電力文書管理

1、11 電子化時代文書管理觀念一、文書管理的重要性（算盤、口水翻書、點鈔票）1、文書是企業(yè)經(jīng)營執(zhí)行命令的依據(jù)2、文書是企業(yè)內(nèi)部相互溝通的橋梁3、文書是企業(yè)與外界接角的媒介4、文書是企業(yè)經(jīng)營的記錄與證據(jù)5、文書是企業(yè)制作決策所需的資料 企業(yè)為使文書管理效率化，必需研訂一套文書管理制之職責。業(yè)務行政部門負有訂定此項文書管理制度之職責，文書管理制度應包括下列有關(guān)規(guī)章。（會議紀錄要在最短的時間內(nèi)下）2（1）文書管理規(guī)定（2）文書流程圖（3）文書處理基準（4）文書檔案辦法（5）文書資訊化處理措施二、文書管理所遭遇的困難1、文書處理程序繁、手續(xù)多（小姑娘辭工含淚也要見老總最后一面）2、文書處理速度慢、稽催難

2、3、文書寄送，手續(xù)繁雜而遲緩4、文件泛濫、保管困難5、檔案無規(guī)律，找不出所需要之文書3三、文書管理的自動化1、文書制作的自動化2、文書傳遞的自動化3、文書保存的自動化4、文書印制的自動化5、圖表制作的自動化6、文書調(diào)閱的自動化7、文書追蹤的電腦化四、文書的簡化五、表單改善4一、表格改善在現(xiàn)代管理上的作用1、表格與任何工作人員都有密切的關(guān)系2、什么是辦公室工作？3、表格是辦公室工作的基礎(chǔ)工作4、為什么工作會繁忙？5、有效的表格有助于建立健全的報告，控制及授權(quán)制度6、良好的表格不但可以提高工作效率，更可以獲得良好的關(guān)系。5二、表格如何影響生產(chǎn)成本1、一張表格所值無幾的觀念2、表格如何花費掉金錢（1

3、）購買或印刷表格費用（2）使用、保管有關(guān)費用3、如何獲得真正的節(jié)省（1）取消多余的表格（2）必要的表格要設(shè)計得盡可能有效率而經(jīng)濟。6三、表格改善的檢討內(nèi)容1、程序分析2、表格設(shè)計3、表格流程4、表格管制5、實例演練7四、為何不重視表格問題1、不明白表格熱處理要性2、主管與幕僚缺乏溝通3、未整體規(guī)劃，隨狀況而自然產(chǎn)生4、未經(jīng)專責部門或人中負責設(shè)計及管理5、未借重具有專門知識的人才表格是管理過程的依據(jù)某些人利用表格表示位高權(quán)重8五、創(chuàng)造表格與設(shè)計表格對工作效率的影響1、創(chuàng)造表格所創(chuàng)造的表格： 資料繁雜無序，填寫與審閱均覺不便，令人一見厭煩，減低工作情緒及效率，造成人為時間的浪費。2、設(shè)計表格所設(shè)計

4、的表格： 資料簡要，并排列有序，重點明顯，使填者閱者能一目了然，工作時輕松愉快，效率提高9六、表格設(shè)計的五大要點1、使填寫者及閱表者均樂意接受2、資料能夠很容易的填入（盡量選用打“ ”）（1）足夠位置（2）合適的書寫線（3）正確的安排（4）”說明部分“位置合適（5）明顯分界3、已填入資料能很方便運用4、能盡量減少填入資料或運用表中資料時發(fā)生錯誤5、在適合運用范圍內(nèi)，盡量經(jīng)濟（最容易犯錯的往往是有經(jīng)驗的人，醫(yī)生看?。?0員工應聘登記表姓名性別民族身高出生年月政治面貌 郵 編：家庭詳細地址身份證號碼相片家庭成員：教育培訓經(jīng)歷：工作經(jīng)歷：應聘崗位 要求薪金 可到職日期申請人簽名：例：11 遠華企業(yè)有

5、限公司 應聘登記表登記時期： 年 月 日姓名 性別 出生年月 政治面貌籍貫 民族 身 高 體 重學歷 視 力 婚 否 性格特征相片英語水平一般 較好優(yōu)計算機 水 平身份證號碼本人聯(lián)系電話家庭詳細地址緊急情況聯(lián)系人聯(lián)系人電話個人資料家庭成員姓 名 與本人關(guān)系 年 齡 工作單位 職 務 聯(lián)系電話 教育經(jīng)歷起止年月 學校、培訓機構(gòu)名稱 專 業(yè) 所獲證書 證 明 人 工作經(jīng)歷是起止年月 工作單位 職 務 是否簽訂協(xié)議 單位電話 離職原因 限應聘崗位 要求薪金 可到職日期若公司需要，你是不愿意配合加班？ 是 否 原因：您的人生格言：以上資料必須屬實，否則一切后果由本人承擔申請人簽名：請閱背面122 文書

6、制作 一、文書的種類企業(yè)的文書，類別至多，可分為下列各類：1、對外文書（1）以業(yè)務為目的與各有關(guān)工商單位往來之文書（2）以公務為目的與各政府機關(guān)往來之文書（3）以交際為目的與外界人士往來之社交文書（4）廣告宣傳用之文書（5）有關(guān)交易及商業(yè)往來之契約文書（6）有關(guān)訴愿、訴訟之法務文書（例：訂金、定金）132、對內(nèi)文書（1）為洽商業(yè)務或解決問題，企業(yè)內(nèi)上下單位或平行單位間往來之文書。（2）為請示或報告事項幾周上級主管呈送之簽呈或報告書。（3）為公布某一事項之公布及通知書。（4）各項計劃書及會議記錄。（5）員工對企業(yè)當局之各項申請書，人事、財務、業(yè)務等部門向主管人員呈報之日報、月報、日志等文書。（6

