高效會(huì)議管理

1、高效會(huì)議管理高效會(huì)議管理佳兆業(yè)集團(tuán)佛山地產(chǎn)公司行政及人力資源部2014年2月學(xué)習(xí)目錄學(xué)習(xí)目錄一、會(huì)議的重要性：會(huì)議對公司及管理者的意義一、會(huì)議的重要性：會(huì)議對公司及管理者的意義二、會(huì)議前的準(zhǔn)備：會(huì)前溝通與安排二、會(huì)議前的準(zhǔn)備：會(huì)前溝通與安排三、會(huì)議中的注意事項(xiàng)：三個(gè)會(huì)議法則、四種干擾行為管理三、會(huì)議中的注意事項(xiàng)：三個(gè)會(huì)議法則、四種干擾行為管理四、會(huì)議后的跟蹤：會(huì)后執(zhí)行四、會(huì)議后的跟蹤：會(huì)后執(zhí)行 某公司管理層普遍覺得，公司的會(huì)議太多，集團(tuán)召集的會(huì)議，分公司召集的會(huì)議，加上部門召集的會(huì)議，一周下來，感覺都在開會(huì)。且大多數(shù)會(huì)議的時(shí)間較長，臨近散會(huì)時(shí)已感覺疲憊，討論過程中容易偏離議題，對相關(guān)的決議事項(xiàng)

2、督辦不力會(huì)議貌似占用了時(shí)間，又未能有效地解決問題。 思考思考：如何：如何做到高效的會(huì)議管理？做到高效的會(huì)議管理？ 案例案例會(huì)議中存在的常見問題會(huì)議中存在的常見問題很多會(huì)議未事先準(zhǔn)備材料；已準(zhǔn)備材料的會(huì)議，有多數(shù)人會(huì)前未閱讀；很多會(huì)議未事先準(zhǔn)備材料；已準(zhǔn)備材料的會(huì)議，有多數(shù)人會(huì)前未閱讀；一些參會(huì)者不知會(huì)議議題、目標(biāo)、不知應(yīng)否參加會(huì)議；一些參會(huì)者不知會(huì)議議題、目標(biāo)、不知應(yīng)否參加會(huì)議；多數(shù)會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)召開，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束；多數(shù)會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)召開，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束；會(huì)議決定、明確的工作計(jì)劃不明確責(zé)任人、完成時(shí)間、完成標(biāo)準(zhǔn)；會(huì)議決定、明確的工作計(jì)劃不明確責(zé)任人、完成時(shí)間、完成標(biāo)準(zhǔn)；有不少人開會(huì)不做記錄；有不少人開會(huì)不做

3、記錄；有不少人在開大會(huì)時(shí)開小會(huì)，對他人的發(fā)言置之不理或無理打斷；有不少人在開大會(huì)時(shí)開小會(huì)，對他人的發(fā)言置之不理或無理打斷；有不少人人到心不到，或忙于接有不少人人到心不到，或忙于接/打電話，或忙于自己的其他工作，或閉打電話，或忙于自己的其他工作，或閉目養(yǎng)神，或做局外人，一言不發(fā)。目養(yǎng)神，或做局外人，一言不發(fā)。會(huì)議氣氛差，雖然是管理人員，但爭吵、推卸、指責(zé)頻頻發(fā)生，反而對會(huì)議議題會(huì)議氣氛差，雖然是管理人員，但爭吵、推卸、指責(zé)頻頻發(fā)生，反而對會(huì)議議題不感興趣。不感興趣。對會(huì)議中涉及的問題、責(zé)任等，不能正確對待。對會(huì)議中涉及的問題、責(zé)任等，不能正確對待。會(huì)議中涉及的工作往往分配給未參加會(huì)議的人，或無人

4、跟進(jìn)、反饋。會(huì)議中涉及的工作往往分配給未參加會(huì)議的人，或無人跟進(jìn)、反饋。有些會(huì)議的決議是在會(huì)議結(jié)束前的很短一段時(shí)間內(nèi)做出的。（因急于結(jié)束、休息，有些會(huì)議的決議是在會(huì)議結(jié)束前的很短一段時(shí)間內(nèi)做出的。（因急于結(jié)束、休息，故草草了結(jié)）故草草了結(jié)）有些會(huì)議毫無效果，議而不決，決而不行，行而不通。有些會(huì)議毫無效果，議而不決，決而不行，行而不通。不少與會(huì)者，離場時(shí)不能保持會(huì)議室整潔。不少與會(huì)者，離場時(shí)不能保持會(huì)議室整潔。會(huì)議中存在常見問題會(huì)議中存在常見問題一、會(huì)議管理的重要性 對于公司來說，高效的會(huì)議可以對于公司來說，高效的會(huì)議可以提高決策效率降低運(yùn)作成本改善組織氣氛 對于管理者來說，高效的會(huì)議可以對于管

