施工準備階段的資料管理講義課件

1、 第一節(jié) 建設工程文件和檔案資料管理概述一、建設工程文件檔案資料概念與特征(一)建設工程文件概念 建設工程文件指：在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。(二)建設工程檔案概念 建設工程檔案(projectarchives)指：在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。(三)建設工程文件檔案資料 建設工程文件和檔案組成建設工程文件檔案資料。(四)建設工程文件檔案資料載體(1)紙質(zhì)載體：以紙張為基礎的載體形式。(2)縮微品載體：以膠片為基礎，利用縮微技術

2、對工程資料進行保存的載體形式。(3)光盤載體：以光盤為基礎，利用計算機技術對工程資料進行存儲的形式。(4)磁性載體：以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎，對工程資料的電子文件、聲音、圖像進行存儲的方式。(五)建設工程文件檔案資料特征建設工程文件和檔案資料有以下方面的特征：1分散性和復雜性2繼承性和時效性3全面性和真實性4隨機性5多專業(yè)性和綜合性 (六)工程文件歸檔范圍(1)對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。(2)工程文件的具體歸檔范圍按照現(xiàn)行建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GBT 503282001)中“建設工程文件歸

3、檔范圍和保管期限表”共5大類執(zhí)行。二、建設工程文件檔案資料管理職責建設工程檔案資料的管理涉及到建設單位、監(jiān)理單位、施工單位等以及地方城建檔案管理部門。對于一個建設工程而言，歸檔(puttingintorecord)有三方面含義：(1)建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設過程中形成的文件向本單位檔案管理機構移交；(2)勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設過程中形成的文件向建設單位檔案管理機構移交；(3)建設單位按照現(xiàn)行建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GBT 503282001)要求，將匯總的該建設工程文件檔案向地方城建檔案管理部門移交。(一)通用職責(1)工程各參建單位填寫的

4、建設工程檔案應以施工及驗收規(guī)范、工程合同、設計文件、工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標準等為依據(jù)。(2)工程檔案資料應隨工程進度及時收集、整理，并應按專業(yè)歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加表格應統(tǒng)一歸類。(3)工程檔案資料進行分級管理，建設工程項目各單位技術負責人負責本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負責審核，各相關單位檔案管理員負責工程檔案資料的收集、整 理工作。(4)對工程檔案資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應按有關規(guī)定予以處罰，情節(jié)嚴重的，應依法追究法律責任。(二)建設單位職責(1)在工程招標及與勘察、設計、監(jiān)理、施工等單位簽

5、訂協(xié)議、合同時，應對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；(2)收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷歸檔；(3)負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；(4)收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；(二)建設單位職責(5)在組織工程竣工驗收前，應提請當?shù)爻墙n案管理部門對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收；(6)對列入當?shù)爻墙n案管理部門接收范圍的工程，工程竣工驗收3個月內(nèi)，向當?shù)爻墙n案管理部門移

6、交一套符合規(guī)定的工程文件；(7)必須向參與工程建設的勘察設計、施工、監(jiān)理等單位提供與建設工程有關的原始資料，原始資料必須真實、準確、齊全；(8)可委托承包單位、監(jiān)理單位組織工程檔案的編制工作；負責組織竣工圖的繪制工作，也可委托承包單位、監(jiān)理單位、設計單位完成，收費標準按照所在地相關文件執(zhí)行。(三)監(jiān)理單位職責(1)應設專人負責監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應由總監(jiān)理工程師負責，并指定專人具體實施，監(jiān)理資料應在各階段監(jiān)理工作結束后及時整理歸檔。(2)監(jiān)理資料必須及時整理、真實完整、分類有序。在設計階段，對勘察、測繪、設計單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進行監(jiān)督、

7、檢查；在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查。(三)監(jiān)理單位職責(3)可以按照委托監(jiān)理合同的約定，接受建設單位的委托，監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作。(4)編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時間，應按照現(xiàn)行建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GBT 503282001)和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時移交建設單位，由建設單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照建設工程監(jiān)理規(guī)范(GB 503192000)的要求，及時由項目監(jiān)理部提供。(四)施工單位職責(1)實行技術負責人負責制，逐級建立、健全施工文件管理崗位責任制，

