文書學(xué)公文的基本知識(shí)

1、 四川大學(xué)公共管理學(xué)院秘書檔案系四川大學(xué)公共管理學(xué)院秘書檔案系 王王 萍萍 E-mail: 文文 書書 學(xué)學(xué)培訓(xùn)主要內(nèi)容 第一部分 公文基礎(chǔ)知識(shí) 第二部分 公文運(yùn)轉(zhuǎn)流程 第三部分 文檔系統(tǒng)的建立 第一部分 公文基礎(chǔ)知識(shí)一、公文的概念一、公文的概念公文：社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的憑證性信息記錄。社會(huì)組織：依法成立并能以自己的名義享有權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)。法定效力：由法定作者制發(fā)，在一定時(shí)空范圍內(nèi)生效。規(guī)范體式：文體、格式及處理程序的規(guī)范化憑證性：原始記錄性元朝至正元朝至正2222年（公元年（公元13621362年）妥歡帖睦耳皇帝委任云年）妥歡帖睦耳皇帝委任云丹堅(jiān)贊為招討使的圣旨

2、。丹堅(jiān)贊為招討使的圣旨。明朝洪武皇帝任命搠思公失監(jiān)為俄力思軍民元帥府元帥的圣旨。明朝洪武皇帝任命搠思公失監(jiān)為俄力思軍民元帥府元帥的圣旨。順治十四年（公元1657年）順治皇帝派人慰問五世達(dá)賴?yán)飼r(shí)頒發(fā)的敕諭雍正元年（公元1723年）雍正皇帝封賞六世達(dá)賴?yán)锏碾分I清朝雍正皇帝頒給七世達(dá)賴?yán)锏慕鹩?。清朝乾隆皇帝欽定的關(guān)于治理西藏事務(wù)的廿九條章程。清朝乾隆皇帝欽定的關(guān)于治理西藏事務(wù)的廿九條章程。中華民國(guó)國(guó)民政府認(rèn)定拉木登珠為第十四世達(dá)賴?yán)锏拿钪腥A民國(guó)國(guó)民政府認(rèn)定拉木登珠為第十四世達(dá)賴?yán)锏拿?1938年國(guó)民政府特派蒙藏委員會(huì)主任吳忠信主持第十四任達(dá)賴?yán)镛D(zhuǎn)世事宜的令圖為中央檔案館館藏“第十四世

3、達(dá)賴?yán)餅閾碜o(hù)協(xié)議事致毛澤東主席的電報(bào)” 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 公文是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具。 公文的特性公文特性公文作用的策令性特有的嚴(yán)密程式性公文撰擬的專任性嚴(yán)格的時(shí)間性作者與閱者的特定性二、公文的種類與文種二、公文的種類與文種（一）（一） 按形成、使用領(lǐng)域，分為通用公文按形成、使用領(lǐng)域，分為通用公文( (正式、內(nèi)部正式、內(nèi)部) )和和專用

4、公文。專用公文。 1 1正式通用公文正式通用公文 各機(jī)關(guān)單位在公務(wù)活動(dòng)中普遍使用的正各機(jī)關(guān)單位在公務(wù)活動(dòng)中普遍使用的正式文種。具有法定性、規(guī)范性和通用性。式文種。具有法定性、規(guī)范性和通用性。 2 2內(nèi)部通用公文內(nèi)部通用公文 機(jī)關(guān)內(nèi)部通行使用，具有復(fù)雜性、機(jī)關(guān)內(nèi)部通行使用，具有復(fù)雜性、內(nèi)部性和靈活性。包括：內(nèi)部性和靈活性。包括： （1 1）規(guī)章制度類文件（規(guī)范性文件）：辦法、規(guī)定、）規(guī)章制度類文件（規(guī)范性文件）：辦法、規(guī)定、章程、制度、規(guī)則、須知、規(guī)程、守則、準(zhǔn)則、標(biāo)章程、制度、規(guī)則、須知、規(guī)程、守則、準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)等準(zhǔn)等 （2 2）會(huì)議類文件：會(huì)議報(bào)告、講話、致辭、提案、會(huì)）會(huì)議類文件：會(huì)議報(bào)告、

5、講話、致辭、提案、會(huì)議記錄、會(huì)議指南、日程議程等議記錄、會(huì)議指南、日程議程等（3 3）計(jì)劃與信息反饋類文件：計(jì)劃）計(jì)劃與信息反饋類文件：計(jì)劃類、調(diào)查報(bào)告、簽報(bào)信息、簡(jiǎn)報(bào)、類、調(diào)查報(bào)告、簽報(bào)信息、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等總結(jié)等 （4 4）其他事務(wù)類文件：各類書信、）其他事務(wù)類文件：各類書信、條據(jù)、禮儀文書等。條據(jù)、禮儀文書等。 3 3專用公文專用公文 專業(yè)部門在專門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)、或各機(jī)專業(yè)部門在專門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)、或各機(jī)關(guān)在履行自身專門職能或業(yè)務(wù)工作中使用的公文，具關(guān)在履行自身專門職能或業(yè)務(wù)工作中使用的公文，具有專門性和限制性。有專門性和限制性。 如外交文件（國(guó)書、照會(huì)）、外事文件（外事函如外交文件（國(guó)書

6、、照會(huì)）、外事文件（外事函件、外事專用批文）、紀(jì)檢監(jiān)察文件、財(cái)務(wù)文件（發(fā)件、外事專用批文）、紀(jì)檢監(jiān)察文件、財(cái)務(wù)文件（發(fā)票、帳簿、報(bào)表）、保險(xiǎn)文件、稅收文件、計(jì)劃文件、票、帳簿、報(bào)表）、保險(xiǎn)文件、稅收文件、計(jì)劃文件、司法文件、行政處罰文件（處罰決定書）、人事工作司法文件、行政處罰文件（處罰決定書）、人事工作文件（各類登記表）文件（各類登記表） （二）從物質(zhì)載體的角度分類分為四種（二）從物質(zhì)載體的角度分類分為四種1.1.紙質(zhì)文書紙質(zhì)文書 2.2.感光介質(zhì)文件感光介質(zhì)文件以感光膠片、相紙等感光材料為載體的以感光膠片、相紙等感光材料為載體的文件，如照片、影片、縮微膠片等文件。文件，如照片、影片、縮微膠

