要事第一的時(shí)間管理ppt課件

1、要事第一的時(shí)間管理劉會(huì)兵2021年12月通用職業(yè)技藝系列培訓(xùn) 之 小張?jiān)谝患毅y行任務(wù)，參與任務(wù)2年了，一個(gè)月前，指點(diǎn)讓小張預(yù)備一個(gè)大客戶的金融效力方案并要進(jìn)展商務(wù)展現(xiàn)。這自然是個(gè)很好的展現(xiàn)時(shí)機(jī)，小張也非常高興。 由于平常忙于日常任務(wù)，正好又趕上了奧運(yùn)會(huì)，小張白天和晚上都很忙碌。等到離宣講時(shí)間還有2天的時(shí)候，他才真正焦急起來。預(yù)備從明天開場(chǎng)全力以赴預(yù)備這次演說。 由于晚上是奧運(yùn)會(huì)足球決賽，第二天早上小張很晚才起來，只好打車去上班，很糟糕的是路上遇到了塞車，一下子堵了1個(gè)半鐘頭，等到了銀行曾經(jīng)9點(diǎn)多了。坐下來之后剛想開場(chǎng)預(yù)備，指點(diǎn)很焦急的找他，說有一個(gè)客戶贊揚(yáng)的問題讓小張?zhí)幹靡幌?，等小張?zhí)幹猛曩潛P(yáng)

2、曾經(jīng)中午了。正這個(gè)時(shí)候一個(gè)多年不見的朋友來找小張，小張中午時(shí)間陪這個(gè)朋友吃飯。 下午回來開場(chǎng)預(yù)備，剛開場(chǎng)了半個(gè)鐘頭，一個(gè)其他部門指點(diǎn)的電腦壞了，讓小張協(xié)助弄一下，小張做完后又和這位指點(diǎn)應(yīng)付好久，回去后本人指點(diǎn)又吩咐交年度任務(wù)總結(jié)，做完又快下班了。小張回到家中預(yù)備直到深夜，但到了那個(gè)時(shí)候曾經(jīng)頭暈眼花，沒有一點(diǎn)思緒。明天的展現(xiàn)也就可想而知了。小張犯了哪些錯(cuò)誤？常見的問題時(shí)間總是不夠用，經(jīng)常加班 比誰都忙，四處救火，任務(wù)越做越多方案趕不上變化，或方案從未兌現(xiàn)過對(duì)什么都不放心，每天忙于事務(wù)性任務(wù)任務(wù)抓不住重點(diǎn)，也沒空去想何為重點(diǎn)總無法說“不，因此總要打亂時(shí)間方案時(shí)間的特質(zhì)供應(yīng)毫無彈性：時(shí)間的供應(yīng)量是固

3、定不變的，在任何情況下不會(huì)添加、也不會(huì)減少。 無法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積存貯藏。無法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，時(shí)間是無法取代的。 無法失而復(fù)得：時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得。一年有365天；其中雙休日共 104 天； 法定假日 11 天； 公司帶薪休假 10 天； 帶薪病假 0 天；實(shí)踐任務(wù)約 天，共 小時(shí);假定有效任務(wù)時(shí)間為20-30%；全年有效任務(wù)時(shí)間為 小時(shí)。算算我們的時(shí)間：2401920384-576效果：效率：效能：時(shí)間管理的必要性時(shí)間管理的目的在于同時(shí)獲得三“效用更高的速度做更多的事，替代不了正確的做事；正確的做事得到效率，做正確的事得到效果。確定的

4、等待結(jié)果；以最小的代價(jià)或浪費(fèi)獲得結(jié)果；以最小的代價(jià)和浪費(fèi)獲得最正確的等待結(jié)果。 “績(jī)效任務(wù)成果任務(wù)質(zhì)量時(shí)效本錢控管勝利=價(jià)值速度2S=VC2可知時(shí)間管理的才干，至少占任務(wù)績(jī)效1/4比重;做最有價(jià)值的事提升他做事的價(jià)值；在單位時(shí)間內(nèi)做最多的事提升他做事的效率和速度。時(shí)間是資源，不是本錢時(shí)間管理的必要性時(shí)間管理的關(guān)鍵步驟：確定角色、職責(zé)和目的列出事件清單，排定順序制定時(shí)間方案表堅(jiān)持執(zhí)行并過程中調(diào)整要事第一的時(shí)間管理第一步：確定角色、職責(zé)和目的第二步：列出事件清單，排定順序第三步：制定時(shí)間方案表第四步：堅(jiān)決執(zhí)行并過程中調(diào)整要事第一的時(shí)間管理第一步：確定角色、職責(zé)和目的第二步：列出事件清單，排定順序第

