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文檔簡(jiǎn)介
1、高效會(huì)議管理高效會(huì)議管理佳兆業(yè)集團(tuán)佛山地產(chǎn)公司行政及人力資源部2014年2月學(xué)習(xí)目錄學(xué)習(xí)目錄一、會(huì)議的重要性:會(huì)議對(duì)公司及管理者的意義一、會(huì)議的重要性:會(huì)議對(duì)公司及管理者的意義二、會(huì)議前的準(zhǔn)備:會(huì)前溝通與安排二、會(huì)議前的準(zhǔn)備:會(huì)前溝通與安排三、會(huì)議中的注意事項(xiàng):三個(gè)會(huì)議法則、四種干擾行為管理三、會(huì)議中的注意事項(xiàng):三個(gè)會(huì)議法則、四種干擾行為管理四、會(huì)議后的跟蹤:會(huì)后執(zhí)行四、會(huì)議后的跟蹤:會(huì)后執(zhí)行 某公司管理層普遍覺(jué)得,公司的會(huì)議太多,集團(tuán)召集的會(huì)議,分公司召集的會(huì)議,加上部門(mén)召集的會(huì)議,一周下來(lái),感覺(jué)都在開(kāi)會(huì)。且大多數(shù)會(huì)議的時(shí)間較長(zhǎng),臨近散會(huì)時(shí)已感覺(jué)疲憊,討論過(guò)程中容易偏離議題,對(duì)相關(guān)的決議事項(xiàng)
2、督辦不力會(huì)議貌似占用了時(shí)間,又未能有效地解決問(wèn)題。 思考思考:如何:如何做到高效的會(huì)議管理?做到高效的會(huì)議管理? 案例案例會(huì)議中存在的常見(jiàn)問(wèn)題會(huì)議中存在的常見(jiàn)問(wèn)題很多會(huì)議未事先準(zhǔn)備材料;已準(zhǔn)備材料的會(huì)議,有多數(shù)人會(huì)前未閱讀;很多會(huì)議未事先準(zhǔn)備材料;已準(zhǔn)備材料的會(huì)議,有多數(shù)人會(huì)前未閱讀;一些參會(huì)者不知會(huì)議議題、目標(biāo)、不知應(yīng)否參加會(huì)議;一些參會(huì)者不知會(huì)議議題、目標(biāo)、不知應(yīng)否參加會(huì)議;多數(shù)會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)召開(kāi),準(zhǔn)時(shí)結(jié)束;多數(shù)會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)召開(kāi),準(zhǔn)時(shí)結(jié)束;會(huì)議決定、明確的工作計(jì)劃不明確責(zé)任人、完成時(shí)間、完成標(biāo)準(zhǔn);會(huì)議決定、明確的工作計(jì)劃不明確責(zé)任人、完成時(shí)間、完成標(biāo)準(zhǔn);有不少人開(kāi)會(huì)不做記錄;有不少人開(kāi)會(huì)不做
3、記錄;有不少人在開(kāi)大會(huì)時(shí)開(kāi)小會(huì),對(duì)他人的發(fā)言置之不理或無(wú)理打斷;有不少人在開(kāi)大會(huì)時(shí)開(kāi)小會(huì),對(duì)他人的發(fā)言置之不理或無(wú)理打斷;有不少人人到心不到,或忙于接有不少人人到心不到,或忙于接/打電話,或忙于自己的其他工作,或閉打電話,或忙于自己的其他工作,或閉目養(yǎng)神,或做局外人,一言不發(fā)。目養(yǎng)神,或做局外人,一言不發(fā)。會(huì)議氣氛差,雖然是管理人員,但爭(zhēng)吵、推卸、指責(zé)頻頻發(fā)生,反而對(duì)會(huì)議議題會(huì)議氣氛差,雖然是管理人員,但爭(zhēng)吵、推卸、指責(zé)頻頻發(fā)生,反而對(duì)會(huì)議議題不感興趣。不感興趣。對(duì)會(huì)議中涉及的問(wèn)題、責(zé)任等,不能正確對(duì)待。對(duì)會(huì)議中涉及的問(wèn)題、責(zé)任等,不能正確對(duì)待。會(huì)議中涉及的工作往往分配給未參加會(huì)議的人,或無(wú)人
