操作技能提升培訓材料_2

1、PPT操作技能提升操作技能提升交流材料交流材料Copyright 2006 by HuaAT本文件是華院分析技術(shù)（上海）有限公司為北京移動通信有限責任公司所準備，未經(jīng)華院分析許可不得向第三方透露或用于其他目的ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 2本交流材料的目標本交流材料的目標實現(xiàn)目標：實現(xiàn)目標：u和大家一起交流和大家一起交流PowerPoint的編寫技巧的編寫技巧u提高大家制作提高大家制作PowerPoint的效率的效率u使使PowerPoint的意義更加明確、內(nèi)容更加容易理解的意義更加明確、內(nèi)容更加容易理解交流內(nèi)容：交流內(nèi)容：u制作制作Power

2、Point的基本理論的基本理論u制作制作PowerPoint的主要方法的主要方法u制作制作PowerPoint的注意事項的注意事項ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 3本交流材料的目標本交流材料的目標交流內(nèi)容：交流內(nèi)容：u制作制作PowerPoint的基本理論的基本理論u制作制作PowerPoint的主要方法的主要方法u制作制作PowerPoint的注意事項的注意事項ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 4基本理論基本理論u效率感效率感u空間感空間感u過程感過程感ConfidentialCopyright 2

3、006 by HuaATPage 5第一種方法：第一種方法：選擇目標按“復制”按鈕按“粘貼”按鈕把復制的那個從原始的那個上邊移選擇正確的位置擺放（16秒）第二種方法：第二種方法：選擇目標按住“shift”+“ctrl”鍵同時移動目標到合適的位置（2秒）效率感效率感復制一個對象需要多少時間？復制一個對象需要多少時間？繪制頁面可以分成很多步驟繪制頁面可以分成很多步驟, ,并且效率體現(xiàn)在每一步驟中，發(fā)現(xiàn)每一個操作的最并且效率體現(xiàn)在每一步驟中，發(fā)現(xiàn)每一個操作的最高效的方法并且把這種操作貫穿在整個的繪制過程中高效的方法并且把這種操作貫穿在整個的繪制過程中ConfidentialCopyright 200

4、6 by HuaATPage 6就像在一塊空地上建造一幢房子一樣，不要浪費這塊地方也不能超出范圍就像在一塊空地上建造一幢房子一樣，不要浪費這塊地方也不能超出范圍空間感空間感編輯框是在編寫中可利用的最大空間，在邊框內(nèi)你要保證所有目標的平衡性編輯框是在編寫中可利用的最大空間，在邊框內(nèi)你要保證所有目標的平衡性我們的答案是：第一個我們的答案是：第一個ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 7如何通過一個好的過程畫一張演示圖如何通過一個好的過程畫一張演示圖過程感過程感ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 8特別提醒特別提醒

5、當你完成一個頁面或是一個復雜的過程的時候千萬不要忘記當你完成一個頁面或是一個復雜的過程的時候千萬不要忘記保存保存!Ctrl+SConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 9本交流材料的目標本交流材料的目標交流內(nèi)容：交流內(nèi)容：u制作制作PowerPoint的基本理論的基本理論u制作制作PowerPoint的主要方法的主要方法u制作制作PowerPoint的注意事項的注意事項ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 10u定義自己的“桌面”u快捷鍵u移動和復制u選中u格式化文本u格式化線條u格式化對象主要的方法主要的方法Co

6、nfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 11u這里說的“桌面”是你和PowerPoint的接口。定義桌面的目的就是使工作環(huán)境更加的舒服，這樣一來就把工作中的干擾減少到最低限度。u如何定義“桌面”： 在菜單欄選擇工具定義，然后按”命令”按鈕，把要選擇的圖標移動到活動工具欄中為什么要定義自己的桌面？為什么要定義自己的桌面？定義自己的定義自己的“桌面桌面”ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 12我常用的我常用的“桌面桌面”自選圖形對齊和連接線條、文本框、填充等常用的工具欄ConfidentialCopyright 200