5、三步：制定時(shí)間方案表第四步：堅(jiān)決執(zhí)行并過程中調(diào)整他們幾乎都成了社會(huì)各界頂尖勝利人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領(lǐng)袖、社會(huì)精英。 大都生活在社會(huì)的中上層。他們的那些短期目的不斷地被到達(dá)，生活質(zhì)量穩(wěn)步上升。他們成為各行各業(yè)不可短少的專業(yè)人士，如醫(yī)生、律師、工程師、高級(jí)主管等等。 幾乎都生活在社會(huì)的中下層面。他們能安穩(wěn)地生活與任務(wù)，但都沒有什么特別的成果。他們幾乎都生活在社會(huì)的最底層，他們的生活都過得很不如意，經(jīng)常失業(yè)，被社會(huì)救援，并且經(jīng)常在埋怨他人，埋怨社會(huì)。 為什么要設(shè)定目的？27% 沒有目的60% 目的模糊10% 比較明晰的短期目的3% 非常明晰的長(zhǎng)期目的目的平衡的四個(gè)方面安康事業(yè)與成就家庭與

6、社會(huì)交際人生的意義與價(jià)值飲食營(yíng)養(yǎng)、充沛的膂力、放松解壓、精神形狀、對(duì)生活的期望金錢、勝利升職、富有朋友、家庭外界關(guān)注、社會(huì)認(rèn)同夫妻關(guān)系信仰自我實(shí)現(xiàn)心思滿足哲學(xué)思索關(guān)于未來的想象平衡明晰目的的規(guī)范 詳細(xì)的Specific：目的必需盡能夠詳細(xì)； 可衡量的Measurable：到達(dá)與否有可衡量的規(guī)范和尺度； 可到達(dá)的Achievable：目的設(shè)定必需是經(jīng)過努力可到達(dá)的； 相關(guān)的Relevant：一切目的必需是有聯(lián)絡(luò)的、一致的； 以時(shí)間為根底的Time-based：方案目的的完成程度必需與時(shí)間相關(guān)聯(lián)。 公私兼顧：任務(wù)+家庭 目的為先：結(jié)果導(dǎo)向符合SMART原那么目的：在價(jià)值的指引下通向勝利！要事第一的

7、時(shí)間管理第一步：確定角色、職責(zé)和目的第二步：列出事件清單，排定順序第三步：制定時(shí)間方案表第四步：堅(jiān)決執(zhí)行并過程中調(diào)整1、列出事件清單 僅僅經(jīng)過大腦思索的內(nèi)容很容易被忘記 書寫的過程讓我們更清楚看到重要的事情 書寫的東西具有更強(qiáng)的約束力2、排定次序根據(jù)：任務(wù)的 程度 任務(wù)的 程度重要緊急練習(xí)：時(shí)間矩陣快速測(cè)評(píng) 這個(gè)工具是用來幫他快速評(píng)價(jià)本人破費(fèi)在時(shí)間矩陣的每個(gè)象限中的時(shí)間和精神各有多少。對(duì)于下面的八個(gè)問題圈出他的反響，從1到6。測(cè)試結(jié)果：緊急不緊急重要不重要時(shí)間管理矩陣圖要事 來自本人的目的急事 來自他人和情勢(shì)扁鵲的醫(yī)術(shù) 有一天，魏文王訊問扁鵲說：“他們家兄弟三個(gè)都從醫(yī)，都精于醫(yī)道，但是究竟誰的

