收發(fā)文辦理及辦畢文件處置課件

1、第五章 收發(fā)文辦理及辦畢文件處置 學(xué)習(xí)目標(biāo) 本章重點(diǎn)掌握發(fā)文處理程序的一般過程，了解發(fā)文處理各工作環(huán)節(jié)的內(nèi)容，掌握會商、核稿、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。同時還要著重掌握收文處理的一般過程，了解各工作環(huán)節(jié)的內(nèi)容，掌握分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、注辦的方法與要求。了解辦畢公文處置活動的基本內(nèi)容，掌握清退、銷毀、立卷歸檔的范圍及有關(guān)規(guī)范性要求。 第一節(jié) 發(fā)文辦理 二、制發(fā)階段 一、撰文階段 發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。發(fā)文辦理定義（一）草擬1、文件寫作的要素：主旨、材料、結(jié)構(gòu)、語言。2、文件撰擬的步驟：領(lǐng)導(dǎo)交擬，明

2、確主旨；了解情況，選取材料；全面構(gòu)思，擬定提綱；起草正文，反復(fù)修改。3、文件擬寫的基本要求一、撰文階段審核的作用1、文稿審核能提高文件的質(zhì)量2、文稿審核能控制文件的數(shù)量3、文稿審核能直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作（二）審核審核的形式1、集體審核2、個人審核核稿的分工1、起草部門：起草部門主要負(fù)責(zé)人主要把握內(nèi)容關(guān)；2、辦公部門：對行文、內(nèi)容和形式關(guān)進(jìn)行全面審核；發(fā)文辦理程序上的審核特指辦公廳（室）的審核。3、起草部門的分管領(lǐng)導(dǎo)：對行文、內(nèi)容和形式關(guān)進(jìn)行全面審核；4、單位主要負(fù)責(zé)人：對文稿作出終審5、內(nèi)容涉及兩個或兩個以上單位職權(quán)范圍的文稿：有關(guān)單位會審，主辦單位全面審核，其他單位側(cè)重于審核與自己職權(quán)范圍相關(guān)的

3、內(nèi)容。業(yè)務(wù)部門起草單位名義行文的文稿，審核包括4個層面mht 業(yè)務(wù)部門名義行文的文稿，業(yè)務(wù)部門自行審核 審核的范圍1、行文審核2、政策審核3、措施審核4、程序?qū)徍?、文字審核6、格式審核（三）簽發(fā)1、簽發(fā)的意義2、簽發(fā)的要求3、簽發(fā)的原則（一）復(fù)核1、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備2、附件材料是否齊全3、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范二、制發(fā)階段（二）繕印1、打字與排版2、校對3、印刷與裝訂（三）用印1、用印應(yīng)先填寫用印登記表。2、用印時，應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)已批準(zhǔn)的用印份數(shù)加蓋印章。3、蓋印應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，所蓋印章要清晰端正。4、不得在空白信紙、介紹信上蓋印，以防弊端。5、用印后，應(yīng)根據(jù)用印登記單填寫用印登記簿。（四）登

4、記1、發(fā)出前必須登記。2、內(nèi)部發(fā)文和外部發(fā)文均須登記。3、登記項(xiàng)目內(nèi)容一般包括文件基本情況、簽收、整理歸檔情況三個方面。4、登記完畢，附上送文回執(zhí)單裝封。作用：便于文件的統(tǒng)計(jì)；便于文件的查找利用；也是核對交接文件的憑據(jù)。傳遞方式設(shè)置機(jī)構(gòu)主要針對的文件類型直接送達(dá)發(fā)文機(jī)構(gòu)1、需緊急送達(dá)的；2、重要或機(jī)密的；3、需立即辦理并反饋的；4、距離不遠(yuǎn)，直接送達(dá)安全、便捷的普通郵遞郵政部門無保密要求的文件機(jī)要通信郵政部門秘密、機(jī)密文件機(jī)要交通一般為黨政軍機(jī)關(guān)重要保密文件文件交換一般為黨政軍機(jī)關(guān)除了絕密件，均可傳遞電信傳遞電信系統(tǒng)黨政機(jī)關(guān)無保密要求文件重要保密文件互換文本合同、協(xié)議書、意向書等注意：1、涉密

