ERP采購管理操作流程培訓(xùn)資料

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。ERP采購管理操作流程-ERP采購管理操作流程采購是企業(yè)管理的一個(gè)重點(diǎn)對(duì)象，因?yàn)槠潢P(guān)系到企業(yè)資金的流出。所以，采購流程也是ERP管理的一個(gè)重點(diǎn)。但是，很多企業(yè)在操作過程中，缺乏總結(jié)，今天在這里，我就在這里把這工作給做了，給他們這些“懶人”做點(diǎn)事情，希望對(duì)他們有所幫助。一、采購管理普通操作流程。各個(gè)企業(yè)雖然生產(chǎn)的產(chǎn)品千奇百怪，但是，其采購管理流程是類似的。企業(yè)大部分的采購管理流程如下：1、請(qǐng)購。請(qǐng)購是指需求單位，當(dāng)有材料需求時(shí)，向采購部門提出請(qǐng)購的請(qǐng)求。一般，在生產(chǎn)企業(yè)中，請(qǐng)購作業(yè)由計(jì)劃人員來做，也有的企

2、業(yè)設(shè)有專門的生管部門，也可以由這個(gè)部門負(fù)責(zé)。請(qǐng)購單根據(jù)來源的不同，可以分為多種。一是有MRP計(jì)劃生成而來，這些材料都包括在產(chǎn)品的物料清單中，根據(jù)物料清單中的材料用量與銷售訂單或者生產(chǎn)計(jì)劃的產(chǎn)品數(shù)量，計(jì)算出需求;二是根據(jù)安全庫存模型，計(jì)算出來的庫存補(bǔ)貨單，這一般由倉庫人員開立;三是一般請(qǐng)購，即沒有來源的臨時(shí)性物料需求。一般來說，需求人員在開立請(qǐng)購單時(shí)，只需要關(guān)心如下問題：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么時(shí)候需要。向誰購買、以什么價(jià)格購買一般都不時(shí)他們需要關(guān)注的問題，這些內(nèi)容采購員會(huì)解決。2、請(qǐng)購單維護(hù)。在請(qǐng)購單轉(zhuǎn)換成采購單前，采購維護(hù)人員需要在進(jìn)行核對(duì)一次。在請(qǐng)購單維護(hù)的過程中，其主要關(guān)

3、心的是采購的供應(yīng)商是否準(zhǔn)確、價(jià)格是否有錯(cuò)誤、及采購數(shù)量是否符合相關(guān)規(guī)則。供應(yīng)商可以根據(jù)物料基本信息定義處帶過來，而且，帶出來的是首選供應(yīng)商。如一個(gè)材料有三個(gè)供應(yīng)商，但是，首選供應(yīng)商只有一個(gè)，即甲供應(yīng)商。則該材料的默認(rèn)供應(yīng)商即為甲供應(yīng)商。若采購員在維護(hù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商需要調(diào)整時(shí)，可以在這里進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)首選供應(yīng)商有所變更時(shí)，企業(yè)用戶要及時(shí)在基礎(chǔ)資料中進(jìn)行更改，如此，可以減少后期維護(hù)的工作量。價(jià)格帶出來的也是跟供應(yīng)商關(guān)聯(lián)的價(jià)格。這里要注意一個(gè)問題，就是企業(yè)確定的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格跟供應(yīng)商采購的采購價(jià)格有區(qū)別。企業(yè)確定的材料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，使用來對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行管理控制的一個(gè)參考數(shù)據(jù)，其往往跟實(shí)際采購的價(jià)格有一定的差異;

4、企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)成本是以標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格為基礎(chǔ)計(jì)算的，而實(shí)際成本則是以實(shí)際采購價(jià)格為基礎(chǔ)進(jìn)行計(jì)算。所以，這里帶出來的價(jià)格，是與供應(yīng)商對(duì)應(yīng)的價(jià)格，而不是企業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格。有些不成熟的系統(tǒng)，如Compiere系統(tǒng)的采購功能，帶出來的價(jià)格，就是企業(yè)設(shè)置的參考價(jià)格，這是不合理的。有時(shí)候，不一定需求方請(qǐng)夠多少，采購就采購多少。采購時(shí)，采購數(shù)量由時(shí)候，還要符合一定的規(guī)則。如供應(yīng)商有規(guī)定最小采購量時(shí)，則采購數(shù)量要滿足最小采購數(shù)量;若采購數(shù)量有包裝數(shù)量的限制時(shí)，則實(shí)際采購數(shù)量則為采購包裝數(shù)量的整數(shù)倍等等。用戶要注意這些規(guī)則的影響，因?yàn)?，若這些多出來的材料處理的不好的話，就會(huì)成為企業(yè)的貸治料。3、請(qǐng)購轉(zhuǎn)采購。請(qǐng)購單轉(zhuǎn)換采購