4、跟進(jìn)、反饋。會(huì)議中涉及的工作往往分配給未參加會(huì)議的人,或無(wú)人跟進(jìn)、反饋。有些會(huì)議的決議是在會(huì)議結(jié)束前的很短一段時(shí)間內(nèi)做出的。(因急于結(jié)束、休息,有些會(huì)議的決議是在會(huì)議結(jié)束前的很短一段時(shí)間內(nèi)做出的。(因急于結(jié)束、休息,故草草了結(jié))故草草了結(jié))有些會(huì)議毫無(wú)效果,議而不決,決而不行,行而不通。有些會(huì)議毫無(wú)效果,議而不決,決而不行,行而不通。不少與會(huì)者,離場(chǎng)時(shí)不能保持會(huì)議室整潔。不少與會(huì)者,離場(chǎng)時(shí)不能保持會(huì)議室整潔。會(huì)議中存在常見(jiàn)問(wèn)題會(huì)議中存在常見(jiàn)問(wèn)題一、會(huì)議管理的重要性 對(duì)于公司來(lái)說(shuō),高效的會(huì)議可以對(duì)于公司來(lái)說(shuō),高效的會(huì)議可以提高決策效率降低運(yùn)作成本改善組織氣氛 對(duì)于管理者來(lái)說(shuō),高效的會(huì)議可以對(duì)于管
5、理者來(lái)說(shuō),高效的會(huì)議可以增加團(tuán)隊(duì)凝聚力增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力提高決策效率會(huì)議成功的要素高效會(huì)議一個(gè)中心 兩個(gè)基本點(diǎn)三個(gè)會(huì)議法則四種干擾行為管理五個(gè)會(huì)議步驟Successful factors會(huì)議目標(biāo)1.會(huì)議準(zhǔn)備2.會(huì)后跟蹤1.明確與會(huì)人員2.集中與會(huì)人員注意力3.鼓勵(lì)與會(huì)人員1.滔滔不絕2.沉默者3.交頭接耳4.跑題1.有效開(kāi)場(chǎng)2.澄清信息3.頭腦風(fēng)暴4.做出決策5.總結(jié)跟進(jìn)二、會(huì)議前的準(zhǔn)備會(huì)議目的會(huì)議目的會(huì)議計(jì)劃表會(huì)議計(jì)劃表選擇適合的與會(huì)者選擇適合的與會(huì)者選擇會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)選擇會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)準(zhǔn)備會(huì)議資料準(zhǔn)備會(huì)議資料制定會(huì)議議程制定會(huì)議議程會(huì)前溝通會(huì)前溝通會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備1234561、會(huì)議目的 會(huì)議
6、目的會(huì)議結(jié)束時(shí)達(dá)成的結(jié)果解決問(wèn)題 制定計(jì)劃 做出決策 會(huì)議目的應(yīng)該符合以下標(biāo)準(zhǔn)具體明確SMART 結(jié)果導(dǎo)向2、準(zhǔn)備會(huì)議資料 會(huì)前資料準(zhǔn)備和發(fā)放會(huì)前資料準(zhǔn)備和發(fā)放 會(huì)中資料的準(zhǔn)備會(huì)中資料的準(zhǔn)備3、會(huì)前溝通 內(nèi)容確認(rèn)與會(huì)人員是否能夠到會(huì)(尤其是確認(rèn)關(guān)鍵人物的到場(chǎng))讓與會(huì)者事先了解會(huì)議資料了解關(guān)鍵人物對(duì)問(wèn)題的看法明確與會(huì)者的期望值提醒與會(huì)者應(yīng)做的準(zhǔn)備 方式書(shū)面溝通(會(huì)議通知)電話溝通當(dāng)面溝通案例案例會(huì)議前不溝通,導(dǎo)致拖延會(huì)議時(shí)間會(huì)議前不溝通,導(dǎo)致拖延會(huì)議時(shí)間 公司經(jīng)營(yíng)例會(huì)上,A部門(mén)提出需要B部門(mén)協(xié)助一起完成展示區(qū)園林的布置。B部門(mén)表示不知道此事,請(qǐng)A部門(mén)提出具體需求及展示標(biāo)準(zhǔn),便于開(kāi)展工作。 會(huì)議議
