試論企業(yè)財務職能發(fā)展與信息化建設的三個階段

1、試論企業(yè)財務職能發(fā)展與信息化建設的三個階段 摘 要：企業(yè)信息化建設的發(fā)展對財務職能的發(fā)展有積極的推動作用，財務職能發(fā)展到一定階段又對信息化建設提出更高的要求。整個發(fā)展過程主要分為三個階段：小型數(shù)據(jù)庫、電子表格基礎應用到專業(yè)財務軟件提高核算效率；專業(yè)財務軟件逐步向ERP軟件過渡推動向管理會計轉型；多種專業(yè)管理軟件和信息技術集成應用，財務主動參與流程管理、提供深度決策支持。但由于中國經(jīng)濟發(fā)展不平衡，導致出現(xiàn)目前中國企業(yè)信息化和財務職能發(fā)展狀態(tài)三個階段共存的現(xiàn)象。 關鍵詞：信息化；會計職能；財務軟件；ERP；信息集成 財務管理信息化是指企業(yè)的財務管理人員利用現(xiàn)代信息技術手段，對企業(yè)進行流程重組，廣泛

2、調動財務人力資源的信息潛能，充分挖掘企業(yè)各種財務信息資源，更好地組織企業(yè)財務活動，處理財務關系，從而實現(xiàn)企業(yè)財務目標的過程?；仡欀袊髽I(yè)信息化建設的發(fā)展，其中信息化對財務職能的發(fā)展有積極的推動作用，隨著財務職能發(fā)展到一定階段又對信息化建設提出更高的要求。二者相互影響使財務人員開始主動使用先進的信息化管理工具，使中國企業(yè)的財務管理水平逐步接近世界先進水平?？傮w來講，整個發(fā)展過程主要分為以下三個階段： 1 第一階段：小型數(shù)據(jù)庫、電子表格基礎應用到專業(yè)財務軟件提高核算效率 從20世紀70年代后期的改革開放到90年代中期，屬于企業(yè)財務信息化的第一階段。在這一階段中，財務部門職能主要以核算為主，隨著中國

3、經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模迅速擴大，業(yè)務也越來越復雜，手工財務核算無法滿足瞬息萬變市場環(huán)境下對信息提供的效率和質量的要求。與此同時，信息技術開始在企業(yè)管理中逐步應用，如：80年代計算機開始在企業(yè)中普及，小型數(shù)據(jù)庫用于企業(yè)的數(shù)據(jù)管理，電子表格等辦公軟件逐步成為日常管理工具。在這種背景下，財務人員開始使用信息技術解決一些財務核算問題，如：用小型數(shù)據(jù)庫和計算機程序對成本核算工作進行處理，用電子表格對總賬、報表進行匯總集成處理等，這些自發(fā)的行為是財務人員主動提高工作效率的表現(xiàn)，但這些行為只是針對核算工作的某個方面的改進，而沒有系統(tǒng)解決財務核算信息化問題。同時，這種探索由于沒有制度基礎導致無法全面推廣，但

4、同時反映出巨大的市場需求。 面對財務核算信息化的巨大需求，中國本土軟件公司開始參與到財務軟件的開發(fā)中，逐步出現(xiàn)了以用友、金蝶、新中大和速達為代表的中國本土專業(yè)財務軟件公司，這些公司開發(fā)的通用財務軟件經(jīng)過發(fā)展基本解決了日常核算問題，這些財務軟件根據(jù)中國財務人員的歷史工作習慣提供了友好的會計憑證輸入界面，通過以數(shù)據(jù)庫為基礎對科目的設置、財務報表取數(shù)邏輯的定義，實現(xiàn)了會計憑證信息直接生成賬務信息和報表信息，從而解決了手工登記賬簿、出具報表的效率低、易出錯等問題，明顯提高了核算效率，同時一些軟件也提供基本報表分析功能和自定義報表模塊，也部分支持了企業(yè)財務分析。在專業(yè)財務軟件迅速發(fā)展中，出現(xiàn)了一些違反會

