項目計劃形式、內(nèi)容和控制概述

1、項目計劃形式、內(nèi)容和控制概述1.1 項目計劃概述1.2 項目計劃的形式與內(nèi)容1.3 項目計劃過程1.4 項目控制概述1.5 項目控制的類型1.6 項目控制的過程1.1 項目計劃概述1.1.1 計劃與項目計劃 1.計劃 計劃是組織為實現(xiàn)一定目標而科學(xué)地預(yù)測并確定未來的行動方案。 任何計劃都是為了解決三個問題：（1）確定組織目標；（2）確定達成目標的行動時序；（3）確定行動所需的資源比例； 2.項目計劃 項目計劃是項目組織根據(jù)項目目標的規(guī)定，對項目實施工作進行的各項活動做出周密安排。 項目計劃是項目實施的基礎(chǔ)。 在項目管理與實踐中，項目計劃是最先發(fā)生并處于首要地位的，項目計劃是龍頭，它引導(dǎo)項目各種

2、管理職能的實現(xiàn)，是項目管理工作的首要環(huán)節(jié)。 項目計劃的質(zhì)量是決定項目成敗、優(yōu)劣的關(guān)鍵性因素之一。1.1.2 項目計劃的目的及作用 1.項目計劃的目的 制訂項目計劃是為了方便高層管理部門與項目經(jīng)理、職能經(jīng)理、項目組成員以及項目委托人、承包商之間的交流溝通，項目計劃是有效的溝通工具。 項目計劃是方便項目的協(xié)商、交流及控制而設(shè)計的，而不在于為參與者提供技術(shù)指導(dǎo)。 2.項目計劃的作用 （1）可以確立項目組各成員及工作的責(zé)任范圍和地位以及相應(yīng)的職權(quán)。 （2）促進項目組成員及項目委托人和管理部門之間的交流與溝通。 （3）可以使項目組成員明確自己的奮斗目標、實現(xiàn)目標的方法、途徑及期限。 （4）可作為進行分析

3、、協(xié)商及記錄項目范圍變化的基礎(chǔ)。項目計劃的原則 在項目制訂過程中一般應(yīng)遵循以下6個原則： （1）目的性。在制訂計劃時，首先必須分析目標，弄清楚任務(wù)。因此，項目計劃具有目的性。 （2）系統(tǒng)性。項目計劃本身就是一個系統(tǒng)，由一系列子系統(tǒng)組成，從而使制定出的項目計劃也具有系統(tǒng)的目的性、相關(guān)性、層次性、整體性等基本特征。 （3）經(jīng)濟型。項目計劃不僅要求項目有較高的效率，而且要有較高的效益。 （4）動態(tài)性。項目計劃要隨著環(huán)境和條件的變換而不斷調(diào)整和修改，以保證完成項目目標，這就要求項目計劃要有動態(tài)性。 （5）相關(guān)性。項目計劃是一個系統(tǒng)的整體，構(gòu)成項目計劃的任何子計劃的變化都會影響到其他子計劃的制訂和執(zhí)行，

4、制訂項目計劃時要充分考慮各子計劃間的相關(guān)性。 （6）職能性。項目計劃的制訂和實施是以項目和項目管理的總體及職能為出發(fā)點，涉及項目管理的各個部門和機構(gòu)。1.4.1 項目基準計劃與項目基線 1.項目基準計劃 項目基準計劃是項目在最初啟動時制訂的計劃，即初始擬定的計劃。 它可以用來與實際進展計劃進行比較、對照、參考，便于對變化進行管理與控制，從而監(jiān)督保證是項目計劃能夠得以順利實施。 項目基準計劃一經(jīng)確定就是不變的。 2.項目基線 項目基線是特指項目的規(guī)范、應(yīng)用標準、進度指標、成本指標以及人員和其他資源使用指標等。 項目基線將隨著項目的進展而變化。1.2 項目計劃的形式與內(nèi)容1.2.1 項目計劃的形式

