QS9000內(nèi)部審核培訓(xùn)講座PPT課件[通用]

1、QS9000內(nèi)部審核培訓(xùn)講座一、審核的類型與發(fā)展二、內(nèi)部審核策劃三、執(zhí)行審核與查驗(yàn)四、審核之改善行動(dòng)本講座的要點(diǎn)一、審核的類型與發(fā)展可區(qū)分為:產(chǎn)品品質(zhì)審核,體系(制度)審核,財(cái)務(wù)(會(huì)計(jì))審核等.1.1產(chǎn)品質(zhì)量審核又稱為:產(chǎn)品標(biāo)誌認(rèn)證1.2體系(制度)審核1.2.1 ISO9000(QS9000)對(duì)質(zhì)量審核之定義為: 確定質(zhì)量活動(dòng)和有關(guān)結(jié)果是否符合計(jì)劃的安排,以及這 些安排是否有效地實(shí)施並適合於達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的、有系統(tǒng) 的、獨(dú)立的檢查.1.2.2 ISO14011對(duì)環(huán)境管理體系審核的定義:1.2.3最新標(biāo)準(zhǔn):ISO19011:質(zhì)量及/或環(huán)境管理體系審核指南 .審核依目的或主題區(qū)分2.根據(jù)審核的實(shí)施

2、單位區(qū)分 可分有內(nèi)部審核和外部審核,內(nèi)部審核又稱為第一方審核,而外部審核有兩種類型,即第二方審核和第三方審核.認(rèn)證機(jī)構(gòu)企業(yè)自身客戶供應(yīng) 商第三方第一方第二方2.1內(nèi)部審核 “內(nèi)部審核”是組織自己對(duì)自己的品質(zhì)或環(huán)境管理體系,稽核驗(yàn)證其是否待續(xù)滿足規(guī)定的要求並且有效運(yùn)行,它為有效的管理評(píng)審和矯正預(yù)防措施提供信息,其目的是向管理者證實(shí)體系運(yùn)行的有效性.- 內(nèi)部體系審核的目的:1)符合品質(zhì)或環(huán)境管理標(biāo)準(zhǔn)條文所要求2)作為管理者的管理手段3)重視預(yù)防及不斷改進(jìn)品質(zhì)或環(huán)境管理4)在外部稽核前發(fā)現(xiàn)並糾正不足之處2.2 第二方審核第二方審核是顧客(客戶)或客戶代表對(duì)供貨方或潛在的供貨方進(jìn)行的審核通常有兩種情況

3、:*一種是在有合同關(guān)係的情況下,驗(yàn)證供貨方的品質(zhì)或/及環(huán)境管理體系是否持續(xù)滿足規(guī)定的要求並且有效運(yùn)行*另一種情況是當(dāng)有建立合同關(guān)係的意向時(shí),對(duì)供貨方的品質(zhì)保証能力進(jìn)行初步的評(píng)價(jià)進(jìn)行第二方審核的目的:1)基於合同或企業(yè)自己對(duì)供應(yīng)商(採(cǎi)購(gòu))管理制度中規(guī)定2)為顧客評(píng)價(jià)、選擇供貨方提供依據(jù)、以減少顧客可能承受的風(fēng)險(xiǎn)3)為供貨方的品質(zhì)或環(huán)境管理體系提供幫助 4)加強(qiáng)溝通、以增進(jìn)彼此間對(duì)品質(zhì)與環(huán)境的理解2.3 第三方審核第三方審核是認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)組織的稽核,稽核的對(duì)象是組織的品質(zhì)管理或環(huán)境管理能力.它為許多潛在的顧客提供信任,它要求第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)必須具有獨(dú)立性、公正性.第三方審核的目的:1)希望獲得體系認(rèn)證