5、計法、財務制度的情況，作為會計工作主管部門的財政部于1994年7月1日發(fā)布了會計電算化管理辦法等相關規(guī)章，對規(guī)范、推廣會計核算信息化起到了推動作用。應該說在這一階段中信息化滿足了核算作為企業(yè)財務的主要職能的需要，同時也為財務分析工作打下了一定的基礎。 2 第二階段：專業(yè)財務軟件逐步向ERP軟件過渡推動向管理會計的轉型 20世紀90年代中期到21世紀初是企業(yè)財務信息化的第二個階段。這個階段中，中國企業(yè)信息化從辦公自動化轉向企業(yè)經(jīng)營管理，從國外公司ORACLE、SAP、QAD等引入中國的管理軟件把先進的管理經(jīng)驗帶到中國，從MRP、MRP到ERP，都在不同程度影響中國企業(yè)的運營管理。不管是MRP還是

6、ERP都是將企業(yè)各個職能體系的管理行為通過信息化手段集成在一起，信息充分共享，提高信息溝通效率。在整個企業(yè)價值鏈中不論是技術、采購、生產、銷售和售后服務都會通過標準化信息在業(yè)務流程中與財務信息進行數(shù)據(jù)交換。在這種情況下，財務不能再像第一階段中僅僅發(fā)揮核算職能，只是通過自身信息的輸入輸出，而在ERP軟件中體現(xiàn)財務價值除了核算職能外，更多表現(xiàn)為財務的控制職能，如成本控制、資金控制、結算控制、預算控制等等，也就是我們常說的管理會計。但ERP軟件剛剛引入中國時，由于中外財務準則不一致，使得其必須在中國進行本土化開發(fā)，從而使不少企業(yè)暫時放棄了ERP軟件的財務模塊，同時ERP軟件的界面與傳統(tǒng)中國核算記賬的

7、模式差別較大也導致財務人員不習慣，這樣就出現(xiàn)這樣一種很有代表性的現(xiàn)象：企業(yè)信息化解決方案ERP+財務軟件，其中不乏明星企業(yè)，如：海爾是SAP R3用友U8財務軟件、宇通客車是QAD MRP新中大財務軟件。ERP財務軟件的模式實際是財務核算職能長期占據(jù)中國企業(yè)財務職能的一種體現(xiàn)，但是這種模式很快便顯示出明顯的問題，如：財務在整個管理體系成為一個孤島，其他職能體系與財務部門的溝通仍然與財務軟件階段沒有太大變化，反而ERP中財務的控制職能沒有使用導致系統(tǒng)集成的硬傷，財務人員從ERP中獲取數(shù)據(jù)再通過手工處理導入財務軟件中，管理數(shù)據(jù)依然無法實時集成，財務的工作效率沒有明顯改善。在這個時期，中國企業(yè)對財務

8、不在僅僅滿足在企業(yè)中發(fā)揮其核算職能，明確要求財務進行轉型，由核算型財務轉變?yōu)楣芾硇拓攧?，但財務部門一方面已經(jīng)習慣于把自己定位成核算型財務，另一方面由于沒有很好的管理會計工具幫助財務部門轉型，導致財務人員在這一階段中轉型時間較長。 在這一階段中國市場經(jīng)濟開始逐步成熟，大部分行業(yè)由賣方市場轉變?yōu)橘I方市場，產品的同質化競爭越來越明顯，企業(yè)發(fā)現(xiàn)粗放型管理模式下的各種內部流程無法適應市場競爭，為了上ERP而上ERP導致“不上ERP是等死，上ERP是找死”現(xiàn)象的出現(xiàn)，使企業(yè)深刻認識到ERP的價值不在軟件而在于內嵌其中的先進管理思想，ERP中的管理會計模塊是其中重要的管理工具。國外軟件公司根據(jù)中國財務制度對