7、片等文件。 3.3.磁介質(zhì)文件磁介質(zhì)文件以磁帶、磁盤等磁性材料為物質(zhì)載體的文以磁帶、磁盤等磁性材料為物質(zhì)載體的文件，如錄音錄象文件、磁盤文件等。件，如錄音錄象文件、磁盤文件等。 4.4.光盤文件光盤文件以光盤作為物質(zhì)載體的文件。以光盤作為物質(zhì)載體的文件。 （三）（三） 按性質(zhì)和作用分為按性質(zhì)和作用分為規(guī)范性公文、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文、呈報(bào)性公文、知照性公文、規(guī)范性公文、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文、呈報(bào)性公文、知照性公文、商洽性公文、契約性公文、會(huì)議文件等。商洽性公文、契約性公文、會(huì)議文件等。 （四）按涉密程度（四）按涉密程度（ GB/T 7156-2003文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼與標(biāo)識(shí)分為五種）絕密級(jí)絕密級(jí) （most

8、 confidential level)涉及國(guó)家核心秘密的公文。涉及國(guó)家核心秘密的公文。 機(jī)密級(jí)機(jī)密級(jí) （classified level) 涉及重要國(guó)家秘密的公文。涉及重要國(guó)家秘密的公文。 秘密級(jí)秘密級(jí) （confidential level) 涉及一般國(guó)家秘密的公文。涉及一般國(guó)家秘密的公文。 限制級(jí)限制級(jí) （control level) 作為公文的作為公文的文獻(xiàn)內(nèi)容不涉及國(guó)家機(jī)密，文獻(xiàn)內(nèi)容不涉及國(guó)家機(jī)密，但在一定時(shí)間內(nèi)限制其交流和使用范圍。但在一定時(shí)間內(nèi)限制其交流和使用范圍。公開級(jí)公開級(jí) （open level) 可對(duì)國(guó)內(nèi)國(guó)外公布的公文。可對(duì)國(guó)內(nèi)國(guó)外公布的公文。 名稱數(shù)字代碼漢語拼音代碼漢

9、字代碼公開級(jí)1GK公開限制級(jí)2XZ限制秘密級(jí)3MM秘密機(jī)密級(jí)4JM機(jī)密絕密級(jí)5UM絕密文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼（五）按行文方向（即文件傳遞方向），分為上（五）按行文方向（即文件傳遞方向），分為上行文、平行文和下行文。行文、平行文和下行文。社會(huì)組織之間主要的工作關(guān)系社會(huì)組織之間主要的工作關(guān)系 （1 1） 領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系（同系統(tǒng)、上下級(jí)機(jī)關(guān)）；領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系（同系統(tǒng)、上下級(jí)機(jī)關(guān)）； （2 2）業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系（同系統(tǒng)、上下級(jí)業(yè)務(wù)對(duì)口機(jī)關(guān)）；）業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系（同系統(tǒng)、上下級(jí)業(yè)務(wù)對(duì)口機(jī)關(guān)）； （3 3）平行關(guān)系（同系統(tǒng)、同級(jí)或級(jí)別相近的機(jī)關(guān)）；）平行關(guān)系（同系統(tǒng)、同級(jí)或級(jí)別相近的機(jī)關(guān)）； （4

10、4）不相隸屬關(guān)系（不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)）。）不相隸屬關(guān)系（不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)）。 根據(jù)工作關(guān)系產(chǎn)生的行文關(guān)系（根據(jù)工作關(guān)系產(chǎn)生的行文關(guān)系（1 1）（）（2 2）是是上行文或下行文關(guān)上行文或下行文關(guān)系；（系；（3 3）（）（4 4）是平行文關(guān)系。）是平行文關(guān)系。 機(jī)關(guān)之間工作關(guān)系的劃分：機(jī)關(guān)之間工作關(guān)系的劃分：同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān) 同級(jí)機(jī)關(guān)同級(jí)機(jī)關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)上指導(dǎo)與被指導(dǎo)業(yè)務(wù)上指導(dǎo)與被指導(dǎo)上級(jí)業(yè)務(wù)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門主管部門下級(jí)業(yè)務(wù)部門下級(jí)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)機(jī)關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)同級(jí)機(jī)關(guān)同級(jí)機(jī)關(guān)平行關(guān)系平行關(guān)系1.2.3.非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān) 此機(jī)關(guān)此機(jī)關(guān)彼機(jī)關(guān)彼機(jī)關(guān)不相隸屬關(guān)系不相隸屬關(guān)系

11、4.（六）按辦理時(shí)限分為特急件、急件、平件。（六）按辦理時(shí)限分為特急件、急件、平件。l特急件特急件 l急件急件 l平件平件（七）按來源分為收文、發(fā)文（內(nèi)部、對(duì)外）。七）按來源分為收文、發(fā)文（內(nèi)部、對(duì)外）。 （八）按處理方式分為閱知件（閱件）、閱（八）按處理方式分為閱知件（閱件）、閱辦件（辦件）。辦件（辦件）。 【案例】【案例】中不但明確界定了辦件中不但明確界定了辦件和閱件范圍，還使之成為一個(gè)判斷是否保留紙質(zhì)文件的硬性標(biāo)和閱件范圍，還使之成為一個(gè)判斷是否保留紙質(zhì)文件的硬性標(biāo)準(zhǔn)。按方案規(guī)定，以下文件屬于辦件：準(zhǔn)。按方案規(guī)定，以下文件屬于辦件： （1）需要上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)答復(fù)作出指示的；）需要上級(jí)機(jī)關(guān)批

12、準(zhǔn)答復(fù)作出指示的； （2）需要收文機(jī)關(guān)進(jìn)一步提出貫徹執(zhí)行意見的；）需要收文機(jī)關(guān)進(jìn)一步提出貫徹執(zhí)行意見的； （3）需要有關(guān)部門給予回復(fù)報(bào)告的；）需要有關(guān)部門給予回復(fù)報(bào)告的； （4）需要用來整理匯總的文件；）需要用來整理匯總的文件； （5）工作中需要當(dāng)作憑據(jù)出示的和必須以原件備案的文件。）工作中需要當(dāng)作憑據(jù)出示的和必須以原件備案的文件。 l以上辦件之外的即為閱件以上辦件之外的即為閱件,一般不再保留紙質(zhì)文件。這一明確規(guī)一般不再保留紙質(zhì)文件。這一明確規(guī)定值得各實(shí)際部門借鑒參考。定值得各實(shí)際部門借鑒參考。 三、公文文種三、公文文種 1、什么是文種什么是文種 每一種文件固定的名稱即文種。每一種文件固定的名

13、稱即文種。 所有公文都必須在標(biāo)題中標(biāo)明文種。所有公文都必須在標(biāo)題中標(biāo)明文種。 2、正確標(biāo)明文種的意義、正確標(biāo)明文種的意義 有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和有效性；有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和有效性； 為公文的撰寫和處理提供方便。為公文的撰寫和處理提供方便。 行政機(jī)關(guān)行政機(jī)關(guān): : 1. 1.命令（令）命令（令）;2.;2.決定決定; ;3.3.公告公告; 4.; 4.通告通告; ; 5. 5.通知通知;6.;6.通報(bào)通報(bào); ;7.7.議案議案;8.;8.報(bào)告報(bào)告;9.;9.請(qǐng)示請(qǐng)示; ; 10. 10.批復(fù)批復(fù);11.;11.意見意見;12.;12.函函;13.;13.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要.

