辦公系統(tǒng)oa培訓(xùn)NEWppt-西南科技大學(xué)黨委辦公室、學(xué)

1、什么是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)v 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)互連技術(shù)基礎(chǔ)上的分布式軟件系統(tǒng)，通過有效的資源共享和信息交流、發(fā)布，達(dá)到提高個(gè)人工作效率、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、減少重復(fù)勞動(dòng)的目的。它強(qiáng)調(diào)人與人之間、各部門之間、企業(yè)之間的協(xié)同工作，以及相互之間進(jìn)行有效的交流和溝通。 為什么要推動(dòng)辦公自動(dòng)化v提高我校管理信息化水平。v推動(dòng)學(xué)校行政管理工作向高效、適時(shí)、通用、集成等方向發(fā)展。v行政管理現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、決策科學(xué)化和辦公無紙化。v為領(lǐng)導(dǎo)決策和辦公提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。v降低行政辦公成本和管理成本，提高效益。v強(qiáng)化校務(wù)信息公開和信息服務(wù)功能。 電子政務(wù)系統(tǒng)（電子政務(wù)系統(tǒng)（OA）背景）背景教育部辦公廳

2、關(guān)于印發(fā)教育部辦公廳關(guān)于印發(fā)2003200420032004年度教育電子政務(wù)建設(shè)年度教育電子政務(wù)建設(shè)實(shí)施要點(diǎn)實(shí)施要點(diǎn)的通知（教信息廳的通知（教信息廳200320035 5號）號） 繼續(xù)擴(kuò)大電子辦公與信息交換系統(tǒng)（即Edoas系統(tǒng)）的應(yīng)用范圍。 啟動(dòng)中央級教育政務(wù)信息資源庫建設(shè)。 啟動(dòng)教育電子政務(wù)試點(diǎn)工程。v 大力推進(jìn)教育行政部門的門戶網(wǎng)站和學(xué)校網(wǎng)站建設(shè)。v 繼續(xù)推進(jìn)“教育電子政務(wù)工程”推廣。v 繼續(xù)實(shí)施“全國教育電子網(wǎng)絡(luò)辦公和信息交換系統(tǒng)”建設(shè)工程。v 建設(shè)全國教育數(shù)字辦公電話系統(tǒng)。v 利用市場運(yùn)作機(jī)制，進(jìn)一步開展教育政務(wù)信息資源開發(fā)利用。v 各高校在2006年基本完成教育電子政務(wù)平臺的建設(shè)。

3、 v我校電子政務(wù)建設(shè)作為數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，始于2003年。v2003年開始試行教育行政辦公系統(tǒng)（基于lotus/notes平臺，C/S模式） 。v缺點(diǎn)：v2005-2006年，考察并試用基于J2EE架構(gòu)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。2006年下半年，正式啟用。v特色功能v C/SB/Sv 多工作區(qū)v 工作流引擎v 智能文檔v 手寫批注v 電子簽章v 版式文件v 標(biāo)準(zhǔn)化模版v 教育信息v 網(wǎng)站管理v 離線提示v 短信通知v 即時(shí)通訊v 數(shù)據(jù)整合v 備份與恢復(fù)v目前，OA使用情況：注冊用戶數(shù)：688. 日均綜合訪問量：1500-2000次。 登錄系統(tǒng)量：180人左右。信息總數(shù)：4991條 部門動(dòng)態(tài)

4、（1944條） 最新通知（550條） 收文管理（212條） 會議安排（132條） 各類文件（1153個(gè)）注：100條以下的信息欄目未統(tǒng)計(jì) 規(guī)范管理規(guī)定電子文件與紙質(zhì)文件具有同樣法律效力的文件;規(guī)定電子公文的文種、格式、行文規(guī)則須遵守現(xiàn)行的西南科技大學(xué)行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則（西南科大發(fā)200164號）。（總則第三條）學(xué)校各級負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視電子公文處理工作，認(rèn)真執(zhí)行電子公文處理規(guī)定，加強(qiáng)對本單位電子公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。（第六條）所有涉密文件資料不適用本規(guī)定。（第七條）各部門要明確辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的分管領(lǐng)導(dǎo)，并指定本部門辦公自動(dòng)化系統(tǒng)收發(fā)員、聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門辦公自動(dòng)化工作。接受學(xué)校辦公自動(dòng)

