第二章 秘書的一般能力

1、第二章 秘書的一般(ybn)能力學(xué)習(xí)(xux)目標(biāo)思考練習(xí)主要內(nèi)容視野拓展本章導(dǎo)言共七十頁了解能力的基本概念；了解能力與知識、技能(jnng)的關(guān)系；理解一般能力對于秘書工作的重要影響；掌握秘書人員一般能力的基本要求。知道影響能力形成和發(fā)展的各種因素；會用能力測驗方法了解自己(zj)的能力水平；掌握秘書人員各種一般能力的培養(yǎng)方法。共七十頁 觀察力、注意力、記憶力、想象力、創(chuàng)造力、思維力等都是能力的重要組成部分。 通過(tnggu)秘書人員的工作實踐，探討對秘書人員一般能力的要求以及秘書人員一般能力的培養(yǎng)問題，提高秘書人員從事各種工作活動的效率。 共七十頁第六節(jié) 秘書(msh)的思維力 第二節(jié)

2、秘書(msh)的觀察力 第四節(jié) 秘書的記憶力 第三節(jié) 秘書的注意力 第五節(jié) 秘書的想象力 第一節(jié) 能力概述 共七十頁第一節(jié) 能力(nngl)概述 一、什么(shn me)是能力 三、能力的個別差異 五、能力結(jié)構(gòu) 二、能力與知識、技能 四、影響能力的因素 六、能力測驗 本節(jié)點睛共七十頁 人的能力是和活動(hu dng)相聯(lián)系的，在活動(hu dng)中形成、發(fā)展和表現(xiàn)出來的，離開實踐活動，人的能力就無從體現(xiàn)。缺乏某種能力的人也會對他從事某項實踐活動帶來障礙。 共七十頁一、什么(shn me)是能力 能力(nngl)是直接影響活動的效率，使活動順利完成的個性心理特征。人們從事任何項重要的活動，完成

3、一件有意義的工作，都必須依靠一定的能力。 共七十頁例如：搞創(chuàng)作，必須具備寫作能力；從事繪畫，必須掌握(zhngw)繪畫技巧。曹雪芹紅樓夢 凡高向日葵 共七十頁 知識是人類(rnli)社會歷史經(jīng)驗的總結(jié)和概括，技能是一種操作技術(shù)。 知識、技能和能力關(guān)系密切。能力在學(xué)習(xí)知識、掌握技能的過程中發(fā)展；能力在一定程度上決定著人們對知識、技能的掌握和運用的程度；能力影響著人們掌握知識技能的快慢、深淺、難易和鞏固程度。 二、能力與知識(zh shi)、技能 共七十頁能力的類型差異。這種差異主要表現(xiàn)在各種心理活動過程方面。能力發(fā)展的水平差異。人的智力水平有高有低，基本上是屬于正態(tài)分布。能力表現(xiàn)的早晚差異。這種

4、差異主要表現(xiàn)為三種現(xiàn)象：人才(rnci)早熟或早慧；中年成才；大器晚成。三、能力(nngl)的個別差異偏高20%智力正常的兒童60%偏低20%312共七十頁四、影響(yngxing)能力形成和發(fā)展的因素 先天素質(zhì)的影響早期環(huán)境和經(jīng)驗的影響教育和實踐活動(hu dng)的影響勤奮與愛好的影響共七十頁 能力有著復(fù)雜的心理結(jié)構(gòu)(jigu)，是各種心理品質(zhì)的總和。 關(guān)于能力結(jié)構(gòu)問題，心理學(xué)界有許多學(xué)說。如斯皮爾曼的能力二因素說、吉爾福特的智慧結(jié)構(gòu)學(xué)說、施萊辛格和格特曼的智力二維結(jié)構(gòu)學(xué)說等。 五、能力(nngl)結(jié)構(gòu) 共七十頁心理測驗按測量類型(lixng)可以分為三種（見圖3-1）。六、能力(nngl