14、. 黨的機(jī)關(guān)黨的機(jī)關(guān): : 1. 1.決議決議;2.;2.決定決定; ;3.3.指示指示;4.;4.意見意見;5.;5.通知通知; ; 6. 6.通報(bào)通報(bào); ;7.7.公報(bào)公報(bào);8.;8.報(bào)告報(bào)告;9.;9.請(qǐng)示請(qǐng)示;10.;10.批復(fù)批復(fù); ; 11. 11.條例條例;12.;12.規(guī)定規(guī)定;13.;13.函函;14.;14.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要 黨政機(jī)關(guān)主要公文文種黨政機(jī)關(guān)主要公文文種 四、公文主要文稿和文本四、公文主要文稿和文本（一）（一） 草稿草稿公文非正式、無效力的原始文稿。公文非正式、無效力的原始文稿。 包括：征求意見稿、討論稿、修改稿、送審稿、包括：征求意見稿、討論稿、修改稿、送審稿

15、、 代擬稿（部門代機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草代擬稿（部門代機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的文的文稿）稿） （二）（二） 定稿定稿亦稱原稿、底稿。是履行法亦稱原稿、底稿。是履行法定生效程序的最后完成稿，繕印公文正本定生效程序的最后完成稿，繕印公文正本的依據(jù)，具有正式效用；具有簽發(fā)或會(huì)議的依據(jù)，具有正式效用；具有簽發(fā)或會(huì)議批準(zhǔn)標(biāo)志。凡需保存的文件，定稿應(yīng)予以批準(zhǔn)標(biāo)志。凡需保存的文件，定稿應(yīng)予以保存。保存。 （三）（三） 正本正本 具有法定效用的正式文具有法定效用的正式文本，本，主送件。格式規(guī)范，具有生效標(biāo)志。主送件。格式規(guī)范，具有生效標(biāo)志。 正本的三種形式：正本的三種形式： 1.1.試行本試行本

16、2.2.暫行本暫行本 3.3.修訂本修訂本 4.4.不同文字文本不同文字文本 （四）（四） 副本副本 正本的復(fù)份或復(fù)制本，形正本的復(fù)份或復(fù)制本，形式式與正本完全或部分相同，供抄送（抄送件）、與正本完全或部分相同，供抄送（抄送件）、傳閱（復(fù)印、翻印、傳閱件）、存檔備查傳閱（復(fù)印、翻印、傳閱件）、存檔備查（存本）之用。（存本）之用。 【案例】【案例】 這樣的復(fù)印件是否具有正式公文的法定效力？這樣的復(fù)印件是否具有正式公文的法定效力？ 某單位就某問題向上級(jí)機(jī)關(guān)寫了一份請(qǐng)示，結(jié)果收到上某單位就某問題向上級(jí)機(jī)關(guān)寫了一份請(qǐng)示，結(jié)果收到上級(jí)機(jī)關(guān)一份復(fù)印件。從該復(fù)印件上可見，這是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)于級(jí)機(jī)關(guān)一份復(fù)印件。從

17、該復(fù)印件上可見，這是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)于該請(qǐng)示機(jī)關(guān)的原件批回，即在原請(qǐng)示文尾空白處僅批有該請(qǐng)示機(jī)關(guān)的原件批回，即在原請(qǐng)示文尾空白處僅批有“同同意意”字樣，沒有任何簽名，在上面加蓋了上級(jí)機(jī)關(guān)印章后，字樣，沒有任何簽名，在上面加蓋了上級(jí)機(jī)關(guān)印章后，將請(qǐng)示原件復(fù)印，原件留在上級(jí)機(jī)關(guān)存檔，復(fù)印件代替批復(fù)將請(qǐng)示原件復(fù)印，原件留在上級(jí)機(jī)關(guān)存檔，復(fù)印件代替批復(fù)發(fā)回原請(qǐng)示機(jī)關(guān)執(zhí)行。在實(shí)際工作中，這樣的行文很常見。發(fā)回原請(qǐng)示機(jī)關(guān)執(zhí)行。在實(shí)際工作中，這樣的行文很常見。有的單位還規(guī)定有的單位還規(guī)定“在加蓋原擬文單位正式公章后的公文復(fù)印在加蓋原擬文單位正式公章后的公文復(fù)印件可以作為正式公文使用。件可以作為正式公文使用?！?(

18、補(bǔ)充資料補(bǔ)充資料:在在辦法辦法第四十八條規(guī)定第四十八條規(guī)定“公文復(fù)印件作為正式公公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章?！?問題：?jiǎn)栴}： 這樣的復(fù)印件是否具有正式公文的法定效力？這樣的復(fù)印件是否具有正式公文的法定效力？ 五五、公文格式公文格式1 1、文件的格式是文件區(qū)別于其它、文件的格式是文件區(qū)別于其它書面材料的一個(gè)顯著標(biāo)志。書面材料的一個(gè)顯著標(biāo)志。 2 2、由于公文的特殊屬性與作用，、由于公文的特殊屬性與作用，因而決定了文件必須有規(guī)范的因而決定了文件必須有規(guī)范的格式。格式。 3 3、公文格式關(guān)系到維護(hù)文件的、公文格式關(guān)系到維護(hù)文件的權(quán)威性、嚴(yán)肅

19、性、有效性；關(guān)權(quán)威性、嚴(yán)肅性、有效性；關(guān)系到檔案的外在質(zhì)量；關(guān)系到系到檔案的外在質(zhì)量；關(guān)系到公文格式適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作公文格式適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作需要，并有利于提高公文處理需要，并有利于提高公文處理的效率。的效率。 （一）公（一）公文文格式概述格式概述4. 公文的文面格式分類公文的文面格式分類公文式文面格式公文式文面格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)公文格式分為：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)公文格式分為： (1(1）一般公文格式）一般公文格式 （2 2）特定公文格式）特定公文格式 ：命令（令）、函、會(huì)議：命令（令）、函、會(huì)議紀(jì)要紀(jì)要專業(yè)規(guī)范文本式文面格式專業(yè)規(guī)范文本式文面格式（如合同示范文本格（如合同示范文本格式、保險(xiǎn)文書、司法文書等的