5、化系統(tǒng)管理員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與管理（第十一條） 總則第二條 電子公文是指有別于紙質(zhì)公文的以計(jì)算機(jī)電子文檔為載體，以計(jì)算機(jī)為閱讀、處理和存貯工具，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其它數(shù)據(jù)通信介質(zhì)為傳遞渠道的具有法定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書。 第三十二條 校內(nèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子公文與原紙質(zhì)公文具有同等效力。v第十二條 全體校領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、科級干部及各部門辦公室工作人員（統(tǒng)稱用戶）均在系統(tǒng)中分配合法實(shí)名制帳戶。上述人員崗位調(diào)整，應(yīng)通知黨辦校辦；調(diào)離學(xué)校，應(yīng)辦理銷戶手續(xù)。v第十三條 新增人員的開戶和調(diào)離學(xué)校人員的銷戶由相關(guān)部門和單位提出申請，經(jīng)黨辦校辦審核后，由系統(tǒng)管理員辦理。v第十四條 系統(tǒng)中用戶擁有的帳戶的公文處

6、理權(quán)限由黨辦校辦根據(jù)該用戶的崗位職責(zé)分配，并根據(jù)崗位和分工的調(diào)整作相應(yīng)調(diào)整。v 第十六條 各用戶應(yīng)妥善保護(hù)自己的帳戶資料。用戶密碼應(yīng)經(jīng)常更換，登錄系統(tǒng)后因故離開要退出系統(tǒng)，以確保帳戶安全。用戶密碼遺失或遺忘應(yīng)及時(shí)通知系統(tǒng)管理員，并通過系統(tǒng)管理員封鎖該用戶的帳戶；恢復(fù)帳戶初始密碼需本人提出申請及提供有效證件到黨辦校辦秘書科辦理。v 第二十條 學(xué)校公文分為學(xué)校黨委、行政和處室文件，以學(xué)校黨委、行政名義的請示、報(bào)告等上行文仍按現(xiàn)行公文處理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。學(xué)校黨委、行政的向下行文和處室文件均通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)處理。發(fā)文主辦單位按系統(tǒng)管理員設(shè)定的發(fā)文辦理流程進(jìn)行公文處理，并督促催辦。v 第二十

7、一條 需由學(xué)校法律顧問室審核的合同及涉及法律法規(guī)的公文，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審簽前，應(yīng)經(jīng)過法律顧問室審核；應(yīng)由法律顧問室審核的合同、文件等，未經(jīng)法律顧問室審核，黨辦校辦不予辦理，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不予審簽。v第二十二條第二十二條 學(xué)校各部門的處室文件、通知、簡訊學(xué)校各部門的處室文件、通知、簡訊等文件資料的發(fā)布，由等文件資料的發(fā)布，由發(fā)布部門文責(zé)自負(fù)。發(fā)布部門文責(zé)自負(fù)。v第二十四條第二十四條 為保證公文處理的快捷性，有關(guān)人員為保證公文處理的快捷性，有關(guān)人員應(yīng)經(jīng)常進(jìn)入系統(tǒng)（應(yīng)經(jīng)常進(jìn)入系統(tǒng)（至少每天上午上班和下午下班至少每天上午上班和下午下班時(shí)間各打開一次時(shí)間各打開一次）查看有無需要自己處理的事宜。）查看有無需要自己處

8、理的事宜。v 1、正文用3號仿宋字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行28個(gè)字。v 2、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，紅色標(biāo)識。發(fā)文字號在發(fā)文機(jī)關(guān)下空2行，用3號仿宋字體居中排布。v 3、公文標(biāo)題，紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字。v 4、主送機(jī)關(guān)，標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。v 5、附件在正文下空兩格；附件如有序號用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)；如果附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件。v 6、“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識；詞目用3號小標(biāo)宋體字