8、配備專職檔案管理員，負責施工資料的管理工作。工程項目的施工文件應設專門的部門(專人)負責收集和整理。(2)建設工程實行總承包的，總承包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位。建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理、立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交，各承包單位應保證歸檔文件的完整、準確、系統(tǒng)，能夠全面反映工程建設活動的全過程。(四)施工單位職責(3)可以按照施工合同的約定，接受建設單位的委托進行工程檔案的組織、編制工作。(4)按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設單位進行工程竣工驗收。

9、(5)負責編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案管理部門要求，但應有完整施工文件移交建設單位及自行保存，保存期可根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案管理部門有關 要求確定。如建設單位對施工文件的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。(五)地方城建檔案管理部門職責(1)負責接收和保管所轄范圍應當永久和長期保存的工程檔案和有關資料。(2)負責對城建檔案工作進行業(yè)務指導，監(jiān)督和檢查有關城建檔案法規(guī)的實施。(3)列入向本部門報送工程檔案范圍的工程項目，其竣工驗收應有本部門參加并負責對移交的工程檔案進行驗收。三、歸檔文件的要求（一）歸檔文件的質(zhì)量要求(1)歸檔的工程文件一般應為原件。(2)工程文件的內(nèi)容及其深度必

10、須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。(3)工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。（一）歸檔文件的質(zhì)量要求(4)工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。(5)工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。(6)工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mmX210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。（一）歸檔文件的質(zhì)量要求(7)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使

11、用計算機所出圖紙的復印件。(8)所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。(9)利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面13的，應當重新繪制竣工圖。(10)不同幅面的工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法(GB10609389)統(tǒng)一 折疊成燦幅面，圖標欄露在外面。（一）歸檔文件的質(zhì)量要求(11)工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術指標(解像 力、密度、海波殘留量等)要符合國家標準，保證質(zhì)量，以適應長期安全保管。(12)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準確。(13)工程文件應采用

12、打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。（二）歸檔工程文件的組卷要求1.立卷的原則和方法(1)立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,便于檔案的保管和利用;(2)一個建設工程由多個單位工程組成的工程文件應按單位工程組卷.(3)立卷采用如下方法:1)工程文件可按建設程序分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分.2)工程準備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷;3)監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷;4)施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷;5)

13、竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷;6)竣工驗收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷;(4)立卷過程中宜遵循下列要求:1)案卷不宜過厚,一般不超過40MM;2)案卷內(nèi)不應有重份文件,不同載體的文件一般應分別組卷.2.卷內(nèi)文件排列(1)批復在前、請示在后.印本在前、定稿在后.主件在前、附件在后.(2)圖紙按專業(yè)排列(3)文字在前,圖紙排后.3.案卷的編目(1)編制卷內(nèi)文件頁號應符合下列規(guī)定:1)卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號.2)頁號編寫位置3)成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄.4)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號.(2)卷內(nèi)目錄編制應符合下列規(guī)定:(3)卷內(nèi)備考

14、表的編制應符合下列規(guī)定:1)卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件數(shù)以及立卷單位對案卷情況的說明.2)卷內(nèi)備考表排列卷內(nèi)文件的尾頁之后.(4)案卷封面的編寫應符合下列規(guī)定:1)保管期限分為永久、長期、短期三種期限.永久是指工程檔案需永久保存.長期是指工程檔案保存期等于工程的使用壽命.短期是指工程檔案保存20年以下.同一案卷內(nèi)有不同保存保存期限的文件,該案卷保存期限應從長.2)工程檔案套數(shù)一般不少于兩套,一套由建設單位保管,另一套原件要求移交當?shù)爻墙n案管理部門保存.3)密級分為絕密、機密、秘密三種.同一案卷內(nèi)有不同密級文件,應以高密級為本卷密級.四、建設工程檔案驗收與移交(一)驗收(1)

15、列入城建檔案管理部門檔案接收范圍的工程，建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請城建檔案管理部門對工程檔案進行預驗收。建設單位未取得城建檔案管理部門出具的認可文件，不得組織工程竣工驗收 (2)城建檔案管理部門在進行工程檔案預驗收時，應重點驗收以下內(nèi)容：1)工程檔案分類齊全、系統(tǒng)完整；2)工程檔案的內(nèi)容真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況；3)工程檔案已整理立卷，立卷符合現(xiàn)行建設工程文件歸檔整理規(guī)范的規(guī)定；4)竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章；5)文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；6)文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等

