視頻會議管理辦法

1、交通視頻會議系統(tǒng)管理辦法 青海省交通通信信息中心青海省交通通信信息中心內(nèi)容內(nèi)容第一章第一章 總則總則第二章第二章 職責分工職責分工第三章第三章 安全和保密管理安全和保密管理第四章第四章 設備維護和管理設備維護和管理第五章第五章 召開視頻會議的程序召開視頻會議的程序第六章第六章 視頻會議調(diào)度管理視頻會議調(diào)度管理第七章第七章 會議管理和會場紀律會議管理和會場紀律第八章第八章 監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查第一章第一章 總則總則 為規(guī)范全省交通視頻會議系統(tǒng)的管理，保證視頻會議系統(tǒng)的正常運行，特制定本辦法。 第一條第一條 視頻會議是提高工作效率，適應節(jié)約、便利辦公要求的有效方式，各單位應積極利用交通視頻會議系統(tǒng)召開

2、會議、組織講座和培訓等，充分發(fā)揮其效能。第二條第二條 視頻會議維護與管理的基本任務：1.保證視頻會議系統(tǒng)運行正常畫質(zhì)清晰；2.迅速準確地排除故障，盡量減少故障引起的不良影響；3.保持系統(tǒng)設備完好，保持工作環(huán)境良好，各種記錄真實齊全。4.定期對本地視頻會議系統(tǒng)以及網(wǎng)絡運行進行檢查。第二章第二章 職責分工職責分工第一條第一條 交通廳辦公室是全省交通視頻會議的管理部門，青海省交通通信信息中心是全省交通視頻會議系統(tǒng)的技術保障部門，廳視頻會議室的管理工作由廳后勤中心按照相關要求具體負責。交通視頻會議系統(tǒng)各節(jié)點單位也應明確系統(tǒng)的具體管理部門及其職責，并須指定兩名以上系統(tǒng)管理員。交通視頻會議系統(tǒng)節(jié)點分布圖各

3、州地市政務內(nèi)網(wǎng)各州地市政務內(nèi)網(wǎng) 交通廳主會場省政府政務內(nèi)網(wǎng)海東總段海西總段果洛總段玉樹總段湟源總段共和段黃南段管理部門廳辦公室會議室管理后勤中心技術保障信息中心格爾木總段 第二條第二條 各節(jié)點單位應明確視頻會議系統(tǒng)管理員。視頻會議系統(tǒng)管理部門的領導和系統(tǒng)管理員的姓名及其聯(lián)系方式（包括辦公電話、移動電話、電子郵箱及視頻會議室電話）如發(fā)生變更，應及時通知交通廳辦公室及省交通通信信息中心。 第三條第三條 青海省交通視頻會議各分會場的終端地址由省交通廳統(tǒng)一分配，各分會場管理部門按照分配的IP地址配置、安裝、調(diào)試設備，確保系統(tǒng)正常運行，并協(xié)調(diào)維護本地系統(tǒng)及設備，未經(jīng)同意，不得擅自修改參數(shù)。 第四條第四條

4、 各分會場管理部門應定期對本地分會場的視頻會議系統(tǒng)以及網(wǎng)絡的運行和管理情況進行檢查。第三章第三章 安全和保密管理安全和保密管理 第一條第一條 各視頻會議結(jié)點單位應當設置專用機房，放置視頻會議專用設備，非工作人員不得隨意進入。用于承載視頻會議的政務內(nèi)網(wǎng)不得與其他非指定業(yè)務的網(wǎng)絡以及國際互聯(lián)網(wǎng)相連接。 第二條第二條 為防止視頻會議系統(tǒng)受到病毒、黑客以及其他惡意程序的攻擊，避免冗余流量占用網(wǎng)絡帶寬，保證視頻系統(tǒng)運行安全和圖像、畫面的清晰流暢，視頻會議管理人員應遵守如下規(guī)定。 （一）嚴禁私自篡改硬件設備配置。 （二）嚴禁私自篡改服務器、終端的登錄的管理員密碼。第四章第四章 設備維護和管理設備維護和管理

5、 第一條第一條 視頻會議系統(tǒng)需指定專人負責日常維護，保證設備運行正常，確保會議系統(tǒng)暢通。第二條第二條 視頻會議系統(tǒng)節(jié)點單位對設備的技術和質(zhì)量狀況，應按以下標準加強管理，保證設備良好。（一）各類設備的技術指標、電氣和傳輸性能符合技術指標體系相應要求。（二）設備清潔，結(jié)構完整，部件齊全，嚴禁挪作他用。（三）運行正常，使用良好。（四）技術資料齊全完整，圖紙和設備相符合。（五）視頻會議設備應有良好的接地線，接地電阻小于或等于4歐姆。（六）經(jīng)常停電地區(qū)，應購置發(fā)電機做應急備份電源。 第三條 視頻會議系統(tǒng)設備是完成通信任務和正常召開會議的基礎，必須管理好、維護好、使用好，嚴禁挪作它用。視頻會議終端和控制臺

6、應做好軟件備份并采取嚴格的防病毒措施。 會議系統(tǒng)的相關技術資料、軟件程序等，必須專人管理，不得遺失。人員發(fā)生變化時，應辦理交接手續(xù)。第五章第五章 召開視頻會議的程序召開視頻會議的程序 第一條第一條 以交通廳或廳機關各處室名義召開視頻會議，須經(jīng)廳辦公室批準。以廳屬各單位名義召開視頻會議，由各單位提前告知廳辦公室，如與交通廳會議沖突，則優(yōu)先確保交通廳會議。第二條第二條 以交通廳名義召開視頻會議并申請使用廳機關視頻會議室的，按以下程序辦理：（一）會議發(fā)起單位（部門）提前5個以上工作日起草會議通知，并填報交通視頻會議申請表（見附表1），打印并加蓋公章后送廳辦公室審核，批準后，會議主辦單位應提前1個工作