5、 項目計劃按照計劃制定的過程，可以分為概念性計劃、詳細計劃、滾動計劃三種形式。 1.概念性計劃 概念性計劃的任務(wù)是確定初步的工作分解結(jié)構(gòu)圖（WBS），并根據(jù)圖里的任務(wù)進行估計，從而匯總出最高層的項目計劃。通常稱為自上而下的計劃。 概念性計劃的制訂規(guī)定了項目的戰(zhàn)略導(dǎo)向和戰(zhàn)略重點。 2.詳細計劃 詳細計劃的任務(wù)是制定詳細的工作分解圖，該圖需要詳細到為實現(xiàn)項目目標必須做的每一項具體工作。然后由下而上匯總估計，稱為詳細計劃。 詳細計劃通常稱為由下而上的計劃。 3.滾動計劃 滾動計劃意味著用滾動的方法對可預(yù)見的將來制訂詳細計劃，隨著項目的推進，分階段重估自上而下計劃制訂過程中所定的進度和預(yù)算。 滾動計劃

6、的制訂是在已經(jīng)編制出的項目計劃基礎(chǔ)上，再經(jīng)過一階段（如一周、一月、一季度等），根據(jù)變化了的項目環(huán)境和計劃實際執(zhí)行情況，從確保實現(xiàn)項目目標出發(fā)，對原項目計劃進行主動調(diào)整。 每次調(diào)整時，保持原計劃期限不變，而將計劃期限順序逐期向前推進一個滾動期。1月實際完成指標計劃與實際差異修訂計劃滾動計劃的優(yōu)點： （1）它可以使項目組織者始終有一個切合實際的計劃作為指導(dǎo)，有助于提供計劃的質(zhì)量，加大準確性。 （2）它可使長期計劃、中期計劃和短期計劃之間緊密銜接，從而保證了即使由于項目環(huán)境變化而引起的誤差，也能及時進行調(diào)節(jié)。 （3）它可以增大計劃的靈活性、提高項目組織的應(yīng)變能力。1.2.2 項目計劃的種類 1.工作

7、計劃 也稱實施計劃，是為保證項目順利開展、圍繞項目目標的最終實現(xiàn)而制定的實施方案。 工作計劃主要說明采取什么方法組織實施項目、研究如何最佳地利用資源，用盡可能少的資源獲取最佳效益。 工作計劃具體包括：工作細則、工作檢查及相應(yīng)措施。 2. 人員組織計劃 人員組織計劃主要是表明工作分解結(jié)構(gòu)圖中的各項工作任務(wù)應(yīng)該由誰來承擔(dān)以及各項工作間的關(guān)系如何。 人員組織計劃表達形式主要有框圖式、職責(zé)分工說明式和混合式三種。 （1）框圖式。是用框圖及框圖間的關(guān)系連線來表示組織結(jié)構(gòu)。這種形式直觀易懂，關(guān)系表達比較清楚。土建組裝修組通訊組籌資組組織設(shè)計 組總體組經(jīng)營方針會議確定通訊設(shè)施確定裝修方案重審?fù)两ǚ桨复_定土建

8、方案簽合同簽合同土建施工確定監(jiān)理設(shè)備安裝通訊安裝費用匡算確定籌資方案籌資1籌資2決算精裝修驗收預(yù)算機構(gòu)設(shè)計機構(gòu)完善簽合同這種表示形式適用于項目組成員做過許多類似項目，且經(jīng)驗均比較多，不必再詳細說明就清楚自己的職責(zé)范圍和相互的關(guān)系。 （2）職責(zé)分工說明式 通過公布項目成員的職務(wù)、職責(zé)范圍及規(guī)章制度來說明各個工作間的關(guān)系。 該表達形式是針對用框圖加線條不能完整表達清楚所有職責(zé)及關(guān)系而產(chǎn)生的一種表達方式。 該表達方式僅用文字說明，不如框圖式直觀，適用于過去很少做過的新項目。 （3）混合式 有的部分用框圖形式表示，有的部分有說明。表達形式在實踐中被用得較多，特別適合于過去沒有先例的大型特殊項目。 3.