9、其ERP產品中的財務模塊進行調整，通過了中國財政部的審核，使ERP軟件中管理會計應用得以有了推廣的基礎，同時在應用中財務部門也充分感受到工作效率和質量的提高，如：由于采購、倉儲、制造和財務的集成使財務月結的速度大大提高，物料信息實時與財務集成使企業(yè)及時掌握庫存資金占用等等，但更重要的是ERP中的管理會計工具，如：標準成本、預算控制、信用控制、獲利分析等開始引導財務人員用于日常工作，財務控制職能逐步幫助企業(yè)控制風險、提高效率的重要手段。在這一階段企業(yè)信息化建設實際上推動了財務職能的發(fā)展，財務工作的重點逐步由核算轉向管理和控制。 3 第三階段：多種專業(yè)管理軟件和信息技術集成應用，財務主動參與流程管

10、理、提供深度決策支持 從21世紀初到現(xiàn)在是第三階段。在這幾年中，隨著管理的進一步細化，出現(xiàn)了各種專業(yè)管理軟件，如：CRM（客戶關系管理）、PLM（產品生命周期管理）等。同時各種信息技術如：網(wǎng)絡、短信、移動終端等的全面普及，另外新的系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)管理工具開始應用，如：Protal（門戶）、BI（商業(yè)智能）等。 中國企業(yè)財務部門在這一階段遇到了管理的瓶頸，一方面強調管理型財務導致一些企業(yè)將管理會計職能從整體財務組織中獨立出來，如：成立了財務管理部等，從事財務管理的人員增加使管理職能得到強化，但是另一方面財務的基礎核算人員隨著業(yè)務的發(fā)展也在迅速增加，如何來平衡核算與管理的發(fā)展成為一個突出問題。面對問

11、題，一些善于思考和學習的財務人員開始尋找解決進一步提升效率的思路和工具，他們主動分析后發(fā)現(xiàn)影響財務核算效率的主要問題是外部業(yè)務流程與財務內部流程之間的信息傳遞大部分仍然通過手工完成，這樣導致財務無法減少手工錄入的工作量。同時這些信息傳遞幾乎都可以標準化，如：費用報銷、付款等；通過OA系統(tǒng)等流程管理工具可以有效地把整個流程連在一起，這樣在規(guī)范整體流程的基礎上，業(yè)務通過OA系統(tǒng)提交標帶有準化表單的電子化流程、根據(jù)企業(yè)授權進行流程審批、財務對原始單據(jù)進行審核后通過與ERP系統(tǒng)集成自動完成財務記賬，如涉及付款則可以通過與網(wǎng)上銀行自動將款項付出，為了提高服務滿意度還可以同時以短信的方式通知收款人。先是一

12、些IT公司如：神州數(shù)碼，還有如：宇通客車等企業(yè)的財務人員運用信息化工具主動參與流程管理，迅速提升了財務組織的工作效率。 在這個階段中，一些新的企業(yè)管理思想和工具也開始影響中國企業(yè)，如：戰(zhàn)略管理、平衡計分卡等，由于財務作為主要的信息提供部門，所以開始直接參與這些工具的應用。在企業(yè)組織中，財務作為關鍵信息的掌握者和主要業(yè)務流程的控制者，能夠相對獨立公允的向企業(yè)管理層提供企業(yè)整體和各部門的KPI（關鍵業(yè)績指標）完成情況，通過運用BI工具對各種管理軟件中的數(shù)據(jù)進行抽取、集成和分析，向企業(yè)管理者提供及時、深入的決策支持信息。 上面論述了中國企業(yè)信息化與財務職能相互影響和發(fā)展的三個階段，但由于中國經(jīng)濟發(fā)展不平衡的情況客觀存在，導致出現(xiàn)目前中國企業(yè)信息化和財務職能發(fā)展狀態(tài)三個階段共存的現(xiàn)象，其中大部分企業(yè)還處在第一、二階段，第三階段中的企業(yè)還只是少數(shù)優(yōu)秀企業(yè)，但我們相信中國企業(yè)的學習能力會隨著中國經(jīng)濟的發(fā)展不斷提高