7、日以上將會議通知抄送交通通信信息中心和廳后勤中心；（二）緊急情況下，會議發(fā)起單位（部門）可先將視頻會議有關信息告知廳辦公室、交通通信信息中心和廳后勤中心，并在會后補增相關手續(xù)。 第三條第三條 為保證交通視頻會議效果，有分會場參加的視頻會議應至少有一天的聯(lián)調(diào)時間。 第四條第四條 視頻會議參加單位的組織協(xié)調(diào)工作由會議發(fā)起單位（部門）負責，同時會議發(fā)起單位（部門）還應督促各參加單位做好與當?shù)匾曨l會議管理部門的協(xié)調(diào)工作。第六章第六章 視頻會議調(diào)度管理視頻會議調(diào)度管理第一條第一條 會前準備注意事項：（一）各參會單位在接到會議通知后，應準時參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時，各系統(tǒng)管理員應按照交通視頻會議系統(tǒng)調(diào)試情況記錄表

8、的檢查項目（見附表2），逐項檢查系統(tǒng)狀況。（二）會議開始前1小時，各參會單位的系統(tǒng)管理員應到達工作崗位開始值機。（三）如召開緊急會議，各參會單位系統(tǒng)管理員應在接到通知后立即到達視頻會議設備現(xiàn)場參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進入正常運行狀態(tài)，并應在聯(lián)調(diào)后立即開始值機。 第二條第二條 主會場負責會前點名，對各分會場的圖像、聲音質(zhì)量進行測試：各分會場應主動配合，及時應答，業(yè)務用語簡練準確。 第三條第三條 會議期間操作人員應根據(jù)會議要求切換圖像、開關話筒，并將攝像頭的鏡頭位置調(diào)至最佳 第四條第四條 會議和調(diào)測期間，各分會場的控制設備和聯(lián)絡電話必須有人值守，不得擅自離開崗位。 第五條第五條 視頻會議在調(diào)度使用期

9、間，各分場不得進行會議控制等相關操作。 第六條第六條 各分會場視頻終端在使用過程中遇到異常時，應及時與通信信息中心聯(lián)系，妥善解決。如發(fā)生重大故障，影響會議的正常召開，必須及時報告廳辦公室，并由辦公室協(xié)調(diào)。第七章第七章 會議管理和會場紀律會議管理和會場紀律第一條第一條 會議期間注意事項：會議期間注意事項：（一）各參會單位應在會場的明顯位置設置本（一）各參會單位應在會場的明顯位置設置本單位的名稱標牌（名稱標牌為紅底白字，尺寸單位的名稱標牌（名稱標牌為紅底白字，尺寸大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會場大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會場人員為宜），主要領導要設置桌簽（桌簽標準人員為宜），主要

10、領導要設置桌簽（桌簽標準與單位名稱標牌相同），重要會議還應在會場與單位名稱標牌相同），重要會議還應在會場懸掛會標（會標要求根據(jù)會議通知要求制作），懸掛會標（會標要求根據(jù)會議通知要求制作），標牌、桌簽及會標應保證圖像效果清晰；標牌、桌簽及會標應保證圖像效果清晰；（二）各單位應確保會議期間會議室的燈光、（二）各單位應確保會議期間會議室的燈光、音響狀況良好；音響狀況良好；（三）系統(tǒng)管理員應堅守崗位，確保電話聯(lián)絡（三）系統(tǒng)管理員應堅守崗位，確保電話聯(lián)絡暢通，隨叫隨應；暢通，隨叫隨應；（四）系統(tǒng)管理員應隨時關注攝像頭位置，防止偏（四）系統(tǒng)管理員應隨時關注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動，甚至出現(xiàn)不應有的畫面；

11、轉(zhuǎn)、移動，甚至出現(xiàn)不應有的畫面；（五）不得隨意播放與會議無關的音視頻信息；（五）不得隨意播放與會議無關的音視頻信息；（六）各分會場不發(fā)言時，應將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；（六）各分會場不發(fā)言時，應將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；（七）參會人員應嚴肅認真，保持坐姿端正；（七）參會人員應嚴肅認真，保持坐姿端正；（八）參會人員應關閉手機或把手機置于震動狀態(tài)；（八）參會人員應關閉手機或把手機置于震動狀態(tài)；（九）會場內(nèi)禁止吸煙、禁止食用水果零食等。（九）會場內(nèi)禁止吸煙、禁止食用水果零食等。 第二條第二條 會議結(jié)束后，由主會場統(tǒng)一中斷系統(tǒng)連接，各分會場在確認主會場中斷后，方可關閉視頻會議系統(tǒng)。 第三條第三條 會議結(jié)束當天，各參會單位系統(tǒng)管理員應及時填寫交通視頻會議系統(tǒng)使用情況記錄表（見附表2）并將視頻會議系統(tǒng)使用情況及參會人數(shù)等情況匯總上報會議主辦單位（部門）和青海省交通通信信息中心，以便準確掌握情況，加強對視頻會議系統(tǒng)的管理；如視頻會議有錄音、錄像資料，應根