信息或建議。 l需要大家參與做出決策或解決問題。 l需要與大家分享信息和成功，或關系到全體人員的問題，或者需要全體成員了解某一特定情況。 l需要來自不同部門、不同角度、不同工藝的人員提供解決方案的問題。 l發(fā)現(xiàn)對一個問題、議題或領域的責任需要加以澄清。 l獲悉大家感到有會面的強烈需要。5如果發(fā)生下列情況，最好不要召開會議：如果發(fā)生下列情況，最好

3、不要召開會議： l主題是關于某個人的，最好采取一對一的方式處理。 l你沒有時間準備。 l另一種交流方式可能更能發(fā)揮作用或更好，例如：一份備忘錄、電子郵件或電話。 l問題已經(jīng)決定。 l主題不值得占用每個人的時間。 l大家很沮喪，在能夠找出沖突或受挫的源泉之前，需要分開一段時間。6界定并明確會議目標和過程界定并明確會議目標和過程l會議目的是通知、解決問題、征求意見，還是作出決定？ l由目標來決定與會人員名單及會議應怎樣進行。有些會議會有多種目標。 l目標要具體、清楚、容易衡量。會上的每個人都將知道目標是何時實現(xiàn)的。 l明確決策者是你、你的上級、客戶、還是全體與會者。 l決定決策方式。如由領導決策、

4、投票決定、還是采取與會者一致通過的方式。7準準 備備 會會 議議 l首先通過確定會議目的開始你的準備工作。會議是要通知、征求意見、解決問題、決定行動方案、澄清角色和職責，還是其中幾項的結(jié)合？特殊的目的將要決定你請哪些人參加及會議應該怎樣進行。 8將下列人員包括在會議中：將下列人員包括在會議中： l相關問題的主要決策人 l能夠提供相關意見的人員 l對問題負有義務，或存在利害關系，或起作用的人員 l為完成工作需要了解相關信息的人員 l將要負責執(zhí)行會議做出的決定的人員l在保證各有關方面都有代表的情況下，會議中只需包括足夠使你實現(xiàn)目的的人。你可以通過如下方式促使關鍵人員參加會議： l親自邀請他們，并安

5、排適合他們時間安排的會議。 l讓他們在會議上充當活躍的角色，或者強調(diào)參加會議對于他們的益處。9盡可能在會前制定議事日程。使用以下清盡可能在會前制定議事日程。使用以下清單確定你的具體日程：單確定你的具體日程： l會議目的 l期望的結(jié)果或目標 l會議日期、時間及地點 l主持人 l與會群體的名稱，或參加者姓名 l參加者的角色 l有關形式的任何不同 l任何外來參加者的姓名和角色 l各項會議議題及負責人和分配的時間 l會議長度 l任何背景資料或需要預先準備的事宜 10預先掌握關鍵人物的意見預先掌握關鍵人物的意見l如果你能做到如下事宜你就能為會議做更好的準備： l提前了解關鍵人物對重要問題的看法。 l對他

6、們具有的、你希望他們與參會者共享的想法進行討論。l根據(jù)會前從關鍵人物處獲得的信息，你可以調(diào)整議程安排。11為會上的討論和決策做準備為會上的討論和決策做準備 l在會議之前做準備工作: l收集相關文件和資料。 l與參會人員交談，了解他們的意見和目標。 l鼓勵參會人員做準備工作。讓他們知道你對他們的想法感興趣。 l向不參加會議但對其結(jié)果感興趣的經(jīng)理、其他高級經(jīng)理或負責人作簡要介紹。 l發(fā)放會議議程及相關背景資料。12會議的目標有助于決定環(huán)境和位置。問自會議的目標有助于決定環(huán)境和位置。問自己如下問題：己如下問題： l何種規(guī)格的房間以及怎樣安排座次能夠最好地幫助你達到目標？例如：如果你想鼓勵信息和意見的