9、；詞目間空1格。印發(fā)機(jī)關(guān)用3號仿宋體字；印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。 v信息發(fā)布與管理v目前信息發(fā)布與管理有31個(gè)功能模塊。是應(yīng)用比較廣泛的一個(gè)功能。目前信息有接近4000條，工作日日均需要審核發(fā)布15條左右的信息，這么大的信息量，必須要規(guī)范管理。v最新通知v一般用于校內(nèi)的通知，公告等的發(fā)布。v原則上不發(fā)布已做成文件的通知。v如果確實(shí)有重要和緊急的文件需要以最新通知的形式發(fā)布，則需要部門負(fù)責(zé)人同意，且需要去掉文號、主題詞等信息。v學(xué)術(shù)講座v學(xué)術(shù)講座原則上各部門起草并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審定簽字后，送到學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心，通過專人發(fā)布到學(xué)校主頁的“學(xué)術(shù)交流信息”板塊。v各部門的業(yè)務(wù)信息簡報(bào)及各學(xué)院的

10、院情簡訊應(yīng)及時(shí)更新。原則上應(yīng)該每個(gè)月至少更新一次。v部門動(dòng)態(tài)的一些基本原則：v1、內(nèi)容真實(shí)可靠。v2、內(nèi)容的質(zhì)量。v3、講究分寸，留有余地。v4、加強(qiáng)管理，落實(shí)責(zé)任。v一、標(biāo)題黨 1、浪費(fèi)了諸位的時(shí)間，欺騙了諸位的感情。2、標(biāo)題黨的行為會使諸位因?yàn)槭苓^欺騙，而錯(cuò)過真正有價(jià)值的信息，造成“狼來了”的悲劇。3、標(biāo)題黨會淹沒掉真正有價(jià)值信息。v二、視信息報(bào)告數(shù)量為生命線v大量占用有限版面資源。v三、信息質(zhì)量與時(shí)效性。四、某些信息報(bào)道泛娛樂化。v五、對于日常分內(nèi)的工作的報(bào)道。Edoas系統(tǒng)技術(shù)特點(diǎn)系統(tǒng)技術(shù)特點(diǎn)v 遵循遵循J2EEJ2EE規(guī)范、模塊化設(shè)計(jì)；規(guī)范、模塊化設(shè)計(jì)；v 純?yōu)g覽器操作；純?yōu)g覽器操作

11、；v 文件信息交換標(biāo)準(zhǔn)化；文件信息交換標(biāo)準(zhǔn)化；v 開放性、集成性和可擴(kuò)展性。開放性、集成性和可擴(kuò)展性。v 跨平臺，支持跨平臺，支持Windows/Unix/LinuxWindows/Unix/Linux等；等；v 采用采用XMLXML作為數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)；作為數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)；v 教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。J2EEJ2EE標(biāo)準(zhǔn)三層構(gòu)架設(shè)計(jì)，可實(shí)現(xiàn)分布部署應(yīng)用，并具有良好的標(biāo)準(zhǔn)三層構(gòu)架設(shè)計(jì)，可實(shí)現(xiàn)分布部署應(yīng)用，并具有良好的集成性和擴(kuò)展性。集成性和擴(kuò)展性?？蛻舳丝蛻舳薟EB服務(wù)器服務(wù)器用戶交互顯示信息應(yīng)用服務(wù)器應(yīng)用服務(wù)器數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)系統(tǒng)遺留遺留系統(tǒng)系統(tǒng)HTTPHTTPSJDBC客戶端客戶

12、端層層業(yè)務(wù)層業(yè)務(wù)層EIS層層產(chǎn)生表示邏輯接收回應(yīng)用戶請求Web層層處理業(yè)務(wù)邏輯為業(yè)務(wù)服務(wù)提供接口提供信息服務(wù)與其它系統(tǒng)的連接點(diǎn)OA系統(tǒng)構(gòu)架圖系統(tǒng)構(gòu)架圖JSPHTMLJSPHTMLServletProxyHTMLsClientInterfaceJNDIRMI-IIOPSessionBeanEntityBeanInterface功功能能結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)信息門戶信息門戶用戶登錄（CA安全用戶登錄）、外部信息展現(xiàn)統(tǒng)一用戶管理統(tǒng)一用戶管理外部系統(tǒng)外部系統(tǒng)集成接口集成接口行政辦公系統(tǒng)行政辦公系統(tǒng)（智能文檔編輯器、電子簽章、手寫批注、短信提示）（智能文檔編輯器、電子簽章、手寫批注、短信提示）文件管理收文管理收文管理