5、)測驗 圖3-1 心理測驗的種類心理測驗?zāi)芰y驗成就測驗人格測驗普通能力測驗（智力測驗）特殊能力測驗共七十頁第二節(jié) 秘書(msh)的觀察力 一、什么(shn me)是觀察力三、秘書觀察力在秘書活動 中的作用 四、秘書觀察力的培養(yǎng) 二、秘書觀察力的基本要求 本節(jié)點睛共七十頁 觀察是人們認(rèn)識世界，進行各種創(chuàng)造性勞動(lodng)的基礎(chǔ)，是科學(xué)研究中最基本的方法。 秘書擔(dān)負(fù)的工作比較特殊，接觸面廣，必須具備良好的觀察力，隨時發(fā)現(xiàn)工作中的問題，及時向領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門反饋。共七十頁觀察力是人們有意識地對事物進行(jnxng)知覺感受的能力，是人們認(rèn)識事物的必要前提。 人們對于客觀事物的認(rèn)識總是有一個漸進過

6、程，第一步是感覺和知覺。知覺有些是有意識的，有些則是無意識的。觀察是有意識知覺的最高形式，是一種有目的、有計劃、比較持久的知覺活動。 一、什么(shn me)是觀察力 共七十頁二、秘書觀察力的基本(jbn)要求 觀察是人們認(rèn)識(rn shi)事物的前提，能否對客觀事物進行比較全面深入的觀察，將直接影響到人的認(rèn)識的正確與否。 對于秘書的觀察力的基本要求，主要有以下三點。共七十頁 要求秘書在對事物的觀察過程中，排除各種因素的干擾，避免主觀臆測。 要求秘書克服(kf)各種不利因素的影響，排除外部的干擾因素。 必須克服內(nèi)部因素的影響：觀察者興趣、動機、態(tài)度和知覺參考的影響。秘書工作者必須克服各種不利因

7、素的影響，從實際出發(fā)、實事求是地去觀察事物。 （一）觀察(gunch)的客觀性 共七十頁（二）觀察(gunch)的全面性 觀察(gunch)的全面性，就是要避免在觀察(gunch)事物或事件時只注意一點而忽視其他，出現(xiàn)片面性。觀察的全面性是對事物認(rèn)識、判斷的基本前提。秘書必須立體地、多層次地、多角度地看待問題，把被觀察對象放在對象所處系統(tǒng)中觀察，這樣才能獲取比較全面的認(rèn)識。 共七十頁 關(guān)于對事物觀察的全面性，宋代大文豪(wnho)蘇東坡的題西林壁有比較形象的描繪 。 題西林壁 橫看成嶺側(cè)成峰， 遠(yuǎn)近高低各不同。 不識廬山真面目， 只緣身在此山中。 共七十頁 觀察的敏銳性是指觀察者在觀察活動中能

8、夠迅速抓住那些反映事物本質(zhì)而又不易察覺的現(xiàn)象。 作為(zuwi)秘書，要有“政治敏感性”，要有“靈敏的政治嗅覺”，掌握領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求。 觀察的敏銳性能夠幫助秘書正確恰當(dāng)?shù)靥幚砀鞣N復(fù)雜的人際關(guān)系，通過細(xì)致而敏銳地觀察，溝通感情，融洽關(guān)系。 （三）觀察(gunch)的敏銳性 共七十頁三、秘書(msh)觀察力在秘書(msh)活動中的作用 秘書良好的觀察力是收集信息、發(fā)現(xiàn)問題的重要條件。 秘書工作的職責(zé)之一是信息反饋，良好的觀察力以使秘書積極主動地尋找各種信息，而不是消被動地接受信息資料。 秘書良好的觀察力可以幫助秘書更深刻地認(rèn)識事物，形成(xngchng)正確的觀念。 共七十頁 一個秘書獲得良好的

9、觀察力，主要有以下兩種途徑： 首先，要做好觀察準(zhǔn)備(zhnbi)，明確觀察目的，培養(yǎng)觀察興趣和意向，養(yǎng)成一種自覺的習(xí)慣，做到時時留心、事事留心、處處留心。 其次，應(yīng)掌握正確的觀察法，做到有順序、有系統(tǒng)地進行觀察。 四、秘書(msh)觀察力的培養(yǎng)共七十頁第三節(jié) 秘書(msh)的注意力本節(jié)點睛(din jn)一、什么是注意二、秘書注意力的基本要求 四、秘書注意力的培養(yǎng) 三、秘書注意力對秘書活動 的影響 共七十頁 注意就是那扇門，一切由外部世界進入人的靈魂(ln hn)的東西都通過這扇門 俄國教育家烏申斯基共七十頁 注意，是指人的心理活動對一定對象(duxing)的指向和集中。指向是在每一瞬間把心理