9、 技術(shù)計劃 包括項目的主要技術(shù)特征,通常為參考要求、規(guī)格、系統(tǒng)圖、地點計劃、工具、技術(shù)、支持功能、標準與其他有關(guān)項目性質(zhì)的技術(shù)文件。 4. 文件控制計劃 文件控制計劃是由一些能保證項目順利完成的文件管理方案構(gòu)成。 5. 應(yīng)急計劃 在制訂計劃時要保持一定的彈性，在工期和預(yù)算方面要留有余地，以備應(yīng)急需要。 6. 支持計劃 （1）軟件支持計劃。是使用自動化工具處理項目管理的各種資料數(shù)據(jù)，用于計劃情況模擬等。 （2）培訓(xùn)支持計劃。把機構(gòu)的項目管理方法教給有興趣的學(xué)員，使學(xué)員學(xué)會計劃、監(jiān)控及跟蹤項目。 （3）行政支持計劃。是給項目主管和項目組的職能經(jīng)理們配備合格的助手，目的是收集、處理及傳達項目管理的有

10、關(guān)信息，確保項目主管有更多的時間用于實施他們的項目。1.2.3 項目計劃的內(nèi)容 項目計劃包括以下幾個方面的內(nèi)容： 1.項目范圍計劃 項目范圍計劃就是確定項目范圍并編寫范圍說明書的過程。 2.項目進度計劃 進度計劃是表達項目中各項工作的開展順序、開始及完成時間及相互銜接關(guān)系的計劃。 進度計劃是進度控制和管理的依據(jù)。 按進度計劃所包含的內(nèi)容不同，可以分為總體進度計劃、分項進度計劃、年度進度計劃等。 進度計劃可以分為進度控制計劃與狀態(tài)報告計劃 （1）進度控制計劃 在項目實施過程中，需要定期檢查時間進度與計劃進度的差距，并且預(yù)測有關(guān)工作的發(fā)展速度，所以，需要制定進度控制計劃。 進度控制計劃是為了完成工

11、期、成本和質(zhì)量目標， 需要修改原來的計劃和調(diào)整有關(guān)工作的速度。 （2）狀態(tài)報告計劃 項目經(jīng)理在項目實施過程中需要隨時了解項目的進展情況和存在的問題，以便預(yù)測今后發(fā)展的趨勢，解決存在的問題。項目委托人也需要根據(jù)項目的進展情況，及時做好使用前的準備。 狀態(tài)報告計劃要求簡明扼要、表達清楚。必須明確誰負責(zé)編寫報告、向誰報告、報告的內(nèi)容和報告所需的信息涉及面的大小程度。 3. 項目費用計劃 項目費用計劃包括資源計劃、費用估算、費用預(yù)算。 資源計劃就是要決定在每一項工作中用什么樣的資源以及在各個階段用多少資源。 費用估計指的是完成項目各工作所需資源（人、材料、設(shè)備等）的費用近似值。 4. 項目質(zhì)量計劃 項

12、目質(zhì)量計劃包括與維護項目質(zhì)量有關(guān)的所有活動。項目質(zhì)量計劃的目的主要是確保項目的質(zhì)量標準能夠得到滿意的實現(xiàn)。 質(zhì)量計劃是對待定的項目、產(chǎn)品、過程或合同，規(guī)定有誰監(jiān)控，應(yīng)使用哪些程序和相關(guān)資源的文件。 5. 溝通計劃 溝通計劃就是確定利益關(guān)系者的信息交流和溝通的要求。即誰需要何種信息、何時需要以及應(yīng)如何將其交到他們手中。 6. 風(fēng)險應(yīng)對計劃 風(fēng)險應(yīng)對計劃是針對風(fēng)險量化結(jié)果，為降低項目風(fēng)險的負面效應(yīng)制訂風(fēng)險應(yīng)對策略和技術(shù)手段的過程。 7. 項目采購計劃 項目采購計劃是在考慮了買賣雙方之間關(guān)系之后，從采購者的角度來進行的。項目采購計劃就是識別項目的哪些需要可以通過從項目實施組織外部采購產(chǎn)品和設(shè)備來得到