8、醫(yī)術(shù)最好呢？ 扁鵲回答說：“長(zhǎng)兄最好，中兄次之，只需我是兄弟三個(gè)中最差的一個(gè)。 給它許多時(shí)間，立即就做！給它很多時(shí)間，計(jì)劃好你將何時(shí)做現(xiàn)在就做，給少量的時(shí)間控制花在這些任務(wù)上的時(shí)間緊急不緊急重要不重要時(shí)間管理根本戰(zhàn)略20-25%65-80%15%1% 花更多時(shí)間在第二象限，來發(fā)明時(shí)機(jī)和維護(hù)資源 為第一象限活動(dòng)做預(yù)測(cè)并將它們移入第二象限 預(yù)防或?yàn)榈谝幌笙藁顒?dòng)做預(yù)備，以減弱緊急程度 確認(rèn)和消除不能協(xié)助實(shí)現(xiàn)目的的活動(dòng)為第二象限預(yù)留時(shí)間把更多的精神留給重要的事要事第一的時(shí)間管理第一步：確定角色、職責(zé)和目的第二步：列出事件清單，排定順序第三步：制定時(shí)間方案表第四步：堅(jiān)決執(zhí)行并過程中調(diào)整1、果斷做出取舍

9、80/20原那么 “要事第一法那么只需真正重要的事才值得他為之付出珍貴的時(shí)間和精神！2、估算所需時(shí)間 根據(jù)本人的客觀才干估算 用“帕金森定律來調(diào)整 回絕拖延3、預(yù)留彈性空間 防止“多米諾效應(yīng) “5050原那么預(yù)留的時(shí)間緩沖方案中的時(shí)間用于知的活動(dòng)安排處理不可預(yù)見的問題排除外界的干擾顧及自發(fā)性、發(fā)明性的東西人際交往任務(wù)時(shí)間大約50%大約50%4、列出事件方案表工具：周任務(wù)方案表日期：5月17日至21日工作計(jì)劃完成時(shí)間責(zé)任人實(shí)際完成情況未完成原因A.MP.M7:0013:007:3013:308:0014:008:3014:309:0015:0015:3010:0016:0010:3016:301

10、1:0017:0011:3017:3012:0018:0012:3018:3013:0019:00工作要事生活要事19:30A健康:20:00B人際:20:30C學(xué)習(xí):21:00心靈:21:30家庭22:0022:3023:00工具：每日時(shí)間安排表工具：Outlook日歷假設(shè)他不自動(dòng)做出方案，他就要被動(dòng)的服從他人的方案！要事第一的時(shí)間管理第一步：確定角色、職責(zé)和目的第二步：列出事件清單，排定順序第三步：制定時(shí)間方案表第四步：堅(jiān)決執(zhí)行并過程中調(diào)整突發(fā)事件影響了我瑣碎事情太多可以“明天再做方案很好，為什么完不成？客戶贊揚(yáng)審核報(bào)銷單一位善聊客戶的內(nèi)部人員的咨詢打印機(jī)壞了他都會(huì)遇到哪些突發(fā)情況？判別：

11、能否該本人處置？確認(rèn)：緊要程度、時(shí)間要求處置：1常規(guī)問題按流程處置 2非常規(guī)問題做出判別，努力尋覓資源。留意： 不要讓“不速之客打亂他正在進(jìn)展的任務(wù) 1非緊急排入后續(xù)的任務(wù)方案中 2緊急將正在進(jìn)展中任務(wù)的節(jié)點(diǎn)做記錄對(duì)付打擾者的處置流程1. 建立有效的辦公環(huán)境盡量堅(jiān)持桌面整潔，只留正在做的事情任務(wù)中經(jīng)常要用到的用品應(yīng)容易獲得每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需求的東西堅(jiān)決扔掉處置瑣碎事情的技巧2. 文件處置的原那么每次只處置一份文件，一份文件只處置一次每天排出固定的時(shí)間批量、集中處置郵件、信件一項(xiàng)任務(wù)完成后文件就應(yīng)馬上分開桌面，歸入適當(dāng)?shù)臋n案堅(jiān)決扔掉不用要的文件3. 韻

