秘書禮儀接待培訓課件：第18講 第七章 辦公室日常事務管理（項目16-20）

1、 第七章 辦公室日常事務管理-12022/7/10.1本章的教學目的和要求：【知識目標】掌握辦公室機要保密的內(nèi)容；掌握辦公室值班工作制度；掌握辦公室印信管理工作制度。【能力目標】掌握辦公室機要保密的內(nèi)容；掌握辦公室值班工作制度；掌握辦公室印信管理工作制度?！卷椖炕蛉蝿铡?。辦公室日常事務管理-12022/7/10.21.辦公室日常事務2.會議室和用車登記3.時間管理4.上司臨時交辦事項5.文字記錄6.簽收郵件7.印章管理8.介紹信的使用9.值班工作10.零用現(xiàn)金管理辦公室日常事務管理-22022/7/10.311.辦理差旅事務12.突發(fā)事件13.督查工作14.保密工作15.工作計劃16.團隊管理

2、17.陪同協(xié)助工作18.調(diào)查研究19.參觀展覽招商活動20.簽字慶典儀式項目一、辦公室日常事務 P123-1242022/7/10.4辦公室日常事務一、辦公室一般性日常事務工作內(nèi)容二、辦公室一般性日常事務的重要性三、改進日常辦公室事務工作流程的基本思路四、改進日常辦公室事務工作流程的注意事項項目二、會議室登記和用車登記 P124-1252022/7/10.5會議室登記和用車登記 一、會議室登記要求二、會議室預訂登記表三、用車登記的要求四、用車預訂登記表項目三、時間管理 P125-1282022/7/10.6時間管理一、時間管理的內(nèi)容二、時間管理工具三、時間管理技巧四、時間管理表五、工作日志項目

3、四、上司臨時交辦事項 P128-1292022/7/10.7上司臨時交辦事項 一、上司臨時交辦事項的特點二、上司臨時交辦事項范圍三、辦理上司臨時交辦事項的原則項目五、文字記錄 P129-1302022/7/10.8文字記錄一、記錄的準備工作二、記錄的主要內(nèi)容三、誠用的記錄方法四、文字記錄的要求項目六、簽收郵件 P130-1332022/7/10.9簽收郵件一、收進郵件初步分揀及時查封準確登記郵件分辦二、郵件寄發(fā)簽字核對封裝寄發(fā)三、寄發(fā)、傳閱要求項目七、印章管理 P133-1352022/7/10.10印章管理一、印章的種類單位印章領(lǐng)導人公用印章秘書部門印章單位專用章二、印章的樣式材料形狀規(guī)格印

4、文圖案三、管理使用要求專人管理保障安全防止污損四、印章使用申請用印用印登記五、印章刻制啟用刻制啟用六、印章停用銷毀停用銷毀項目八、介紹信的使用 P135-1362022/7/10.11介紹信的使用一、內(nèi)容標題稱謂簡介事由署名日期有效期二、結(jié)構(gòu)存根聯(lián)正式聯(lián)間隙三、管理專人負責防盜安全編號順序使用使用存根開出未用收回丟失處理要求四、使用要求審批手續(xù)內(nèi)容具體注明有效時間嚴格檢查一文一個單位填寫真實有效正文存根一致保持清潔簽字筆書寫項目九、值班工作 P136-1382022/7/10.12值班工作一、值班工作的任務和要求(一)辦理上司交辦事項（二）傳達溝通（三）處理來電來函（四）負責接待工作（五）掌握

5、上司的外出活動情況（六）協(xié)助處理安全保衛(wèi)工作二、值班工作要求1.堅守崗位2.認真處理事務3.做好記錄4.熱情接待來訪者5.加強安全保衛(wèi)工作6.完備交接班手續(xù)項目十、備用現(xiàn)金的管理 P138-1392022/7/10.13備用現(xiàn)金的管理一、秘書備用現(xiàn)金的管理(一)建立零用現(xiàn)金賬簿（二）嚴格遵守財經(jīng)制度不設小金庫（三）制作零用現(xiàn)金憑單備（四）手續(xù)齊備（五）認真核對（六）做賬記錄（七）即時報銷二、報銷的程序1.及時填寫單據(jù)2.張貼出差報銷單3.票據(jù)符合規(guī)定4.及時處理超出預算問題項目十一、辦理差旅事務 P139-1422022/7/10.14辦理差旅事務一、制訂商務旅行計劃辦理出差準備工作差旅交通住

6、宿標準預訂購買車票機票船票支票和兌換外幣等制訂商務旅行計劃二、制定旅程表日期時間地點商務活動內(nèi)容交通工具聯(lián)系方式及信息備注三、上司商務旅行的準備工作四、領(lǐng)導臨行前的工作安排五、領(lǐng)導動身前的工作安排六、出差過程中的秘書工作七、出差回來后的秘書工作項目十二、突發(fā)事件 P144-1452022/7/10.15突發(fā)事件一、突發(fā)事件的種類自然災害（地震、水災、臺風、火災）突發(fā)公共事件（傷害、交通事故、廠礦工傷事件、炸彈威脅）二、突發(fā)事件的處置原則快速反應以人為本公開透明重塑形象三、危機處理方法偶發(fā)性自然災害的處置偶發(fā)性人為事故的處置刑事案件的處置偶發(fā)性政治事件的處置四、事故情況記錄單五、工傷情況報告表項

