科研檔案管理培訓(xùn)通用通用課件

1、科研檔案管理培訓(xùn)課件目錄一、科學(xué)技術(shù)研究工作簡(jiǎn)介二、科研文件系統(tǒng)整理三、科研文件歸檔四、科研檔案管理科研檔案內(nèi)容構(gòu)成：主要包括以下幾個(gè)階段產(chǎn)生形成的檔案研究準(zhǔn)備階段 研究實(shí)驗(yàn)階段 總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段 成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)階段 推廣應(yīng)用階段 是指在自然科學(xué)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的科技文件材料。 成套性特征按課題成套。圍繞一項(xiàng)課題的研究活動(dòng)所形成的全部材料構(gòu)成一套科研檔案。一、科學(xué)技術(shù)研究工作簡(jiǎn)介科學(xué)技術(shù)研究是在自然科學(xué)領(lǐng)域研究客觀事物的本質(zhì)及其運(yùn)動(dòng)發(fā)展規(guī)律的一項(xiàng)工作。按類(lèi)型或?qū)哟慰煞譃椋夯A(chǔ)科學(xué)研究、技術(shù)科學(xué)研究和應(yīng)用科學(xué)研究?？茖W(xué)技術(shù)研究（科研）工作是以科研課題（項(xiàng)目）為單位組織開(kāi)展的，大體

2、上要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)階段。（一）研究準(zhǔn)備階段1、編制科研規(guī)劃2、確定科研課題3、方案設(shè)計(jì)與技術(shù)準(zhǔn)備（二）研究試驗(yàn)階段試驗(yàn)與觀察擴(kuò)大試驗(yàn)（三）總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段1、科研報(bào)告和學(xué)術(shù)論文的撰寫(xiě)2、科研成果的鑒定（四）成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)檔案部門(mén)簽章。（五）推廣應(yīng)用階段科研活動(dòng)中形成的科技文件以“課題”成套二、科研文件系統(tǒng)整理 包括科研文件的鑒別分類(lèi)組卷卷內(nèi)科技文件排列案卷編目案卷裝訂、裝盒填寫(xiě)案卷目錄七個(gè)步驟的工作。（一）科研文件鑒別工作1、文件屬性的鑒別就是判斷文件的性質(zhì)與歸屬，把科科研文件、科技資料、政務(wù)文件區(qū)別開(kāi)來(lái)。（1）科技文件與政務(wù)文件的區(qū)分堅(jiān)持：內(nèi)容原則-基本原則整體原則-成套性職能原則-內(nèi)容交

3、叉有所側(cè)重（2）科技文件與科技資料的區(qū)分 二者的主要區(qū)別有兩個(gè)方面：第一、它們同本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的關(guān)系不同（記錄和反映的對(duì)象不同）；第二、作用不同。 科技檔案：憑證、查考科技資料：參考 、借鑒 2、文件質(zhì)量鑒別（1）完整性鑒別 課題齊全、完整成套、簽署完備。（2）準(zhǔn)確性鑒別-兩個(gè)一致” 一是課題文件應(yīng)當(dāng)同它所記載和反映的對(duì)象或研究過(guò)程相一致；二是同一個(gè)課題的文件（不同載體）內(nèi)容上應(yīng)當(dāng)一致。（3）外觀形式質(zhì)量鑒別-載體、外觀、書(shū)寫(xiě)、印制材料等應(yīng)符合耐久性要求。3、科技文件價(jià)值鑒定與密級(jí)劃分（1）科技文件的價(jià)值鑒定一是確定歸檔范圍；二是劃分保管期限。（2）科技文件的密級(jí)劃分 參見(jiàn)：企業(yè)檔案工作

