有效的會(huì)議培訓(xùn)

1、有效的會(huì)議培訓(xùn)Thursday, March 24, 2022會(huì)議是商務(wù)活動(dòng)的一會(huì)議是商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要局部，是進(jìn)行工作的個(gè)重要局部，是進(jìn)行工作的一個(gè)重要工具。一個(gè)重要工具。 為什么開會(huì)為什么開會(huì)全球每天要舉行數(shù)百萬次會(huì)議全球每天要舉行數(shù)百萬次會(huì)議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)經(jīng)理級(jí)干部和專業(yè)人員經(jīng)理級(jí)干部和專業(yè)人員每周約花每周約花1/4的時(shí)間在開的時(shí)間在開會(huì)上；會(huì)上；中上級(jí)的經(jīng)理約中上級(jí)的經(jīng)理約1周周2天；天；資深行政人員那么多達(dá)資深行政人員那么多達(dá)1周周4天。天。研究顯示，除了一對(duì)一研究顯示，除了一對(duì)一的會(huì)議，三人以上的會(huì)的會(huì)議，三人以上的會(huì)議平均所占的時(shí)間最多。議平均所占的時(shí)間最多

2、。 你會(huì)開會(huì)嗎？你會(huì)開會(huì)嗎？只有你重視了開會(huì)，只有你重視了開會(huì)，你才能開一個(gè)高效的會(huì)議你才能開一個(gè)高效的會(huì)議 你開會(huì)會(huì)遲到嗎？你開會(huì)會(huì)遲到嗎？1 1、 邀請(qǐng)與會(huì)者邀請(qǐng)與會(huì)者選擇出席者選擇出席者哪些人必須來開會(huì)？哪些人必須來開會(huì)？會(huì)議主持者的技巧會(huì)議主持者的技巧提供信息者提供信息者 提供意見者提供意見者提供特殊的專長(zhǎng)的人提供特殊的專長(zhǎng)的人能夠授權(quán)的人能夠授權(quán)的人通知與會(huì)者通知與會(huì)者通常需要就會(huì)議的時(shí)間和通常需要就會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)給與會(huì)者書面的通知地點(diǎn)給與會(huì)者書面的通知 在上一個(gè)會(huì)議上宣布；在上一個(gè)會(huì)議上宣布；電子郵件；電子郵件； ；書面通知；書面通知；等等等等 2. 準(zhǔn)備議程準(zhǔn)備議程會(huì)議議程是需

3、要提出并討論的問題或工程的清單。它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔、一目了然 編寫議程時(shí)要注意幾點(diǎn)：編寫議程時(shí)要注意幾點(diǎn)：議程開頭為會(huì)議的日期、時(shí)間與地點(diǎn)；議程開頭為會(huì)議的日期、時(shí)間與地點(diǎn)；每一項(xiàng)均有一個(gè)編號(hào)；每一項(xiàng)均有一個(gè)編號(hào)；每一項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間；每一項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間；下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾。下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾。 委員會(huì)議議程委員會(huì)議議程7月6日上午11點(diǎn) 格林飯店1、11：00任命一位會(huì)議主席2、11：10為缺席致謙3、11：15批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄4、11：30上次會(huì)議提出的事項(xiàng)5、11：45討論聯(lián)絡(luò)事宜 12：00會(huì)間休息6、12：15其他事宜7、12：45下次會(huì)議細(xì)節(jié)3. 確定地點(diǎn)確定地點(diǎn)選

4、擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的，這不僅是一個(gè)舒適的問題極為重要的，這不僅是一個(gè)舒適的問題而且要使與會(huì)者感覺到這個(gè)場(chǎng)所是適合而且要使與會(huì)者感覺到這個(gè)場(chǎng)所是適合于這個(gè)會(huì)議的。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的于這個(gè)會(huì)議的。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合。假設(shè)會(huì)議的目的之一是讓兩局相適合。假設(shè)會(huì)議的目的之一是讓兩局部人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外部人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是適宜的。同樣的道理，不要在一氣氛是適宜的。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室召開正式會(huì)議。個(gè)亂糟糟的開放式辦公室召開正式會(huì)議。 你的辦公室你的辦公室優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能

5、得到加強(qiáng)。缺點(diǎn)：可能會(huì)有 干擾，或者有人打攪。 下級(jí)的辦公室下級(jí)的辦公室優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級(jí)的地位和士氣。優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級(jí)的地位和士氣。缺點(diǎn)：如果工作處狹小，可能會(huì)使雙方感到不適缺點(diǎn)：如果工作處狹小，可能會(huì)使雙方感到不適單位會(huì)議室單位會(huì)議室優(yōu)點(diǎn)：防止由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問題。優(yōu)點(diǎn)：防止由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問題。 缺點(diǎn)：外人可能同與會(huì)者接觸而打攪會(huì)議。缺點(diǎn)：外人可能同與會(huì)者接觸而打攪會(huì)議。 外面的會(huì)議室外面的會(huì)議室優(yōu)點(diǎn)：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)；如果保密是重要的，優(yōu)點(diǎn)：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)；如果保密是重要的，這類會(huì)議室很有用。這類會(huì)議室很有用。缺點(diǎn)：可

6、能昂貴，并且每個(gè)人都不熟悉。缺點(diǎn)：可能昂貴，并且每個(gè)人都不熟悉。 會(huì)議中心會(huì)議中心優(yōu)點(diǎn)：具有開大會(huì)的設(shè)備；需要時(shí)能夠提供技術(shù)優(yōu)點(diǎn)：具有開大會(huì)的設(shè)備；需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和平安保衛(wèi)。支持和平安保衛(wèi)。缺點(diǎn)：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)的時(shí)機(jī)。缺點(diǎn)：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)的時(shí)機(jī)。 4. 安排座位安排座位一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的風(fēng)格，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持議的風(fēng)格，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會(huì)議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會(huì)議的正式程會(huì)議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會(huì)議的正式程度。度。一對(duì)一的會(huì)議有三種