5、理者來說，高效的會(huì)議可以增加團(tuán)隊(duì)凝聚力增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力提高決策效率會(huì)議成功的要素高效會(huì)議一個(gè)中心 兩個(gè)基本點(diǎn)三個(gè)會(huì)議法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟Successful factors會(huì)議目標(biāo)1.會(huì)議準(zhǔn)備2.會(huì)后跟蹤1.明確與會(huì)人員2.集中與會(huì)人員注意力3.鼓勵(lì)與會(huì)人員1.滔滔不絕2.沉默者3.交頭接耳4.跑題1.有效開場2.澄清信息3.頭腦風(fēng)暴4.做出決策5.總結(jié)跟進(jìn)二、會(huì)議前的準(zhǔn)備會(huì)議目的會(huì)議目的會(huì)議計(jì)劃表會(huì)議計(jì)劃表選擇適合的與會(huì)者選擇適合的與會(huì)者選擇會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)選擇會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)準(zhǔn)備會(huì)議資料準(zhǔn)備會(huì)議資料制定會(huì)議議程制定會(huì)議議程會(huì)前溝通會(huì)前溝通會(huì)場準(zhǔn)備會(huì)場準(zhǔn)備1234561、會(huì)議目的 會(huì)議

6、目的會(huì)議結(jié)束時(shí)達(dá)成的結(jié)果解決問題 制定計(jì)劃 做出決策 會(huì)議目的應(yīng)該符合以下標(biāo)準(zhǔn)具體明確SMART 結(jié)果導(dǎo)向2、準(zhǔn)備會(huì)議資料 會(huì)前資料準(zhǔn)備和發(fā)放會(huì)前資料準(zhǔn)備和發(fā)放 會(huì)中資料的準(zhǔn)備會(huì)中資料的準(zhǔn)備3、會(huì)前溝通 內(nèi)容確認(rèn)與會(huì)人員是否能夠到會(huì)（尤其是確認(rèn)關(guān)鍵人物的到場）讓與會(huì)者事先了解會(huì)議資料了解關(guān)鍵人物對問題的看法明確與會(huì)者的期望值提醒與會(huì)者應(yīng)做的準(zhǔn)備 方式書面溝通（會(huì)議通知）電話溝通當(dāng)面溝通案例案例會(huì)議前不溝通，導(dǎo)致拖延會(huì)議時(shí)間會(huì)議前不溝通，導(dǎo)致拖延會(huì)議時(shí)間 公司經(jīng)營例會(huì)上，A部門提出需要B部門協(xié)助一起完成展示區(qū)園林的布置。B部門表示不知道此事，請A部門提出具體需求及展示標(biāo)準(zhǔn)，便于開展工作。 會(huì)議議

7、程必須待此項(xiàng)事務(wù)確認(rèn)了后才能進(jìn)行，于是，會(huì)議不得不騰出時(shí)間給這2個(gè)部門做工作溝通。點(diǎn)評：點(diǎn)評：會(huì)議會(huì)議原則之一原則之一：需：需協(xié)調(diào)的事項(xiàng)應(yīng)在會(huì)前提前讓相關(guān)部門、人員知協(xié)調(diào)的事項(xiàng)應(yīng)在會(huì)前提前讓相關(guān)部門、人員知悉。甚至可以在會(huì)前溝通決定。只有涉及多個(gè)部門的協(xié)調(diào)事項(xiàng)，悉。甚至可以在會(huì)前溝通決定。只有涉及多個(gè)部門的協(xié)調(diào)事項(xiàng)，或無法達(dá)成一致結(jié)果的事項(xiàng)，才需要在會(huì)上溝通、討論決定?；驘o法達(dá)成一致結(jié)果的事項(xiàng)，才需要在會(huì)上溝通、討論決定。4、選擇合適的與會(huì)者 分配會(huì)議的角色 確定參會(huì)人員有權(quán)做決策的人了解信息的人其他利益干系者：執(zhí)行人，關(guān)心會(huì)議結(jié)果的人5、安排會(huì)議角色 行為描述：在會(huì)議中作簡短的記錄，突出標(biāo)示