5、單的時(shí)候，有一個(gè)需要特別關(guān)注，就是，當(dāng)請(qǐng)購單維護(hù)處，供應(yīng)商處為空白或者該供應(yīng)商已經(jīng)不允許交易了，該如何處理?有一種方法，處理的不是很好。如Compierr系統(tǒng)的這個(gè)轉(zhuǎn)換功能，當(dāng)某項(xiàng)材料供應(yīng)商沒有指定時(shí)，下次不能重新維護(hù)再生成。這是非常不方便的，因?yàn)槿丝倳?huì)有疏忽，特別是當(dāng)訂單多的時(shí)候，若一格疏忽，沒有維護(hù)全面的話，則只要?jiǎng)h除采購單再重新來過，那就比較麻煩了。我認(rèn)為，比較合理的做法是，若一項(xiàng)請(qǐng)購單有六項(xiàng)物料，其中兩項(xiàng)因?yàn)槭韬?，沒有指定供應(yīng)商時(shí)，在請(qǐng)購單轉(zhuǎn)換成采購單的過程中，系統(tǒng)會(huì)把已經(jīng)有供應(yīng)商的物料生成采購單，比提醒錯(cuò)誤信息，說有哪兩項(xiàng)物料因?yàn)闆]有指定供應(yīng)商而無法生成采購單，在請(qǐng)購單維護(hù)處，維護(hù)后

6、，在不需要?jiǎng)h除采購單的前提下，就可以把這兩項(xiàng)物料生成采購單。如此設(shè)計(jì)，才比較方便與合理。大部分系統(tǒng)，如神州數(shù)碼的易飛ERP系統(tǒng)就是如此處理的。4、采購單維護(hù)。采購單維護(hù)主要是做一些日常的維護(hù)工作。需要提醒的是，有些更改工作，最好通過采購訂單變更單處理，如此，能夠保留歷史修改記錄，方便后續(xù)的追蹤與處理。二、容易出錯(cuò)的地方。1、根據(jù)相關(guān)提前期計(jì)算的需求日期。在根據(jù)MRP計(jì)劃生成請(qǐng)購單時(shí)，會(huì)根據(jù)相關(guān)模型，自動(dòng)計(jì)算出一個(gè)物料需求日期。這個(gè)日期是否準(zhǔn)確，直接關(guān)系到請(qǐng)購作業(yè)的效率。設(shè)想一下，原材料稍微復(fù)雜一些的企業(yè)，一張生產(chǎn)訂單就有上百種物料，而根據(jù)物料投料時(shí)間的不同，各個(gè)物料的需求日期又是不同的，若設(shè)置

7、一個(gè)最先需求的日期，在還沒需要的時(shí)候，材料就到企業(yè)，無疑會(huì)增加企業(yè)的庫存成本;若根據(jù)實(shí)際需求計(jì)算的話，則調(diào)整的工作量就比較大，要一個(gè)個(gè)物料去更改需求時(shí)間。所以，最好的是，ERP能夠根據(jù)企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品工時(shí)等數(shù)據(jù)，計(jì)算出一個(gè)比較準(zhǔn)確的物料需求日期，如此，用戶就不用再手工的去調(diào)整相關(guān)交期了。但是，提前期模型是一個(gè)比較復(fù)雜的模型，企業(yè)在利用這個(gè)模型計(jì)算物料需求的時(shí)間時(shí)，重要的是相關(guān)提前期的設(shè)置，其設(shè)置是否合理，直接關(guān)系到物料需求計(jì)劃中的時(shí)間是否準(zhǔn)確。所以，在實(shí)施采購流程時(shí)，我經(jīng)常建議用戶，在剛開始的時(shí)候，不要利用提前期等模型來推算物料需求時(shí)間，還是老老實(shí)實(shí)的手工調(diào)整;當(dāng)ERP系統(tǒng)運(yùn)行

8、到一定的時(shí)候，再開始考慮利用提前期模型。如此，比較合適。2、需求數(shù)量的影響因素。上面，我們談到過，用戶請(qǐng)購的數(shù)量往往不是采購最后采購的數(shù)量，因?yàn)樵谶@其中，有其他的一些潛規(guī)則，如最小采購量或者采購包裝量的限制。企業(yè)若處理的不好的話，這多出來的一些材料就變成了企業(yè)的呆滯料，給企業(yè)帶來損失。有個(gè)客戶關(guān)于這個(gè)問題，有其自己的解決方法，我們可以借鑒。如某項(xiàng)材料，物料需求人員提出請(qǐng)購的數(shù)量為900套，但是，供應(yīng)商是以500套為包裝單位的，即企業(yè)采購的數(shù)量只能為500套的整數(shù)倍?？墒?，企業(yè)也不想多采購100套，畢竟，這100套也是需要成本的，如何處理呢?在采購時(shí)，不考慮采購包裝量的限制，采購訂單上的采購數(shù)量為900套;但是，供應(yīng)商送貨時(shí)，則送了1000套，這多余的100套企業(yè)代為保管，當(dāng)下次有訂單時(shí)，再從此種扣。如此，可以把這剩余的100套材料的風(fēng)險(xiǎn)，轉(zhuǎn)移到供應(yīng)商那里去。3、采購訂單直接審核的妙用。有時(shí)候，企業(yè)可能要求采購單的任何變更，為了保留歷史變更記錄，都必須通過采購變更單完成。此時(shí)，可以把采購訂單設(shè)置為自動(dòng)審核。當(dāng)請(qǐng)購單轉(zhuǎn)換為采購單時(shí)，生成的采購單就自動(dòng)審核了，采購用戶無法直接在采購單上進(jìn)行更改。若采購員需要更改相關(guān)數(shù)據(jù)的話，則必須通過采購單變更單或者指定結(jié)案等手段，來變更采購單。如此，任何的變更，都會(huì)留下歷史記錄，為