巖土力學(xué)與堤壩工程教育部重點實驗室工作檔案管理制度

1、巖土力學(xué)與堤壩工程教育部重點實驗室工作檔案管理制度實驗室檔案工作是實驗室工作的重要組成部分，根據(jù)國家教委頒布的高等學(xué)?；A(chǔ)教學(xué)實驗室評估辦法和標(biāo)準(zhǔn)，實驗管理規(guī)章制度是重點評估條件之一，而建立完善的工作檔案管理制度是進(jìn)行實驗教學(xué)改革的重要資料和依據(jù)，是體現(xiàn)實驗教學(xué)規(guī)范程度的重要標(biāo)志。為了充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研和管理等工作中的作用，加強(qiáng)實驗室建設(shè)，科學(xué)規(guī)范地做好實驗室工作的檔案管理，提高實驗室功能和效率，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案實施辦法、普通高等學(xué)校檔案管理辦法、高等學(xué)校實驗室工作規(guī)程的有關(guān)規(guī)定，制定本制度。一、實驗室檔案管理對象實驗室檔案是指學(xué)校各個實驗室在管理、建設(shè)和開展

2、實驗活動過程中直接形成的對實驗室和學(xué)校具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。實驗室建設(shè)、改革與固定資產(chǎn)設(shè)備使用、流通中的政府有關(guān)法規(guī)、文件，學(xué)校和業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的實驗室管理、發(fā)展規(guī)劃與建設(shè)有關(guān)文件和資料，重要技術(shù)資料(含實驗室發(fā)展情況與大型精密貴重設(shè)備資料)，實驗教學(xué)資料均需分類建立實驗室工作檔案。二、實驗室檔案管理人員實驗室檔案管理包括收集、整理、登記、分類、編號、存檔等工作。實驗室由專人負(fù)責(zé)實驗室檔案管理工作。實驗室管理人員督促實驗室工作人員及時將自己在工作中形成的文件材料交給檔案管理員。收集整理檔案應(yīng)在學(xué)校綜合檔案室指導(dǎo)、監(jiān)督下進(jìn)行，單位主要領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)

3、督檢查工作。實驗室主任及具體管理人員工作變動時，必須及時辦理移交手續(xù)。實驗室檔案管理人員必須熟悉檔案管理的基本知識，工作嚴(yán)謹(jǐn)求實，努力維護(hù)檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與完全。文件材料應(yīng)在收集齊全完整后整理組卷，并及時立卷歸檔。三、實驗室檔案建檔要求實驗室檔案從實驗室建立之日起開始建檔，并逐年積累，嚴(yán)加保管。按實驗室工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計整理、編目、立卷，定期歸檔。歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、圖樣清晰。檔案資料原則上應(yīng)保留原件，特殊情況經(jīng)主管業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可使用復(fù)印件。實驗室檔案管理應(yīng)積極應(yīng)用計算機(jī)管理技術(shù)，建立電子檔案。每學(xué)年度或每年度應(yīng)按要求按時上報有關(guān)歸檔資料。四、實驗室檔案基本

4、內(nèi)容(一)實驗室及設(shè)備管理工作法規(guī)、制度文件國家、教育部、各部委和省、市有關(guān)實驗室、實驗教學(xué)工作的法規(guī)文件；學(xué)校有關(guān)實驗室實驗教學(xué)發(fā)展、建設(shè)與改革的文件；上級主管部門下發(fā)的實驗室建設(shè)與實驗教學(xué)管理文件和本實驗室制定的規(guī)章制度。實驗室建設(shè)審批(含實驗室建立、撤消、合并、調(diào)整等)的各種文件和資料；實驗室實驗教學(xué)管理的各項規(guī)章制度；實驗室建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、改造裝修實施計劃及驗收報告等資料；實驗室各類規(guī)章制度；崗位責(zé)任制；分工細(xì)則及管理制度。各級實驗室主管部門下發(fā)的管理與建設(shè)文件、會議紀(jì)要。實驗室的發(fā)展規(guī)劃、年度任務(wù)書、總結(jié)匯報、重大事件記錄、規(guī)章制度、獎懲條例。(二)實驗室人員情況學(xué)校各實驗室任務(wù)及人員