20、格式）式、保險(xiǎn)文書、司法文書等的格式）一般文章文面格式一般文章文面格式&公文用紙幅面及版面尺寸：公文用紙幅面及版面尺寸：見圖見圖 A4A4紙（紙（210mm210mm297mm297mm） 天頭（上白邊）天頭（上白邊）37mm37mm1mm1mm 訂口（左白邊）訂口（左白邊）28mm28mm1mm1mm 版心尺寸（不含頁碼）版心尺寸（不含頁碼）156mm156mm225mm225mm&排版規(guī)格排版規(guī)格 正文用正文用3 3號(hào)仿宋體字號(hào)仿宋體字 每面排每面排2222行行 每行排每行排2828字字版心尺寸&公文中各要素標(biāo)識(shí)公文中各要素標(biāo)識(shí) 眉首部分眉首部分：公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保公文份數(shù)序號(hào)、秘

21、密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人號(hào)、簽發(fā)人 主體部分：主體部分：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注 版記部分：版記部分：主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間發(fā)時(shí)間00001中金（集團(tuán)）公司文件中金（集團(tuán)）公司文件中金20043號(hào)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)文書檔案工作的通知文書檔案工作的通知中金房地產(chǎn)公司、賽大置業(yè)、_、富寶公司： 為貫徹上海市人民政府關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)本市檔案工作若干意見（滬府200

22、32號(hào)）文件精神，加強(qiáng)本公司及下屬單位文書檔案工作，。附件：1、意見 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主題詞：主題詞：文書 檔案 通知抄送：抄送： 檔案局中金（集團(tuán)）公司辦公室中金（集團(tuán)）公司辦公室20042004年年1 1月印發(fā)月印發(fā)眉眉首首主主體體版版記記機(jī)機(jī) 密一年密一年特特 急急1、傳達(dá)行文意圖；、傳達(dá)行文意圖；2、表、表明文件的生效時(shí)間和法律明文件的生效時(shí)間和法律憑據(jù)；憑據(jù)；3、表明行文關(guān)系、表明行文關(guān)系和主送范圍等。和主送范圍等。1、提供主題檢索標(biāo)識(shí)；、提供主題檢索標(biāo)識(shí)；2、確定復(fù)本送達(dá)范圍；確定復(fù)本送達(dá)范圍；3、提、提供公文印制責(zé)任者、時(shí)間等。供公文印制責(zé)任者、時(shí)間等。1、表

23、明文件的法定權(quán)威和、表明文件的法定權(quán)威和信息源；信息源；2、確定文件的處、確定文件的處理緩急和安全要求；理緩急和安全要求；3、為、為文件的科學(xué)管理提供分類文件的科學(xué)管理提供分類標(biāo)識(shí)和檢索途徑。標(biāo)識(shí)和檢索途徑。中金（集團(tuán)）公司文件中金（集團(tuán)）公司文件中金20043號(hào)平行、下行公文，平行、下行公文，至版心上邊緣至版心上邊緣25mm機(jī)密機(jī)密特急特急眉眉首首機(jī)密機(jī)密特急特急中金房地產(chǎn)公司中金房地產(chǎn)公司 美加房地產(chǎn)公司美加房地產(chǎn)公司 文件文件萬科房地產(chǎn)公司萬科房地產(chǎn)公司中金房20041號(hào)上行文至版心上行文至版心上邊緣為上邊緣為80mm簽發(fā)人： 上報(bào)的公文需標(biāo)上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名識(shí)簽發(fā)人姓名眉眉首首

24、00001中金（集團(tuán)）公司文件中金（集團(tuán)）公司文件中金20043號(hào)眉眉首首機(jī)機(jī) 密一年密一年特特 急急目的是為了便于統(tǒng)計(jì)、登記和回收；領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)大批下發(fā)公文時(shí)使用，絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明。便于公文查閱、處理、統(tǒng)計(jì)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。聯(lián)合發(fā)文時(shí)只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)傳遞和辦理的時(shí)間限度，平件不必標(biāo)注。公文分特急、急件；電報(bào)分特提、特急、加急、平急,同時(shí)在信封上標(biāo)明。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”，紅色標(biāo)識(shí)，居中，莊嚴(yán)顯示文件的法定性和權(quán)威性文件內(nèi)容涉及國(guó)家秘密的，應(yīng)表明密級(jí)和保密期限；分秘密、機(jī)密、絕密。反映機(jī)關(guān)本質(zhì)屬性，避免與相近機(jī)關(guān)混淆。通常采用三種方法：1、機(jī)關(guān)代字；2、機(jī)關(guān)

25、代字加文種代字；3、機(jī)關(guān)代字加承辦部門代字。年份用全稱，用六角括號(hào)不加“第”不編虛號(hào)機(jī)密機(jī)密特急特急中金房地產(chǎn)公司中金房地產(chǎn)公司 美加房地產(chǎn)公司美加房地產(chǎn)公司 文件文件萬科房地產(chǎn)公司萬科房地產(chǎn)公司中金房20041號(hào)簽發(fā)人： 聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)名稱在前，文件居于右側(cè)，上下居中排布。眉眉首首上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名名;“請(qǐng)示請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。聯(lián)系人的姓名和電話。中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)文書檔案工作的通知文書檔案工作的通知中金房地產(chǎn)公司、賽大置業(yè)、富寶公司： 為貫徹上海市人民政府關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)本市檔案工作若干意

26、見（滬府20032號(hào)）文件精神，加強(qiáng)本公司及下屬單位文書檔案工作，。附件：1.意見 2.的通知二OO四年一月二日（附注）是附屬或說明正文的文件材料，是文件的重要組成部分；應(yīng)標(biāo)明附件順序和名稱，附件后無標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，應(yīng)與正文一起裝訂。應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或通稱；主送過多導(dǎo)致首頁無法顯示正文，可置于抄送之上。主主體體文件生效標(biāo)識(shí)有加蓋印章和簽署兩種形式。詳見PPT數(shù)字、年份不能回行應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明文種。結(jié)構(gòu)要完整，一般包括發(fā)文機(jī)關(guān)、主要內(nèi)容、文種。不同文件成文日期不盡相同，詳見書。成文日期中的零寫為“”需要說明的其它事項(xiàng)加括號(hào)標(biāo)注。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。附件：1