16、符合要求。(3)國家、省市重點工程項目或一些特大型、大型的工程項目的預驗收和驗收，必須有地方城建檔案管理部門參加。(4)為確保工程檔案的質(zhì)量，各編制單位、地方城建檔案管理部門、建設行政管理部門等要對工程檔案進行嚴格檢查、驗收。編制單位、制圖人、審核人、技術負責人必須進行簽字或蓋章。對不符合技術要求的，一律退回編制單位進行改正、補齊，問題嚴重者可令其重做。不符合要求者，不能交工驗收。(5)凡報送的工程檔案，如驗收不合格將其退回建設單位，由建設單位責成責任者重新進行編制，待達到要求后重新報送。檢查驗收人員應對接收的檔案負責。(6)地方城建檔案管理部門負責工程檔案的最后驗收。并對編制報送工程檔案進行

17、業(yè)務指導、督促和檢查。(二)移交(1)列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，建設單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程檔案。(2)停建、緩建工程的工程檔案，暫由建設單位保管。(3)對改建、擴建和維修工程，建設單位應當組織設計單位、監(jiān)理單位、施工單位據(jù)實修改、補充和完善工程檔案。對改變的部位，應當重新編寫工程檔案，并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交。 (4)建設單位向城建檔案管理部門移交工程檔案時，應辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。(5)施工單位、監(jiān)理單位等有關單位應在工程竣工驗收前將工程檔案按合同或協(xié)議規(guī)定的時間、套數(shù)移交給建設單位，

18、辦理移交手續(xù)。 五、建設工程檔案的分類(一)工程準備階段文件1立項文件2建設用地、征地、拆遷文件3勘察、測繪、設計文件4招投標及合同文件5開工審批文件6財務文件7建設、施工、監(jiān)理機構及負責人(二)監(jiān)理文件(1)監(jiān)理規(guī)劃(2)監(jiān)理月報中的有關質(zhì)量問題(3)監(jiān)理會議紀要中的有關質(zhì)量問題(4)進度控制，在建設全過程監(jiān)理中形成，包括：工程開工復工報審表，工程延期報審與批復，工程暫停令 (二)監(jiān)理文件(5)質(zhì)量控制，在建設全過程監(jiān)理中形成，包括：施工組織設計(方案)報審表，工程質(zhì)量報驗申請表，工程材料構配件設備報審表，工程竣工報驗單，不合格項目處置記錄，質(zhì)量事故報告及處理結果。(6)造價控制，在建設全過

19、程監(jiān)理中形成，包括：工程款支付申請表，工程款支付證書，工程變更費用報審與簽認。(二)監(jiān)理文件(7)分包資質(zhì) (8)監(jiān)理通知及回復 (9)合同及其他事項管理 (10)監(jiān)理工作總結 (三)施工文件包括建筑安裝工程和市政基礎設施工程兩大類.1建筑安裝工程(1)土建(建筑與結構)工程1)施工技術準備文件，施工組織設計，技術交底，圖紙會審記錄，施工預算的編制和審查，施工日志；2)施工現(xiàn)場準備；控制網(wǎng)設置資料等；3)地基處理記錄；地基釬探記錄和釬探平面布點圖，驗槽記錄和地基處理記錄，樁基施工記錄，試樁記錄；(1)土建(建筑與結構)工程4)工程圖紙變更記錄，設計會議會審記錄，設計變更記錄，工程洽商記錄；5)

20、施工材料預制構件質(zhì)量證明文件及復試試驗報告；6)施工試驗記錄；7)隱蔽工程檢查記錄；8)施工記錄；9)工程質(zhì)量事故處理記錄；10)工程質(zhì)量檢驗記錄(2)電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程1)一般施工記錄：施工組織設計，技術交底，施工日志；2)圖紙變更記錄：圖紙會審，設計變更，工程洽商；3)設備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄：設備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書，設備裝箱單、商檢證明和說明書、開箱報告，設備安裝記錄，設備試運行記錄，設備明細表； (2)電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程4)預檢記錄；5)隱蔽工程檢查記錄；6)施工試驗記錄：7)質(zhì)量