7、程必須待此項(xiàng)事務(wù)確認(rèn)了后才能進(jìn)行,于是,會(huì)議不得不騰出時(shí)間給這2個(gè)部門(mén)做工作溝通。點(diǎn)評(píng):點(diǎn)評(píng):會(huì)議會(huì)議原則之一原則之一:需:需協(xié)調(diào)的事項(xiàng)應(yīng)在會(huì)前提前讓相關(guān)部門(mén)、人員知協(xié)調(diào)的事項(xiàng)應(yīng)在會(huì)前提前讓相關(guān)部門(mén)、人員知悉。甚至可以在會(huì)前溝通決定。只有涉及多個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)事項(xiàng),悉。甚至可以在會(huì)前溝通決定。只有涉及多個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)事項(xiàng),或無(wú)法達(dá)成一致結(jié)果的事項(xiàng),才需要在會(huì)上溝通、討論決定?;驘o(wú)法達(dá)成一致結(jié)果的事項(xiàng),才需要在會(huì)上溝通、討論決定。4、選擇合適的與會(huì)者 分配會(huì)議的角色 確定參會(huì)人員有權(quán)做決策的人了解信息的人其他利益干系者:執(zhí)行人,關(guān)心會(huì)議結(jié)果的人5、安排會(huì)議角色 行為描述:在會(huì)議中作簡(jiǎn)短的記錄,突出標(biāo)示
8、在下次會(huì)議前應(yīng)完成的行動(dòng);修改紀(jì)要(必要時(shí))以總結(jié)已采取的行動(dòng)、負(fù)責(zé)跟進(jìn)的人、推遲至下次會(huì)議的事項(xiàng)等等;在會(huì)后及時(shí)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要。 記錄人:確保如實(shí)、完整的記錄會(huì)議討論的問(wèn)題、結(jié)論;發(fā)布審核后的會(huì)議紀(jì)要給相關(guān)與會(huì)者;跟蹤會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)。 行為描述:按照議程要求為會(huì)議計(jì)時(shí);如果討論有正當(dāng)理由超過(guò)安排時(shí)間,請(qǐng)與團(tuán)隊(duì)協(xié)商以獲得更多時(shí)間;引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)縮減或延期項(xiàng)目以獲得更多討論時(shí)間;在會(huì)議結(jié)束前確定下次會(huì)議的時(shí)間;及時(shí)提醒分階段參與的人員及時(shí)到會(huì)。 計(jì)時(shí)人:負(fù)責(zé)會(huì)議的時(shí)間記錄;控制參與成員的發(fā)言時(shí)間,確保會(huì)議正常按時(shí)進(jìn)行。5、安排會(huì)議角色 行為描述:確保每個(gè)人有機(jī)會(huì)參與會(huì)議使會(huì)議的主題與議程一致尋找解決問(wèn)題
9、的方法提出較好的問(wèn)題以澄清不明確或誤解的信息傾聽(tīng)并關(guān)注發(fā)言者努力緩和緊張或壓抑的局面 與會(huì)人:帶來(lái)信息、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和創(chuàng)意幫助解決問(wèn)題完成分配給他們的所有任務(wù)5、安排會(huì)議角色 行為描述:通過(guò)閱讀上次會(huì)議紀(jì)要和跟進(jìn)會(huì)后行動(dòng)進(jìn)展來(lái)計(jì)劃會(huì)議議程,特別是要按期完成的行動(dòng)項(xiàng)目在開(kāi)會(huì)前征求其他團(tuán)隊(duì)成員對(duì)議程項(xiàng)目的想法組織會(huì)議,讓所有成員參與確定議程,集體討論意見(jiàn)或針對(duì)活動(dòng)的要點(diǎn)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴安排特別嘉賓參與和安排新成員加入會(huì)議團(tuán)體確定何時(shí)要在掛圖上記錄意見(jiàn)或信息 召集人:負(fù)責(zé)確定會(huì)議目的并向與會(huì)者闡明按照議程進(jìn)行引導(dǎo)控制與會(huì)者行為會(huì)議總結(jié)5、安排會(huì)議角色案例案例 會(huì)議中容易偏離主題,拖延會(huì)議時(shí)間會(huì)議中容易偏離主