5、、緊急、領(lǐng)導(dǎo)親啟件必須在信封上標(biāo)注；2、涉密件封口處加粘密封條，并加蓋騎縫章。（五）分發(fā)第二節(jié) 收文辦理 二、辦理階段 一、接收階段 收文辦理指對單位受到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦等環(huán)節(jié)。收文辦理定義簽收內(nèi)容1、清點(diǎn)文件實(shí)際數(shù)量；2、核對投遞單或送文登記簿上登陸的內(nèi)容是否屬實(shí)；3、查驗(yàn)封裝情況、到達(dá)時間；4、履行簽收手續(xù)；5、啟封查驗(yàn)內(nèi)容是否準(zhǔn)確。意義1、收文辦理工作的啟始環(huán)節(jié)；2、確保外部文件的合法進(jìn)入；3、明確交接雙方的責(zé)任。對象文件傳遞系統(tǒng)傳來的所有文件形式1、大、中機(jī)關(guān)設(shè)內(nèi)、外收發(fā)，二次簽收；2、小機(jī)關(guān)一般只設(shè)一個收發(fā)，一次簽收。要求外收發(fā)：1、認(rèn)真核對數(shù)量、內(nèi)容

6、；2、認(rèn)真檢查封套、封口、密封標(biāo)簽情況；3、核對無誤，簽字并注明收文日期；4、簡單登記后及時妥善轉(zhuǎn)送。內(nèi)收發(fā)：1、做好內(nèi)外收發(fā)之間的交接；2、除了親啟件外進(jìn)行啟封；3、取凈文件和隨附的發(fā)文通知單；4、檢查來文內(nèi)容是否準(zhǔn)確；5、對于初次來文的單位，應(yīng)保留其信封，若要復(fù)文時可依據(jù)封套上該單位的地址與郵政編碼等。一、接收階段登記內(nèi)容1、文件的主要數(shù)據(jù)；2、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、處理的主要數(shù)據(jù)；3、文件交接的數(shù)據(jù)。作用1、便于文件查找利用；2、便于文件統(tǒng)計(jì)；3、核對、交接文件的憑據(jù)。范圍1、文件傳遞系統(tǒng)（應(yīng)建立內(nèi)、外兩大系統(tǒng)）傳來的、需要承辦的（閱知、辦理、辦復(fù)）文件；2、帶有密級的資料； 3、外出參加會議或活動

7、帶回的“帳外文件”步驟1、每份文件首頁右上角加蓋“收文章”；2、分類（根據(jù)收發(fā)文數(shù)量確定具體方案）按序逐份登記。形式簿冊式、聯(lián)單式、電腦登錄方法1、按收文時間順序；2、按發(fā)文機(jī)關(guān)；3、按收文內(nèi)容性質(zhì)；4、按文件類型，如閱件和辦件、急件和平件、密件與一般文件等。要求1、完整反映收文信息；2、簡化手續(xù)；3、保證登記的及時安全，一般應(yīng)將將密件與平件分開登記。審核對象下級機(jī)關(guān)上報的需要辦理的公文。意義1、體現(xiàn)依法行政的精神；2、強(qiáng)化對下級機(jī)關(guān)來文的質(zhì)量控制。審核重點(diǎn)概括來講，還是審“三關(guān)”，行文關(guān)、內(nèi)容關(guān)、形式關(guān)。審核后文件的處置1、符合規(guī)定的，及時擬辦并送領(lǐng)導(dǎo)批辦或直接送有關(guān)部門承辦。2、不符合規(guī)定

