系列培訓(xùn)1-電子郵件禮儀ppt課件

1、電 子 郵 件 禮 儀 “在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供應(yīng)需求的人。 他作為發(fā)信人寫每封Email的時(shí)候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時(shí)辰站在對方立場思索，將心比心。同時(shí)勿對他人之回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對他人之回答不屑一顧。 郵件標(biāo)題 稱謂與問候 郵件正文 郵件附件 言語選擇與漢字編碼 結(jié)尾署名 運(yùn)用技巧電子郵件禮儀郵件主題 主題是接納者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，運(yùn)用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判別其重要性。留意以下幾點(diǎn)：正常情況下不要空白標(biāo)題，這是最失禮的； 標(biāo)題要

2、簡短，不宜冗長標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性一封信盡能夠只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理?？蛇m當(dāng)用運(yùn)用大寫字母或特殊字符如“* !等來突出標(biāo)題，引起收件人留意，但應(yīng)適度，特別是不要隨意就用“緊急之類的字眼。 回復(fù)對方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需求更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。稱謂與問候 俗話說得好，“禮多人不怪，禮貌一些，總是益處的，即使郵件中有些地方表達(dá)欠妥，對方也能安靜的對待。留意以下兩點(diǎn)：恰當(dāng)?shù)胤Q謂收件者，拿捏尺度 郵件的開頭要稱謂收件人。這既顯得禮貌，也明確提示某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱謂大家、ALL。 假設(shè)對

3、方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理；假設(shè)不清楚職務(wù)，那么應(yīng)按通常的“x先生、“x小姐稱謂，但要把性別先搞清楚。 不熟習(xí)的人不宜直接稱謂英文名，對級別高于本人的人也不宜稱謂英文名。稱謂全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx，顯得很熟絡(luò)。 Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個(gè)“HI，中文的寫個(gè)他好；結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫個(gè)“祝您順利之類的也就可以了。 郵件正文1 正文是郵件最重要的部分，留意以下幾點(diǎn)：Email正文要簡明扼要，行文照射 Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；假設(shè)詳細(xì)內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要引見，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)

4、展詳細(xì)描畫。 正文行文應(yīng)照射，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確明晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才干看完他的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。 留意Email的論述語氣 根據(jù)收件人與本人的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)展論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可隨便地轉(zhuǎn)給他人，因此對他人意見的評論必需謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門就是深化的教訓(xùn)！ 郵件正文2Email的正文應(yīng)多用1234之類的列表，將事情闡明清楚 假設(shè)事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)展明晰明確的闡明。堅(jiān)持他的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看他

5、沒分段的長篇大論。 一次郵件交待完好信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充或者“更正之類的郵件，這會讓人很反感。 盡能夠防止拼寫錯誤和錯別字，留意運(yùn)用拼寫檢查 這是對他人的尊重，也是本人態(tài)度的表達(dá)。假設(shè)是英文Email，最好把拼寫檢查功能翻開; 假設(shè)是中文Email，留意拼音輸入法帶給他的弱智同音別字。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必本人仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文能否照射，拼寫能否有錯誤。 郵件正文3合理利用圖片，表格等方式來輔助論述 對于很多帶有技術(shù)引見或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字方式很難描畫清楚。假設(shè)配合圖表加以論述，收件人一定會表揚(yáng)他的體恤。 郵件附件附

6、件是郵件的一個(gè)重要組成部分，留意以下幾點(diǎn)：假設(shè)郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要闡明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí) 附件數(shù)目不宜超越4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包緊縮成一個(gè)文件言語的選擇和漢字編碼 在言語的選擇和漢字編碼方面，留意以下幾點(diǎn)：只在必要的時(shí)候才運(yùn)用英文郵件。 英文郵件只是交流的工具，而不是用來夸耀和鍛煉英文程度的。假設(shè)收件人中有外籍人士，應(yīng)該運(yùn)用英文郵件交流；假設(shè)收件人是其他國家和地域的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，他的中文郵件在其他地域能夠顯示成為亂碼天書。 尊重對方的習(xí)慣，不自動發(fā)起英

7、文郵件。 假設(shè)對方與他的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；假設(shè)對方發(fā)英文郵件給他，也不要老土的用中文回復(fù)。 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議運(yùn)用中文 他很難保證他的英文表達(dá)程度或收件人中某人的英文了解程度存在問題，而影響郵件所涉及問題的處理。選擇便于閱度的字號和字體 中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研討證明最適宜在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，對公務(wù)郵件來說，最好不用背景信紙。結(jié)尾署名 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然他的朋友能夠從發(fā)件人中認(rèn)出他，但不

8、要為他的朋友設(shè)計(jì)這樣的任務(wù)。簽名信息不宜過多 電子郵件音訊末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，普通不超越4行。他只需將一些必要信息放在上面，對方假設(shè)需求更詳細(xì)的信息，自然會與他聯(lián)絡(luò)。 援用一個(gè)短語作為他的簽名的一部分是可行的，比如他的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場所，切記一定要得體。不要只用一個(gè)簽名檔 對內(nèi)、對私、對熟習(xí)的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)展簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。他可以設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈敏調(diào)用。 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號普通應(yīng)選擇比正文字體小一

9、些。運(yùn)用技巧1及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立刻處置是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時(shí)間處置，但普通不要超越24小時(shí)。 假設(shè)事情復(fù)雜，他無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說收到了，我們正在處置，一旦有結(jié)果就會及時(shí)回復(fù)，云云。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出呼應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。 假設(shè)他正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響任務(wù)。進(jìn)展針對性回復(fù)當(dāng)回件回答問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答

10、案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)展必要的論述，讓對方一次性了解，防止再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。不要就同一問題多次回復(fù)討論 假設(shè)收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超越3次，這只能闡明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用溝通等其他方式進(jìn)展交流后再做判別。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。 對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長蠢笨而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)展小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。運(yùn)用技巧2要區(qū)分Reply和Reply All 假設(shè)只需求單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了 假設(shè)他對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論呼應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫他完成這件事情 。 假設(shè)他對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著一切人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。他們討論好了再通知大家。 不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。自動控制郵件的來往 為防止無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥、“無需行動、“僅供參考，無需回復(fù)。運(yùn)用技巧3TO，CC中的各收件人的陳列應(yīng)遵照一定的規(guī)那么。 比如按部門陳列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)那么有助于提升他的籠統(tǒng)。 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息 在