5、情況的學(xué)年度傳送數(shù)據(jù)與報表；實驗室各類人員的姓名、性別、年齡、職稱；實驗室工作人員變更情況。包括以下資料： 1歷任實驗室人員的姓名、性別、年齡、職稱、職務(wù)結(jié)構(gòu)。 2個人學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)簡歷、專業(yè)特長、工作記載、科研成果、獎懲任免、考核評議等資料。 3. 外聘、兼職人員以及進(jìn)修、交流、臨時人員的基本情況。 4. 實驗室專職人員工作日記；實驗室研究活動記錄；人員考核記錄；培訓(xùn)計劃及實施情況。(三)實驗室管理和工作記錄 1.各資質(zhì)證書、驗收文件。 2.實驗教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)等項目的全部技術(shù)文件資料，包括論文、專著、鑒定、專利、成果鑒定書、自制或改造的實驗儀器設(shè)備裝置的驗收報告、獲獎情況等

6、。 3.實驗室研究活動記錄，培訓(xùn)計劃及實施情況；實驗室人員考核、獎懲等情況；實驗室人員崗位責(zé)任制、分工細(xì)則；實驗室人員工作守則等。 4.實驗室基本情況如房間數(shù)、面積、環(huán)境條件及改造的各種技術(shù)資料。5.實驗室工作計劃，年度工作總結(jié)；實驗室工作評估；實驗室的開放、對外服務(wù)情況，承擔(dān)的科研和社會服務(wù)項目情況。(四)實驗室儀器設(shè)備資產(chǎn)學(xué)校各實驗室教學(xué)儀器設(shè)備年度數(shù)據(jù)與報表；學(xué)校各實驗室儀器設(shè)備增減情況傳送數(shù)據(jù)與報表；儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片(按單位與設(shè)備編號排序)。學(xué)校各實驗室精密貴重儀器設(shè)備年度使用情況傳送數(shù)據(jù)與報表。具體包括：1. 固定資產(chǎn)購置文檔：計劃審批單、專家論證書、廠家報價單、訂貨合同、設(shè)備技

7、術(shù)圖紙、合格證或鑒定書、設(shè)備或軟件說明書、使用手冊、維修保修單、設(shè)備配套附件表等隨機(jī)技術(shù)文件。設(shè)備或軟件的使用文檔：設(shè)備購置時間、型號、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、金額、驗收調(diào)試技術(shù)參數(shù)、設(shè)備年使用時數(shù)、運(yùn)行狀況技術(shù)數(shù)據(jù)、保養(yǎng)、維修、更新改造記錄、調(diào)撥借用情況等，軟件的更新、升級記錄。丟失、損壞、報廢審批記載，賠償、變賣收入情況記錄。大型精密儀器設(shè)備設(shè)專管人員，單獨建檔，備有詳細(xì)的運(yùn)行日流量、完成的實驗或科研項目、運(yùn)行和功能開發(fā)的狀況、維修和收費記載。大型精密貴重儀器設(shè)備技術(shù)檔案包括每臺儀器設(shè)備申購時的可行性論證報告、訂貨合同、裝箱單、安裝驗收報告、使用說明書、損壞維修記錄、使用記錄、技術(shù)資料及其履歷本、

8、降等降級報告和儀器設(shè)備的報損報廢資料等(其中使用說明書和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實驗室借用保管)。2低值易耗品： 記錄物品購置時間、價格、數(shù)量、廠家、領(lǐng)用人、耗量等每年流水變動帳。3自制、捐贈或自籌經(jīng)費購置的儀器設(shè)備： 寫明儀器設(shè)備的制作（捐贈、購置）時間、制作人、用途、技術(shù)參數(shù)、使用狀況、經(jīng)費來源等。4儀器設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)、維修、報廢等原始記錄；低值品領(lǐng)用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等；儀器設(shè)備技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料。(五)實驗教學(xué)運(yùn)行實驗教學(xué)過程中的各種文件和資料；實驗教學(xué)大綱、實驗教學(xué)計劃、實驗教材(包括自編教材)、實驗指導(dǎo)書、各類學(xué)生上課情況、成績記錄；實驗教學(xué)改