7、6 by HuaATPage 13定義自己的桌面定義自己的桌面用自己公司的標準格式作為幻燈片的模板。用自己公司的標準格式作為幻燈片的模板。ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 14這些快捷鍵在我們的左手邊這些快捷鍵在我們的左手邊, ,所以當我們的右手在忙著使用鼠標的時候會很方便所以當我們的右手在忙著使用鼠標的時候會很方便, ,多次使用后多次使用后你會記住它們你會記住它們使用快捷鍵是最高效的繪圖方法使用快捷鍵是最高效的繪圖方法常見的一些快捷鍵常見的一些快捷鍵Ctrl-C:復制復制Ctrl-X:剪切剪切Ctrl-V:粘貼粘貼Ctrl-S:保存保存Ctrl-

8、A:全選全選Ctrl-Z:撤消撤消Ctrl-D:復制復制Ctrl-O:打開打開Ctrl-M:插入新幻燈片插入新幻燈片ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 15u使用鼠標可以很自由的移動對象。但是如果你想縱向或是橫向的平行移動，就必須同時按住Shift鍵；u如果你想復制一個對象并且把它移動到和原始對象平行的位置，可以按住Ctrl和Shift的同時移動對象。移動和復制是聯(lián)系最緊密的操作移動和復制是聯(lián)系最緊密的操作移動和復制移動和復制ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 16選中選中u把鼠標移動到一個對象上并且點擊,

9、 選中對象；u按住鼠標左鍵并且拖動光標,就可以選中所有拖動區(qū)域內(nèi)的對象；u如果你想選擇一些分散的對象,就可以按住Ctrl鍵一個一個的選中；uCtrl-A可以進行全選；u在一個文本框中,三次點擊鼠標左鍵, 可以選擇段落；點擊兩次,可以選擇文字；u選擇文本框的最快的方法是在點擊文本的任何地方的時候都按住Shift鍵或者Ctrl鍵。編輯對象的時候需要先選中編輯對象的時候需要先選中ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 17u字體的大小最大的96號字，最小的是6號u項目符號和編號PowerPoint中提供了很多的項目編號的樣式可供選擇u項目的縮進可以利用Powe

10、rPoint的標尺實現(xiàn)項目的合理縮進格式化文本格式化文本ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 18格式化文本格式化文本格式刷格式刷n字體的大小最大的字體的大小最大的9696號字，最小的是號字，最小的是6 6號號n項目符號和編號項目符號和編號PowerPointPowerPoint中提供了很多的項目編號的樣式可供選擇中提供了很多的項目編號的樣式可供選擇n項目的縮進可以利用項目的縮進可以利用PowerPointPowerPoint的標尺實現(xiàn)項目的合理縮進的標尺實現(xiàn)項目的合理縮進u字體的大小最大的96號字，最小的是6號u項目符號和編號PowerPoint中提

11、供了很多的項目編號的樣式可供選擇u項目的縮進可以利用PowerPoint的標尺實現(xiàn)項目的合理縮進u字體的大小最大的96號字，最小的是6號u項目符號和編號PowerPoint中提供了很多的項目編號的樣式可供選擇u項目的縮進可以利用PowerPoint的標尺實現(xiàn)項目的合理縮進ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 19格式化線條格式化線條ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 20格式化線條格式化線條如何連接幾個圖形請不要畫若干條直線在把他們連接在一起請不要畫若干條直線在把他們連接在一起,這個非常浪費時間并且難以編輯這