7、自由交流，那么不太正式的環(huán)境和座位安排是會有幫助。 l你將需要哪種設備電話、幻燈機、白板等？13在你準備會議時，應保證安排好必要的角在你準備會議時，應保證安排好必要的角色和責任。一個人可以在會議上充當幾個色和責任。一個人可以在會議上充當幾個角色。主要角色有：角色。主要角色有： l領導領導?？赡軙部赡懿粫鞒謺h，但可負責明確會議的目的、目標、限制因素及權力范圍。承擔跟進工作的職責。 l主持人主持人。在會議討論、問題解決及做出決策階段引導會議?？梢载撠煏凹皶蟮暮笄诠ぷ鳌?l記錄員記錄員。記錄來自于會議討論中的要點、想法及決定。也可草擬會議紀要或會后記錄。 l作出貢獻者作出貢獻者。通過提供想

8、法及幫助保持討論不脫離主題，積極參與會議 。 l專家專家。根據(jù)要求對特殊問題提供專業(yè)知識。如果不是正式的與會成員，專家可不必一直參加會議其他議題的討論。14關于專家的提示關于專家的提示: l認真界定他們的角色，并在會前簡單向他們介紹你想從他們那里得到什么。讓他們了解那些不需要他們參與的會議事項。 l確定了會議的目的及與會名單之后，即可決定會議的地址和時間，分配角色和責任，并擬定議事日程。 15在會議之前你應做哪些準備工作在會議之前你應做哪些準備工作? l收集相關文件和資料。 l與參會人員交談，了解他們的意見和目標，并讓他們知道你對他們的想法感興趣 。 l鼓勵與會者進行適當?shù)臏蕚涔ぷ鳌?l向不參

9、加會議但對其結(jié)果感興趣的上司和其他高級經(jīng)理作簡單介紹。 l發(fā)放議事日程，包括目的和目標的陳述、期望結(jié)果的清單及每個問題的建議討論時間。 l提前發(fā)放有關信息，特別是在它能夠有助于縮短會議時間的情況下。16與與 會會 人人 如如 何何 做做 出出 決決 定定 l多數(shù)票通過法多數(shù)票通過法 l一致通過法一致通過法 l領導決定法領導決定法 在做出決定之前，如果時間允許向他人征求意見，領導可以采取如下任何一種方式： 聽取個人的想法聽取個人的想法當決策需要一些專家的意見，或者由一些挑選出來的人代表關聯(lián)方的利益時，是最有用的。 召開會議收集意見召開會議收集意見當決策對許多人都很重要，或者可以幫助營造協(xié)作氣氛、

10、建立共同理解、或為執(zhí)行打基礎時，是可取的。17主主 持持 會會 議議 l遵循一些簡單的原則，可以幫助你避免一些最常見的能讓會議變成惡夢的問題。它將使你因掌握會議管理技巧贏得贊譽。 l準時開始會議。 l展開簡單的介紹性討論，以保證與會者對會議日程、目的及期望的結(jié)果有清楚的認識，然后根據(jù)需要進行必要的調(diào)整。如果 沒有事先擬定議程,就在會議的開始階段確定下來。 l建立或?qū)徸h基本規(guī)則，即以與會者達成一致的行為方式和原則保證會議具有建設意義。18基本規(guī)則應包括什么？基本規(guī)則應包括什么？ l就準時開始和結(jié)束會議達成一致。 l就由何人擬訂日程達成一致。 l就如何做出決定達成一致。 l制定解決每一問題或做出每

11、一決定的時限。若解決某一特定問題需要超出時限，應征得與會人的同意。 l澄清每一問題所面對的不利因素。例如，可制約與會人選擇范圍的高級管理層的決定、政策或預算限制。 l認定每一項目的最終決策者。 l要求 每個人都提出新的思路，確保所有觀點都不被忽視。 l就如何處理沖突達成一致。 l就如何進行跟進工作達成一致。19基本規(guī)則應包括什么？基本規(guī)則應包括什么？l明確規(guī)定及達成一致的規(guī)則，有助于增進參與意識。你作為領導者和促進者的做事方法也能起到相同的作用即營造一種氛圍，鼓勵人們對會議作出貢獻，保持討論不脫離主題。在你召開會議時，應牢記下列建議： l控制你自已的參與程度，以保證你不是在左右討論。 l使安靜