8、在下次會(huì)議前應(yīng)完成的行動(dòng)；修改紀(jì)要（必要時(shí)）以總結(jié)已采取的行動(dòng)、負(fù)責(zé)跟進(jìn)的人、推遲至下次會(huì)議的事項(xiàng)等等；在會(huì)后及時(shí)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要。 記錄人：確保如實(shí)、完整的記錄會(huì)議討論的問題、結(jié)論；發(fā)布審核后的會(huì)議紀(jì)要給相關(guān)與會(huì)者；跟蹤會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)。 行為描述：按照議程要求為會(huì)議計(jì)時(shí)；如果討論有正當(dāng)理由超過安排時(shí)間，請與團(tuán)隊(duì)協(xié)商以獲得更多時(shí)間；引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)縮減或延期項(xiàng)目以獲得更多討論時(shí)間；在會(huì)議結(jié)束前確定下次會(huì)議的時(shí)間；及時(shí)提醒分階段參與的人員及時(shí)到會(huì)。 計(jì)時(shí)人：負(fù)責(zé)會(huì)議的時(shí)間記錄；控制參與成員的發(fā)言時(shí)間，確保會(huì)議正常按時(shí)進(jìn)行。5、安排會(huì)議角色 行為描述：確保每個(gè)人有機(jī)會(huì)參與會(huì)議使會(huì)議的主題與議程一致尋找解決問題

9、的方法提出較好的問題以澄清不明確或誤解的信息傾聽并關(guān)注發(fā)言者努力緩和緊張或壓抑的局面 與會(huì)人：帶來信息、專業(yè)知識(shí)和創(chuàng)意幫助解決問題完成分配給他們的所有任務(wù)5、安排會(huì)議角色 行為描述：通過閱讀上次會(huì)議紀(jì)要和跟進(jìn)會(huì)后行動(dòng)進(jìn)展來計(jì)劃會(huì)議議程，特別是要按期完成的行動(dòng)項(xiàng)目在開會(huì)前征求其他團(tuán)隊(duì)成員對議程項(xiàng)目的想法組織會(huì)議，讓所有成員參與確定議程，集體討論意見或針對活動(dòng)的要點(diǎn)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴安排特別嘉賓參與和安排新成員加入會(huì)議團(tuán)體確定何時(shí)要在掛圖上記錄意見或信息 召集人：負(fù)責(zé)確定會(huì)議目的并向與會(huì)者闡明按照議程進(jìn)行引導(dǎo)控制與會(huì)者行為會(huì)議總結(jié)5、安排會(huì)議角色案例案例 會(huì)議中容易偏離主題，拖延會(huì)議時(shí)間會(huì)議中容易偏離主

10、題，拖延會(huì)議時(shí)間 公司召開關(guān)于如何降低行政、營銷費(fèi)用的專題會(huì)議。會(huì)議上，主持人請大家提出解決方法，與會(huì)者你一言我一語，提出許多建議。建議涉及方方面面，由此工程部由降低費(fèi)用議題跑向了如何提高工程質(zhì)量從而在集團(tuán)巡檢中排好名次；營銷部開始討論本月的銷售方案的具體安排和落實(shí)；設(shè)計(jì)人員提出多組織費(fèi)用不高的如爬山類的活動(dòng)，但后面又開始討論起爬什么山這些議題與會(huì)議主題有一定的相關(guān)性，但針對性不強(qiáng)，且并非短短的會(huì)議上就能討論出結(jié)果。 結(jié)果最終原定2小時(shí)的會(huì)議，4小時(shí)才開完。 點(diǎn)評：明確點(diǎn)評：明確相對集中的會(huì)議主題，且控制好討論范圍，是保證相對集中的會(huì)議主題，且控制好討論范圍，是保證會(huì)議高效的有效手段之一。會(huì)議

11、高效的有效手段之一。6、選擇會(huì)議時(shí)間 會(huì)議時(shí)間考慮因素：領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先：優(yōu)先考慮上級領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間主持人優(yōu)先：確保主持人自己的時(shí)間兼顧其他：選擇方便與會(huì)者出席的時(shí)間，以及與會(huì)者所喜愛的時(shí)間，尤其是關(guān)鍵人物方便的時(shí)間 會(huì)議時(shí)間的長度：一個(gè)議案不超過2小時(shí)為限議案多，則會(huì)議時(shí)間將相應(yīng)延長時(shí)間超過一個(gè)半小時(shí)，則中途應(yīng)騰出若干時(shí)間做休息之用6、選擇會(huì)議時(shí)間 業(yè)界參考時(shí)間會(huì)議特點(diǎn)8AM-9AM發(fā)言的欲望沒有被喚醒，不宜讓與會(huì)者對提議有太多回應(yīng)或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析9AM-10AM適合一對一會(huì)談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)10AM-12AM1PM-3PM適合集思廣益3PM-5PM最好不安排會(huì)議7、制定會(huì)議議程 有效議程必須