12、個非常浪費時間并且難以編輯.用用PowerPoint提提供的自選圖形連接符供的自選圖形連接符,你會發(fā)現(xiàn)這非常的方便。你會發(fā)現(xiàn)這非常的方便。ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 21u我相信大家都知道如何改變對象的形狀，但是如果你想成比例的改變對象，就需要按住Shift鍵。如果不這樣就會導致對象的失真，比如一個圓形會變成一個橢圓形或是一個正方型變成一個長方型。不要太相信自己的眼球，因為這是不精確的；u如果你想擴大一個復雜的對象，首先要組合組合他們，然后點擊鼠標右鍵選擇格式化對象，按尺寸選項，在刻度功能中定義擴大或是縮小的精確百分比。格式化對象格式化對象-

13、 -擴大和縮小擴大和縮小第一階段第二階段第三階段第一階段第二階段第三階段第一階段第二階段第三階段ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 22u如何把下面的等距水平居中對齊？格式化對象格式化對象- -對齊對象對齊對象u用鼠標拖，再配合肉眼看，高級一些的方法是調(diào)出網(wǎng)格線做參考。不,這太浪費時間,而且傷眼睛，正確的方法是使用繪圖中的對齊和分布功能。ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 23u如何做這個工作如何做這個工作? ?u一個一個圖形畫？不一個一個圖形畫？不, ,這太浪費時間這太浪費時間, ,正確的方法是正確的方法

14、是: :格式化對象格式化對象- -改變形狀改變形狀ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 24本交流材料的目標本交流材料的目標交流內(nèi)容：交流內(nèi)容：u制作制作PowerPoint的基本理論的基本理論u制作制作PowerPoint的主要方法的主要方法u制作制作PowerPoint的注意事項的注意事項ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 25u文本文本u定量圖定量圖n柱狀圖n餅圖n折線圖n組合圖u定性圖定性圖n組織圖n流程圖n矩陣圖n其他u特殊效果特殊效果注意事項注意事項ConfidentialCopyright 20

15、06 by HuaATPage 26一致性使演示更加的專業(yè)。一致性包括: 1、字體一致 2、標題、字體、樣式、大小、編號風格和排列的一致 3、一張頁面中圖的大小和風格一致 4、縮寫和術(shù)語一致 5、舉例一致性，比如例子的標題、例子的句式、承上啟下等等 6、敘述風格的一致 文本的注意事項文本的注意事項一致性一致性ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 27不一致的舉例不一致的舉例ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 28u文本是很常用的,所以我們經(jīng)常用不同的字體大小、斜體、黑體來區(qū)分不同的文本u字體的大小表明文字的重

16、要程度,頁面的標題使用的是最大的字體.頁面中其他的字體都小于標題。一般，18-20號的字體比較適合做標題，子標題和圖的名稱都要小于頁面的標題，而且他們比較的靈活多樣。我們可以調(diào)整字體的大小以適應空間。另外在頁面中的文字有些應該特別的加粗。在一份要打印的文檔中設置的字體最好大于10號，因為小于10號的字體看起來不舒服，要是屏幕演示的話最好大于14號；u斜體和粗體的用法非常的靈活，可以用于標注重要的內(nèi)容并且區(qū)別兩個不同的文本。文本的注意事項文本的注意事項- -字體大小、斜體、黑體字體大小、斜體、黑體ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 29文本的注意事項文

17、本的注意事項- -字體大小、斜體、黑體（舉例）字體大小、斜體、黑體（舉例）ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 30 PowerPoint中最好不要用長篇大論的文字，演示需要用簡短的語句表達交流的中心思想。所以建議給文本進行編號； 不要所有的編號都用一種類型，子標題和一些不重要的論點可以使用不同的編號。文本的注意事項文本的注意事項- -編號編號ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 31 單字換行就是在一段或是一行的最后出現(xiàn)的一個單獨的文字，一個文字占一行； 調(diào)整文本框來避免單字換行，最好在最后一行放更多的字而不