13、滿足，采購計劃應(yīng)當考慮合同和分包商。 8. 變更控制計劃 變更控制計劃主要是規(guī)定處理變更的步驟、程序，確定變更行動的準則。 在項目實施過程中造成計劃與實際不符的情況的原因是： （1）項目開始時預(yù)測的不夠準確； （2）在項目實施過程中控制不力； （3）在項目實施過程中缺乏必要的信息；1.3 項目計劃過程1.3.1 項目計劃管理的基本問題 在項目計劃制訂過程中必須清楚五個基本問題：項目做什么？如何做？誰去做？何時做？需要多少費用？ （1）何事（技術(shù)目標） 項目經(jīng)理和其成員在檢查技術(shù)目標時必須清楚。 （2）如何（工作分解結(jié)構(gòu)圖） 工作分解結(jié)構(gòu)圖提供了必須完成的各項工作的一張清單。 （3）何人（人員使

14、用計劃） 解決了何人在何時做何事問題。 （4）何時（進度計劃） 決定每一項工作在何時實施、需多長時間、每項工作需要哪些資源等問題。 （5）多少（預(yù)算） 實施這一項目需要多少經(jīng)費。1.3.2 項目計劃前的準備工作 （1）計劃必須在相應(yīng)階段對目標和工作進行精確定義，即計劃是在項目階段項目目標的細化、技術(shù)設(shè)計和實施方案的確定后作出的。 （2）詳細的微觀的項目環(huán)境調(diào)查，掌握影響計劃和項目的一切內(nèi)外部影響因素，寫出調(diào)查報告。 （3）項目結(jié)構(gòu)分析的完成。通過項目的結(jié)構(gòu)分析獲得項目的靜態(tài)結(jié)構(gòu)，通過邏輯關(guān)系分析獲得項目的動態(tài)工作流程，即網(wǎng)絡(luò)。 （4）各項目單元基本情況的定義，即將項目目標、工作進行分析。 （5

15、）詳細的實施方案制定。為了完成項目的各項工作，使項目經(jīng)濟、安全、穩(wěn)定、高效率地實施，必須對實施方案進行全面研究。1.3.3 項目計劃過程的步驟 項目計劃過程可以分為九個步驟： （1）定義項目的交付物。 這里的交付物不僅指項目的最終產(chǎn)品，也包括項目的中間產(chǎn)品。 （2）確定工作。 確定實現(xiàn)項目目標須做的各項工作，并以工作分解結(jié)構(gòu)圖（WBS）反映。交付物A交付物B交付物C活動3活動2活動1任務(wù)2任務(wù)3任務(wù)1自上而下的WBS （3）建立邏輯關(guān)系圖。 建立邏輯關(guān)系圖是假設(shè)資源獨立，確定各項工作之間的相互依賴關(guān)系。 （4）為任務(wù)分配時間。 根據(jù)經(jīng)驗或應(yīng)用相關(guān)的方法給任務(wù)分配可支配的時間。 （5）確定項目組

16、成員可支配的時間。 可支配時間是指具體花在項目中的確切時間，應(yīng)扣除正?？芍鋾r間中的假期、教育培訓(xùn)等。 （6）為任務(wù)分配資源并進行平衡。 通過資源平衡可使項目組成員承擔(dān)合適的工作量，還可調(diào)整資源的供需狀況。 （7）確定管理支持性任務(wù)。 具有指項目管理、項目會議等管理支持性的工作。 （8）重復(fù)上述過程直到完成。 （9）準備計劃匯總。1.4 項目控制原理 控制是全部管理職能計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制中的一個重要職能。 所謂控制就是為了保證系統(tǒng)按預(yù)期目標運行，對系統(tǒng)的運行狀況和輸出進行連續(xù)的跟蹤觀測，并將觀測結(jié)果與預(yù)期目標加以比較，如有偏差，及時分析偏差原因并加以糾正的過程。系統(tǒng)控制原理框圖系統(tǒng)輸入輸出