10、題,拖延會(huì)議時(shí)間 公司召開(kāi)關(guān)于如何降低行政、營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用的專(zhuān)題會(huì)議。會(huì)議上,主持人請(qǐng)大家提出解決方法,與會(huì)者你一言我一語(yǔ),提出許多建議。建議涉及方方面面,由此工程部由降低費(fèi)用議題跑向了如何提高工程質(zhì)量從而在集團(tuán)巡檢中排好名次;營(yíng)銷(xiāo)部開(kāi)始討論本月的銷(xiāo)售方案的具體安排和落實(shí);設(shè)計(jì)人員提出多組織費(fèi)用不高的如爬山類(lèi)的活動(dòng),但后面又開(kāi)始討論起爬什么山這些議題與會(huì)議主題有一定的相關(guān)性,但針對(duì)性不強(qiáng),且并非短短的會(huì)議上就能討論出結(jié)果。 結(jié)果最終原定2小時(shí)的會(huì)議,4小時(shí)才開(kāi)完。 點(diǎn)評(píng):明確點(diǎn)評(píng):明確相對(duì)集中的會(huì)議主題,且控制好討論范圍,是保證相對(duì)集中的會(huì)議主題,且控制好討論范圍,是保證會(huì)議高效的有效手段之一。會(huì)議
11、高效的有效手段之一。6、選擇會(huì)議時(shí)間 會(huì)議時(shí)間考慮因素:領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先:優(yōu)先考慮上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間主持人優(yōu)先:確保主持人自己的時(shí)間兼顧其他:選擇方便與會(huì)者出席的時(shí)間,以及與會(huì)者所喜愛(ài)的時(shí)間,尤其是關(guān)鍵人物方便的時(shí)間 會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)度:一個(gè)議案不超過(guò)2小時(shí)為限議案多,則會(huì)議時(shí)間將相應(yīng)延長(zhǎng)時(shí)間超過(guò)一個(gè)半小時(shí),則中途應(yīng)騰出若干時(shí)間做休息之用6、選擇會(huì)議時(shí)間 業(yè)界參考時(shí)間會(huì)議特點(diǎn)8AM-9AM發(fā)言的欲望沒(méi)有被喚醒,不宜讓與會(huì)者對(duì)提議有太多回應(yīng)或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析9AM-10AM適合一對(duì)一會(huì)談,也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)10AM-12AM1PM-3PM適合集思廣益3PM-5PM最好不安排會(huì)議7、制定會(huì)議議程 有效議程必須
12、要滿(mǎn)足下列條件有效議程必須要滿(mǎn)足下列條件 按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序 按議題的邏輯編排 每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來(lái) 每一議程項(xiàng)責(zé)任到人1、五個(gè)會(huì)議步驟有效開(kāi)場(chǎng) 澄清信息 頭腦風(fēng)暴 做出決策 總結(jié)跟進(jìn)會(huì)前簽到/準(zhǔn)備營(yíng)造會(huì)議氣氛設(shè)立會(huì)議紀(jì)律陳述會(huì)議目的回顧會(huì)議議程復(fù)述背景總結(jié)征詢(xún)其他資料及議題征詢(xún)意見(jiàn)及發(fā)掘可行方案分配會(huì)議角色發(fā)揮他人意見(jiàn)總結(jié)征詢(xún)及選擇最可取的方案決定行動(dòng)由誰(shuí)執(zhí)行及何時(shí)完成歸納共識(shí)遺留問(wèn)題分工計(jì)劃感謝參與三、會(huì)議中的注意事項(xiàng) 團(tuán)結(jié)與會(huì)人員 集中與會(huì)人員的注意力 鼓勵(lì)與會(huì)人員2、三個(gè)會(huì)議法則3、4種會(huì)議干擾行為有效會(huì)議沉默者交頭接耳者滔滔不絕者跑題者4、