12、要滿足下列條件有效議程必須要滿足下列條件 按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序 按議題的邏輯編排 每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來 每一議程項(xiàng)責(zé)任到人1、五個(gè)會(huì)議步驟有效開場 澄清信息 頭腦風(fēng)暴 做出決策 總結(jié)跟進(jìn)會(huì)前簽到/準(zhǔn)備營造會(huì)議氣氛設(shè)立會(huì)議紀(jì)律陳述會(huì)議目的回顧會(huì)議議程復(fù)述背景總結(jié)征詢其他資料及議題征詢意見及發(fā)掘可行方案分配會(huì)議角色發(fā)揮他人意見總結(jié)征詢及選擇最可取的方案決定行動(dòng)由誰執(zhí)行及何時(shí)完成歸納共識(shí)遺留問題分工計(jì)劃感謝參與三、會(huì)議中的注意事項(xiàng) 團(tuán)結(jié)與會(huì)人員 集中與會(huì)人員的注意力 鼓勵(lì)與會(huì)人員2、三個(gè)會(huì)議法則3、4種會(huì)議干擾行為有效會(huì)議沉默者交頭接耳者滔滔不絕者跑題者4、

13、干擾行為管理原則1、不傷害自尊2、反干擾步驟逐步增強(qiáng)干擾者行為表現(xiàn)滔滔不絕者 一直說個(gè)不停，搶話題，占用大家的時(shí)間沉默者安靜地坐著，非常被動(dòng)，不愿意在討論中發(fā)表意見或看法，也不對提出來的建議表示同意或不同意交頭接耳一直在和他人交頭接耳談一些無關(guān)的話題，開小會(huì)，影響了其他的與會(huì)者跑題者討論的話題偏離會(huì)議主題，時(shí)不時(shí)地將探討帶離議程，使得其他與會(huì)人員也偏離主題，從而討論其他不相關(guān)的內(nèi)容案例案例同一事項(xiàng)反復(fù)討論同一事項(xiàng)反復(fù)討論 會(huì)議上，各部門針對會(huì)議議題進(jìn)行討論。某部門就樣板房裝飾風(fēng)格事項(xiàng)提出異議，建議討論解決。其實(shí)該事項(xiàng)已在上一次會(huì)議中集體討論并最終做出了采用“歐式田園風(fēng)格”的決定。 該部門在會(huì)議

14、上重新提出討論已表決事項(xiàng)，體現(xiàn)出該部門對會(huì)議決議不夠重視，且該行為浪費(fèi)了會(huì)議時(shí)間，干擾了會(huì)議的正常進(jìn)行。 點(diǎn)評：點(diǎn)評：會(huì)議會(huì)議原則之一：不要隨意推翻已明確的事項(xiàng)，對原則之一：不要隨意推翻已明確的事項(xiàng)，對已明確的事項(xiàng)應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行。已明確的事項(xiàng)應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行。四、會(huì)后跟蹤會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要： 及時(shí)輸出及時(shí)輸出 有效傳達(dá)有效傳達(dá) 確認(rèn)理解確認(rèn)理解領(lǐng)導(dǎo)溝通領(lǐng)導(dǎo)溝通 紀(jì)要審核紀(jì)要審核 人物溝通人物溝通責(zé)任到人：人物責(zé)任到人，監(jiān)控責(zé)任到人責(zé)任到人：人物責(zé)任到人，監(jiān)控責(zé)任到人時(shí)間限制：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行跟蹤人物的完成情況時(shí)間限制：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行跟蹤人物的完成情況確認(rèn)跟蹤的方式：電話、郵件、書面確認(rèn)跟蹤的方式：電話、郵件、書面任務(wù)監(jiān)控人： 任務(wù)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間交付件責(zé)任人請各任務(wù)責(zé)任人及時(shí)反饋表中事務(wù)進(jìn)展情況至監(jiān)控人！案例案例 會(huì)議結(jié)果不明確，會(huì)議后執(zhí)行不到位會(huì)議結(jié)果不明確，會(huì)議后執(zhí)行不到位 某部門召開專項(xiàng)工作會(huì)議，會(huì)議中，各模塊負(fù)責(zé)人逐一提出工作中存在的問題，會(huì)議上討論的熱火朝天，最終卻不能形成一致的明確的解決方案。 會(huì)議后，出具了會(huì)議紀(jì)要，上面列明了在下一次會(huì)議前需完成的事項(xiàng)，但沒有明確責(zé)任人、完成時(shí)間，也沒有督辦人跟進(jìn)。最后，許多事項(xiàng)仍不了了之。 點(diǎn)評：決議點(diǎn)評：決議必須明確，遵循必須明確，遵循smart原則原則S=（Specific）、