13、收文設(shè)置收文設(shè)置發(fā)文管理發(fā)文管理發(fā)文設(shè)置發(fā)文設(shè)置其它文件管理其它文件管理其它文件設(shè)置其它文件設(shè)置會議管理會議查詢會議查詢會議設(shè)置會議設(shè)置預(yù)定會議室預(yù)定會議室會議安排會議安排檔案管理文件資料管理文件資料管理借閱管理借閱管理檔案信息管理檔案信息管理年報(bào)管理年報(bào)管理歸檔文件管理歸檔文件管理管室管理管室管理系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置信息發(fā)布與管理系統(tǒng)信息發(fā)布與管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)公告網(wǎng)絡(luò)公告網(wǎng)絡(luò)公告設(shè)置網(wǎng)絡(luò)公告設(shè)置信息發(fā)布信息發(fā)布信息設(shè)置信息設(shè)置信息查閱信息查閱信息門戶設(shè)置信息門戶設(shè)置研討管理研討管理研討設(shè)置研討設(shè)置教育部信息教育部信息接收接口接收接口文件數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)文件數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)文件收發(fā)文件收發(fā)（信息報(bào)送、

14、明傳電報(bào)、函件、（信息報(bào)送、明傳電報(bào)、函件、通知、文件）通知、文件）服務(wù)器控制臺服務(wù)器控制臺文件收發(fā)接口文件收發(fā)接口個(gè)人個(gè)性化工作臺個(gè)性信息展現(xiàn)個(gè)性信息展現(xiàn)快捷菜單區(qū)快捷菜單區(qū)多工作區(qū)多工作區(qū)事務(wù)處理待辦事宜待辦事宜日程安排日程安排通訊錄通訊錄交流園地交流園地工作計(jì)劃工作計(jì)劃快速辦理快速辦理領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排督辦管理督辦管理離線提示工具離線提示工具Edoas離線提示工具離線提示工具在線幫助在線幫助在線幫助在線幫助系統(tǒng)管理單位基本信息單位基本信息單位組織結(jié)構(gòu)單位組織結(jié)構(gòu)用戶管理用戶管理系統(tǒng)安全管理系統(tǒng)安全管理系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)日志系統(tǒng)日志個(gè)性設(shè)置個(gè)性設(shè)置更改口令更改口令工作流設(shè)置工作流設(shè)

15、置備份管理備份管理簽章管理簽章管理 使用前的準(zhǔn)備工作1、安裝win2000以上操作系統(tǒng)。2、IE6.0以上，office2003。3、擁有系統(tǒng)管理員分配的帳戶和密碼。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)登錄 打開IE瀏覽器輸入辦公系統(tǒng)URL地址，啟動(dòng)登錄界面，如下圖所示：輸入系統(tǒng)管理員的輸入系統(tǒng)管理員的“用戶名用戶名”和和“密碼密碼”，點(diǎn)擊，點(diǎn)擊“登錄登錄”進(jìn)入系統(tǒng)主界面。進(jìn)入系統(tǒng)主界面。注意：登錄系統(tǒng)使用的注意：登錄系統(tǒng)使用的“用用戶名戶名”是系統(tǒng)管理員注冊時(shí)是系統(tǒng)管理員注冊時(shí)使用的使用的“用戶別名用戶別名”，“用用戶別名戶別名”一般為姓名中每個(gè)一般為姓名中每個(gè)字的聲母。字的聲母。列表中的基本操作2、切換標(biāo)簽操

