項目四收文處理程序2ppt課件

1、工程四 收文處置程序工程目的1、知識目的：掌握收文處置程序各環(huán)節(jié)的內(nèi)容及其任務(wù)要求2、技藝目的：可以準(zhǔn)確按照收文處置程序辦理收文收文處置程序簽收拆封登記收文審核收文分送傳閱擬辦批辦承辦催辦注辦歸檔一、簽收一簽收的含義是單位秘書人員收到文件資料后，在對方的傳送文書單或送文登記簿上簽字，表示文書收到。二簽收的程序1、清點2、檢查3、簽字送文登記簿表格款式序號發(fā)文字號封套號發(fā)文機關(guān)文別簽收人簽收時間備注1234二、拆封一拆封的含義把接納到的文件封套翻開，并取出封內(nèi)文件及其他資料的過程。二拆封的程序1、確定拆封范圍2、啟封3、檢查核對二、拆封三本卷須知1、急件、密件應(yīng)領(lǐng)先啟封，以保證其得到優(yōu)先處置。2

2、、拆封的文書要分門別類用文件夾分別存放，并按重要程度或緊急程度自上而下疊放。3、拆封后的信封和包裝封袋普通不留存。三、登記收文一收文登記的含義對收到的文件的根本要素工程和內(nèi)容作一定方式的記錄。二收文登記的方式1、簿冊式適宜按時間順序進(jìn)展登記2、卡片式便于多人同時登記利于分類查找，但容易混亂喪失3、聯(lián)單式減少反復(fù)登記的手續(xù)，不便于保管和整理三、登記收文三收文登記的方法1、總登記 把一切收到的文件按照年度、收文時間先后順序登記，適宜收文數(shù)量較少的單位。2、分類登記把一切文件先分類別文件來源、內(nèi)容分類，再在各類別內(nèi)編流水號登記。適宜文件數(shù)量較多的單位。三、登記收文四收文登記的工程及收文登記簿順序號、

3、收文日期、來文單位、來文字號、文件標(biāo)題、密級、簽收人、處置情況等。收文登記簿順序號收文日期來文單位來文字號文件標(biāo)題密級簽收人處理情況1三、登記收文五收文登記詳細(xì)要求1、凡收到重要文件都要登記2、仔細(xì)確認(rèn)不用登記的文件3、根據(jù)詳細(xì)情況采取總登記或分類登記四、審核收文一收文審核的含義文秘部門對收到的下級機關(guān)上報的需求辦理的公文，從內(nèi)容、方式、行文制度等各方面進(jìn)展審查核對。四、審核收文二收文審核的重點1、能否應(yīng)該由本機關(guān)辦理2、能否符合行文規(guī)那么3、內(nèi)容能否符合國家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定4、涉及其他部門或地域權(quán)職的事項能否已協(xié)商、會簽5、文種運用、公文格式能否規(guī)范五、分送分送的含義 又稱為分發(fā)或分辦

4、，是指文秘人員在文件登記后，按照文件內(nèi)容和辦理要求，及時、準(zhǔn)確地將收文分送有關(guān)指點、有關(guān)部門或承辦人員閱辦。六、傳閱一傳閱的含義對需求送有關(guān)指點人和部門閱知的文件組織傳送和閱讀，以利于文件的及時處置，提高辦文效率。二傳閱的方法1、傳閱順序按照職務(wù)由高到低2、傳閱途徑以組織傳閱的文書人員為中心進(jìn)展放射狀傳閱3、根據(jù)詳細(xì)情況可調(diào)整傳閱順序六、傳閱三傳閱的要求1、每份傳閱的文件，都要由文書部門在文件首頁附上文件傳閱單2、傳閱文件要有時間限制3、文件傳閱終了要及時交給辦公室保管4、有密級的文件，應(yīng)嚴(yán)厲按照嚴(yán)密任務(wù)的要求做好文件嚴(yán)密任務(wù)七、擬辦一擬辦的含義對需求辦理和回答的收文提出的初步辦理意見，以供指