4、規(guī)范附錄A(DA/T422009)（ 二）分類(lèi)首先將科研文件按課題分開(kāi)；再依據(jù)本單位分類(lèi)方案對(duì)課題文件進(jìn)行歸類(lèi)確定分類(lèi)號(hào)科研檔案分類(lèi)方法（1）課題分類(lèi)法（2）專(zhuān)業(yè)課題分類(lèi)法（三）組卷1、組卷原則 遵循科技文件的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。組卷要在一個(gè)科研課題范圍內(nèi)進(jìn)行。2、組卷要求卷內(nèi)科技文件要齊全、完整、簽章手續(xù)完備。卷內(nèi)科技文件的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求3、組卷方法（1）與科研課題關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入科研課題類(lèi)中組卷，（2）按課題組卷：把同一個(gè)課題的文件組成一個(gè)卷。（3）按階段組卷：即按科研課題的立項(xiàng)階段（準(zhǔn)備階段）、研究實(shí)驗(yàn)

5、階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)和推廣應(yīng)用五個(gè)工作階段整理、組卷。4、卷內(nèi)文件的排列（1）科研類(lèi)文件宜按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。（2）卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。（3）卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列；一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。5、案卷編目（1）編頁(yè)號(hào)案卷內(nèi)文件以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。方法：可用號(hào)碼機(jī)逐頁(yè)打印頁(yè)號(hào)，也可用鉛筆或簽字筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào)單面書(shū)寫(xiě)的科技文件在其右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫(xiě)的科技文件材料，正面在其右下角，

6、背面在其左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。（2）卷內(nèi)目錄的編制序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序。文件編號(hào)：填寫(xiě)科技文件的文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。責(zé)任者：填寫(xiě)科技文件的形成者或第一責(zé)任者。文件材料題名：填寫(xiě)科技文件的全稱(chēng)。文件沒(méi)有題名的應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)題名（用 括起）日期：填寫(xiě)科技文件的形成時(shí)間年、月、日。頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每件科技文件總頁(yè)數(shù)。備注：可根據(jù)實(shí)際填寫(xiě)需注明的情況。（3）卷內(nèi)備考表的編制說(shuō)明：卷內(nèi)科技文件的數(shù)量（總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)）、質(zhì)量以及在組卷和使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。立卷人：由立卷責(zé)任人簽名。立卷日期：填寫(xiě)完成立卷的日期。檢查人：由

7、案卷質(zhì)量審核者簽名。檢查日期：填寫(xiě)案卷質(zhì)量審核的日期?；ヒ?jiàn)號(hào)：填寫(xiě)反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明載體類(lèi)型。（4）案卷封面的編制案卷題名（案卷標(biāo)題） 一般由三個(gè)部分組成： 對(duì)象名稱(chēng)針對(duì)內(nèi)容文件名稱(chēng)。對(duì)象名稱(chēng)：科研課題的名稱(chēng)、代號(hào)。針對(duì)內(nèi)容：科研課題的子課題、階段、專(zhuān)業(yè)等。文件名稱(chēng)：立卷單位：填寫(xiě)負(fù)責(zé)科技文件組卷的部門(mén)或單位。起止日期：填寫(xiě)卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的時(shí)間年、月、日（用8位阿拉伯?dāng)?shù)字）。保管期限：填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限。密級(jí)：填寫(xiě)卷內(nèi)文件的最高密級(jí)。檔號(hào)：填寫(xiě)全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)（課題代號(hào)）案卷號(hào)。（5）案卷脊背的編制案卷脊背的項(xiàng)目有：保管期限、檔號(hào)、案卷題名，填寫(xiě)內(nèi)容與封面一致。

8、6、案卷裝訂、裝盒工作（1）案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。（2）裝訂要求及方法：符合檔案保護(hù)要求。裝訂用品必須對(duì)文件材料無(wú)害，不影響檔案的保存壽命；裝訂方式能較好地維護(hù)文件的原始面貌；選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)簡(jiǎn)便易行。 裝訂位置：左側(cè)裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)將文件左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊。 裝訂方法： 以件為單位裝訂的一般用線(xiàn)裝訂（縫紉機(jī)裝訂或用棉線(xiàn)“三孔一線(xiàn)”裝訂）； 整卷裝訂的一般采用棉線(xiàn)“三孔一線(xiàn)” 裝訂。 （3）以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章，式樣見(jiàn)GB/T118222008圖A7. （ 檔號(hào)序號(hào)）（4）案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙的折疊方法見(jiàn)GB/T1

