工程檔案管理制度匯編

1、工程檔案管理系統(tǒng)1.總則1.1根據(jù)建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T 50328-2001)、建設工程資料管理規(guī)定(JGJ/T 185-2009)、科學技術檔案組成的一般要求(GB/T 11822-2008)等國家標準和萬達集團檔案管理制度，制定本辦法。1.2工程建設資料是指工程建設過程中應歸檔保存的各種圖紙、表格、文字、聲像資料等技術文件。它是項目建設、竣工和投產(chǎn)的必要條件，也是項目檢查、驗收、管理、使用和維護的基礎。2.項目文件的整理工程資料的歸檔范圍按照萬達集團工程資料歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行。2.1工程文件的分類和編碼如下:2.1.1前期文件(A):決策立項文件、建設用地文件、勘察設計

2、文件、開工文件。2.1.2竣工文件(B):驗收文件、移交文件和總結文件。2.1.3監(jiān)理文件(C):監(jiān)理管理資料、進度控制資料、質量控制資料、成本控制資料、合同管理資料、竣工驗收資料(過程驗收)。如果進度、質量、成本、合同管理等文件較少，可以合并成監(jiān)理記錄。2.1.4施工文件(D):施工管理、技術和驗收資料(過程驗收)、施工測量記錄、施工資料數(shù)據(jù)、施工記錄、施工試驗記錄和檢驗報告、施工質量驗收記錄。2.1.5竣工圖(e):建筑、結構(鋼結構)、立面裝飾(幕墻)、給排水及采暖、建筑電氣、智能化系統(tǒng)、通風空調、室外給排水、室外采暖、供氣供電及照明線路、室外道路、綠化景觀、消防、節(jié)能環(huán)保等。2.1.6

3、費用文件(F):投標文件及附件、中標文件及附件、中標通知書；結算報告、結算批準文件和現(xiàn)場簽證；總承包、分包、施工、勘察、設計、監(jiān)理、技術服務、委托、大宗材料采購等雙方或三方協(xié)議。與建筑工程有關。2.2文件編號2.2.1文件號由項目代碼、項目順序號、分類號和文件號組成，中間用“-”號隔開。2.2.2項目代碼由集團統(tǒng)一發(fā)布。2.2.3用類別號填寫工程資料的類別代碼。2.2.4文件編號:填寫工程資料文件的順序號。 案件檔案號類別號代碼+項目序列號2.3組卷的原則和方法2.3.1工程檔案中的前期文件、竣工文件按“件”分類，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖按“卷”分類，造價文件按造價部門業(yè)務分類分組。2.3.

4、2當一個建設項目由多個單項工程組成時，工程文件應按單項工程分組。2.3.3工程檔案的厚度一般小于40毫米。2.3.4檔案中不應有重復的檔案，不同載體的檔案一般應單獨分組。2.3.5歷次文件、竣工文件、竣工圖的每一份文件或圖紙均應在右上角加蓋文件號章，文件號章的內容為文件號和序號。文件戳記文件號序列號2.3.6整理施工文件的步驟在2.3.6.1按單個項目分為商業(yè)用房、酒店、公寓、住宅和其他獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的項目(樓)。2.3.6.2的單項工程分為分項工程:基礎工程、主體結構工程、建筑屋面工程、建筑裝飾工程、給排水及采暖工程、建筑電氣工程、智能建筑工程、通風空調工程、電梯工程、室外及景觀工程

5、、幕墻工程、消防工程、節(jié)能環(huán)保工程等。根據(jù)施工管理技術和驗收資料、施工測量記錄、施工資料數(shù)據(jù)、施工記錄、施工試驗記錄和檢驗報告、施工質量驗收記錄等。，2.3.6.3的每個子項目將單獨編制。2.3.7室外工程應根據(jù)室外建筑環(huán)境和室外安裝工程分別組織。2.3.8如果一個施工項目共用施工組織設計、圖紙會審記錄、設計變更和產(chǎn)品質量證明書，可按施工項目分組。2.3.9各單體建筑的地下室相互連接，地下室工程可單獨分組。2.3.10竣工圖可根據(jù)設計單位提供的施工圖專業(yè)順序進行編制。竣工圖電子版按單項工程和專業(yè)刻制光盤保存。2.3.11裝訂好的文件可以作為一個整體保存，無需拆包。2.4安排2.4.1書面材料應

