2022年會議室使用管理制度_第1頁
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文檔簡介

1、7.4 會議室使用制度7.4.1 范圍：五樓會議室，六樓會議室。7.4.2 職責：1. 行政部部長負責會議室的使用的審批，2. 使用會議室的部門負責會議室的清潔，3. 行政部裝修工程專員負責會議室設(shè)備的維護，4. 行政部統(tǒng)一負責會議室的管理及各類設(shè)備，5. 行政部內(nèi)勤保管會議室鑰匙。7.4.3 流程：會議操作流程圖確立會議議題填報“ 會議室使用申請表”安排會議議程提前發(fā)出會議通知會務(wù)準備做會議記錄（或攝像、錄音等）撰寫會議紀要上級閱批、簽批印發(fā)有關(guān)部門及人員，并歸檔7.4.4 制度內(nèi)容：1. 總則：a) 為是公司的會議管理規(guī)范化和有序，決策效率，特制定本辦法。提高會議形式的行政b) 公司會議制

2、度本著精簡、有效、節(jié)儉原則執(zhí)行 2. 內(nèi)容：c) 會議室是專門用于召開會議、允許，不得挪作他用。進行培訓活動的地方， 未經(jīng)d) 會議室僅限公司內(nèi)部使用， 外單位借用會議室必須經(jīng)行政 部部長批準， 并辦理借用手續(xù)， 各部門無權(quán)將會議室借給外單位使用。e) 為了避免會議發(fā)生沖突， 各部門如需要使用會議室， 需提 前通知行政部，并填寫“ 會議室使用申請表” 以便統(tǒng)一安 排。f)臨時召開的短時會議或培訓活動需要占用會議室時，要第一時間向行政部提出申請。 行政部部長根據(jù)情況給予適當安排。g) 各部門申請使用會議室時， 需明確使用時間、參加人員等，如有需要音響、投影儀等設(shè)備應(yīng)提前一天與行政部聯(lián)系，并在“

3、會議使用申請表” 中明確使用設(shè)備，以便提前準備，確保會議或培訓活動順利進行。h) 會議或培訓活動期間， 要愛惜會議室的設(shè)備及物品，如電腦、投影儀、電視、 VCD 等貴重物品由專人負責操作，其他人不得擅自使用和操作。i) 使用會議室的部門，要維持室內(nèi)清潔，使用完畢后及時打掃衛(wèi)生，將移動的桌椅及時放回原位，清洗煙缸，整理會議桌，檢查安全，關(guān)好門窗，將鑰匙交還行政部內(nèi)勤。j) 會議結(jié)束后 ,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)當天報行政部,以便及時修理 ,保證其他會議的有效使用。3. 附則：本辦法由行政部進行解釋、補充、修訂，經(jīng)公司總經(jīng)理批準頒行。7.4.5 相關(guān)文件7.4.6 相關(guān)記錄：1. 會議室使用申請表會議室使用申請表會議名稱會議日期 會

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