7、目十三、督查工作 P146-1492022/7/10.16督查工作 一、秘書督查工作的特點 復雜性原則性權(quán)威性時限性二、秘書督查工作的原則 系統(tǒng)原則實事求是原則主動性原則多層次落實原則時效性原則督查和幫辦結(jié)合原則三、督查工作的內(nèi)容四、督查工作的程序五、督查工作的主要方法六、工作協(xié)調(diào)的基本原則項目十四、保密工作 P149-1512022/7/10.17保密工作一、企業(yè)保密工作的主要內(nèi)容具有機密內(nèi)容的文件具有機密內(nèi)容的會議文件專利技術(shù)發(fā)明創(chuàng)造科研成果工藝配方等機構(gòu)設立及變更、產(chǎn)權(quán)變動、資產(chǎn)重組等資料各類公章、印信和證件等人員的考核材料涉及機密的文書檔案材料二、載體信息形式及保密工作的具體措施口頭信

8、息的安全3點紙面信息的安全5點電子信息的安全6點三、保密工作的制度內(nèi)容項目十五、工作計劃 P151-1522022/7/10.18工作計劃一、工作計劃的種類（5點）二、工作計劃的內(nèi)容和要求（5點）三、制定工作計劃表的要求（9點）四、制定和實施工作計劃的注意事項（5點）項目十六、團隊管理 P152-1532022/7/10.19團隊管理 一、制定團隊目標（5點）二、分配團隊任務三、保持信息溝通四、開展團隊建設（3點）五、團隊領(lǐng)導的作用（11點）項目十七、陪同協(xié)助工作 P153-1542022/7/10.20陪同協(xié)助工作一、陪同工作基本原則組織的整體利益為出發(fā)點考慮事情的重要程度考慮事情的主次多次

9、協(xié)調(diào)虛心聽取各方意見二、陪同協(xié)助工作的類型商務談判型參加會議型檢查考核型處理問題型調(diào)查研究型慰問看望型三、陪同協(xié)助工作的特點工作要求高流動性較大情況變化快時限性較強環(huán)境很復雜四、陪同協(xié)助工作的要求主動工作細心辦事謹慎說話以身作則項目十八、調(diào)查研究 P154-1572022/7/10.21調(diào)查研究一、調(diào)查研究的類型1.普遍調(diào)查法2.典型調(diào)查法3.抽樣調(diào)查法4.開調(diào)查會法5.個別調(diào)查法6.實地觀察法二、調(diào)查研究的方法1.問卷調(diào)查法2.座談會3.實地觀察法4.文獻法5.個別訪問法6.專家論證法7.電話調(diào)查法8.網(wǎng)絡調(diào)查法9.民意測驗法法三、調(diào)查研究注意事項7點四、制定調(diào)查研究課題的方法1.從原始信息

10、中2.根據(jù)上司意圖3.根據(jù)員工反映3.根據(jù)中心工作2022/7/10.222022/7/10.232022/7/10.24能夠順利開展調(diào)研工作的秘書人員至少要具備以下幾方面的能力公關(guān)能力表達能力分析能力觀察能力調(diào)查研究的方法普遍調(diào)查典型調(diào)查個案調(diào)查個別調(diào)查重點調(diào)查抽樣調(diào)查電話調(diào)查網(wǎng)絡調(diào)查專家調(diào)查民意調(diào)查實地調(diào)查問卷調(diào)查文獻調(diào)查訪問調(diào)查項目十九、參觀展覽招商活動 P157-1602022/7/10.27參觀展覽招商活動一、參觀活動1.參觀活動的目的5點2.參觀活動的類型2點3.參觀活動的注意事項5點二、展覽活動1.展覽活動的目的4點2.展覽活動的類型4點3.展覽活動的注意事項4點三、招商活動1.

11、招商的形式8點2.秘書在招商談判中的注意事項3.談判結(jié)束后秘書要注意事項2022/7/102022/7/102022/7/102022/7/10.312022/7/10.322022/7/10.332022/7/10.342022/7/10.352022/7/10.362022/7/10.372022/7/10.38項目二十、簽字慶典儀式 P160-1612022/7/10.39簽字慶典儀式一、簽字儀式1.簽字儀式的類型雙邊簽字儀式多邊簽字儀式2.簽字儀式的禮儀3.簽字儀式的準備工作二、典禮儀式1.典禮儀式的類型節(jié)日慶典開幕典禮周年紀念日其他2.典禮儀式的籌備工作會場布置服務人員會場設備及用品

12、擬定儀式賓客名單2022/7/10.402022/7/10.412022/7/10.422022/7/10老年服務與管理專業(yè)現(xiàn)代學徒制試點工作啟動會舉行“浙江綠康養(yǎng)老教育獎學金”正式設立，“養(yǎng)老教育獎學金”達到130萬2022/7/10老年服務與管理專業(yè)現(xiàn)代學徒制試點工作啟動會舉行“浙江綠康養(yǎng)老教育獎學金”正式設立，“養(yǎng)老教育獎學金”達到130萬 4.辦學理念先進，企業(yè)參與 遵照“產(chǎn)教社政企行融合、教研用教育導一體”的辦學理念。作為教育部開展現(xiàn)代學徒制首批試點專業(yè)，與河北仁愛養(yǎng)老服務集團、山東頤合華齡養(yǎng)老咨詢有限公司、浙江綠康醫(yī)院投資管理有限公司與學院簽署現(xiàn)代學徒制協(xié)議書；在老年福祉學院設立“河北仁愛養(yǎng)老教育獎”“山東頤合華齡養(yǎng)老教育獎”、“浙江綠康養(yǎng)老教育獎”（累計95萬元）；與泰康人壽等大型養(yǎng)老企業(yè)簽署了“訂單式人才培養(yǎng)協(xié)議”，創(chuàng)新了“泰康訂單班”模式。現(xiàn)有校外實訓基地、附屬醫(yī)院32家，采取校企雙方共同教育、共同培養(yǎng)、集教學與就業(yè)為一身的訂單培養(yǎng)、對口就業(yè)模式。2022/7/102022/7/10.472022/7/10.