27、、意見 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主題詞：主題詞： 抄送：抄送： ， ， 。中金房地產(chǎn)公司辦公室中金房地產(chǎn)公司辦公室20042004年年1 1月印發(fā)月印發(fā)。不得標(biāo)識(shí)此頁無正文下弧無文字時(shí)下套下弧有文字時(shí)中套落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。附件：1、意見 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主題詞：主題詞： 抄送：抄送： ， ， 。中金房地產(chǎn)公司辦公室中金房地產(chǎn)公司辦公室20042004年年1 1月印發(fā)月印發(fā)。落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。附件：1、意見 2、的通知二OO四年一月二日主題詞：主題詞： 抄送：抄送： 中金房產(chǎn)公司辦公室中金房產(chǎn)公司辦公室20042004年年1 1月印發(fā)月印發(fā)。中金房產(chǎn)美

28、家房產(chǎn)祥大房產(chǎn)浙江數(shù)碼通江蘇數(shù)碼通落款處署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，下面標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。附件：1、意見 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主題詞：主題詞： 抄送：抄送： ， ， 。中金房地產(chǎn)公司辦公室中金房地產(chǎn)公司辦公室20042004年年1 1月印發(fā)月印發(fā)。有些文件由簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人在文件正本上簽字或蓋章；必須冠以職務(wù)身份。市長(zhǎng) 韓 正中金（集團(tuán)）公司文件中金（集團(tuán)）公司文件中金20043號(hào)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)文書檔案工作的通知文書檔案工作的通知主題詞：主題詞：文書 檔案 通知抄送：抄送： 檔案局中金（集團(tuán)）公司辦公室中金（集團(tuán)）公司辦公室20042004年年1 1月印發(fā)月印發(fā)版版

29、記記便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文。應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或通稱；主送過多導(dǎo)致首頁無法顯示正文，可置于抄送之上。以公文付印時(shí)間為準(zhǔn)。00001中金（集團(tuán)）公司文件中金（集團(tuán)）公司文件中金20043號(hào)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)文書檔案工作的通知文書檔案工作的通知中金房地產(chǎn)公司、賽大置業(yè)、富寶公司： 為貫徹上海市人民政府關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)本市檔案工作若干意見（滬府20032號(hào)）文件精神，加強(qiáng)本公司及下屬單位文書檔案工作，。附件：1、意見 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主題詞：主題詞：文書 檔案 通知抄送：抄送： 檔案局中金（集團(tuán)）公司辦公室中金（集團(tuán)）公司辦公室20042004年

30、年1 1月印發(fā)月印發(fā)機(jī)機(jī) 密一年密一年特特 急急1 空白頁和空白頁以下的頁不標(biāo)識(shí)頁碼；雙頁碼居左空一字。訂口統(tǒng)計(jì)表統(tǒng)計(jì)表 1橫表單頁碼置于左下角，雙頁碼置于左上角，單頁碼表頭在訂口一邊。中金（集團(tuán)）公司中金（集團(tuán)）公司中金函20043號(hào)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)文書檔案工作的函文書檔案工作的函富寶公司： 為貫徹上海市人民政府關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)本市檔案工作若干意見（滬府20032號(hào)）文件精神，加強(qiáng)本公司及下屬單位文書檔案工作，。中金集團(tuán)公司二OO四年一月二日距上頁邊30mm距下頁邊20mm紅色，長(zhǎng)均為170mm公公文特文特定格定格式之式之一一函函件件格格式式信函式格式與便箋頭比

31、較信函式格式與便箋頭比較信函式格式要點(diǎn)n1、“函”只能用此格式；此格式還可用于“通知”、“批復(fù)”等下行文種；n2、平行文和下行文可用該格式，上行文不用。（原因：信函式格式顯得較強(qiáng)調(diào)民主，親和力較強(qiáng)，不那么威嚴(yán)、莊重）；n3、可用于正式行文，如果事項(xiàng)較輕，行政強(qiáng)制性不強(qiáng)，則上級(jí)可用信函式格式給下級(jí)行文。這樣做的目的是：控制文件規(guī)格。n國(guó)務(wù)院：“能以國(guó)辦名義印發(fā)的，不以國(guó)務(wù)院名義印發(fā)；能以信函格式印發(fā)的，不以文件形式印發(fā)；能以白頭文件印發(fā)的，不印紅頭文件；屬于部門職責(zé)范圍的，原則上均由部門發(fā)文?！眓4、還可用于非正式行文。n何為“非正式行文”？n制發(fā)主體有二：n第一：法定機(jī)關(guān)或部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或其他

32、不能獨(dú)立行使職權(quán)的組織或機(jī)構(gòu)；n第二：上級(jí)政府部門以“函的形式”與下一級(jí)政府商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)。n內(nèi)容：僅限制為“工作聯(lián)系”，不能發(fā)政策性、規(guī)范性文件，不能發(fā)應(yīng)由部門下達(dá)的審批性文件；n格式：多為信函式格式。此例屬教育部?jī)?nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)外行文。高函201027號(hào)關(guān)于關(guān)于2010年冬季四川省大學(xué)英語二、三級(jí)考試報(bào)名工作的通知年冬季四川省大學(xué)英語二、三級(jí)考試報(bào)名工作的通知各高等學(xué)校: 2010年冬季四川省大學(xué)英語二、三級(jí)考試定于12月4日進(jìn)行?，F(xiàn)將報(bào)名工作的有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、考試時(shí)間：一、考試時(shí)間：大學(xué)英語二級(jí)采用計(jì)算機(jī)題庫考試，考試時(shí)間為12月4日至12日，具體考試場(chǎng)次、每場(chǎng)考試起

33、考時(shí)間由學(xué)校自定，每場(chǎng)考試時(shí)間為2小時(shí)；大學(xué)英語三級(jí)考試時(shí)間為12月4日下午2：00至4：15。七、報(bào)名工作聯(lián)系方式：七、報(bào)名工作聯(lián)系方式：二級(jí)考試聯(lián)系人：鄧剛，聯(lián)系電話二級(jí)考試辦公室網(wǎng)站：http:/ 四川省教育廳高等教育處二一年九月十四日此例為四川省教育廳內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)高等教育處以函的形式對(duì)外行文公文特定格式之二公文特定格式之二命令（令）格式命令（令）格式海關(guān)海關(guān)總署令總署令上海市人民政府令上海市人民政府令第1號(hào) 現(xiàn)發(fā)布上海市民辦科技經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)管理辦法，自一九八九年三月十五日起施行。市長(zhǎng) 韓正韓正 二OO四年一月二日 距版心上邊緣20mm命令格式命令格式要點(diǎn)n1、發(fā)文機(jī)關(guān)