4、與證書登於國(guó)際機(jī)構(gòu)名冊(cè)中2)提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力3)減少採(cǎi)購(gòu)方、客戶的多頭重復(fù)審核4)促進(jìn)企業(yè)獲取最新管理資訊並運(yùn)用以提升管理水平3.體系審核特點(diǎn) 3.1受稽核的體系必須有完整性及規(guī)範(fàn)化,如此,才有可能對(duì)其運(yùn)作進(jìn)行比較和評(píng)價(jià),才具備稽核的必要條件. 所謂“完整性”與規(guī)範(fàn)化主要體現(xiàn)在: 3.1.1組織依其分工原則已建立體系文件,且符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)要求之所有適用事項(xiàng); 3.1.2體系文件既要分層分類,又要相互聯(lián)繫; 3.1.3體系文件的控制和更改必須加以文件化規(guī)定並符合標(biāo)準(zhǔn)上之條文要求. 3.2體系稽核是一種正規(guī)的評(píng)審活動(dòng),其“正規(guī)”體現(xiàn)為: 3.2.1體系稽核的依據(jù)應(yīng)該明確; 3.2.2體系稽核應(yīng)

5、按照書面的程序和檢查工具(如查驗(yàn)表、流程圖等)進(jìn)行; 3.2.3體系稽核要使用規(guī)定的報(bào)告與記錄 3.2.4稽核只採(cǎi)用基於事實(shí)的信息客觀證據(jù) 3.2.5體系稽核須由有資格的人員進(jìn)行,進(jìn)行第三方審核時(shí),應(yīng)該由國(guó)家注冊(cè)或具國(guó)際性機(jī)構(gòu)註 冊(cè)評(píng)審員進(jìn)行稽核; 3.2.6外部稽核依據(jù)合同,內(nèi)部稽核依據(jù)管理者安排與指派 3.3品質(zhì)體系稽核是一種抽樣調(diào)查活動(dòng)二、內(nèi) 部 審 核 策 劃1.1審核員的資格條件1.2審核員素質(zhì) 所謂素質(zhì)：主要是指?jìng)€(gè)人的知識(shí),基本能力和具體工作能力以及道德修養(yǎng)等在某一工作領(lǐng)域中的綜合表現(xiàn). 1.3審核員應(yīng)具備的能力1.3.1基本能力1.3.2具體的工作能力1. 審核員人力資源策劃2.

6、內(nèi)部審核目的策劃2.1內(nèi)部審核的目的2.1.1 審核文件體系是否完整且符合標(biāo)準(zhǔn)要求2.1.2審核執(zhí)行之記錄是否符合文件之規(guī)定;2.1.3 驗(yàn)證體系運(yùn)作是否適切有效,及持續(xù)不斷改進(jìn)2.1.4 為提交管理審查活動(dòng)作報(bào)告2.1.5 為順利迎接外部稽核而準(zhǔn)備2.2審核範(fàn)圍2.2.1 所有要素?2.2.2 部份要素?2.3審核日程安排3.內(nèi)部審核“時(shí)間”策劃 3.1定期性內(nèi)稽: 3.1.1 中、大型企業(yè)單位,事務(wù)多可用“年度計(jì)劃表”及“稽核通知單”(參 閱範(fàn)例); 3.1.2 小型企業(yè)僅在程序文件中規(guī)定一段月份內(nèi)執(zhí)行及使 用“稽核通 知單”即可.3.2不定期稽核 可依“管理者代表”或“最高主管”於下列時(shí)

7、機(jī)提出: 3.2.1 組織圖重大變更,如新設(shè)立某一單位或取消某一單位 后之權(quán)責(zé)變化: 3.2.2 品管、管理代表或經(jīng)理級(jí)以下高階主管異動(dòng); 3.2.3 定期性內(nèi)稽后或外稽后,針對(duì)不符合項(xiàng)較多要素或單位再一次進(jìn)行 臨時(shí)性內(nèi)稽;3.3審核員與被審核單位主管時(shí)間之衝突性解決4.內(nèi)部審核“地”(場(chǎng)所)策劃4.1所有體系相關(guān)單位?部份單位?4.2首次及末次(結(jié)束)會(huì)議場(chǎng)所?4.3若有不同廠區(qū)單位之審核?5. 內(nèi)部審核“文件資料”的準(zhǔn)備5.1標(biāo)準(zhǔn)文本5.2手冊(cè)/程序文件5.3審核工具:若需查驗(yàn)表或記錄表,不符合報(bào)告(或糾正措施要求單),審核總結(jié)報(bào)告(或不符合分布表).等三、執(zhí)行審核與查檢1.1首次會(huì)議的內(nèi)