13、干擾行為管理原則1、不傷害自尊2、反干擾步驟逐步增強(qiáng)干擾者行為表現(xiàn)滔滔不絕者 一直說(shuō)個(gè)不停,搶話題,占用大家的時(shí)間沉默者安靜地坐著,非常被動(dòng),不愿意在討論中發(fā)表意見(jiàn)或看法,也不對(duì)提出來(lái)的建議表示同意或不同意交頭接耳一直在和他人交頭接耳談一些無(wú)關(guān)的話題,開(kāi)小會(huì),影響了其他的與會(huì)者跑題者討論的話題偏離會(huì)議主題,時(shí)不時(shí)地將探討帶離議程,使得其他與會(huì)人員也偏離主題,從而討論其他不相關(guān)的內(nèi)容案例案例同一事項(xiàng)反復(fù)討論同一事項(xiàng)反復(fù)討論 會(huì)議上,各部門(mén)針對(duì)會(huì)議議題進(jìn)行討論。某部門(mén)就樣板房裝飾風(fēng)格事項(xiàng)提出異議,建議討論解決。其實(shí)該事項(xiàng)已在上一次會(huì)議中集體討論并最終做出了采用“歐式田園風(fēng)格”的決定。 該部門(mén)在會(huì)議
14、上重新提出討論已表決事項(xiàng),體現(xiàn)出該部門(mén)對(duì)會(huì)議決議不夠重視,且該行為浪費(fèi)了會(huì)議時(shí)間,干擾了會(huì)議的正常進(jìn)行。 點(diǎn)評(píng):點(diǎn)評(píng):會(huì)議會(huì)議原則之一:不要隨意推翻已明確的事項(xiàng),對(duì)原則之一:不要隨意推翻已明確的事項(xiàng),對(duì)已明確的事項(xiàng)應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行。已明確的事項(xiàng)應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行。四、會(huì)后跟蹤會(huì)議紀(jì)要:會(huì)議紀(jì)要: 及時(shí)輸出及時(shí)輸出 有效傳達(dá)有效傳達(dá) 確認(rèn)理解確認(rèn)理解領(lǐng)導(dǎo)溝通領(lǐng)導(dǎo)溝通 紀(jì)要審核紀(jì)要審核 人物溝通人物溝通責(zé)任到人:人物責(zé)任到人,監(jiān)控責(zé)任到人責(zé)任到人:人物責(zé)任到人,監(jiān)控責(zé)任到人時(shí)間限制:在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行跟蹤人物的完成情況時(shí)間限制:在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行跟蹤人物的完成情況確認(rèn)跟蹤的方式:電話、郵件、書(shū)面確認(rèn)跟蹤的方式:電話、郵件、書(shū)面任務(wù)監(jiān)控人: 任務(wù)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間交付件責(zé)任人請(qǐng)各任務(wù)責(zé)任人及時(shí)反饋表中事務(wù)進(jìn)展情況至監(jiān)控人!案例案例 會(huì)議結(jié)果不明確,會(huì)議后執(zhí)行不到位會(huì)議結(jié)果不明確,會(huì)議后執(zhí)行不到位 某部門(mén)召開(kāi)專(zhuān)項(xiàng)工作會(huì)議,會(huì)議中,各模塊負(fù)責(zé)人逐一提出工作中存在的問(wèn)題,會(huì)議上討論的熱火朝天,最終卻不能形成一致的明確的解決方案。 會(huì)議后,出具了會(huì)議紀(jì)要,上面列明了在下一次會(huì)議前需完成的事項(xiàng),但沒(méi)有明確責(zé)任人、完成時(shí)間,也沒(méi)有督辦人跟進(jìn)。最后,許多事項(xiàng)仍不了了之。 點(diǎn)評(píng):決議點(diǎn)評(píng):決議必須明確,遵循必須明確,遵循smart原則原則S=(Specific)、
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