10、活動有選擇地朝向于一定的事物；集中是把心理活動貫注于某一事物，而同時離開其他事物。一、什么(shn me)是注意 當(dāng)我們的注意力被有意無意地指引到上面時，我們就忽略了自己腳下真正的危險共七十頁注意是心理活動(hu dng)的重要組成部分，是各種心理活動的共同特性，可分為兩種（見圖3-2）。 圖3-2 注意(zh y)的分類無意注意 在沒有人的任何意圖、沒有預(yù)先提出的目的、不要求意志努力的情況下自然而然地產(chǎn)生的 一種自覺的、有預(yù)定目的并經(jīng)過意志努力而產(chǎn)生和保持的注意 注意 初級 有意注意 高級 共七十頁 注意力，是指人們有意注意的能力，是一個人按照預(yù)定的目的在指定時間內(nèi)把心理(xnl)活動集中指

11、向一定對象的能力。 良好的注意力可以使人們更快地更多地感知、記憶客觀事物。秘書人員培養(yǎng)良好的注意力，對于順利完成各項工作意義十分重要。二、秘書注意力的基本(jbn)要求 共七十頁 秘書注意力的基本要求(yoqi)（見圖3-3），反映了秘書注意力品質(zhì)的基本特征，秘書應(yīng)該自覺地加以培養(yǎng)。圖3-3 秘書注意力的基本要求 注意力基本要求 廣闊性 穩(wěn)定性轉(zhuǎn)換性 分配性 共七十頁（一）注意(zh y)的廣闊性 注意的廣闊性也叫注意的范圍，是指人們在同一時間內(nèi)能(ni nn)清楚地把握對象的較多數(shù)量。如果一個人在同一時間內(nèi)比另外一個人能夠看到或記住更多的內(nèi)容，則說明這個人注意力比另外一個人強。 一個秘書人員

12、的注意力狹窄，不僅不能迅速地獲取有價值的信息資料，而且會影響注意的視野，變得孤陋寡聞。共七十頁（二）注意(zh y)的穩(wěn)定性 注意的穩(wěn)定性又稱注意的持久性，是指能夠長時間把注意保持在穩(wěn)定的對象或活動上。 注意的穩(wěn)定性因人而異。有的人能夠較長時間地注意某一對象而不發(fā)生轉(zhuǎn)移，就說他注意力比較穩(wěn)定。秘書工作者要把注意力集中(jzhng)到工作中的重要問題上，長時間地不分心，不動搖。共七十頁（三）注意(zh y)的分配性 注意的分配性是指在同一時間內(nèi)注意分配到兩種或幾種(j zhn)不同的對象上。一個熟練的打字員，需要把大部分的注意集中到文稿上，而只把較少的注意力放在手的動作和鍵盤上。 善于分配自己的

13、注意力，對于秘書工作是很重要的。共七十頁 注意(zh y)的分配性與注意(zh y)的穩(wěn)定性反映都是一個人注意力的情況。 注意的分配不是注意的分散，是指在一定時間同時把注意穩(wěn)定在幾個對象之間的能力。 注意的穩(wěn)定性不僅僅是指注意一個對象，而是指不隨便更換注意的對象，有意識地控制注意的能力。 共七十頁（四）注意(zh y)的轉(zhuǎn)換性 注意的轉(zhuǎn)換性是指有目的地、及時地把注意從一個對象轉(zhuǎn)移到另一個對象上。注意的轉(zhuǎn)換性反映了一個人處理問題的機動性，表現(xiàn)出一個人應(yīng)變力的高低。作為一個秘書，對于已經(jīng)順利完成的工作或者雖然沒有完成但又出現(xiàn)了新的較為重要的工作，必須(bx)能夠及時地轉(zhuǎn)移自己的注意力。共七十頁 秘