7、）其他企業(yè)內(nèi)各項傳票、表單、圖表等文書。14三、文書制作要點1、制作文書應注意時效。2、總務行政部門應事先印制各類文書用紙，以備各部門之需。3、企業(yè)文書目前已力求簡化。4、一文應以處理一事為原則而且語名宜短，內(nèi)容條文化。5、文書用語應采詞詞意清晰的語法。6、避免使用艱深難解或模棱兩可詞名。7、文書應正確使用標點符號。8、函的結(jié)構(gòu)應有“主旨”與“說明”。（公告欄內(nèi)的資料一般在一周至兩周內(nèi)）153 文書處理一、文書收發(fā)部門1、設(shè)置文書收發(fā)部門2、文書收發(fā)的目的3、文處理規(guī)定訂定內(nèi)容要點二、收文、分文1、收文2、分文16三、文書簽辦1、簽擬意見（1）簽擬意見須簽寫于“簽辦紙”或“文書處理單”上，附同

8、收文呈請上級核定。（2）簽擬意見如須請其他部門表示意見，則須送請有關(guān)部門會簽，會簽單位須在簽辦紙或“文書處理單”上列明會簽之單位名稱及其會簽意見。（3）會簽時如會簽單位有不同之意見，應指出與原簽單位不同意見之要點，以合便上級主管加以核定。（4）如果收文簡單，可以直接輸文稿簽復，則可免辦簽擬意見。172、辦理文稿（1）辦理文稿應依據(jù)所核定之簽擬意見（2）擬發(fā)文文稿應分“主旨”與“說明”二部分（3）發(fā)出文書如有時限應加蓋“速件”或“最速件”之戳，如為機密文件應加蓋“密件”之戳（4）發(fā)出文書如須抄送副本給有關(guān)單位，應于文書“抄送副本欄”下列舉抄送單位，以便分送18（5）已進入文書管理電腦化處理之企業(yè)

9、，各經(jīng)辦人可操作電腦終端機之文書處理系統(tǒng)辦理各種發(fā)出文書之文稿（6）電腦制作之文稿如需呈送主管核定時，可透過電腦網(wǎng)路將文稿轉(zhuǎn)入主管終端機，主管即可直接操作終機將文稿修改或核定（7）亦可將電腦終端機制作之文稿列印呈核19四、文書繕校文書繕寫與校對乃是文書處理的另一重要階段，如繕寫與校對有誤，則影響文書效果，而繕校工作多由總務行政部門負責，更不可掉以輕心。1、繕寫2、校正五、用印、發(fā)文1、用印2、發(fā)文3、特殊文書之發(fā)送處理20六、文書稽催1、時限2、稽催七、文書保密1、機密區(qū)分2、密件處理3、文件解密214 檔案管理一、檔案制度1、檔案制度的意義 所謂檔案制度乃是將文書應其必要狀況有系統(tǒng)的編列及保

10、管，并隨時可以取出直至廢棄的一貫制度。這不公是簡單的整理文書，而是最要緊的有系統(tǒng)的作法。（5S的整理、整頓）22 從有關(guān)對象所受的文書，或者花費了寶貴時間作成的文書，都必須加以整齊地保管、保存。當工作上需要下判斷或做決定時所要做根據(jù)的文書，都必須能夠隨時提出應用而整理。最重要的是消除尋找文書時間的浪費而隨時可以取出這乃是檔案制度。232、設(shè)計檔案制度的重點（1）有必要的文書，應使每一個人隨時可以取出而以系統(tǒng)分別整理。（2）有必要的文書應安全地保管、保存。（3）不必要的文書，應有計劃性的隨時廢棄。3、設(shè)計檔案制度的前提條件 檔案制度應符合公司乃至各部門的條件與需而設(shè)置，在設(shè)計時須檢討。（1）何等

11、文書是心要的？（2）該文書如何使用？（3）該文書使用多少？24 檔案制度乃是用來管理各式各樣的文書。因此制作文書之際，同時應考慮如何使檔案管理更容易化。4、一般企業(yè)采用檔案制度的方向與業(yè)務的配合 檔案制度應符合各該企業(yè)業(yè)務性質(zhì)。一般企業(yè)為修理其日常繁忙的企業(yè)活動，檔案制度必須具有效率以配合業(yè)務之需求。 檔案制度是要將文書管理，促使最大的合理化，同時促進其客觀化的一種技術(shù)。尤其是一種非常忙碌的事務工作，更須消減浪費而促進工作順利的方法。255、檔案制度與文書的配合（1）來往信件（對內(nèi)、對外）、報告書、計劃書、簽呈、會議紀要（2）傳標類、報表類（3）帳簿類（4）說明書、印刷品（5）資料卡（6）圖書、雜志、文獻26文書歸檔的流程外來文書撰擬文書整理區(qū)別即時廢棄保 管年度換位保 存永久保存廢 棄一年廢棄三年廢棄五年廢棄十年廢棄第一年第二年第三年27二、檔案保管 檔案保管在企業(yè)中有二種方式，一乃由總務行政部門文書課或檔案室集中管理，公司所有文書除各部門自行收發(fā)之文書外，均由總務行政部門存檔管理，一乃由各部門個別自行管理，凡其主辦業(yè)務之文書，不論是公司文書或本部門自行收