第六章辦公自動化

1、第六章 計算機辦公自動化本章內容 第一節(jié) 辦公自動化概述 第二節(jié) 計算機系統(tǒng)基礎知識 第三節(jié) 操作系統(tǒng)基本操作 第四節(jié) 文檔編輯與排版第一節(jié) 辦公自動化概述 信息技術的出現(xiàn)推動了整個社會的信息化發(fā)展進程，改變了傳統(tǒng)的辦公模式，計算機、打印機、復印機等辦公設備已經成為現(xiàn)代辦公的必備工具，使得辦公自動化的程度越來越高。隨著計算機設備在農村地區(qū)的普及，這就需要農村信息員也要掌握辦公自動化相應的操作技能，才能趕上信息化發(fā)展潮流，有效的提高工作效率。第一節(jié) 辦公自動化概述 一、什么是辦公自動化 二、辦公自動化的演變過程 三、我國辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展一、什么是辦公自動化 辦公自動化（Office Auto

2、mation，OA）是利用計算機網絡進行日常工作的一種現(xiàn)代化辦公方式，是當前信息化技術的一個非?；钴S的具有很強生命力的技術應用，是信息化社會的產物。 通過辦公自動化系統(tǒng)，組織機構內部的人員可以跨越時間、地點協(xié)同工作。它是涉及文秘，行政管理，使用計算機，網絡通訊，自動化等技術的一門新型綜合性學科。二、辦公自動化的演變過程 1972年，王安公司推出了2200文字處理系統(tǒng)，辦公自動化發(fā)展到一個嶄新的階段。 1985年3月，Intel公司先后推出386、486、586（即奔騰Pentium）微處理器，速度和性能不斷提高，提升了辦公自動化硬件環(huán)境。 1981年IBM將微軟開發(fā)的MS-DOS操作系統(tǒng)用于其

3、個人計算機上，推動了個人計算機的發(fā)展。 1985年微軟開發(fā)了Windows操作系統(tǒng)，后來又逐步衍生出Windows95、Windows98、Windows XP等系列軟件。在這些操作平臺的基礎上，Lotus公司首先推出了著名的表格處理軟件Lotus 1-2-3，微軟推出了Office系列辦公軟件，國內金山公司推出了WPS Office軟件，為辦公自動化提供了文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫、簡報和幻燈片制作等功能，為辦公自動化創(chuàng)造了非常有利的軟件環(huán)境。三、我國辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展我國辦公自動化工作開始于20世紀80年代初，大致可以分為3個階段：1、起步階段2、發(fā)展階段3、成熟階段 辦公自動化的發(fā)展趨

4、勢 起步階段1985年，國務院電子振興領導小組成立了辦公自動化專業(yè)領導小組，擬定了中國辦公自動化的發(fā)展規(guī)劃，確定了有關政策，為全國OA系統(tǒng)的初創(chuàng)與發(fā)展奠定了基礎。 發(fā)展階段國務院及其所屬各部委及各省級人民政府在國內率先推進OA工作，對OA系統(tǒng)在全國普及起到了促進作用。1987年10月，上海市政府辦公信息自動化管理系統(tǒng)（SOIS）通過鑒定并取得了良好的效果，在全國具有一定的示范性。 成熟階段 我國20世紀90年代的OA系統(tǒng)呈現(xiàn)出網絡化、綜合化的趨勢。國家投資建設的經濟、科技、銀行、鐵路、交通、氣象、郵電、電力、能源、軍事、公安及國家高層領導機關12類大型信息管理系統(tǒng)，體系較為完整，具有相當?shù)囊?guī)模

5、。各企業(yè)、各部門自行開發(fā)的或者是一些軟件公司推出的商品化的OA軟件。辦公自動化的發(fā)展趨勢 隨著計算機網絡，通信技術、多媒體技術的發(fā)展和廣泛應用，Internet深入社會的各個角落，對辦公自動化發(fā)展提供了良好契機。使辦公自動化向著小型化、集成化、網絡化、智能化、多媒體化方向發(fā)展，主要實現(xiàn)文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫管理、電子日程管理、電子郵政、電子排版、遠程辦公等功能，為管理決策提供信息支持。第二節(jié) 計算機系統(tǒng)基礎知識 計算機發(fā)展歷程 計算機系統(tǒng)組成1 、計算機的硬件系統(tǒng)2 、計算機的軟件系統(tǒng)計算機發(fā)展歷程根據(jù)計算機所采用的物理器件不同，可分為4個階段。第一代：電子管計算機，開始于1946年，結構