21、事故處理記錄；8)工程質(zhì)量檢驗記錄：檢驗批質(zhì)量驗收記錄，分項工程質(zhì)量驗收記錄，分部(子分部)工程質(zhì)量驗收記錄。(3)室外工程1)室外安裝(給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等)施工文件；2)室外建筑環(huán)境(建筑小品、水景、道路、園林綠化等)施工文件。 2市政基礎設施工程(1)施工技術準備施工組織設計，技術交底，圖紙會審記錄，施工預算的編制和審查。(2)施工現(xiàn)場準備(3)設計變更、洽商記錄(4)原材料、成品、半成品、構配件設備出廠質(zhì)量合格證及試驗報告(5)施工試驗記錄(6)施工記錄(7)竣工圖(8)竣工驗收文件 第二節(jié) 建設工程監(jiān)理文件檔案資料管理一、建設工程監(jiān)理文件檔案資

22、料管理基本概念(一)監(jiān)理文件檔案資料管理的基本概念 所謂建設工程監(jiān)理文件檔案資料的管理，是指監(jiān)理工程師受建設單位委托，在進行建設工程監(jiān)理的工作期間，對建設工程實施過程中形成的與監(jiān)理相關的文件和檔案進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設工程監(jiān)理文件檔案資料管理的對象是監(jiān)理文件檔案資料，它們是工程建設監(jiān)理信息的主要載體之一。(二)監(jiān)理文件檔案資料管理的意義(1)對監(jiān)理文件檔案資料進行科學管理，可以為建設工程監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件(2)對監(jiān)理文件檔案資料進行科學管理，可以極大地提高監(jiān)理工作效率。(3)對監(jiān)理文件檔案資料進行科學管理，可以為建設工程檔案的歸檔提供可靠

23、保證。 (三)工程建設監(jiān)理文件和檔案資料的傳遞流程項目監(jiān)理部的信息管理部門是專門負責建設工程項目信息管理工作的，其中包括監(jiān)理文件檔案資料的管理。因此在工程全過程中形成的所有資料，都應統(tǒng)一歸口傳遞到信息管理部門，進行集中加工、收發(fā)和管理，信息管理部門是監(jiān)理文件和檔案資料傳遞渠道的中樞。二、建設工程監(jiān)理文件檔案資料管理(一)監(jiān)理文件和檔案收文與登記 所有收文應在收文登記表上進行登記(按監(jiān)理信息分類別進行登記)。應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理部負責收文人員簽字。(二)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記 監(jiān)理工程師確定

24、文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進行傳閱。(三)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記 發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作應進行專項登記。(四)監(jiān)理文件檔案資料分類存放監(jiān)理文件檔案經(jīng)收發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學的分類方法進行存放，這樣既可滿足項目實施過程查閱、求證的需要，又方便項目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。 (五)監(jiān)理文件檔案資料歸檔監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗收、移交和管理工作，應根據(jù)現(xiàn)行建設工程監(jiān)理規(guī)范及建設工程文件歸檔整理規(guī)范并參考工程項目所在地區(qū)建設工程行政主管

25、部門、建設監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。按照現(xiàn)行建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T503282001)，監(jiān)理文件有10大類27 個，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下：(1)監(jiān)理規(guī)劃：1)監(jiān)理規(guī)劃(建設單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)；2)監(jiān)理實施細則(建設單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)；3)監(jiān)理部總控制計劃等(建設單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)。(2)監(jiān)理月報中的有關質(zhì)量問題(建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。(3)監(jiān)理會議紀要中的有關質(zhì)量問題(建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建

26、檔案管理部門保存)。(4)進度控制：1)工程開工復工審批表(建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；2)工程開工復工暫停令(建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。(5)質(zhì)量控制：1)不合格項目通知(建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；2)質(zhì)量事故報告及處理意見(建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。(6)造價控制：1)預付款報審與支付(建設單位短期保存)；2)月付款報審與支付(建設單位短期保存)；3)設計變更、洽商費用報審與簽認(建設單位長期保存)；4)工程竣工決算審核意見書(建設單位長期保存，送城