17、干擾分析比較a. 系統(tǒng)不穩(wěn)定失控實際值理想值控制對象時間實際值理想值控制對象時間b. 系統(tǒng)穩(wěn)定控制有效 系統(tǒng)控制效果示意圖對于項目管理來說，項目控制的過程： （1）確定項目目標。即可交付成果的經(jīng)濟、技術(shù)目標等。 （2）根據(jù)目標和資源的約束制定項目計劃。包括進度計劃、成本計劃和質(zhì)量計劃等。 （3）在項目實施過程中實施領(lǐng)導(dǎo)。即隨時解決項目團隊的溝通和沖突問題。 （4）在項目執(zhí)行過程中，連續(xù)地跟蹤項目進展情況，并與計劃比較、發(fā)現(xiàn)偏差、分析原因、技術(shù)糾偏。項目控制定義： 項目控制就是指項目管理者根據(jù)項目進展的情況，對比原計劃（或既定目標），找出偏差、分析原因、研究糾偏對策，并實施糾偏措施的全過程。1.

18、5 項目控制類型 1. 按控制方式分類 前饋控制（事先控制） 過程控制（現(xiàn)場控制） 反饋控制（事后控制） 項目實施過程輸入輸出前饋控制：預(yù)防可能出現(xiàn)的偏差過程控制：及時糾正工作中出現(xiàn)的問題反饋控制：糾正已經(jīng)出現(xiàn)的偏差控制信息糾偏措施項目控制類型示意圖 2. 按控制內(nèi)容分類 項目可交付成果的目標描述一般都包括交付期、成本和質(zhì)量三項指標。 項目控制的基本內(nèi)容（俗稱三大控制）包括進度控制、費用控制和質(zhì)量控制三項內(nèi)容。 （1）進度控制 按照不同管理層次對進度控制的要求分為三類： 項目總進度控制、項目主進度控制、項目詳細進度控制。 （2）費用控制 費用控制就是要保證各項工作要在它們各自的預(yù)算范圍內(nèi)進行。

19、費用控制的基礎(chǔ)是事先就對項目進行的費用預(yù)算。 （3）質(zhì)量控制 質(zhì)量控制的目標是確保項目質(zhì)量能滿足有關(guān)方面所提出的質(zhì)量要求。質(zhì)量控制的范圍涉及到項目質(zhì)量形成全過程的各個環(huán)節(jié)。 在項目控制過程中，三大控制指標通常是相互矛盾和沖突的，例如：加快進度會導(dǎo)致成本上升和質(zhì)量下降；降低成本也會影響進度和質(zhì)量；同樣過于強調(diào)質(zhì)量也會影響工期和成本。 1.6 項目控制過程 項目控制過程就是： （1）制定項目目標、建立項目績效考核標準； （2）衡量項目實際工作狀況，獲取偏差信息； （3）分析偏差產(chǎn)生原因和趨勢，采取適當?shù)募m偏行動。 1. 制定項目目標、建立項目績效考核標準 項目控制目標就是項目的總體目標和階段性目標，總體目標就是項目的合同目標，階段性目標就是項目的里程碑事件要達到的目標。 2. 衡量項目實際工作狀況，獲取偏差信息 通過將各種項目執(zhí)行過程的績效報告、統(tǒng)計等文件與項目合同、計劃、技術(shù)規(guī)范等文件對比或定期召開項目控制會議等方式考查項目的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)項目執(zhí)行結(jié)果和預(yù)期結(jié)果的偏差