公司文書制作處理規(guī)定

1、公司文書制作處理規(guī)定第一條目的凡公司內(nèi)的公務文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本規(guī)則。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本規(guī)則。第二條名義公務文件的往來以各部長及部主管的名義簽署，有些簡單事項的文件，也可以部門的名義簽署。第三條呈交公司經(jīng)理的文件凡需呈遞公司經(jīng)理的文件，需逐級上報。各級領導需在調查核實的基礎上，寫出意見，注明需呈報經(jīng)理的姓名，然后上報。若不需呈報，則在該文書右上方空白處注明辦文單位的名稱、文號、年月日。第四條文書格式1）公務文件應盡可能簡單明了，使用楷書。2）文體使用口語即可。3）為了陳述理由和經(jīng)過，有時會使正文繁復，這時可將此部分內(nèi)容作為附件記于另外的紙上。第五條文件號碼文

2、件上應有制發(fā)單位規(guī)定的號碼，還應標明與此份文件有關的關鍵詞及復文文件的號碼、年月日，以便處理。第六條書寫格式1）文件通常在第一行寫上文號，第二行寫上能揭示文件內(nèi)容的標題，另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱，下一行寫明收件人姓名，然后在再下一行寫文件內(nèi)容。2）在屬于復審呈報的情況下，通常采取在文件末尾用后記的形式注明，應在文件末尾隔一行處寫下復審件的號碼、必要事項、年月日及復審者姓名。3）由部長發(fā)出的指令性文件上應有各收文單位的名稱，必要時要寫上號碼和年月日。第七條簽署及用印文件制發(fā)者及收件者應注明職務，也可根據(jù)情況只署姓名。在文件制發(fā)者（個人或單位）的下方蓋上制發(fā)者個人或制發(fā)單位的印章，文件處理

3、人將以此作為依據(jù)。但同時發(fā)往多個單位的文件（如通知等），為了簡便，多采用印制好的印刷品，此時簽名及蓋印即可省略。第八條封簽上的記錄文件封簽上的記錄，依照以下各條進行。1）用于普通文件的信封上，要寫明送達單位的名稱及“公啟”的字樣，同時在左側寫上是否加急掛號等，并在其下寫上發(fā)文號碼。信封背面寫發(fā)文單位。2）秘密文件的信封上，除要在正面的左側寫上“秘”的字樣外，其他參照第一條。3）必須收文者自行開啟的文件，信封上要寫清姓名，同時在左側寫上“親啟”字樣。4）機密文件要用兩層信封，內(nèi)封上寫文件標題，外封上的標志參照以上各條在左側寫明“密”的字樣。5）文件內(nèi)容特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的可參照前項。

4、6）本條款第一項中所列內(nèi)容，除有關機密的外，簡易的文件可依照第二條進行，只要在信封背面左下角用小號字印上單位名稱即可。第九條文件用紙文件所用紙張另行規(guī)定（略）。第十條墨水文件原則上應用黑色墨水書寫或印刷。在使用墨水時要特別注意紙張的性能，文字應清晰可辨。第十一條文件種類的區(qū)分部、科長發(fā)文應根據(jù)文件的不同作用依以下原則區(qū)別使用不同文種。1）提案，不僅僅是發(fā)出指令，而且希望將其意見廣為討論。2）承認，就有關事務進行認定。3）請示，就所報內(nèi)容等候裁定。4）報告，關于指示的答復性匯報。5）申請，請示對自己或有關事項處理的許可和承認，也可用于單方面提出申請。第十二條指示類文件的區(qū)別公司經(jīng)理及各部門領導對

5、下屬發(fā)布的文件依以下要求區(qū)別使用，雖不是部下但同屬命令所及范圍的也應參照執(zhí)行。1）指示，對申請、請示及要求的答復。2）傳達，有關事務上的指令。3）訓令，命令或注意事項。第十三條一般文件的區(qū)分不在前兩條之列的文件有以下類別：1）通牒，有關業(yè)務的通報。2）照會，意見或需要回復的事項。3）回答，對照會的答復。第十四條電文文件的記錄方式另行規(guī)定。第十五條依靠電信傳達的文件，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語以使電文簡短。電報通常在結尾處注明發(fā)電單位的代號。重要的文書，在發(fā)出電報的同時，還應將有關材料以書寫或印刷的方式成文送交收件人。第十六條文書的起草及制發(fā)要領1）辦公室的通告、通知、會議

6、文件或傳閱文件、機構內(nèi)部文件以及對外發(fā)文須根據(jù)本要領起草，并經(jīng)辦公室主任審核或經(jīng)相關業(yè)務科室領導合議后制成。2）文件形成者在制定文件時需經(jīng)主管上級的審核。3）審核者須對文件的形式、內(nèi)容進行認真審閱、核查，對不當之處加以修正，使之明白無誤。4）文件形成者在制定文件時應注意以下幾點文件應是一文一事。除有特殊規(guī)定外，應注明以下事項：文號、發(fā)文日期、發(fā)文機關（發(fā)文者）、收文機關（收文者）、文件標題、文件擬稿人及有關責任者。文件標題應簡潔明了，準確鮮明地揭示文件內(nèi)容。文字應盡可能口語化，通俗易懂。行文要層次清楚，準確使用標點符號，必要處劃分段落。對于兩頁以上的文件要標明頁碼。對于文件中引用的其他相關文件

7、，要注明其文件號和文件形成日期。5）文件號可按如下方法編制;機關內(nèi)部文件可注明本科室代字或代號，連續(xù)性文件應注有連續(xù)號。對外行文時應注明本機關代字或代號。6）在書寫或印刷文件時應為事后的整理、裝訂留下余白處。7）內(nèi)容簡單、非機密文件不一定密封發(fā)出，可直接傳閱或發(fā)送。8）對于定期制發(fā)文件或使用頻率較高的文件，為簡化手續(xù)，可事先規(guī)定好行文格式和文例，并以此為準事先做好印刷準備。9）除有特別規(guī)定外，發(fā)文通常應按如下規(guī)定注明發(fā)文機關（發(fā)文者）。辦公室文件注明辦公室主任姓名。機關內(nèi)部文件注明承辦科室負責人姓名。對外發(fā)文注明收文機關團體名稱。會議文件按規(guī)定署名，原則上理事會或常務理事會注明理事長，各種委員會注明委員長姓名。10）發(fā)文時對收件人應按如下規(guī)定書寫;對擔任領導職務的理事等應注明其姓名及職務。對全體會員可書寫“各位委員”。對某一特定委員可注明該委員姓名及所在單位名稱。11）對某些有特殊處理要求的文件應按如下規(guī)定予以注明;對有