27、建檔案管理部門保存)。(7)分包資質(zhì)：1)分包單位資質(zhì)材料(建設單位長期保存)；2)供貨單位資質(zhì)材料(建設單位長期保存)；3)試驗等單位資質(zhì)材料(建設單位長期保存)。(8)監(jiān)理通知：1)有關進度控制的監(jiān)理通知(建設單位、監(jiān)理單位長期保存)；2)有關質(zhì)量控制的監(jiān)理通知(建設單位、監(jiān)理單位長期保存)；3)有關造價控制的監(jiān)理通知(建設單位、監(jiān)理單位長期保存)。 (9)合同與其他事項管理：1)工程延期報告及審批(建設單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；2)費用索賠報告及審批(建設單位、監(jiān)理單位長期保存；3)合同爭議、違約報告及處理意見(建設單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔

28、案管理部門保存)；4)合同變更材料(建設單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。(10)監(jiān)理工作總結：1)專題總結(建設單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)；2)月報總結(建設單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)；3)工程竣工總結(建設單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；4)質(zhì)量評估報告(建設單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。項目監(jiān)理部存放的文件和檔案原則上不得外借，如政府部門、建設單位或施工單位確有需要，應經(jīng)過總監(jiān)理工程師或其授權的監(jiān)理工程師同意，并在信息管理部門辦理借閱手續(xù)。 (六)監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢監(jiān)理文件檔案的更改應由原制定部門相應責任人執(zhí)

29、行，涉及審批程序的，由原審批責任人執(zhí)行。若指定其他責任人進行更改和審批時，新責任人必須獲得所依據(jù)的背景資料。監(jiān)理文件檔案更改后，由信息管理部門填寫監(jiān)理文件檔案更改通知單，并負責發(fā)放新版本文件。發(fā)放過程中必須保證項目參建單位中所有相關部門都得到相應文件的有效版本。文件檔案換發(fā)新版時，應由信息管理部門負責將原版本收回作廢?？紤]到日后有可能出現(xiàn)追溯需求，信息管理部門可以保存作廢文件的樣本以備查閱 第三節(jié)建設工程監(jiān)理表格體系和主要文件檔案一、監(jiān)理工作的基本表式 根據(jù)建設工程監(jiān)理規(guī)范(GB 503192000)，規(guī)范中基本表式有三類：A類表共10個表(A1A10)，為承包單位用表，是承包單位與監(jiān)理單位之

30、間的聯(lián)系表，由承包單位填寫，向監(jiān)理單位提交申請或回復。B類表共6個表(B1-B6)，為監(jiān)理單位用表，是監(jiān)理單位與承包單位之間的聯(lián)系表，由監(jiān)理單位填寫，向承包單位發(fā)出的指令或批復。C類表共2個表(C1、C2)，為各方通用表，是工程項目監(jiān)理單位、承包單位、建設單位等名有關單位之間的聯(lián)系表。(一)承包單位用表(A類表)本類表共10個，A1A10，主要用于施工階段。使用時應注意以下內(nèi)容：1工程開工復工報審表(A1)施工階段承包單位向監(jiān)理單位報請開工和工程暫停后報請復工時填寫2施工組織設計(方案)報審表(A2)施工單位在開工前向項目監(jiān)理部報送施工組織設計(施工方案)的同時，填寫施工組織設計(方案)報審表

31、，施工過程中，如經(jīng)批準的施工組織設計(方案)發(fā)生改變，工程項目監(jiān)理部要求將變更的方案報送時，也采用此表。3分包單位資格報審表(A3)由承包單位報送監(jiān)理單位，專業(yè)監(jiān)理工程師和總監(jiān)理工程師分別簽署意見，審查批準后，分包單位完成相應的施工任務。 4報驗申請表(A4)本表主要用于承包單位向監(jiān)理單位的工程質(zhì)量檢查驗收申報。用于隱蔽工程的檢查和驗收時，承包單位必須完成自檢并附有相應工序、部位的工程質(zhì)量檢查記錄；用于施工放樣報檢時應附有承包單位的施工放樣成果；用于分項、分部、單位工程質(zhì)量驗收時應附有相關符合質(zhì)量驗收標準的資料及規(guī)范規(guī)定的表格5工程款支付申請表(A5)在分項、分部工程或按照施工合同付款的條款完