18、是一個字。文本的注意事項文本的注意事項- -單字換行單字換行ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 32柱狀圖是演示中最常用的圖形。他可以說明不同項目數(shù)據(jù)的差別，例如不同的品種柱狀圖是演示中最常用的圖形。他可以說明不同項目數(shù)據(jù)的差別，例如不同的品種柱狀圖的注意事項有：柱狀圖的注意事項有：在柱狀圖的數(shù)軸上盡量不寫刻度，這樣就可以用節(jié)省下來的空間使圖變的更大。每根柱子上都標注上具體的數(shù)值，因為我們不希望客戶還去用尺子進行測量；盡量避免使用網(wǎng)格線，這會使圖變的雜亂；一般報告打印成黑白的，所以我們把柱子填充成白色，這樣頁面看上去比較清爽。把特別需要強調(diào)的或是使用

19、不同數(shù)據(jù)的柱子填充成其他的顏色；一張頁面中不同圖的柱子的寬度應該保持一致，標簽的字體也必須一致；頁面上的圖應該合理的排列，包括橫軸、縱軸、標簽和圖的名稱。 定量圖的注意事項定量圖的注意事項- -柱狀圖柱狀圖ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 33你能說出下面需要完善的地方嗎？你能說出下面需要完善的地方嗎？定量圖的注意事項定量圖的注意事項- -柱狀圖（舉例）柱狀圖（舉例）ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 34完善過的頁面：完善過的頁面：定量圖的注意事項定量圖的注意事項- -柱狀圖（舉例）柱狀圖（舉例）Con

20、fidentialCopyright 2006 by HuaATPage 35 Excel是很好的畫定量圖的工具，但是Excel默 認繪圖設置不是很好，所以我們需要把他們修改成我們要的標準。請看一下的原始圖和改進過的圖：定量圖的注意事項定量圖的注意事項- -柱狀圖（修改柱狀圖（修改excelexcel默認格式）默認格式）ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 36 用多維的柱狀圖表示不同的數(shù)據(jù)集，這樣會更加便于比較用多維的柱狀圖表示不同的數(shù)據(jù)集，這樣會更加便于比較 多維柱狀圖的注意事項：多維柱狀圖的注意事項：1、避免維度大于三、避免維度大于三2、每一個維

21、度用不同的顏色，并用標注說明。用深色和淺色來區(qū)分不同的維度，需要特別、每一個維度用不同的顏色，并用標注說明。用深色和淺色來區(qū)分不同的維度，需要特別 強調(diào)的維度用最深的顏色，一般情況下，使用的顏色的順序是從淺到深強調(diào)的維度用最深的顏色，一般情況下，使用的顏色的順序是從淺到深3、柱子之間的間距大于一個單獨的柱子，但是要小于幾個維度柱子的總和、柱子之間的間距大于一個單獨的柱子，但是要小于幾個維度柱子的總和4、標注要放在圖的下面或是旁邊，要使用和圖字體一樣的字體、標注要放在圖的下面或是旁邊，要使用和圖字體一樣的字體 定量圖的注意事項定量圖的注意事項- -柱狀圖柱狀圖 ConfidentialCopyr

22、ight 2006 by HuaATPage 37 柱狀圖可以修改為表示比例的圖。柱狀圖可以修改為表示比例的圖。以上兩張圖都表示了不同維度的不同比例，右邊的那個圖更加的強調(diào)比例，而不是總數(shù)。注意事項是：1、3個或者是4個維度為好；2、不要用太多的顏色，但是你可以把要特別說明維度使用不同的顏色；3、如果強調(diào)比例，最好使用連接線，并把總數(shù)標注在柱子上方。4、整個圖中數(shù)值和比例的字體要一致。 定量圖的注意事項定量圖的注意事項- -柱狀圖柱狀圖 ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 38 有時候簡單的圖不能充分表達你的意思，請考慮一下用組合圖。請比較以下兩張圖

23、：有時候簡單的圖不能充分表達你的意思，請考慮一下用組合圖。請比較以下兩張圖：定量圖的注意事項定量圖的注意事項- -組合圖組合圖ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 39 可以用組合圖詳細的說明圖的某一部分可以用組合圖詳細的說明圖的某一部分定量圖的注意事項定量圖的注意事項- -組合圖組合圖ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 40 遇到負值應該如何處理，見以下的例子： X和Y軸放在圖的最左邊和最下面，畫一條“0”值線。負值分布在這條線的下方定量圖的注意事項定量圖的注意事項- -負值的處理負值的處理Confiden