14、書良好的注意力有助于秘書集中精力去解決工作中的主要問題，以提高工作效率。 作為秘書，必須善于控制注意力，有選擇地、有目的地去完成那些適時又緊迫的事情(sh qing)。 那些什么事情都想做的人， 其實什么都不能做，而終于導(dǎo)致 失敗。 黑格爾三、秘書注意力對秘書活動(hu dng)的影響 共七十頁 秘書工作(gngzu)者要培養(yǎng)對工作(gngzu)、對事業(yè)的興趣，自覺地投身于工作，培養(yǎng)良好的注意力品質(zhì)。同時運用意志力的作用，提高自制能力，克服注意力分散的弱點。四、秘書(msh)注意力的培養(yǎng) 共七十頁第四節(jié) 秘書(msh)的記憶力 本節(jié)點睛(din jn)一、什么是記憶 二、秘書記憶力的基本要求三

15、、秘書記憶力的培養(yǎng) 共七十頁 記憶(jy)是人知識的寶庫。人的一切活動，只有在記憶的基礎(chǔ)上才可能進行。一個人失去了記憶能力，一切心理活動都要中斷。共七十頁記憶是指人腦對過去感知過、經(jīng)歷過的事物的反映。通過記憶，可以儲存感知的形象、理性的知識、已形成的智力和操作技能，可以重現(xiàn)發(fā)生過的情感。通過記憶，既可以積累個人實踐的直接經(jīng)驗(zhjijngyn)，又可以鞏固學(xué)習(xí)的間接經(jīng)驗。一、什么(shn me)是記憶 共七十頁二、秘書記憶力的基本(jbn)要求 記憶力是指人們(rn men)在記憶活動過程中所表現(xiàn)出來的一種心理品質(zhì)。和觀察力、注意力、想象力、思維力一樣，屬于人們的一種基本認(rèn)識能力。 秘書記憶

16、力的基本要求主要有三點。 共七十頁（一）記憶(jy)的敏捷性 反映了記憶(jy)的速度特征。記得快，可以節(jié)約大量的時間，可以提高學(xué)習(xí)、工作效率。 秘書有許多時效性很強的工作，如領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項，必須迅速把它們記住。 共七十頁（二）記憶(jy)的精確性 要求秘書能夠準(zhǔn)確精細(xì)地記住識記對象，使獲取的各種信息(xnx)準(zhǔn)確無誤，不能模糊猜測。 比如，秘書應(yīng)對本單位的基層部門、各部門的人數(shù)等精確地記憶，在起草文稿引用數(shù)據(jù)時才能做到真實、準(zhǔn)確。 我國著名的橋梁專家茅以升的記憶就非常精確，能夠背誦圓周率到小數(shù)點后100位。 共七十頁（三）記憶(jy)的持久性 人的記憶分為短時記憶和長時記憶兩種類型。長時

17、記憶多數(shù)是對短時記憶加工(ji gng)重復(fù)的結(jié)果，但也有些是因為印象深刻一次形成的。 秘書記憶的持久性對于處理日常工作是極為重要的。 比如，經(jīng)常要用的本單位的一些基本數(shù)據(jù)資料；在陪同領(lǐng)導(dǎo)外出或在會議期間，領(lǐng)導(dǎo)對某項事情進行的查詢。 共七十頁三、秘書(msh)記憶力的培養(yǎng) （一）重視秘書(msh)記憶力的培養(yǎng) 秘書工作者應(yīng)該培養(yǎng)有意記憶的能力。 人的記憶按照有無識記的目的可以分為有意識記和無意識記兩種（見圖3-4）。 1圖3-4 有意識記與無意識記的記憶 有意識記有明確的目的并用一定方法進行的記憶方式 無意識記依靠自己的興趣及外界事物的強烈刺激來實現(xiàn) 記憶 共七十頁 秘書工作者要積極培養(yǎng)有意識