8、的，經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報單位并說明理由。二、辦理階段擬辦批辦（請辦）定義指單位辦公部門或業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員對需辦理的文件提出建議的工作。是指由單位或部門的領(lǐng)導(dǎo)人對文件辦理提出批示性意見的工作。主體辦公部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員領(lǐng)導(dǎo)人內(nèi)容誰辦理、辦理程序、辦理時限。重要來文，提出建議或相關(guān)方案。大體與擬辦相同。范圍1、上級機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的文件；2、經(jīng)審核符合規(guī)定的下級機(jī)關(guān)來文；3、平行關(guān)系的單位需辦復(fù)的文件；4、內(nèi)容涉及幾個業(yè)務(wù)部門的文件；5、無慣例可循的文件；6、重要的人民來信；7、內(nèi)容重要的來文。性質(zhì)建議性的，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策、減少處理文件時間。決定性的，是領(lǐng)導(dǎo)人

9、行使職權(quán)、直接辦理公務(wù)的體現(xiàn)，是收文辦理的依據(jù)。意見寫作1、擬請部門辦理；2、擬請部門研究提出執(zhí)行方案，報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)；3、擬請部門于月日前辦復(fù)；4、擬請閱（批）示。一般“同意”。要求1、應(yīng)寫在文件處理單的擬辦欄內(nèi)；2、符合要求的書寫材料，字跡工整。1、批文完畢必須簽署姓名與日期；2、下級來文批文可寫在批示域，也可寫在文件處理單上，其它文件應(yīng)寫在文件處理單上；3、符合要求的書寫材料，字跡工整。承辦定義 專指文件在辦理程序上的處置，不必考慮內(nèi)容實(shí)現(xiàn)如何。方法1、閱知；2、辦理（承辦部門在規(guī)定的時限內(nèi)歸還來文，承辦即告結(jié)束）；3、辦復(fù)（復(fù)文發(fā)出，辦復(fù)遂告結(jié)束）。要求1、及時辦理；2、文件交接，

10、嚴(yán)格履行手續(xù)；3、承辦完畢及時留注；4、承辦完畢，文件退給文件管理人員保管。催辦定義文秘部門對文件辦理所進(jìn)行的督促與檢查的工作。意義防止文件積壓，提高辦文效率。范圍文件辦理的諸多環(huán)節(jié)均可使用。重點(diǎn)送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的文件。對象對內(nèi)催辦；對外催辦。方法1、一般文件定期催辦；2、緊急文件跟蹤催辦；3、重要文件重點(diǎn)催辦。注辦定義文件辦理完畢后將其承辦情況和結(jié)果進(jìn)行注明的工作。意義1、避免漏辦、重復(fù)辦理；2、必要時對文件辦理的過程和責(zé)任人等查考提供依據(jù)；3、明確文件已辦畢，為文件調(diào)閱和整理提供便利。內(nèi)容和方法1、閱件，簽注閱知，并標(biāo)注姓名和日期；2、辦復(fù)文件，承辦人注明是否已經(jīng)辦復(fù)、復(fù)文字號、日期；3、對于使用電話、面談等方方式結(jié)解決的，注明時間、地點(diǎn)、對方受話人員、主要內(nèi)容等，并由承辦人員簽名。要求1、必須及時；2、一般應(yīng)寫在批示域、文件處理單、文件辦理情況登記表；3、內(nèi)容必須完整準(zhǔn)確。查辦定義針對上級和本級單位領(lǐng)導(dǎo)交辦、批示的文件對承辦單位進(jìn)行督查落實(shí)并回報辦理結(jié)果的工作。原則圍繞單位的中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；尊重和依照有關(guān)單位及職能部門，督促、檢查幫助使之完成有關(guān)事項(xiàng)；實(shí)事求是，全面、客觀、準(zhǔn)確地反饋辦理結(jié)果。程序1、查辦立項(xiàng)；2、查辦交辦；3、查辦辦理