8、容1.1.1稽核組成員與受稽核方有關(guān)人員見(jiàn)面、認(rèn)識(shí);1.1.2重申稽核的範(fàn)圍、目的、行程安排與隨機(jī)變化性;1.1.3簡(jiǎn)要介紹實(shí)施稽核所採(cǎi)用方法和程序;1.1.4確認(rèn)稽核組所需要的資源已備齊1.2首次會(huì)議的參加人員一般首次會(huì)議由管理代表主持,參加人員應(yīng)有稽核組全體成員,受稽核方主管人員及有關(guān)負(fù)責(zé)人員.1.3首次會(huì)議召開(kāi)時(shí)間召開(kāi)首次會(huì)議的時(shí)間一般只需要15-30分鐘,但這不是絕對(duì)的,首次會(huì)議時(shí)間盡可能不要太長(zhǎng),管理代表應(yīng)掌控整個(gè)會(huì)議的進(jìn)程,既要達(dá)到會(huì)議的目的,又不能過(guò)分拖延會(huì)議時(shí)間,以免影響後續(xù)的稽核工作.1.審核首次(起始)會(huì)議2. 現(xiàn)場(chǎng)審核2.1現(xiàn)場(chǎng)審核前應(yīng)注意的問(wèn)題:2.1.1稽核組長(zhǎng)或管理

9、代表應(yīng)全面負(fù)責(zé)稽核工作: 1)掌控稽核計(jì)劃: 2) 掌控稽核進(jìn)度: 3) 掌控氣氛: 4) 掌控稽核的客觀性: 5) 掌控紀(jì)律: 6) 掌控稽核結(jié)果:2.1.2要相信樣本且稽核員應(yīng)親自隨機(jī)抽取樣本:2.1.3當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)時(shí),應(yīng)調(diào)查其本質(zhì)2.1.4要從問(wèn)題的各種表現(xiàn)形式去尋找客觀證據(jù),對(duì)不符合項(xiàng) 的判定應(yīng)重客觀事實(shí),重書面證據(jù),不輕信口頭說(shuō)明.2.1.5審核員應(yīng)與被審核方負(fù)責(zé)人共同確認(rèn)事實(shí)2.1.6始終保持客觀、公正的態(tài)度在審核過(guò)程中,審核員切忌先入為主,未到現(xiàn)場(chǎng)就已有了結(jié)論,更不可以主觀臆斷代替客觀證據(jù).3.搜集客觀證據(jù)3.1搜集客觀證據(jù)的方法 通常有: 面談、 檢查文件 現(xiàn)場(chǎng)觀察、 抽取記

10、錄樣本等.3.1.1通過(guò)提問(wèn)、面談和傾聽(tīng)搜集信息3.1.1.1 搜集信息的主要方法是以詢問(wèn)的姿態(tài)提問(wèn),提問(wèn)的方法和技巧:3.1.1.2 提問(wèn)的8個(gè)朋友:6W2H Who (何人) What(何事) When(何時(shí)) Where(何地) Which(何物) Why(何故) How(怎麼樣做) How much(做到什麼程度)3.1.1.3 開(kāi)放式提問(wèn) 開(kāi)放式提問(wèn)有以下幾種形式:- 主題式提問(wèn): - 擴(kuò)展式提問(wèn): - 征求意見(jiàn)式提問(wèn) 但需注意,重復(fù)性提問(wèn)不可使用太多,否則受稽核方人員可能認(rèn)為你沒(méi)有認(rèn)真聽(tīng)取 他的回答,或認(rèn)為你的交流能力有限. - 假設(shè)性提問(wèn) -封閉式提問(wèn) 封閉式提問(wèn)一般用“是”或“

11、不是”來(lái)回答3.1.2通過(guò)查閱各種文件、資料、記錄搜集信息體系中的各種文字材料,包括品質(zhì)體系文件、工藝文件、圖紙、報(bào)告、各種記錄等、凡是標(biāo)準(zhǔn)條文內(nèi)、客戶合約中或法規(guī)及其他規(guī)定要求的記錄,都是有用的信息.- 在收集信息的過(guò)程中,稽核員應(yīng)注意做好筆記- “永遠(yuǎn)不要相信你自己的記憶”- 記錄一定要簡(jiǎn)明扼要,能夠說(shuō)明問(wèn)題- 記錄的對(duì)象和內(nèi)容如附表:3.1.3現(xiàn)場(chǎng)觀察審核員通過(guò)生產(chǎn)及工作現(xiàn)場(chǎng)的觀察,了解各種控制措施的執(zhí)行情況和有效性,此方法通常可以發(fā)現(xiàn)許多不符合規(guī)定要求的客觀證據(jù).例如:違反工藝要求的行為:產(chǎn)品製造過(guò)程中缺少工藝要求的工序、檢驗(yàn)設(shè)備、量規(guī)儀器超期使用等等.附表所列為一些在現(xiàn)場(chǎng)可能遇到的人