12、律原那么堅(jiān)持本人的韻律，詳細(xì)的方法包括：對(duì)于無意義的打擾要學(xué)會(huì)禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式如，要適當(dāng)?shù)嘏c上司溝通減少來自上司地打擾等；要與他人的韻律相協(xié)調(diào)，詳細(xì)的方法包括：不要唐突地訪問對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。掌握生理節(jié)拍，精神最充沛、留意力集中的時(shí)間長(zhǎng)短1、拖延的代價(jià)浪費(fèi)了今天一時(shí)任務(wù)拖延，三倍時(shí)間歸還逃避積極的人生安康不良待處置問題的不斷增多長(zhǎng)期在壓力下任務(wù)的憂慮客服拖延的習(xí)慣動(dòng)手去做他能做或夢(mèng)想要做的事，勇氣包含了天分、才干與奇觀，只需動(dòng)手，心靈才會(huì)啟動(dòng)；開場(chǎng)做，任務(wù)才會(huì)完成。2、處理拖延的秘訣 獨(dú)一的方法就是去做它過程中調(diào)整未完成義務(wù)分析能否由于他為本人安排了太多的義務(wù)？

13、能否由于他把時(shí)間浪費(fèi)在了一些并不重要的事情上？能否由于他在某件事情上所需求的時(shí)間比想象中要多？能否由于他遭到了外界的干擾，才無法順利實(shí)施今天的方案？過去一天的價(jià)值和意義思想上的成就整體目的的實(shí)現(xiàn)進(jìn)度本人的心思形狀他人對(duì)我們的建議和指點(diǎn)為本人的身體安康做了什么 每天/每項(xiàng)義務(wù)終了簡(jiǎn)單回想一下 未完成任務(wù)順延至下一天 每天自省一下自律：命運(yùn)掌握在本人手中練習(xí)：一周的時(shí)間安排假設(shè)如今是星期日的晚上，他要方案未來一周的日程，面前是這一周要做的事情： 1他從昨天早晨開場(chǎng)牙疼，想去看醫(yī)生。 2星期六是一個(gè)好朋友的生日-他還沒有買禮物和生日卡。 3他有好幾個(gè)月沒有回家，也沒有寫信或打。 4明晚8 點(diǎn)有個(gè)1

14、小時(shí)長(zhǎng)的電視節(jié)目，與他的任務(wù)有親密關(guān)系。 5明晚有一場(chǎng)演唱會(huì)。 6他在圖書館借的書明天到期。 7一個(gè)朋友約請(qǐng)他周末去郊外露營(yíng)，他需求整理行李。 8他要在星期五交下周任務(wù)方案。 9明天下午2 點(diǎn)到4 點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議。 10他欠某人200 元錢-他明天也將參與那個(gè)會(huì)議。 11他明天早上從9 點(diǎn)到11 點(diǎn)要聽一場(chǎng)培訓(xùn)。 12他的上級(jí)留下一張便條，要他盡快與他聯(lián)絡(luò)。13他有一大堆臟衣服沒有洗。 14他想好好洗個(gè)澡 。 15他擔(dān)任的工程小組將在明天下午6點(diǎn)鐘開會(huì)，估計(jì)1小時(shí)。 16他身上只需5 塊錢，需求取錢。 17大家明天晚上聚餐。 18他錯(cuò)過了星期一的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄。 19這個(gè)

15、星期有些資料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需 2 小時(shí)。 20他收到一個(gè)朋友的信1 個(gè)月了，沒有回信，也沒有打給他。 21下下周一早上要作一次簡(jiǎn)報(bào)，估計(jì)預(yù)備簡(jiǎn)報(bào)要破費(fèi)15個(gè)小時(shí)，而且只能用業(yè)余時(shí)間。 22他約請(qǐng)戀人后天晚上來他家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有。 23下個(gè)星期二，他要參與一次業(yè)務(wù)考試。 請(qǐng)將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級(jí)，按優(yōu)先級(jí)把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制定一個(gè)時(shí)間安排表。 提示：在這些工程中，有些是相互沖突的，有些那么富有彈性的。如何制定一份合理適用的方案表呢？在制定時(shí)間表以前，請(qǐng)： 1把要做的事情全部看一遍 2確定每件事情的重要等級(jí) 3根據(jù)重要程度把事情重新排序 編好時(shí)間表以后，請(qǐng)思索： 1、哪些事情被放棄不做？為什么？ 2、哪件事情有最高的優(yōu)先級(jí)？為什么？ 3、他會(huì)高興地執(zhí)行這個(gè)方案嗎？ 時(shí)間管理的關(guān)鍵步驟：確定角色、職責(zé)和目的列出事件清單，排定順序制定時(shí)間方案