5、點批辦時參考。二擬辦的要求仔細(xì)閱讀全文，根據(jù)收文的性質(zhì)、內(nèi)容、密級、時限和閱讀范圍，以及機關(guān)指點的分工、部門的職能職權(quán)等情況，簡明扼要提出真實可行的意見。七、擬辦三擬辦的方法1、直接寫出對收文的初步辦理意見：“擬，“建議2、請有關(guān)指點作出指示：“請XX總經(jīng)理閱示3、需轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)部門研討回答的，可寫明：“擬轉(zhuǎn)請XX部門研討提出意見七、擬辦三擬辦的方法4、應(yīng)由主管業(yè)務(wù)部門處置的：“擬轉(zhuǎn)請XX部門閱處5、需求批復(fù)的，可寫明：“擬批復(fù)贊同，“擬以辦公室名義批復(fù)贊同6、懇求批轉(zhuǎn)的，可寫：“擬贊同批轉(zhuǎn)，待原那么贊同后再進(jìn)展文字審修七、擬辦三擬辦的方法7、需求傳閱的，寫明：“請XX、XX閱四擬辦本卷須知1、

6、需多個指點指示或閱讀的文件，要特別留意指點人之間指示和傳閱的順序。2、擬請多個指點傳閱的，按職務(wù)由高到低3、擬請多個指點指示的，按職務(wù)由低到高七、擬辦五擬辦意見的性質(zhì)1、參考性2、差別性3、概括性八、批辦一批辦的含義機關(guān)單位指點人未來文和附送來的擬辦意見審閱后，對文件如何辦理、辦理原那么和辦理過程中應(yīng)留意的問題作出最后決議，在文件辦理單上加以指示或指示的環(huán)節(jié)。八、批辦二批辦意見的寫法1、贊同擬辦意見1贊同2原那么贊同3擬贊同2、變卦擬辦意見中的部分內(nèi)容并作適當(dāng)補充八、批辦三批辦的本卷須知1、指點在批辦前要仔細(xì)閱讀全文，仔細(xì)思索擬辦意見后再作指示2、審批公文時，對有詳細(xì)請示事項的，主批人應(yīng)簽署意

7、見、姓名和審批日期3、批辦意見寫在收文處置單的“批辦意見一欄九、承辦一承辦的含義承辦就是遵照指點人對文件的批辦意見，根據(jù)來文的內(nèi)容和要求，由有關(guān)部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的任務(wù)程序。二承辦要求承辦部門收到交辦的公文應(yīng)及時辦理，不得延誤、推諉。九、承辦三承辦的內(nèi)容包括兩個方面：辦文、辦事1、辦文是承辦任務(wù)的重點，主要針對收文的擬稿回復(fù)，即辦理復(fù)文。承辦任務(wù)既是收文處置的一個環(huán)節(jié)，又是發(fā)文處置的起始環(huán)節(jié)九、承辦辦理復(fù)文本卷須知：1仔細(xì)領(lǐng)會擬辦、批辦意見，根據(jù)意見復(fù)文。2仔細(xì)研討文件內(nèi)容，屬于本人承辦的藥及時辦理，不屬于本人承辦的要闡明緣由。3批辦意見要求本部門牽頭與其他部門結(jié)合復(fù)文的，由

8、本部門擬稿與其他部門會商，由本部門和其他有關(guān)擔(dān)任人會簽后，再報請單位指點審批。九、承辦辦理復(fù)文本卷須知：4內(nèi)容涉及以前的收文或其他資料時，要查找有關(guān)文件作為復(fù)文的參考。2、辦事落實文件中要求辦理執(zhí)行的相關(guān)事項。九、承辦承辦任務(wù)中留意：1明確承辦人，由專人擔(dān)任承辦事項2領(lǐng)會指點批辦精神，按指點意圖落實文件3主辦部門與協(xié)辦部門要協(xié)調(diào)一致。十、催辦一催辦的含義按照文件辦理時限，秘書部門對承辦任務(wù)進(jìn)展檢查與敦促，防止文件處置的漏辦和延誤。二催辦的本卷須知緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，普通公文定期催辦。十一、注辦一注辦的含義對公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處置單上所作的簡要闡明。二注辦的內(nèi)容1、傳閱文件在有關(guān)人員傳閱終了后，文書人員應(yīng)注明閱畢日期。2、需辦復(fù)文的文件辦完后注明“已復(fù)文，并注明復(fù)文的日期和文號3、用口頭或回答的藥注明時間、地點、接人、主要內(nèi)