9、革情況及成果、論文；實驗室教學(xué)科研任務(wù)完成情況。每學(xué)期實驗教學(xué)任務(wù)及實驗開出記錄，實驗教學(xué)課表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學(xué)的考核辦法及歷年試題、實驗報告、預(yù)習(xí)報告等有關(guān)記錄及工作量；每學(xué)年度實驗教學(xué)計劃安排表；實驗項目的更新、改造與淘汰等資料；實驗項目卡片(統(tǒng)一建立實驗項目庫)。以學(xué)校名義向上級部門定期或不定期報出的實驗室工作的各種報告、報表或數(shù)據(jù)。具體包括：1實驗教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、實驗教材、實驗指導(dǎo)書、實驗項目卡片、實驗教學(xué)日志、實驗教學(xué)經(jīng)驗和事故總結(jié)、實驗效果分析、實驗成績評分標(biāo)準(zhǔn)、新開實驗教案、計算機(jī)題庫軟盤、多媒體教學(xué)課件、實驗教學(xué)檢查評估。2. 優(yōu)秀學(xué)生實驗報告、實驗成績記載、實驗筆試

10、試卷，以及實驗室開放時間安排、實驗課門數(shù)、項目數(shù)和人時數(shù)等。(六)實驗室經(jīng)費使用記錄實驗室年度儀器設(shè)備購置、實驗消耗、儀器設(shè)備維修、條件建設(shè)等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計，實驗室年度科研項目、對外培訓(xùn)、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計等。(七)其它 1. 實驗室用房面積、合并、改建、擴(kuò)建、維修等變遷歷史資料。實驗室評比、總結(jié)材料及證書；實驗室安全記錄等材料。2科研課題、專著、論文、實驗技術(shù)成果、技術(shù)開發(fā)項目、軟件開發(fā)等所榮獲的獎勵、鑒定、專利、出版、轉(zhuǎn)讓、或被應(yīng)用的情況以及產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益等資料。3對外開展技術(shù)服務(wù)、學(xué)術(shù)交流、合作研究、進(jìn)修培訓(xùn)等情況記載。五、實驗室檔案管理1. 實驗室工作檔案管

11、理在實驗室的管理和建設(shè)中起著承上啟下的重要作用，如果檔案管理人員發(fā)生變動，一定要做好文件資料的交接。在實驗室調(diào)整合并過程中，應(yīng)注意檔案的移交及保管工作，不能因調(diào)整合并影響到檔案的連續(xù)性及完整性。2. 檔案管理人員必須以高度的職責(zé)感，認(rèn)真細(xì)致地做好信息資料的收集和管理，努力提高實驗室檔案管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和效益性。3. 實驗室的全體工作人員都有責(zé)任和義務(wù)參與信息建設(shè)，協(xié)助檔案管理人員做好這項工作，促進(jìn)實驗室文檔的資源共建、資源共享。4. 根據(jù)實驗室工作檔案的內(nèi)容，有關(guān)的實驗室專職工作人員、教師和管理、研究人員，有責(zé)任和義務(wù)做好有關(guān)材料的收集和事項記錄，并提供給檔案管理人員。5. 實驗檔案管理人

12、員要高度重視文檔的防火、防潮、防蛀、防損工作，每學(xué)期末必須檢查和進(jìn)行修復(fù)。6. 實驗室設(shè)置專用文件柜，用于檔案材料保存與管理。注意重要技術(shù)參數(shù)的保密和信息安全工作。每年定期完成當(dāng)年的工作檔案整理、分類、存檔工作，并按學(xué)校有關(guān)規(guī)定匯總上報實驗室基本信息數(shù)據(jù)。六、實驗室檔案借閱單位或個人因工作需要查閱或借用其有關(guān)檔案資料者，均按學(xué)校檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理查閱或借用手續(xù)并按時歸還。實驗工作檔案的借閱必須辦理登記手續(xù)，外借須經(jīng)實驗室主任批準(zhǔn)。損壞、丟失要交納一定的罰金。七、實驗室檔案保存期限1.實驗室工作檔案保管期限分長期、短期和與設(shè)備共存3種。2.學(xué)生上課情況、實驗報告、成績記錄、實驗項目開出情況記錄屬短期保存資料，一般至少保存3年，具體保存時間按學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理。3.儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存，即至少保存至設(shè)備報廢之日為止。八、檔案的歸檔 1.確定歸檔范圍：經(jīng)各課題組、各研究小組整理，立卷后，定期將檔案歸