32、成相應工程的質(zhì)量已通過監(jiān)理工程師認可后，承包單位要求建設單位支付合同內(nèi)項目及合同外項目的工程款時，填寫本表向工程項目監(jiān)理部申報。6監(jiān)理工程師通知回復單(A6)本表用于承包單位接到項目監(jiān)理部的“監(jiān)理工程師通知單”(B1)，并已完成了監(jiān)理工程師通知單上的工作后，報請項目監(jiān)理部進行核查。 7工程臨時延期申請表(A7)當發(fā)生工程延期事件，并有持續(xù)性影響時，承包單位填報本表，向工程項目監(jiān)理部申請工程臨時延期；工程延期事件結束，承包單位向工程項目監(jiān)理部最終申請確定工程延期的日歷天數(shù)及延遲后的竣工日期。 8費用索賠申請表(A8)本表用于費用索賠事件結束后，承包單位向項目監(jiān)理部提出費用索賠時填報。 9工程材料

33、構配件設備報審表(A9)本表用于承包單位將進入施工現(xiàn)場的工程材料構配件經(jīng)自檢合格后，由承包單位項目經(jīng)理簽章，向工程項目監(jiān)理部申請驗收；對運到施工現(xiàn)場的設備，經(jīng)檢查包裝無破損后，向項目監(jiān)理部申請驗收，并移交給設備安裝單位。10工程竣工報驗單(A10)在單位工程竣工，承包單位自檢合格，各項竣工資料齊備后，承包單位填報本表向工程項目監(jiān)理部申請竣工驗收。(二)監(jiān)理單位用表(B類表)本類表共6個，B1B6，主要用于施工階段。使用時應注意以下內(nèi)容：1監(jiān)理工程師通知單(B1) 本表為重要的監(jiān)理用表。是工程項目監(jiān)理部按照委托監(jiān)理合同所授予的權限，針對承包單位出現(xiàn)的各種問題而發(fā)出的要求承包單位進行整改的指令性文

34、件，工程項目監(jiān)理部使用時要注意尺度，既不能不發(fā)通知，也不能濫發(fā)，以維護監(jiān)理通知的權威性。(二)監(jiān)理單位用表(B類表)2工程暫停令(B2) 在建設單位要求且工程需要暫停施工；出現(xiàn)工程質(zhì)量問題，必須停工處理；出現(xiàn)質(zhì)量或安全隱患，為避免造成工程質(zhì)量損失或危及人身安全而需要暫停施工；承包單位未經(jīng)許可擅自施工或拒絕項目監(jiān)理部管理；發(fā)生了必須暫停施工的緊急事件時；發(fā)生上述五種情況中任何一種，總監(jiān)理工程師應根據(jù)停工原因、影響范圍，確定工程停工范圍，簽發(fā)工程暫停令，向承包單位下達工程暫停的指令。 (二)監(jiān)理單位用表(B類表)3工程款支付證書(B3) 本表為項目監(jiān)理部收到承包單位報送的“工程款支付申請表”(A5

35、)后用于批復用表4工程臨時延期審批表(B4) 本表用于工程項目監(jiān)理部接到承包單位報送的“工程臨時延期申請表”(A7)后，對申報情況進行調(diào)查、審核與評估后，初步做出是否同意延期申請的批復。(二)監(jiān)理單位用表(B類表)5工程最終延期審批表(B5) 本表用于工程延期事件結束后，工程項目監(jiān)理部根據(jù)承包單位報送的程臨時延期申請表”(A7)及延期事件發(fā)展期間陸續(xù)報送的有關資料，對申報情況進行調(diào)查、審核與評估后，向承包單位下達的最終是否同意工程延期日數(shù)的批復。(二)監(jiān)理單位用表(B類表)6費用索賠審批表(B6) 本表用于收到施工單位報送的“費用索賠申請表”(A8)后，工程項目監(jiān)理部針對此項索賠事件，進行全面

36、的調(diào)查了解、審核與評估后，做出的批復。(三)各方通用表(C類表)1監(jiān)理工作聯(lián)系單(C1)本表適用于參與建設工程的建設、施工、監(jiān)理、勘察設計和質(zhì)監(jiān)單位相互之間就有關事項的聯(lián)系，發(fā)出單位有權簽發(fā)的負責人應為：建設單位的現(xiàn)場代表(施工合同中規(guī)定的工程師)、承包單位的項目經(jīng)理、監(jiān)理單位的項目總監(jiān)理工程師、設計單位的本工程設計負責人、政府質(zhì)量監(jiān)督部門的負責監(jiān)督該建設工程的監(jiān)督師，不能任何人隨便簽發(fā)。(三)各方通用表(C類表)2工程變更單(C2)本表適用于參與建設工程的建設、施工、勘察設計、監(jiān)理各方使用，在任一方提出工程變更時都要先填該表。二、監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃應在簽訂委托監(jiān)理合同，收到施工合同、施工組織設