34、必須用全稱；n2、令號(hào)：“第*號(hào)”n3、令號(hào)與正文間無紅色反線；n4、由發(fā)文機(jī)關(guān)的最高領(lǐng)導(dǎo)簽署生效，不蓋公章；n5、版記項(xiàng)：“分送”公文特定格式之三公文特定格式之三辦公會(huì)議紀(jì)要眉首格式辦公會(huì)議紀(jì)要眉首格式公司辦公會(huì)議紀(jì)要公司辦公會(huì)議紀(jì)要第第 10 10 號(hào)號(hào)公司辦公室公司辦公室 20022002年年1111月月1010日日 會(huì)議紀(jì)要格式要點(diǎn)n1、會(huì)議紀(jì)要編號(hào)：“第*號(hào)”；n2、不分主送、抄送，用“分送”；n3、不加蓋印章（因其只對(duì)與會(huì)單位生效）1 1、版頭、版頭： 發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱+ +文件文件 發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱+ +（文種）（文

35、種）2 2、用紙、用紙： 1616開或者開或者A4A4型型 中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文格式公文格式黨的機(jī)關(guān)公文黨的機(jī)關(guān)公文版頭版頭中共中共文件文件 中國(guó)共產(chǎn)黨中國(guó)共產(chǎn)黨委員會(huì)（委員會(huì)（） 中共中共辦公廳辦公廳( (室室) )文件文件中共中共辦公廳辦公廳( (室室) )（） 中共中共部文件部文件中共中共部（部（） 中共成都市中共成都市XX區(qū)委政法委員會(huì)（區(qū)委政法委員會(huì)（請(qǐng)示請(qǐng)示） X政委發(fā)政委發(fā)200520號(hào)號(hào) 關(guān)于追加政法、綜治、維穩(wěn)、防邪、信訪工作會(huì)議關(guān)于追加政法、綜治、維穩(wěn)、防邪、信訪工作會(huì)議專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示（二）公文格式項(xiàng)目具體規(guī)范（二）公文格式項(xiàng)目具體規(guī)范眉首部分眉首

36、部分1 1公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào) 絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。2 2密級(jí)密級(jí) 涉及國(guó)家秘密的公文標(biāo)注絕密、機(jī)密、秘密；涉及國(guó)家秘密的公文標(biāo)注絕密、機(jī)密、秘密；公司內(nèi)部一律標(biāo)注商業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密。公司內(nèi)部一律標(biāo)注商業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密。3 3緊急程度緊急程度 緊急公文標(biāo)注特急、急件；緊急電報(bào)分緊急公文標(biāo)注特急、急件；緊急電報(bào)分別標(biāo)明特提、特急、加急、平急。別標(biāo)明特提、特急、加急、平急。4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)大版頭大版頭 機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱文件文件中版頭中版頭 機(jī)關(guān)（文種）機(jī)關(guān)（文種）小版頭小版頭 函件版頭函件版頭聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

37、（黨政聯(lián)合行文版頭）聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（黨政聯(lián)合行文版頭）首頁必須顯示正文。首頁必須顯示正文。 5 5發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)發(fā)文機(jī)關(guān)代字一般由三個(gè)層次組成。發(fā)文機(jī)關(guān)代字一般由三個(gè)層次組成。地域代字地域代字 發(fā)文機(jī)關(guān)代字發(fā)文機(jī)關(guān)代字 機(jī)關(guān)職能代字機(jī)關(guān)職能代字聯(lián)合行文，應(yīng)標(biāo)主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。聯(lián)合行文，應(yīng)標(biāo)主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。標(biāo)注位置（上行文、下行文平行文、函件）標(biāo)注位置（上行文、下行文平行文、函件）發(fā)文字號(hào)案例：發(fā)文字號(hào)案例：（1 1）川人工）川人工200420041010號(hào)號(hào)（2 2）西南航貨）西南航貨200420045 5號(hào)號(hào)（3 3）

38、國(guó)發(fā)）國(guó)發(fā)200420043 3號(hào)號(hào)（4 4）師大函）師大函200420041818號(hào)號(hào)（5 5）川投辦（）川投辦（20042004）第）第1212號(hào)號(hào)6.6.簽發(fā)人簽發(fā)人 上行文須標(biāo)明簽發(fā)人或會(huì)簽人姓名，上行文須標(biāo)明簽發(fā)人或會(huì)簽人姓名，并在附注處標(biāo)明聯(lián)系人和電話。并在附注處標(biāo)明聯(lián)系人和電話。作用（作用（1 1）強(qiáng)化公文質(zhì)量；）強(qiáng)化公文質(zhì)量； （2 2）便于上下級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)直接聯(lián)系工作。）便于上下級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)直接聯(lián)系工作。主體部分主體部分 7標(biāo)題標(biāo)題 （1 1）公文式標(biāo)題）公文式標(biāo)題 發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文機(jī)關(guān)事由事由文種文種 除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)

39、點(diǎn)符號(hào)?！瓣P(guān)于關(guān)于” ：（）四川省人民政府辦公廳按時(shí)足額發(fā)放行政事業(yè)單四川省人民政府辦公廳按時(shí)足額發(fā)放行政事業(yè)單位職工工資的通知位職工工資的通知 轉(zhuǎn)發(fā)性文件標(biāo)題案例轉(zhuǎn)發(fā)性文件標(biāo)題案例( () ) 國(guó)家經(jīng)委印發(fā)國(guó)家經(jīng)委印發(fā) 關(guān)于貫徹關(guān)于貫徹 中華人民共和國(guó)中華人民共和國(guó)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品獎(jiǎng)勵(lì)條例的補(bǔ)充規(guī)定優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品獎(jiǎng)勵(lì)條例的補(bǔ)充規(guī)定 的通知的通知（） 縣司法局批轉(zhuǎn)縣司法局批轉(zhuǎn)司法部關(guān)于報(bào)送信訪工作司法部關(guān)于報(bào)送信訪工作統(tǒng)計(jì)表的通知統(tǒng)計(jì)表的通知（） 縣司法局轉(zhuǎn)發(fā)司法部縣司法局轉(zhuǎn)發(fā)司法部發(fā)發(fā)200420041212號(hào)號(hào)文的通知文的通知（2 2） 新聞式標(biāo)題新聞式標(biāo)題單標(biāo)題單標(biāo)題藥品銷售中回扣現(xiàn)象嚴(yán)重藥品銷售中回