16、作有些菜單中，包含不同類別的標(biāo)簽，通過標(biāo)簽將不同文檔或功能分類排列。通過點(diǎn)有些菜單中，包含不同類別的標(biāo)簽，通過標(biāo)簽將不同文檔或功能分類排列。通過點(diǎn)擊上方的標(biāo)簽，進(jìn)入不同的列表頁面中，如圖：擊上方的標(biāo)簽，進(jìn)入不同的列表頁面中，如圖：3、刪除操作v工作流的建立工作流的建立v依次添加并創(chuàng)建“核稿”、“簽發(fā)”、“審核文件”、“成文、分發(fā)、歸檔”等節(jié)點(diǎn)。以鼠標(biāo)拖拽的方式將節(jié)點(diǎn)按“起草動(dòng)態(tài)”“核稿”“簽發(fā)”“審核文件”“成文、分發(fā)、歸檔”順序相連接，如下圖所示：v 注意：連接兩個(gè)節(jié)點(diǎn)時(shí)，要從上一個(gè)節(jié)點(diǎn)的右箭頭拉出，會看到連接注意：連接兩個(gè)節(jié)點(diǎn)時(shí)，要從上一個(gè)節(jié)點(diǎn)的右箭頭拉出，會看到連接線，一直伸長到下一個(gè)節(jié)

17、點(diǎn)左側(cè)的黑色圓節(jié)點(diǎn)處，看到鼠標(biāo)變成一個(gè)線，一直伸長到下一個(gè)節(jié)點(diǎn)左側(cè)的黑色圓節(jié)點(diǎn)處，看到鼠標(biāo)變成一個(gè)小手的標(biāo)志后松開，這樣一個(gè)連接線就畫出了。小手的標(biāo)志后松開，這樣一個(gè)連接線就畫出了。4、個(gè)性設(shè)置、個(gè)性設(shè)置 更改口令注：用戶帳號和口令由校辦統(tǒng)一注冊分配?？诹钭疃嗫梢暂斪ⅲ河脩魩ぬ柡涂诹钣尚＾k統(tǒng)一注冊分配?？诹钭疃嗫梢暂斎肴?6 16 個(gè)字符，口令的第一個(gè)字符必須是數(shù)字或字符，口令區(qū)個(gè)字符，口令的第一個(gè)字符必須是數(shù)字或字符，口令區(qū)分大小寫。修改口令后請牢記。分大小寫。修改口令后請牢記。日期和時(shí)間選擇框日期和時(shí)間選擇框多功能編輯框的說明多功能編輯框的說明 v文件基本操作文件基本操作 2、保存和發(fā)送文

18、件、保存和發(fā)送文件 按上述步驟完成文件起草后，點(diǎn)擊操作欄中“保存”按鈕，此文件信息即可記錄下來。v3、編輯及修改文件、編輯及修改文件v在“公文處理”的“待處理”標(biāo)簽中，單擊要編輯的文件標(biāo)題即可進(jìn)入編輯狀態(tài)。編輯狀態(tài)下，在需要修改的內(nèi)容選項(xiàng)中直接修改，然后執(zhí)行“保存”動(dòng)作即可完成修改。v需注意的是：當(dāng)前用戶只能編輯或修改處于相對應(yīng)節(jié)點(diǎn)上的文件。如文件起草人只能修改“起草中”的文件，如果該文件已執(zhí)行了“發(fā)送”動(dòng)作，即文件已進(jìn)入下一流程，則文件起草人已無權(quán)修改，須由下一流程節(jié)點(diǎn)上指定的角色用戶編輯修改。查詢搜索功能v 用戶可以對所有文件的“公文類型”、“標(biāo)題”、“主題詞”、“發(fā)文日期”及“文號”等相關(guān)信息進(jìn)行查詢。在相應(yīng)的文本框輸入關(guān)鍵字，點(diǎn)擊操作欄左上角的“查找”按鈕，即會顯示查詢結(jié)果。流程查詢流程查詢v任何用戶打開一個(gè)文件可以查看其流程處理紀(jì)錄。在文件查看或編輯狀態(tài)下，點(diǎn)擊操作欄中的“流程查詢”按鈕：v3、文件審批、文件審批v文件逐級通過主辦和會辦單位的審批，其流轉(zhuǎn)順序遵循發(fā)文中預(yù)定義的審批流程，自下而上逐級完成。在同級單位的各部門之間會簽后，再轉(zhuǎn)由上一級單位的各部門或領(lǐng)導(dǎo)審批。v在具有“核稿”動(dòng)作、“部門領(lǐng)導(dǎo)簽字”動(dòng)作、“審核”等動(dòng)作的節(jié)點(diǎn)處，用戶可以執(zhí)行簽名相應(yīng)的簽名動(dòng)作。