9、0609.3-2009破損的文件應(yīng)修復(fù)。7、填寫(xiě)案卷目錄主要項(xiàng)目有：序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、總頁(yè)數(shù)、保管期限、備注。案卷目錄的內(nèi)容與案卷封面上對(duì)應(yīng)相一致。案卷目錄填寫(xiě)完畢后，應(yīng)按大類(lèi)分別加上案卷目錄封面、封底裝訂成冊(cè)，并填寫(xiě)案卷目錄封面的各個(gè)欄目。三、科研文件的歸檔管理（一）歸檔制度的內(nèi)容 歸檔制度，是各企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)為了做好科研文件歸檔工作，根據(jù)國(guó)家或行業(yè)的有關(guān)規(guī)定和本單位科研活動(dòng)的特點(diǎn)及科研文件的形成規(guī)律而制訂的指導(dǎo)科研文件歸檔工作的依據(jù)性文件。內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)。1、歸檔范圍：就是確定本單位（項(xiàng)目）哪些科研文件必須歸檔，哪些不必歸檔。主要根據(jù)本

10、單位科研活動(dòng)的具體情況而定。（參見(jiàn)：DA/T 422009 附錄A）2、歸檔時(shí)間按課題結(jié)束時(shí)間歸檔。按課題的階段歸檔。按年度歸檔。隨時(shí)歸檔。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等應(yīng)隨時(shí)歸檔。3、歸檔份數(shù)歸檔份數(shù)：歸檔文件一般是一式一份。重要的、利用頻繁的、有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。4、歸檔要求歸檔工作應(yīng)由文件的形成單位或部門(mén)承擔(dān)。歸檔的項(xiàng)目文件必須經(jīng)過(guò)鑒別；應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存。歸檔的文件必須按規(guī)定整理。歸檔的文件應(yīng)為原件。獲得負(fù)成果或因故中斷的科研課題的文件亦應(yīng)歸檔。（6） 兩個(gè)或兩個(gè)以上單位協(xié)作的科研課題，由課題主持單位保存整套檔案；協(xié)作單位除保存與自己所承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的

11、原件外，應(yīng)將復(fù)制件送交主持單位保存。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益，不能提供有關(guān)復(fù)制件，應(yīng)在協(xié)議、合同或委托書(shū)中明確，但協(xié)作單位應(yīng)將承擔(dān)任務(wù)的有關(guān)檔案目錄和檔號(hào)提供主持單位。主持單位對(duì)協(xié)作單位提交的檔案等負(fù)有保密責(zé)任。（7）與國(guó)(境)外合作研究的科研課題，應(yīng)在協(xié)議、合同中明確課題文件的歸檔范圍，并規(guī)定原件的歸屬。5、歸檔手續(xù) 1、課題負(fù)責(zé)人填寫(xiě)科研課題文件歸檔說(shuō)明書(shū)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，向檔案室辦理歸檔手續(xù)。2、檔案室驗(yàn)收合格后，課題負(fù)責(zé)人和檔案管理人員在科研課題文件歸檔移交單上簽字，并各執(zhí)一份。四、科研檔案管理（一）科研檔案由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。（二）科研檔案技術(shù)轉(zhuǎn)讓?zhuān)瑧?yīng)嚴(yán)格按照技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同規(guī)定的內(nèi)容提供復(fù)制件。（三）為了保護(hù)科研成果，嚴(yán)禁任何人或部門(mén)將科研檔案復(fù)制或非法轉(zhuǎn)讓?zhuān)`者按規(guī)定處理。（四）技術(shù)