6、上以CPU為中心，使用機器語言，速度慢，存儲量小，主要用于數(shù)值計算。第二代：晶體管計算機，開始于1958年，結構上以存儲器為中心，使用高級語言應用范圍擴大到數(shù)據(jù)處理和工業(yè)控制。第三代：中小規(guī)模集成電路計算機，開始于1964年，結構上仍以存儲器為中心，增加了多種外部設備，軟件得到一定發(fā)展，計算機處理圖像、文字和資料功能加強。第四代：大、超大規(guī)模集成電路計算機，開始于1971年，應用更加廣泛，出現(xiàn)了微型計算機、筆記本及平板電腦，計算機正在向微型化和巨型化、多媒體化和網絡化方向發(fā)展。計算機的系統(tǒng)組成計算機是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)組成的。計算機硬件系統(tǒng) 硬件系統(tǒng)由輸入設備、輸出設備、存儲器、運算器和控制

7、器組成。中央處理器：又稱CPU，它包括運算器和控制器。是計算機的核心部分，運算速度是它的主要性能指標。運算器：可以進行算術運算和邏輯運算；控制器：是計算機的指揮系統(tǒng)，它的操作過程是取指令分析指令，循環(huán)執(zhí)行。輸入設備：常見的有鍵盤、鼠標、掃描儀等。輸出設備：常見的有顯示器、打印機等。存儲器：具有記憶功能的物理器件，用于存儲信息。分為內存和外存。內存：是半導體存儲器，分為只讀存儲器(ROM)和隨機存儲器(RAM)。ROM只可讀出，不能寫入，斷電后內容還在；RAM可隨意寫入讀出，但斷電后內容不存在。外存，磁性存儲器(硬盤)；光電存儲器(光盤)，可以作為永久存儲器。存儲器的兩個重要指標 存取速度 存儲

8、容量存儲容量是存儲的信息量，它用字節(jié)(Byte)作為基本單位，1個字節(jié)用8位二進制數(shù)表示，1KB=1024B，1MB=1024KB,1GB=1024MB。計算機的軟件系統(tǒng)計算機的軟件系統(tǒng)分為系統(tǒng)軟件和應用軟件兩大類 系統(tǒng)軟件：為了使用和管理計算機的軟件。Windows 95/98/2000/NT，DOS，UCDOS，MS-DOS，Unix，OS/2，Linux等。其中，Windows是多任務可視化圖形界面，DOS是字符命令形式的單任務操作系統(tǒng)。 應用軟件：為了某個應用目的而編寫的軟件。主要有輔助教學軟件、輔助設計軟件、文字處理軟件、工具軟件以及其他的應用軟件。第三節(jié)：操作系統(tǒng)基本操作 計算機啟

9、動以后，進入操作系統(tǒng)，現(xiàn)在主要是Windows7操作系統(tǒng)，也有Windows XP,它們都是大同小異。一、打開應用程序二、文件夾和文件三、網絡設置四、其他設置 一、打開應用程序點擊左下角的“開始”按鈕打開開始菜單，如需打開軟件，單擊相應的圖標。二、文件夾和文件計算機的數(shù)據(jù)都存在文件中，文件存儲在文件夾中。上圖中 圖標的是文件夾，其他為文件，Windows操作系統(tǒng)中，常用文件主要包括：doc,rar,zip,jpg,exe,ppt,txt等。1、打開文件/文件夾2、創(chuàng)建文件/文件夾3、刪除文件/文件夾4、復制文件/文件夾5、剪切文件/文件夾1、打開文件/文件夾除了系統(tǒng)文件，其他多數(shù)文件可以通過雙