18、的記憶能力，明確記憶的目的，自覺地克服(kf)各種記憶障礙，完成記憶任務(wù)。也應(yīng)充分重視運用記憶的規(guī)律，善于將有意記憶化成無意記憶，以提高自己識記的興趣，將記憶變成一種良好的習(xí)慣。 共七十頁 加深理解，融會貫通，增加意義識記的能力。 根據(jù)人們對材料的理解程度及材料自身是否有規(guī)律，記憶分為(fn wi)意義識記和機械識記（見圖3-5）。 2圖3-5 意義識記(sh j)與機械識記(sh j) 意義識記 機械識記 記憶 根據(jù)對材料理解程度以及材料自身是否有規(guī)律劃分共七十頁 秘書應(yīng)該充分運用以往的知識經(jīng)驗，尋找材料的意義以及內(nèi)在聯(lián)系，找出規(guī)律，加深理解，融會貫通，提高意義識記的水平(shupng)，這

19、樣可以不斷提高識記速度，并使記憶保持長久。 共七十頁 掌握一定的記憶原則，積極同遺忘作斗爭。培養(yǎng)記憶品質(zhì)(pnzh)，必須了解遺忘的特點，掌握遺忘的規(guī)律。 艾賓浩斯遺忘曲線：遺忘先快后慢。人們學(xué)習(xí)中的遺忘過程是不均衡的，識記的最初遺忘很快，后來逐漸減慢，到了相應(yīng)時間幾乎就不再遺忘了。 秘書在學(xué)習(xí)新東西后，要及時地復(fù)習(xí)、鞏固。 3艾賓浩斯遺忘曲線 共七十頁 適當(dāng)?shù)卣莆沼洃浄椒?，可以幫助提高記憶水平?簡化法，即由繁化簡，抓要點，記提綱的方法； 分組法，即把知識內(nèi)容按規(guī)律性進行歸類； 聯(lián)想法，即運用回憶，將有關(guān)材料通過對比、聯(lián)想的方法再現(xiàn)出來。 秘書應(yīng)該借助紙筆，積極(jj)地鍛煉記憶力水平，同時

20、，還要運用其他手段來幫助收集資料信息。（二）秘書記憶力培養(yǎng)(piyng)的方法 共七十頁第五節(jié) 秘書(msh)的想象力 本節(jié)點睛(din jn)一、什么是想象四、秘書想象力的培養(yǎng) 二、秘書培養(yǎng)想象力的意義 三、秘書想象力的基本要求 共七十頁 精神浩瀚(hohn)，想象活躍，心靈勤奮就是天才。 狄德羅（法國思想家）共七十頁想象是在人腦中對已有表象進行加工改造而創(chuàng)造(chungzo)新形象的心理過程。人在認(rèn)識活動中，通過對事物的感知，在頭腦中形成表象，想象是在表象的基礎(chǔ)上的再創(chuàng)造。想象受社會歷史條件與個人心理特點的影響和制約，以客觀現(xiàn)實為基本依據(jù)的想象對于人們認(rèn)識世界和改造世界具有重大作用。一、什

21、么(shn me)是想象 共七十頁 想象可以使人認(rèn)識那些無法直接感知的事物形象，使人認(rèn)識宏觀世界和微觀世界；使人的認(rèn)識超出時間與空間的限制，極大地豐富人的精神世界，提高(t go)人改造世界的能動性，成為推動人類社會不斷前進的精神動力。 共七十頁 想象力作為人的一種認(rèn)識能力，主要是指人們有意想象的能力，特別是指人們創(chuàng)造性想象的能力。人的想象力的發(fā)展是社會實踐(shjin)活動的結(jié)果，是人的智力發(fā)展的主要方面。二、秘書培養(yǎng)(piyng)想象力的意義 想象力比知識更重要，因為知識是有限的，而想象力概括著世界上的一切，動著世界的進步，并且是知識進化的源泉。 愛因斯坦共七十頁 偉大的領(lǐng)導(dǎo)能力是一種獨特

22、的藝術(shù)(ysh) 形式，既要求有非凡的魄力，又要求有 非凡的想象力。 尼克松 豐富的想象力是秘書創(chuàng)造性工作的基礎(chǔ)，不僅體現(xiàn)在日常工作中，而且還體現(xiàn)在對領(lǐng)導(dǎo)的參謀咨詢作用上。 想象力有助于秘書處理(chl)各種復(fù)雜的人際關(guān)系：秘書運用想象力來推斷自己的行為會引起對方什么樣的反應(yīng)，以便正確調(diào)整自己的行為習(xí)慣。 共七十頁 秘書(msh)工作者豐富的想象力主要表現(xiàn)為三個方面（見圖3-6）。三、秘書想象力的基本(jbn)要求 一種根據(jù)語言的描述或圖樣的示意，在頭腦中形成相應(yīng)的新形象的過程 再造想象的能力 創(chuàng)造性想象的能力 一種不依據(jù)現(xiàn)存的材料，獨立地創(chuàng)造出新形象的過程 具備憧憬的意向 一種對追求的未來事