40、扣現(xiàn)象嚴(yán)重雙標(biāo)題雙標(biāo)題艱苦的拼搏艱苦的拼搏 豐碩的成果豐碩的成果XXXX公司公司20012001年工作總結(jié)年工作總結(jié)（3 3） 四項(xiàng)式標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)四項(xiàng)式標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)時(shí)限時(shí)限事由事由文種文種XXXX保險(xiǎn)公司保險(xiǎn)公司20022002年宣傳工作要點(diǎn)年宣傳工作要點(diǎn)XXXX市財(cái)政局市財(cái)政局20012001年干訓(xùn)工作總結(jié)年干訓(xùn)工作總結(jié)（4 4） 規(guī)范性文件標(biāo)題規(guī)范性文件標(biāo)題 適用范圍（對(duì)象）適用范圍（對(duì)象）事由事由文種文種國(guó)家行政機(jī)關(guān)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理公文處理辦法辦法某大學(xué)網(wǎng)絡(luò)學(xué)院某大學(xué)網(wǎng)絡(luò)學(xué)院20032003年秋季年秋季招生招生簡(jiǎn)章簡(jiǎn)章上海上海XXXX股份有限公司董事會(huì)股份有限公司董事會(huì)章程章程某

41、省工業(yè)企業(yè)某省工業(yè)企業(yè)勞動(dòng)衛(wèi)生管理勞動(dòng)衛(wèi)生管理?xiàng)l例條例8.主送機(jī)關(guān)公文主要受理單位，對(duì)收文負(fù)主要辦理和答復(fù)公文主要受理單位，對(duì)收文負(fù)主要辦理和答復(fù)責(zé)任責(zé)任用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱分普發(fā)文件和專發(fā)文件分普發(fā)文件和專發(fā)文件上行文一般不多頭主送上行文一般不多頭主送公布性文件不標(biāo)主送機(jī)關(guān)公布性文件不標(biāo)主送機(jī)關(guān) 9.9.正文正文 10.10.附件附件 主體式附件和補(bǔ)充說明式附件主體式附件和補(bǔ)充說明式附件由附件和附件說明組成由附件和附件說明組成標(biāo)注位置標(biāo)注位置11.11.成文日期成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人

42、簽發(fā)日期為準(zhǔn)簽發(fā)日期為準(zhǔn)會(huì)議批準(zhǔn)文件以批準(zhǔn)通過日期為會(huì)議批準(zhǔn)文件以批準(zhǔn)通過日期為準(zhǔn)準(zhǔn)電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)行政公文用小寫漢字將年、月、行政公文用小寫漢字將年、月、日數(shù)字標(biāo)全；日數(shù)字標(biāo)全；“零零”寫為寫為“”1212公文生效標(biāo)識(shí)（印章、簽署）公文生效標(biāo)識(shí)（印章、簽署）生效章、校正章、鑒證章、密封章、騎邊（縫）章、鋼印生效章、校正章、鑒證章、密封章、騎邊（縫）章、鋼印除會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)、黨內(nèi)普發(fā)性文件外須加蓋印章。除會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)、黨內(nèi)普發(fā)性文件外須加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)公文，由主辦單位蓋章；聯(lián)合下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)聯(lián)合上報(bào)公文，由主辦單位蓋章；聯(lián)合下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)蓋章。印章必須與正文

43、同在一頁。蓋章。印章必須與正文同在一頁。簽署人為公文制發(fā)文主體正職領(lǐng)導(dǎo)人的職銜和姓名。簽署人為公文制發(fā)文主體正職領(lǐng)導(dǎo)人的職銜和姓名。 13 13附注附注成文日期的下一行加括號(hào)標(biāo)注成文日期的下一行加括號(hào)標(biāo)注閱讀范圍閱讀范圍請(qǐng)示文件的聯(lián)系人姓名和電話請(qǐng)示文件的聯(lián)系人姓名和電話其他需要注明的內(nèi)容其他需要注明的內(nèi)容 版記部分版記部分1414主題詞主題詞 用于公文的計(jì)算機(jī)檢索。用于公文的計(jì)算機(jī)檢索。 根據(jù)根據(jù)公文主題詞表公文主題詞表選詞選詞 由類別詞由類別詞類屬詞類屬詞文種組成文種組成 除類別詞外標(biāo)除類別詞外標(biāo)2525個(gè)個(gè) 受控標(biāo)印和自由標(biāo)引受控標(biāo)印和自由標(biāo)引 誰撰制，誰標(biāo)引誰撰制，誰標(biāo)引1515抄送機(jī)

44、關(guān)抄送機(jī)關(guān) 除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。不抄送本單位，不標(biāo)不抄送本單位，不標(biāo)“存檔存檔”一般不指名道姓抄送領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人一般不指名道姓抄送領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人遵守行文規(guī)則規(guī)定的抄送條件遵守行文規(guī)則規(guī)定的抄送條件1616印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間一般不標(biāo)打印者、校對(duì)者姓名一般不標(biāo)打印者、校對(duì)者姓名印發(fā)日期的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)碼印發(fā)日期的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)碼 （一）正式行文與非正式行文（一）正式行文與非正式行文 1、正式行文正式行文 成都市公安局關(guān)于維護(hù)地鐵治安秩序的通告成都市公安局關(guān)于維護(hù)地鐵治安秩序的通告 2、 非正式行文非正式行文 并不

45、強(qiáng)調(diào)作者的合法資格，一般是法定機(jī)關(guān)或并不強(qiáng)調(diào)作者的合法資格，一般是法定機(jī)關(guān)或部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或其他不能獨(dú)立行使職權(quán)的組織的行文。部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或其他不能獨(dú)立行使職權(quán)的組織的行文。 教育部發(fā)展規(guī)劃司關(guān)于教育部發(fā)展規(guī)劃司關(guān)于大學(xué)申辦二級(jí)學(xué)院的復(fù)函大學(xué)申辦二級(jí)學(xué)院的復(fù)函 （二）內(nèi)部行文與外部行文（二）內(nèi)部行文與外部行文1、內(nèi)部行文內(nèi)部行文 省公務(wù)員省公務(wù)員WTO規(guī)則學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃規(guī)則學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃 2、 外部行文外部行文 人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)省公務(wù)員省公務(wù)員WTO規(guī)則學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃的通規(guī)則學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃的通知知 六、公文的主要行文形式六、公文的主要行文形式（三）直接行文與間接行文（三）