12、或靦腆的人能發(fā)表意見控制插話和活躍者。 l采取積極的態(tài)度，對大家的發(fā)言表示鼓勵。 l如果某一與會者批評或攻擊另一個人的觀點，就要進行干涉。 l明確已達成一致意見的地方，從而強調(diào)與會人的共識并防止大家重新回到已經(jīng)解決的問題上。 l在活頁板上做記錄。 l當你感覺到對某一特定問題有濃厚興趣時，觀察和傾聽每一位想發(fā)表意見的人。用眼神或點頭方式向這些人示意，或者說：“我們先從休開始，接下來是羅布，最后是艾麗西亞?！?0領導扮演的其他角色領導扮演的其他角色 l干涉手段背后的內(nèi)涵是：在前面說到的主要角色之外，領導在會議的進程中還必須準備扮演其它角色。根據(jù)會議內(nèi)在的動態(tài)情況，領導有時必須扮演下列角色： l監(jiān)督

13、員監(jiān)督員確保議事日程得以遵循、每個想發(fā)言的人都獲得機會、沒有人控制會議。 l挑毛病的人挑毛病的人對可能還不成熟的、還沒有經(jīng)過充分思考的一致意見提出異議。 l一致意見的促進者一致意見的促進者指出和標明成員需要達成一致的地方。 l啦啦隊隊長啦啦隊隊長表揚值得表揚的成員（但不要虛偽）。 l開玩笑的人開玩笑的人緩解緊張氣氛，提醒成員間的相互聯(lián)系。21會會 議議 出出 現(xiàn)現(xiàn) 問問 題題 時時l即使你遵循了舉行有效會議的簡單原則，還是無法避免問題的出現(xiàn)。在關鍵時刻，與會者陷入困境或手足無措，他們保持緘默、不能正視問題。而且，有時會發(fā)生公開的沖突。如果有準備地用恰當?shù)母缮媸侄蝸韺Υ羞@些事件都不應使你失

14、去冷靜的頭腦。但在你有效干涉之前，你需要能夠分析問題，從根本上說就是要作一個積極的傾聽者。 l當傾聽另外一個與會者發(fā)言時，需要注意以下事項： l他或她說的是什么問題？ l他或她感覺怎樣？ l他或她對哪些方面進行了強調(diào)或作了較充分的說明？ l他或她的興趣或注意力何在？ l他或她運用了什么樣的詞句、比喻，或形象化的描述？ l他或她的身體語言傳達了什么信息？l依靠你的傾聽和對問題的分析，下列干涉手段可作為一種急救措施，幫助你使與會者重新回到主題上來。 22如果與會者陷入僵局或手足無措：如果與會者陷入僵局或手足無措： l詢問與會者發(fā)生了什么事情。提醒大家議程進行到了何處以及具體的目標是什么。（指向活頁

15、板或白板）。 l如有可能，清除障礙。看大家陷入僵局是否是因為缺乏足夠的信息，還是需要澄清要完成的任務或如何繼續(xù)。 l詢問大家是否準備好了可以繼續(xù)，或是否存在還沒有提出來的觀點或問題。 l建議休息片刻，然后再回到正在討論的主題上，或把它移至日程的后一階段或另一會議上。 23如果與會者陷入緘默：如果與會者陷入緘默： l讓大家安靜一會。 l了解發(fā)生了什么事情及人們都在想什么。 l詢問大家是否想讓你對一些事項予以澄清。 l詢問他們是否有你不清楚的觀點或問題，或是否你引起了某種疑惑。 l在給他們建議之前等一等。不要過快地打破沉默。 l確保你的行為舉止不會引起問題。 l分成較小規(guī)模的小組，以鼓勵更多的參與