37、計(技術方案)、設計圖紙文件后一個月內(nèi)，由總監(jiān)理工程師組織完成該工程項目的監(jiān)理規(guī)劃編制工作，經(jīng)監(jiān)理公司技術負責人審核批準后，在監(jiān)理交底會前報送建設單位。三、監(jiān)理實施細則對于技術復雜、專業(yè)性強的工程項目應編制“監(jiān)理實施細則”，監(jiān)理實施細則應符合監(jiān)理規(guī)劃的要求，并結合專業(yè)特點，做到詳細、具體、具有可操作性，監(jiān)理實施細則也要根據(jù)實際情況的變化進行修改、補充和完善，內(nèi)容主要有：專業(yè)工作特點，監(jiān)理工作流程，監(jiān)理控制要點及目標值，監(jiān)理工作方法及措施。 四、監(jiān)理日記監(jiān)理日記由專業(yè)監(jiān)理工程師和監(jiān)理員書寫，監(jiān)理日記和施工日記一樣，都是反映工程施工過程的實錄，一個同樣的施工行為，往往兩本日記可能記載有不同的結論，

38、事后在工程發(fā)現(xiàn)問題時，日記就起了重要的作用，因此，認真、及時、真實、詳細、全面地做好監(jiān)理日記，對發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，甚至仲裁、起訴都有作用。四、監(jiān)理日記監(jiān)理日記有不同角度的記錄，項目總監(jiān)理工程師可以指定一名監(jiān)理工程師對項目每天總的情況進行記錄，通稱為項目監(jiān)理日志；專業(yè)工程監(jiān)理工程師可以從專業(yè)的角度進行記錄；監(jiān)理員可以從負責的單位工程、分部工程、分項工程的具體部位施工情況進行記錄，側(cè)重點不同，記錄的內(nèi)容、范圍也不同。項目監(jiān)理日志主要內(nèi)容有：(1)當日材料、構配件、設備、人員變化的情況；(2)當日施工的相關部位、工序的質(zhì)量、進度情況；材料使用情況；抽檢、復檢情況；(3)施工程序執(zhí)行情況；人員、設備

39、安排情況；(4)當日監(jiān)理工程師發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況；(5)當日進度執(zhí)行情況；索賠(工期、費用)情況；安全文明施工情況；(6)有爭議的問題，各方的相同和不同意見；協(xié)調(diào)情況；(7)天氣、溫度的情況，天氣、溫度對某些工序質(zhì)量的影響和采取措施與否；(8)承包單位提出的問題，監(jiān)理人員的答復等。五、監(jiān)理例會會議紀要監(jiān)理例會是履約各方溝通情況，交流信息、協(xié)調(diào)處理、研究解決合同履行中存在的各方面問題的主要協(xié)調(diào)方式。會議紀要由項目監(jiān)理部根據(jù)會議記錄整理，主要內(nèi)容包括：(1)會議地點及時間；(2)會議主持人；(3)與會人員姓名、單位、職務；(4)會議主要內(nèi)容、議決事項及其負責落實單位、負責人和時限要求；(5)其他事項。 五、監(jiān)理例會會議紀要例會上意見不一致的重大問題，應將各方的主要觀點，特別是相互對立的意見記人“其他事項”中。會議紀要的內(nèi)容應準確如實，簡明扼要，經(jīng)總監(jiān)理工程師審閱，與會各方代表會簽，發(fā)至合同有關各方，并應有簽收手續(xù)。六、監(jiān)理月報監(jiān)理月報由項目總監(jiān)理工程師組織編寫，由總監(jiān)理工程師簽認，報送建設單位和本監(jiān)理單位，報送時間由監(jiān)理單位和建設單位協(xié)商確定，一般在收到承包單位項目經(jīng)理部報送來的工程進度，匯總了本月已完工程量和本月計劃