46、直接行文與間接行文 1、直接行文、直接行文 洪山縣民政局關(guān)于撥款修復(fù)老年活動(dòng)中心的請(qǐng)示洪山縣民政局關(guān)于撥款修復(fù)老年活動(dòng)中心的請(qǐng)示 2、間接行文間接行文 省人民政府批轉(zhuǎn)省扶貧辦關(guān)于進(jìn)一步辦好扶貧開發(fā)區(qū)省人民政府批轉(zhuǎn)省扶貧辦關(guān)于進(jìn)一步辦好扶貧開發(fā)區(qū)的意見的通知的意見的通知 （四）單獨(dú)行文與聯(lián)合行文（四）單獨(dú)行文與聯(lián)合行文1、單獨(dú)行文、單獨(dú)行文 市人民政府關(guān)于商請(qǐng)?jiān)谏虾＝Ⅰv滬聯(lián)絡(luò)處的函市人民政府關(guān)于商請(qǐng)?jiān)谏虾＝Ⅰv滬聯(lián)絡(luò)處的函 2、 聯(lián)合行文聯(lián)合行文 錦城區(qū)城市規(guī)劃局錦城區(qū)城市規(guī)劃局 錦城區(qū)公安局關(guān)于紅星路擴(kuò)建工程搬錦城區(qū)公安局關(guān)于紅星路擴(kuò)建工程搬遷工作的通告遷工作的通告 （四四）職權(quán)行文與授權(quán)行

47、文）職權(quán)行文與授權(quán)行文 n 授權(quán)其辦公廳（室）行文。授權(quán)其辦公廳（室）行文。 n 授權(quán)其部門行文授權(quán)其部門行文多為答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。多為答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。 【例例】 國(guó)務(wù)院國(guó)務(wù)院 “經(jīng)國(guó)務(wù)院同意經(jīng)國(guó)務(wù)院同意(批準(zhǔn)批準(zhǔn))” 誰授權(quán)、誰簽發(fā)。誰授權(quán)、誰簽發(fā)。 上海市人民政府上海市人民政府 衛(wèi)生部衛(wèi)生部 關(guān)于關(guān)于XX問題的請(qǐng)示問題的請(qǐng)示 關(guān)于關(guān)于XX問題的復(fù)函問題的復(fù)函 l 七、公文的行文規(guī)則（一）精簡(jiǎn)文件規(guī)則（一）精簡(jiǎn)文件規(guī)則 行文應(yīng)當(dāng)確有必要行文應(yīng)當(dāng)確有必要, 控制發(fā)文總量，注重實(shí)效，堅(jiān)持少控制發(fā)文總量，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的不發(fā)，可長(zhǎng)可短的要短。具體為：而精?？砂l(fā)可不發(fā)的不發(fā)，

48、可長(zhǎng)可短的要短。具體為：1、與上級(jí)方針、政策、法律、法規(guī)相抵觸的，不發(fā)；、與上級(jí)方針、政策、法律、法規(guī)相抵觸的，不發(fā)；2、上級(jí)已有明文規(guī)定，本級(jí)只需照抄照轉(zhuǎn)的，不發(fā)；、上級(jí)已有明文規(guī)定，本級(jí)只需照抄照轉(zhuǎn)的，不發(fā)；3、凡屬職能部門權(quán)限內(nèi)的，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)不發(fā)；、凡屬職能部門權(quán)限內(nèi)的，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)不發(fā)；4、凡應(yīng)聯(lián)合行文的，不單獨(dú)發(fā)；部門之間意見分岐，未協(xié)商一致的，不發(fā)；、凡應(yīng)聯(lián)合行文的，不單獨(dú)發(fā)；部門之間意見分岐，未協(xié)商一致的，不發(fā)；5、可口頭匯報(bào)、請(qǐng)示或用電話、開會(huì)等形式解決問題的，不發(fā)；、可口頭匯報(bào)、請(qǐng)示或用電話、開會(huì)等形式解決問題的，不發(fā)；6、可用報(bào)刊、廣播、電視等公布或開會(huì)布置過的，不發(fā)。、可用報(bào)刊

49、、廣播、電視等公布或開會(huì)布置過的，不發(fā)。（二）行文主體應(yīng)具有合法資格1、符合法定行文資格條件的組織（1）黨政軍機(jī)關(guān)（2）人民團(tuán)體（3）企業(yè)事業(yè)單位（4）機(jī)關(guān)下屬的業(yè)務(wù)主管部門2、機(jī)關(guān)、部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得對(duì)外正式行文3、行文中注意黨政分開 除重大問題、原則性問題外，黨的機(jī)關(guān)不宜就具體的政務(wù)方面問題直接向行政機(jī)關(guān)和社會(huì)作指示；行政機(jī)關(guān)也不得向黨的組織作指示、布置任務(wù)。上下級(jí)黨政機(jī)關(guān)之間互不發(fā)領(lǐng)導(dǎo)性、指揮性文件，也不發(fā)呈請(qǐng)性公文。（三）機(jī)關(guān)與部門應(yīng)明確發(fā)文權(quán)限，分道行文1、屬于全局性、方針政策性的問題，以機(jī)關(guān)的名義行文。2、屬于有明確規(guī)定的業(yè)務(wù)問題，以有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門的名義行文。3、屬于具體行政事務(wù)問

50、題，由辦公廳（室）行文（四）選擇適宜的行文方式，一般不越級(jí)行文（四）選擇適宜的行文方式，一般不越級(jí)行文 什么情況可越級(jí)上行？1、發(fā)生特殊緊急情況，逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成損失；2、經(jīng)過多次請(qǐng)示直接上級(jí)，長(zhǎng)期未得到解決；3、直接上、下級(jí)機(jī)關(guān)之間有爭(zhēng)議無法解決；4、上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的并指定越級(jí)直接上報(bào)的；5、檢舉、揭發(fā)直屬上級(jí)機(jī)關(guān)；6、詢問與聯(lián)系極個(gè)別的、必要的具體問題。（五）正確選擇主送和抄送機(jī)關(guān)1、確定上行文主送機(jī)關(guān)的規(guī)范：（1）請(qǐng)示：一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；（2）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容，即針對(duì)具體公務(wù)活動(dòng)的職權(quán)歸屬確定主送和抄送機(jī)關(guān)；（3）除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。2 2、抄送機(jī)關(guān)的確定抄送機(jī)關(guān)的確定 （1 1）向下級(jí)機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文應(yīng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)；）向下級(jí)機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文應(yīng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)；（2 2）越級(jí)行文一般應(yīng)抄送越過的機(jī)關(guān)；）越級(jí)行文一般應(yīng)抄送越過的機(jī)關(guān)；（3 3）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送和抄送機(jī)關(guān)；）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送和抄送機(jī)關(guān)；上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文必要時(shí)應(yīng)抄送其另一上級(jí)上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文必