16、。24如果與會者陷入緘默：如果與會者陷入緘默：l如果與會者不正視問題，或只專注于一個問題而排除其他問題。如果與會者不正視問題，或只專注于一個問題而排除其他問題。這可能是因為他們擔心提出某一特殊問題。因此，你應要求發(fā)言人明確界定問題、議題或機會的實質(zhì)。然后，了解它已存在了多長時間、誰涉及了這個問題、以及后果是什么。請牢記以下建議：如果某個人提出了一個有爭議或不同的觀點，應對他或她表示感謝。強調(diào)具有建設性的爭論通常是取得最佳答案的關鍵因素。 l讓大家知道把所有選擇方案、關注事宜及問題都提出來是多么的重要 ，即使這難以做到。 l再次強調(diào)你不會懲罰出頭者，使他們放心。要遵守諾言，否則你將失去信用。25

17、當與會者不斷地重復已提出的觀點時：當與會者不斷地重復已提出的觀點時： l把想法記錄在活頁板或白板上。不要忘記讓大家知道你理解他們的想法。 l當某個人開始重復已經(jīng)列出的想法時，就指向活頁板或白板，并提問：我們是不是已經(jīng)了解這一觀點了？你還有需要補充的嗎？26當沖突產(chǎn)生時：當沖突產(chǎn)生時： l對任何爭吵予以制止。 l讓成員知道有激情是沒有關系的，但不能控制自己情緒的人則應在會外解決他們的問題。 l重申已達成一致的行為規(guī)則。 l注重想法或意見的實質(zhì)內(nèi)容而不是發(fā)言者的個人風格或其在組織中的地位。 l鼓勵成員保持他們觀點的主動性和建設性并努力全面地看待所爭議的問題。 l避免成員過于快速地對各種觀點予以評價

18、。例如：當成員對彼此的建議變得情緒激動時，你可以說：這是一種觀點，我們不要馬上評價它。讓我先把它記下來，然后再記錄其他觀點。 l運用試探性的問題使成員擺脫困境，并幫助挖掘潛在問題。 27領導扮演的其他角色領導扮演的其他角色 l干涉手段背后的內(nèi)涵是：在前面說到的主要角色之外，領導在會議的進程中還必須準備扮演其它角色。根據(jù)會議內(nèi)在的動態(tài)情況，領導有時必須扮演下列角色： l監(jiān)督員監(jiān)督員確保議事日程得以遵循、每個想發(fā)言的人都獲得機會、沒有人控制會議。 l挑毛病的人挑毛病的人對可能還不成熟的、還沒有經(jīng)過充分思考的一致意見提出異議。 l一致意見的促進者一致意見的促進者指出和標明成員需要達成一致的地方。 l

19、啦啦隊隊長啦啦隊隊長表揚值得表揚的成員（但不要虛偽）。 l開玩笑的人開玩笑的人緩解緊張氣氛，提醒成員間的相互聯(lián)系。28會會 議議 結(jié)結(jié) 束束 l知道何時及如何結(jié)束會議可以幫助你激勵與會人執(zhí)行已達成一致的行動計劃。 l何時結(jié)束何時結(jié)束 l有信號顯示可能到了該把有關事宜結(jié)束的時間： l小組在結(jié)束最后一個議題討論上出現(xiàn)麻煩； l人們開始離開。l上述兩個信號通常與會議超時連在一起。下面的建議將幫助你防止會議超過預定的時間，并可為你贏得同事們長久的感激。 l對準時結(jié)束會議做出許諾。 l跟蹤時間進程或請一與會人作記時員。提醒與會人還剩下多少時間以及還有哪些需要討論的議題。如果時間不夠用了，優(yōu)先或推遲某些項目的討論。 l如果某些項目需要更多的時間，那么在超時前，應征得與會人的同意，或另行安排會議繼續(xù)討論。l即使提示信號不明顯，在下述情況下一般也應結(jié)束會議： l所有目標完成時， l無