7、座位安排：一對(duì)一的會(huì)議有三種座位安排： 支持性的支持性的如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就坐，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。就坐，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。 合作性的合作性的坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。提示觀點(diǎn)的相似性。 面對(duì)面的面對(duì)面的坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一個(gè)人保持距坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一個(gè)人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。 多人會(huì)議多人會(huì)議多人會(huì)議有四種就坐方式，多人會(huì)議有四種就坐方式，如

8、以下圖：如以下圖： 5. 掌握會(huì)議節(jié)奏掌握會(huì)議節(jié)奏1) 準(zhǔn)時(shí)開會(huì)準(zhǔn)時(shí)開會(huì)2) 履行議程履行議程3) 有效的利用時(shí)間有效的利用時(shí)間4) 規(guī)定休息時(shí)間規(guī)定休息時(shí)間6. 控制會(huì)議控制會(huì)議1) 讀出消極信號(hào)讀出消極信號(hào)與會(huì)者內(nèi)省的樣子清楚地說明對(duì)會(huì)議與會(huì)者內(nèi)省的樣子清楚地說明對(duì)會(huì)議缺少興趣，注意力不集中缺少興趣，注意力不集中 。一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行的方式感到不快樂。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁地瞪著眼。 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言說明一種對(duì)抗態(tài)度。身體語言說明一種對(duì)抗態(tài)度。 2) 區(qū)分積極的信號(hào)區(qū)分積極的信號(hào)這個(gè)與會(huì)者揚(yáng)起眉毛并

9、微笑，頭側(cè)向發(fā)言這個(gè)與會(huì)者揚(yáng)起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言者，是一種感興趣的表示。者，是一種感興趣的表示。 這個(gè)與會(huì)者是一種密切注意的姿勢(shì)，意味這個(gè)與會(huì)者是一種密切注意的姿勢(shì)，意味著她對(duì)發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。著她對(duì)發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。 3) 評(píng)估氣氛評(píng)估氣氛4) 維持秩序維持秩序5) 達(dá)成決議達(dá)成決議7. 維持秩序維持秩序假設(shè)雙方的討論邊的過分劇烈，就站起來重新控制局假設(shè)雙方的討論邊的過分劇烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會(huì)使你顯出面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會(huì)使你顯出更大的權(quán)威性。同時(shí)，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。更大的權(quán)威性。同時(shí)，使用一種平

10、靜的、有分寸的語調(diào)。 借借 口口會(huì)議中還會(huì)遇到一些特殊問題會(huì)議中還會(huì)遇到一些特殊問題 當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)，與當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)，與會(huì)者會(huì)找借口，如會(huì)者會(huì)找借口，如“我忘了、我忘了、“這不是我的責(zé)任。這不是我的責(zé)任。作為主席你可以在這位與會(huì)者的作為主席你可以在這位與會(huì)者的同事們面前提醒他，希望他以后同事們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)工作?；蛘邔⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)給完成此項(xiàng)工作?；蛘邔⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)給其他人做。其他人做。 設(shè)設(shè) 伏伏有的與會(huì)者會(huì)試圖暗中有的與會(huì)者會(huì)試圖暗中破壞會(huì)議，所以會(huì)議未能到達(dá)破壞會(huì)議，所以會(huì)議未能到達(dá)規(guī)定的目標(biāo)。身為主席，你可規(guī)定的目標(biāo)。身為主席，你可以通過揭露她的策略來鼓勵(lì)她。以

11、通過揭露她的策略來鼓勵(lì)她。如果與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議，如果與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議，就休會(huì)。在極端的情況下，你就休會(huì)。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會(huì)議。還可以將發(fā)難者逐出會(huì)議。 對(duì)對(duì) 抗抗有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議中有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議中所提出的觀點(diǎn)會(huì)采取一種不所提出的觀點(diǎn)會(huì)采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對(duì)態(tài)度，必要的消極態(tài)度和敵對(duì)態(tài)度，并挑起爭(zhēng)論。作為主席，你并挑起爭(zhēng)論。作為主席，你可以以會(huì)議目的和達(dá)成一致可以以會(huì)議目的和達(dá)成一致的需要來提醒反對(duì)者。也可的需要來提醒反對(duì)者。也可以緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會(huì)者以以緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會(huì)者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論?；蛘咂届o的態(tài)度進(jìn)行討論?；蛘咴诓粨p害反對(duì)者的情況下引在不損害反對(duì)者的情況下引入幽默，以緩和局面。入幽默，以緩和局面。 嚴(yán)重混亂嚴(yán)重混亂與會(huì)者開始罵人，不與會(huì)者開始罵人，不守規(guī)那么，甚至進(jìn)行人身攻守規(guī)那么，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會(huì)議搞得混亂不堪。擊，將會(huì)議搞得混亂不堪。你可以要求大家遵守秩序，你可以要求大家遵守秩序，或者要求該與會(huì)者離開。你或者要求該與會(huì)者離開。你也可以休會(huì)，而且不確定重也可以休會(huì)，而且不確定重新集合的時(shí)間。新集合的時(shí)間。 8. 結(jié)束會(huì)議結(jié)束會(huì)議1) 1) 處理其他事宜處理其他事宜2)2) 總結(jié)決議總結(jié)決議3)3