12、物,其表現(xiàn)形態(tài)以及可供選擇的對(duì)策.3.1.4抽取樣品抽樣原則：3.1.4.1 抽取的樣本應(yīng)具有各種情形下代表性者,能夠普遍起初地反映受稽 核的體系原貌.3.1.4.2 抽取樣本必須遵循隨機(jī)抽樣的原則,而且要求稽核員最好親自抽樣 ,如果條件不允許,可在稽核員的監(jiān)督下進(jìn)行.3.1.4.3 樣本可以是成品、半成品、原物料、合同、文件、記錄、設(shè)計(jì)圖 紙等等.3.1.4.4 抽樣雖是隨機(jī)的,但抽樣範(fàn)圍應(yīng)覆蓋品質(zhì)體系的全部要素.3.1.4.5 抽取樣本的數(shù)量,沒(méi)有統(tǒng)一的要求,各評(píng)鑑機(jī)構(gòu)有各處的原則,但應(yīng) 該滿足具有足夠代表性的要求.3.1.4.6 一旦在所抽取的樣本中發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn),或根據(jù)需要,進(jìn)一步擴(kuò)大抽樣範(fàn)

13、 圍,以查明問(wèn)題的真相.3.1.4.7 需注意的是,不要在某一部門窮追不捨,不查到問(wèn)題誓不甘休,那樣 容易使被稽核方產(chǎn)生對(duì)立情況,而且亦使稽核失去了公正性. 3.2審核方法3.2.1審核路線：在實(shí)際稽核中通常有以下三種跟蹤品質(zhì)體系的途徑3.2.1.1 順流追溯法3.2.1.2 逆流追溯法3.2.1.3 交叉法3.2.2稽核方式3.2.2.1 按部門稽核3.2.2.2 按要素稽核3.2.2.3 建議 按要素進(jìn)行稽核時(shí),往往一個(gè)要素涉及許多部門,稽核員要 稽核許多部門才能完成,且多個(gè)要素均會(huì)涉及某一個(gè)部門,造成每個(gè)部門要接受多次稽核,其效率較低,而且影響各部門的工作.在實(shí)際稽核中,大多採(cǎi)用按部門稽

14、核的方法. 3.2.3稽核工具查檢表及運(yùn)用檢查表的作用: *明確訂定與稽核目標(biāo)有關(guān)的檢查抽樣; *使稽核工作規(guī)範(fàn)化,防止隨意性和盲目性; *保持目標(biāo)明確和稽核主題,控制好稽核進(jìn)程; *查檢表是稽核記錄的重要組成部份 *防止重復(fù)和遺漏,保持稽核工作全面執(zhí)行;3.2.3.1要素檢查表3.2.3.2部門檢查表4. 未次會(huì)議4.1現(xiàn)場(chǎng)稽核完成後,擬訂“稽核總結(jié)報(bào)告”前,先由稽核組長(zhǎng)召集 稽核員召開(kāi)內(nèi)部研討會(huì),以交流各部門查看情形,並匯總每一稽核員所記錄之符合或不符合項(xiàng),通常為30-60分鐘;4.2未次會(huì)議的目的: ISO10011-1中規(guī)定: “在稽核結(jié)束時(shí),起草稽核報(bào)告之前,審核組應(yīng)同受稽核方的高層