23、物的想象，帶有幻想性 圖3-6 秘書工作者想象力要求的主要表現(xiàn) 豐富想象力主要表現(xiàn) 共七十頁 秘書工作者必須有較強的理解能力，豐富的想象(xingxing)儲備，使再造想象(xingxing)更合乎情理。同時必須具有強烈的創(chuàng)造興趣和愿望，充分調(diào)動思維的積極性，進行細(xì)致的構(gòu)思。還要培養(yǎng)順應(yīng)現(xiàn)實的憧憬能力。共七十頁 人的想象力是與知識(zh shi)水平成正比的。 秘書人員要培養(yǎng)想象力，必須不斷擴大知識和不斷積累經(jīng)驗。秘書應(yīng)深入到各項工作中做細(xì)致的觀察，豐富頭腦中的各種表象。還必須同提高思維力相結(jié)合。知識面越廣、知識越豐富，想象的領(lǐng)域就越寬闊，想象也就越合理、越生動。四、秘書(msh)想象力的培養(yǎng)

24、 共七十頁第六節(jié) 秘書(msh)的思維力 本節(jié)點睛(din jn)一、什么是思維 二、秘書培養(yǎng)良好思維 能力的意義 三、秘書思維能力的 基本要求 四、秘書良好思維品質(zhì) 的培養(yǎng) 共七十頁 懶于思索，不愿鉆研深入理解，自滿或滿足于微不足道的知識，都是智力貧乏的原因。這種貧乏通常用一個詞來稱呼(chng hu)，那就是“愚蠢”。 高爾基共七十頁 思維是人腦對客觀事物間接的、概括的反映(fnyng)，反映的是客觀事物的共同的、本質(zhì)的特征和內(nèi)在聯(lián)系。 思維的顯著特征：間接性和概括性（見圖3-7）。一、什么(shn me)是思維 圖3-7 思維顯著的特征 間接性：通過其他事物認(rèn)識客觀事物，借助于已有知識經(jīng)

25、驗理解和把握沒有直接感知過的或根本不可能感知到的事物 概括性：抽取同類事物的共同特征和本質(zhì)特征加以概括（反映客觀事物共同的本質(zhì)的特征，內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律） 思維 共七十頁 思維能力是人們在思維過程中所表現(xiàn)出來的認(rèn)識能力，也是人們在思維活動中所表現(xiàn)出來(ch li)的重要心理品質(zhì)。 思維能力是智力活動中的核心要素。二、秘書培養(yǎng)良好(lingho)思維能力的意義 共七十頁認(rèn)識(rn shi)問題、解決問題的重要前提 創(chuàng)造性地進行(jnxng)工作的重要條件 秘書人員運用思維力進行分析、判斷，以彌補經(jīng)驗的不足，實現(xiàn)對客觀事物間接的認(rèn)識重要意義 秘書人員運用創(chuàng)造性思維，解決工作難題，對復(fù)雜、變化的客觀環(huán)境和事物作出準(zhǔn)確、及時的反應(yīng)，發(fā)揮智囊作用 圖3-8 秘書人員良好的思維能力的重要意義 秘書人員培養(yǎng)良好的思維能力，對于高效率地完成各項工作具有十分重要的意義（見圖3-8）。 共七十頁 一個(y )勤于思維的人，思考問題時往往思路清晰、反應(yīng)敏捷；相反，如果不具備基本的思維能力，往往思路閉塞、反應(yīng)遲鈍。秘書的思維能力包括七點基本要求（見圖3-9）。三、秘書(msh)思維能力的基本要求 廣闊 靈活 敏捷 邏輯 深刻 精確 創(chuàng)造 圖3-9 秘書思維能力的基本要求 思 維共七十頁 秘書人員應(yīng)該(ynggi)不斷充實知識和經(jīng)驗