改擴(kuò)建工程項(xiàng)目文檔管理辦法

1、Shenzhen China Star Optoelectronics Technology Co.,Ltd.文檔編號(hào)保存年限年保密等級(jí)機(jī)密公司內(nèi)公司外報(bào)告歸檔機(jī)密公司內(nèi)公司外經(jīng) 辦 _部門主管 _會(huì) 簽 _ _總監(jiān)/廠長 _主管領(lǐng)導(dǎo) _CEO _ 目 錄審 批改擴(kuò)建工程項(xiàng)目文檔管理辦法（Ver 2.0）Department：基建管理部：基建管理部 Date：2013年年9月月20日日一、總則二、一般管理規(guī)定三、文件編碼四、文件格式五、文件收發(fā)六、文件存檔七、附件：各類文件標(biāo)準(zhǔn)格式u為確保改擴(kuò)建項(xiàng)目建設(shè)文檔、記錄全面準(zhǔn)確，處理及時(shí)可靠、易于追索，特制訂本管理辦法。u本辦法適用于深圳市華星光電科

2、技有限公司投資建設(shè)的所有改擴(kuò)建工程項(xiàng)目；u所有參與單位參照本辦法執(zhí)行；u本管理辦法（試行版 Ver 1.0）2012年05月30日試行，2013年10月1日更新Ver 2.0。一、總則1. 在工程動(dòng)工前，施工單位需將項(xiàng)目經(jīng)理授任命通知書、項(xiàng)目部人員設(shè)置通知書、項(xiàng)目經(jīng)理部印章使用授 權(quán)書呈送業(yè)主，以確立項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目部人員及項(xiàng)目章；2. 各單位呈送業(yè)主的文件，需由指定負(fù)責(zé)人簽署并加蓋項(xiàng)目章后，方可發(fā)出；3. 各單位需確定文檔管理員。文檔管理員是各單位間文件來往的唯一窗口。不通過文檔進(jìn)行收發(fā)登記，直接將文件遞交到收件單位相關(guān)部門或人員的收發(fā)行為，均視為無效行為；4. 建立文檔收發(fā)簽字制度。每份文檔

3、在發(fā)出時(shí)都應(yīng)有收件人的簽名及簽收日期，以備查考；5. 所有往來文件遵循編碼規(guī)則，采用規(guī)定的文件格式；6. 在施工過程中，工程師需督促施工單位及時(shí)形成施工文件，確保工程文件形成與施工進(jìn)度同步，確保施工文件是工程真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的記錄；7. 工程竣工后，施工單位需依照深圳市城建檔案整理規(guī)范要求，對(duì)施工文件進(jìn)行歸檔，并在竣工完成三個(gè)月內(nèi)，提交兩套完整的竣工資料給業(yè)主。對(duì)未完成歸檔的單位，結(jié)算款將暫緩支付；合同另有約定的，按合同約定進(jìn)行處理；二、一般管理規(guī)定為方便文件的查詢管理，在文件形成過程中，所有參與單位，需遵循同樣的編碼方式，按照編碼規(guī)則要求，對(duì)文件進(jìn)行編碼。（一）編碼方式本項(xiàng)目文件采取如下編碼

4、方式：XXXXXXXXXXXXX流水號(hào)文件類型代碼子項(xiàng)名稱代碼項(xiàng)目代碼發(fā)文單位簡(jiǎn)稱三、文件編碼（二）編碼規(guī)則1. 每一份文件都應(yīng)具有唯一編碼；2. 編碼必需具有連續(xù)性，若有缺號(hào)，需進(jìn)行說明；3. 每一種類型的文件，均需由001開始編號(hào)；4. 同一單位不同工程、同一工程不同單位的文件，均需分開編號(hào)，嚴(yán)禁將不同合同的文件混淆；5. 同一份文件若修改后重送，編號(hào)無需更改，僅在流水號(hào)后加“-2”、“-3”以標(biāo)識(shí)次數(shù)；（三）代碼說明1. 發(fā)文單位簡(jiǎn)稱：華星光電代碼為CSOT，施工單位簡(jiǎn)稱由其自行擬定。2. 項(xiàng)目代碼：統(tǒng)一為GKJ；3. 子項(xiàng)名稱代碼：將依實(shí)際由施工單位與業(yè)主文檔協(xié)商后確定。代碼擬訂后，環(huán)