15、管理者和有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人舉行一次會(huì)議.此會(huì)議的主要目的是向受稽核方的高層管理者說(shuō)明稽核觀察結(jié)果,以使他們能夠清楚地理解稽核結(jié)果.”4.3未次會(huì)議的主要內(nèi)容 向管理代表或高層管理者及受稽核部門管理人員報(bào)告稽核 的結(jié)果.(參閱“稽核總結(jié) 報(bào)告”或“不符合項(xiàng)目分布”為之) 說(shuō)明稽核的局限性; 由各稽核員宣讀稽核的不符合項(xiàng)事實(shí): 被稽核部門就某些不合格觀察結(jié)果進(jìn)行答辯及補(bǔ)充證據(jù); 不符合事項(xiàng)經(jīng)責(zé)任部門主管確認(rèn)後,由各稽核員開(kāi)出“矯正措 施要求單”,且要求一定日期前回復(fù)該單; 不符合事項(xiàng)責(zé)任部門主管,應(yīng)依要求回復(fù)日期前,擬訂矯正措 施送到稽核組長(zhǎng)或指定單位,且須說(shuō)明“預(yù)定完成日期”.5.稽核總結(jié)報(bào)告 (

16、結(jié)論)5.1內(nèi)部稽核結(jié)論5.1.1通常只敘述: 符合/不符合事項(xiàng)及缺失最多前3-5要項(xiàng)及3-5單位;5.1.2亦可判定某要素是嚴(yán)重 (主要,第一類) 缺失、或是輕微(次要,第二類)缺失: 1).嚴(yán)重缺失 -適用之條文要素一欠缺相關(guān)程序或文件加以規(guī)定. -文件之規(guī)定違反條文要求. -某一要素之執(zhí)行度未達(dá)60% -太多的次要缺失(許多認(rèn)證公司界定超過(guò)5個(gè))集中在某一要素中 -第三方認(rèn)證時(shí),只要有一個(gè)“嚴(yán)重缺失”即是該次不通過(guò)推薦註冊(cè) 2).輕微缺失 -上述情形外,未遵守文件規(guī)定或與規(guī)定不符合之單一獨(dú)立事件. 5.2.1結(jié)論有:可接受/有條件接受/不接受三種 5.2.2可接受稽核中沒(méi)有一項(xiàng)“嚴(yán)重缺失

17、”或達(dá)成一定評(píng)分( 若有規(guī)定),則可接受供應(yīng)商為“合格供應(yīng)商”. 5.2.3有條件接受廠商可能有“嚴(yán)重缺失”，或距要求最低評(píng) 分相差不多（一般10%）,而已經(jīng)清楚缺失之原因,並可 擬訂“矯正措施”於一定期限中改善者. 5.2.4不接受廠商有多項(xiàng)“嚴(yán)重缺失”,或距要求最低評(píng)分相差 很遠(yuǎn),而未見(jiàn)廠商有改善意 向及具體措施.5.2第二方外部稽核結(jié)論5.3.1缺失種類除嚴(yán)重(主要,第一類)不符合及輕微(次要,第二類) 不符合外,另有所謂“觀察事項(xiàng)”及“建議事項(xiàng)”.5.3.1.1.觀察事項(xiàng):沒(méi)有足夠的證據(jù)(記錄)顯示不符合文件或條文 要求,但如此作法,在其同業(yè)中屬稀罕情況,有可能造成體系 運(yùn)作時(shí)缺失產(chǎn)生

18、,待觀察是否有:客訴(QS9000/ISO9001)或 環(huán)保單位告發(fā),鄰裹居民投訴(ISO14001)5.3.1.2.建議事項(xiàng):建議可替代更佳的方法(受審查組織可自行決定 接受或不接受5.3.2結(jié)論: 5.3.2.1 通過(guò)推薦註冊(cè). 5.3.2.2不通過(guò)推薦註冊(cè)須至少三個(gè)月後整改時(shí)間,重新稽核(認(rèn) 證).5.3第三方外部稽核四、審 核 之 改 善 行 動(dòng)1.不符合報(bào)告(NCN)或糾正措施要求單(CAR)審核人員開(kāi)單要點(diǎn):1.1明確所見(jiàn)單據(jù)編號(hào)、名稱、日期、或誰(shuí)(工號(hào))、或料號(hào)編號(hào),什麼單位 (地點(diǎn)),顯示情形,而此情形系違反某一文件編號(hào)、章節(jié)之規(guī)定,或條文某 一要項(xiàng).1.2 同一要素/同一部門之不符合事項(xiàng),可開(kāi)在同一單內(nèi),但最好不超過(guò)3項(xiàng).1.3 文字表達(dá)簡(jiǎn)明、扼要、清楚、完整.1.4 要求回復(fù)日期