24、tialCopyright 2006 by HuaATPage 41散點圖可以用來展現(xiàn)每個對象在二維坐標中的位置，便于發(fā)現(xiàn)對象存在的問題二維指標的設定是關(guān)鍵，選擇不同的指標，展現(xiàn)出對象不同的定位特征定量圖的注意事項定量圖的注意事項- -散點圖散點圖北京移動北京移動普及率：12.12%活躍率：15.93%ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 42氣泡圖相對散點圖來說，展現(xiàn)信息的維度更多，可以用氣泡的大小來展現(xiàn)某個指標的大小氣泡圖至少有三個維度：X、Y、氣泡大小。維度的設定是關(guān)鍵，選擇不同的指標，展現(xiàn)出對象不同的定位特征如果你想強調(diào)其中的一個，就用其他的顏

25、色進行填充，并注釋出他們都代表什么。如果你想強調(diào)其中的一個，就用其他的顏色進行填充，并注釋出他們都代表什么。定量圖的注意事項定量圖的注意事項- -氣泡圖氣泡圖ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 43 定性圖非常多變，定性圖的唯一目的就是能把定性圖非常多變，定性圖的唯一目的就是能把事情表達的更加容易理解事情表達的更加容易理解 以下的頁面將介紹一些常見類型的定性圖，但是要記?。阂韵碌捻撁鎸⒔榻B一些常見類型的定性圖，但是要記?。簺]有固定的格式，要自己創(chuàng)造。沒有固定的格式，要自己創(chuàng)造。定性圖的注意事項定性圖的注意事項ConfidentialCopyright

26、 2006 by HuaATPage 44定性圖的注意事項組織結(jié)構(gòu)圖定性圖的注意事項組織結(jié)構(gòu)圖這是一個極端的例子，但是有時候有人會犯左圖中的某一個錯誤這是一個極端的例子，但是有時候有人會犯左圖中的某一個錯誤. ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 45 當遇到在同一層很難排列的時候，你可以如下所示進行排序：當遇到在同一層很難排列的時候，你可以如下所示進行排序： 定性圖的注意事項組織結(jié)構(gòu)圖（舉例）定性圖的注意事項組織結(jié)構(gòu)圖（舉例）ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 46定性圖的注意事項流程圖定性圖的注意事項流程

27、圖 流程圖的注意事項：流程圖的注意事項： 1、用箭頭表示流程的方向； 2、用不同類型的線表示不同類型的流程 ； 3、用不用形狀的框區(qū)別不同的功能； 4、用箭頭上的百分比表示分配的流向； 5、很多組織圖的注意事項同樣適用于流程圖，比如線的格式、框的粗細、寬度等。ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 47 矩陣圖是分段的強大工具，它不局限于矩陣圖是分段的強大工具，它不局限于22的矩陣，你可以自由的應用的矩陣，你可以自由的應用2333.的格式。的格式。一定要把數(shù)軸標注清楚，以便讀者可以立即了解一定要把數(shù)軸標注清楚，以便讀者可以立即了解“最好的最好的”和和“最高的最高的”是在左上方或是右上是在左上方或是右上方。方。把關(guān)注的段填充上顏色也是必須的。把關(guān)注的段填充上顏色也是必須的。定性圖的注意事項矩陣圖定性圖的注意事項矩陣圖ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 48定性圖的注意事項過程圖定性圖的注意事項過程圖階段一階段一現(xiàn)狀分析現(xiàn)狀分析階段二階段二策略設計策略設計階段三階段三實施推廣實施推廣nXX現(xiàn)狀分析nXX用戶分析n主要工作主要工作提交物提交物n