5、安將進(jìn)行統(tǒng)一登記管理，以免混淆。4. 文件類型代碼：依文件類型而定。詳見第四章；5. 以上代碼，一經(jīng)確定，不得隨意更改，以保持編碼的穩(wěn)定性、統(tǒng)一性。三、文件編碼序號(hào)序號(hào)文件名稱文件名稱使用說明使用說明代碼代碼1工地?fù)煲晥?bào)告工地?fù)煲暫蟮膱?bào)告CI2工程查驗(yàn)及缺失改善通知單工程查驗(yàn)及缺失改善通知C3工作指示單對(duì)施工單位、設(shè)計(jì)院下達(dá)變更指令W5罰款單對(duì)施工單位就安全、質(zhì)量等問題予以處罰F5信函日常普通事件聯(lián)系之用L6收文登記表對(duì)所收文件及審批情況進(jìn)行登記、追蹤電子檔7發(fā)文登記表對(duì)業(yè)主發(fā)文的審批及發(fā)文情況進(jìn)行登記、追蹤電子檔8文件簽收表內(nèi)部傳閱及返回包商時(shí)的簽收記錄電子檔9備忘錄華星光電部門間溝通交流之

6、用，無需回復(fù)MM（一）業(yè)主文件注：1、未含表格，參照G8.5項(xiàng)目格式 2、格式及使用要求見附件。四、文件格式序號(hào)序號(hào)文件名稱文件名稱使用說明使用說明代碼代碼1文件處理發(fā)送單文件封皮，對(duì)文件名稱、收發(fā)單位、時(shí)間等進(jìn)行說明，同時(shí)做為收發(fā)依據(jù)與文件同時(shí)保存2會(huì)議記錄記錄會(huì)議中達(dá)成的協(xié)議、待完成事項(xiàng)M3會(huì)議簽到單參會(huì)人員簽到表，做為會(huì)議記錄附件保存M-XXX附14工程變更申請(qǐng)單變更事項(xiàng)的申請(qǐng)、確認(rèn)I5信函日常普通聯(lián)系L6信息要求表施工技術(shù)問題的澄清、確認(rèn)R7工程審驗(yàn)申請(qǐng)單施工前加工制造圖, 產(chǎn)品資料/樣品 , 測(cè)試/施工方案，計(jì)算書，計(jì)劃/進(jìn)度書的審查S8工程款支付審批表工程款支付審批表申請(qǐng)工程款申請(qǐng)

7、工程款以信函申請(qǐng)，環(huán)安轉(zhuǎn)以信函申請(qǐng)，環(huán)安轉(zhuǎn)為公司統(tǒng)一格式為公司統(tǒng)一格式9罰款申訴單罰款申訴單對(duì)業(yè)主所開罰款進(jìn)行申訴對(duì)業(yè)主所開罰款進(jìn)行申訴U（二）承包商注：1、未含表格，參照G8.5項(xiàng)目格式 2、格式及使用要求見附件。四、文件格式（三）施工文件1. 項(xiàng)目動(dòng)工前，施工單位需提交開工申請(qǐng)報(bào)告（見附件），審批通過后方可動(dòng)工；2. 項(xiàng)目結(jié)束后，需進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收并簽核驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（見附件）；3. 在施工過程中，產(chǎn)生的各項(xiàng)施工管理文件、材料/設(shè)備/構(gòu)配件進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)文件、施工記錄及驗(yàn)收文件，按照施工專業(yè)，采用廣東省建筑工程竣工驗(yàn)收技術(shù)資料統(tǒng)一用表（2010版）內(nèi)相應(yīng)表格；4. 若因施工專業(yè)特殊性，無法采用廣東省建筑工