10、擊圖標打開。2、創(chuàng)建文件/文件夾在文件夾內或桌面上點右鍵，再點“新建”，彈出菜單：單擊要生成的文件夾或文件類型，就會生成一個空白文件夾或文件，在生成的圖標下寫上文件名稱，鼠標左鍵點擊空白處，創(chuàng)建文件/文件夾完成。3、刪除文件/文件夾 在要刪除的文件/文件夾圖標上單擊右鍵，彈出菜單，單擊“刪除”，彈出對話框，單擊“是”，確認刪除。4、復制文件/文件夾在圖標上單擊右鍵，在彈出的菜單上單擊“復制”，打開將該文件復制到的目標文件夾，單擊右鍵，在彈出的菜單中單擊“粘貼”，完成文件/文件夾復制。5、剪切文件/文件夾在圖標上單擊右鍵，在彈出菜單上單擊“剪切”，打開將該文件剪切到的目標文件夾，單擊右鍵，在彈出

11、的菜單單擊“粘貼”。完成文件/文件夾的剪切。注意：剪切操作，原文件里將刪除該文件，復制操作，原文件夾繼續(xù)保留該文件。三、網絡設置 網絡已經是計算機發(fā)展的重要方向，一臺計算機是否聯(lián)網，決定了該計算機與外界交換信息的范圍，在一定程度上限制該計算機的應用。設置網絡地址。單擊“開始”菜單“查看網絡狀態(tài)和任務”，彈出窗口，在“本地連接”圖標上點右鍵，單擊“屬性”彈出：雙擊“Internet協(xié)議版本4(TCP/IPv4)”彈出網絡參數(shù)配置窗口。如果計算機IP地址為自動獲取方式，則在窗口中分別選擇“自動獲得IP地址”和“自動獲得DNS服務器地址”，如果采用固定IP地址方式，則選擇“使用下面的IP地址”和“使

12、用下面的DNS服務器地址”，并在地址欄里分別填上分配的地址。設置完成后單擊“確定”，依次關閉各個窗口。地址設置完成，計算機就可以聯(lián)網工作了。四、其他設置 1、調整分辨率 2、設置時間和日期 3、切換輸入法五、搜索點擊“開始”菜單，在對話框中輸入要搜索的關鍵字，比如“農業(yè)信息”，系統(tǒng)就會自動把搜索結果顯示出來。第四節(jié) 文檔編輯與排版 文檔編輯和排版最常用的軟件是Office和WPS軟件。 一、Word的啟動和退出 Word啟動方式1、通過開始菜單快捷方式啟動2、通過桌面快捷方式啟動3、單擊現(xiàn)有word文檔啟動 Word推出方式1、單擊右上角按鈕2、單擊左上角Office按鈕，點擊“退出”二、新建

13、文件 1、創(chuàng)建新文檔啟動Word2007后系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個空白文檔，也可以選擇“新建”按鈕；按“Ctrl+N”組合鍵也可以直接創(chuàng)建新文檔，在桌面或文件夾里點鼠標右鍵，選擇“新建”，“Word文檔”。即可在當前位置創(chuàng)建Word文檔。 2、保存文檔創(chuàng)建了文檔后，可以在新創(chuàng)建的文檔中進行文字、數(shù)字，圖片等輸入，如果需要保存，點擊 即可保存，也可以按“Ctrl+S”進行保存。三、操作文本 1、選擇文本 2、刪除文本 3、復制文本 4、查找文本 5、替換文本 6、撤銷和恢復1、選擇文本選定文本內容是一切編輯排版的基礎，選擇文本有以下方法：用鼠標選??；在要選擇的文本開始位置點鼠標左鍵，按住shift鍵，在要選擇的文本結束位置點擊左鍵，完成文本選擇。2、刪除文本選定要刪除的文本，按下鍵盤Backspace鍵或者Delete鍵，就可以刪除文本。3、復制文本選定要復制的文本，點擊開始里面的復制按鈕或者右鍵點擊“復制”，然后在要粘貼的位置點擊右鍵，選擇“粘貼”即可完成復制。4、查找文本點擊開始選項卡中的查找按鈕或者按“Ctrl+F”組合鍵，然后在查找內容里面輸入內容，點擊“查找下一處”，就可以找到離光