8、程竣工驗(yàn)收技術(shù)資料統(tǒng)一用表（2010版）內(nèi)表格，責(zé)任工程師可另行制定適用表格，并報(bào)文檔備案；5. 竣工圖編制需遵循國家建委關(guān)于編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定國家建委關(guān)于編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定（82建發(fā)施字建發(fā)施字50號(hào)）要求，并同時(shí)符合號(hào)）要求，并同時(shí)符合深圳市城建檔案整理規(guī)范深圳市城建檔案整理規(guī)范內(nèi)對(duì)竣工圖的要求內(nèi)對(duì)竣工圖的要求 ；6.施工文件因多為現(xiàn)場(chǎng)簽核文件，故收發(fā)可不通過文檔，責(zé)任工程師在現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)后可當(dāng)場(chǎng)簽核；施工文件因多為現(xiàn)場(chǎng)簽核文件，故收發(fā)可不通過文檔，責(zé)任工程師在現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)后可當(dāng)場(chǎng)簽核；四、文件格式（一）收發(fā)文原則：1.文件收發(fā)過程，需嚴(yán)格遵守文檔簽字制。即文件

9、只能由文檔收發(fā)，且在發(fā)文過程中，收文文檔需簽字確認(rèn)，以備查驗(yàn)。2.對(duì)外發(fā)的文件，責(zé)任者需將簽字原件及電子檔交文檔，由文檔對(duì)文件進(jìn)行排版、編號(hào)、用印；需蓋公章的文件，文檔負(fù)責(zé)蓋章流程。所有外發(fā)文件，需在發(fā)文登記表中進(jìn)行登記。3.對(duì)接收的文件，文檔需將其編號(hào)、來文日期、文件名稱、處理情況等信息登記在收文登記表內(nèi)。4.文檔將文件呈送責(zé)任科室簽核時(shí)，需請(qǐng)接收人在文件簽收表內(nèi)進(jìn)行簽收。5.對(duì)緊急文件，承包商可在文件處理發(fā)送單上加蓋“急件章”。對(duì)急件，文檔可請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先審核，并每日跟進(jìn)其進(jìn)度，以免延誤現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)程。6.每周一文檔對(duì)文件簽核情況進(jìn)行核對(duì)，對(duì)Delay文件及時(shí)進(jìn)行提醒。7.每周一下午15：00在業(yè)主

10、培訓(xùn)室召開改擴(kuò)建項(xiàng)目文檔專題會(huì)，業(yè)主、包商對(duì)一周文檔情況進(jìn)行核對(duì)，若有問題，及時(shí)進(jìn)行處理。8.對(duì)變更、付款、急件、Delay件等重要文件，文檔需每日公布其簽核進(jìn)展，以利于領(lǐng)導(dǎo)及工程師及時(shí)掌握其處理情況。五、文件收發(fā)來文單位來文單位文檔文檔責(zé)任部門責(zé)任部門總監(jiān)總監(jiān)其他部門其他部門單位時(shí)間確認(rèn)文件是否合格簽收/登記文件確認(rèn)傳閱對(duì)象 是否涉及質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用 是否為付款、大金額變更復(fù)印件返回閱讀簽核閱讀簽核閱讀簽核YESYESYESNONO4H4H1、涉及費(fèi)用：2天/人2、其他：1天/人（二）收文流程發(fā)文NO原件存檔五、文件收發(fā)責(zé)任部門責(zé)任部門文檔文檔總監(jiān)總監(jiān)公司領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)企劃部企劃部單位時(shí)間確認(rèn)文件是否合格登記文件信息呈送總監(jiān)確認(rèn)是否需蓋公章存檔復(fù)印件閱讀簽核閱讀簽核NOYESYESNO4H4H1、涉及費(fèi)用：2天/人2、其他：1天/人排版/編號(hào)/用印排版/編號(hào)/用印發(fā)出原件寫文3、發(fā)文流程五、文件收發(fā)1. 本項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的所有文件，都需進(jìn)行存檔并形成電子目錄。2. 施工單位需在工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)提交完整的竣工資料（文字材料2套，竣工圖/電子光盤3套）給業(yè)主備案；3. 在正式接收竣工資料前，責(zé)任工程師、文檔需認(rèn)真對(duì)資料進(jìn)