6、按事項、專業(yè)和學科的時間順序排列。2.4.2圖紙應按專業(yè)排列，同一專業(yè)的圖紙應按圖號順序排列。2.4.3既有文字資料又有圖紙的文件，文字資料在前，圖紙在后。2.5編目2.5.1頁碼編制2.5.1.1檔案中有圖文的頁碼應進行編號。寫在一面的文件材料寫在右下角。文件材料雙面書寫，正面在其右下角，背面在其左下角。在2.5.1.2未拆封的全套文件，那些帶有原始頁碼的文件無需重寫。若與其他文件材料形成一卷，應排在最后，作為文件，填寫卷內文件目錄，并在備注中注明頁數(shù)。2.5.1.3竣工圖的頁碼應寫在圖紙的右下角或標題欄下。案卷封面、卷內目錄和2.5.1.4的參考表格都沒有寫頁碼。2.5.1.5以“件”為單

7、位的工程文件，按頁碼編制；按“卷”分類的工程文件，應按卷編制頁碼。2.5.1.6沒有特殊要求，頁碼一般寫在文件右下角的空白處。如果文檔右下角有內容，頁碼位置可以適當左移。2.5.1.7頁碼應使用耐用材料書寫，如油墨號碼機、碳素墨水、黑色簽字筆等。2.5.2案卷封面的制作案卷的封面應與文件材料裝訂在一起，放入檔案盒。案卷封面應包括案卷標題、編制單位、技術負責人、起止日期、保管期限、案卷號等內容。2.5.2.1案卷的標題應簡明準確，能揭示卷內文件材料的內容，主要包括項目名稱或其產(chǎn)生、代號、結構和階段等。案卷標題一般由歸檔人書寫。2.5.2.2編制單位應填寫負責編制文件材料的單位。2.5.2.3技術

8、負責人應填寫項目總技術工程師的姓名。2.5.2.4的起止日期應填寫案卷中第一份和最后一份文件的形成日期。用8位阿拉伯數(shù)字填寫日期，用“-”號隔開，如20110613-20130630。根據(jù)需要，2.5.2.5的貯存期應是永久的或長期的。2.5.3案卷目錄的編制文件目錄由序號、文件號、編制單位、文件標題、起止日期、總頁數(shù)和備注組成，按文件號順序排列。2.5.3.1序號應填寫文件順序號。2.5.3.3編制單位應填寫負責編制文件材料的單位。2.5.3.4案卷的標題應簡明準確，能揭示卷內文件材料的內容，主要包括項目名稱或其產(chǎn)生、代號、結構和階段等。案卷標題一般由歸檔人書寫。2.5.3.5的起止日期應填

9、寫案卷中第一份和最后一份文件的形成日期。用8位阿拉伯數(shù)字填寫日期，用“-”號隔開，如20110613-20130630。2.5.3.6總頁數(shù)應填寫案卷中所有文件的總頁數(shù)。2.5.3.7備注應填寫其他需要說明的信息。2.5.4卷內文件目錄卷內檔案目錄簡稱卷內目錄，由序號、檔案號、責任人、檔案標題、日期、頁碼和備注組成。2.5.4.1的編號應填寫卷內文件的順序號。2.5.4.2的文件號應填寫文件材料的文件號或圖紙的圖號、設備代碼等。2.5.4.3負責人應填寫文件材料的形成單位或主要負責人。文件、資料的全稱和標題應填寫2.5.4.4。標題不能準確描述或定義文件的，應根據(jù)文件內容等信息自行擬定，加。2

10、.5.4.5日期應填寫文件材料的形成日期。2.5.4.6頁碼應填寫在文件材料起始頁標注的頁碼內，最后一份文件應標注起止頁碼。2.5.4.7備注應填寫原件、復印件、原件存放地點及其他需要說明的信息。2.5.5制劑形式卷內參考表應安排在卷內文件的最后一頁之后。備考表應包括文件的總份數(shù)和總頁數(shù)，以及生成試卷和提供文件過程中需要說明的問題。2.5.5.1備案人應由備案負責人簽字。2.5.5.2備案日期應填寫備案完成日期。2.5.5.3檢驗員應由文件質量審核員簽字。2.5.5.4檢查日期應填寫文件質量審核的時間。2.6裝訂2.6.1文件可以通過兩種方式綁定或解除綁定。材料必須裝訂，圖紙不裝訂。有文字材料

11、和圖紙的檔案應裝訂成冊。2.6.2初步文件和竣工文件應裝訂成冊。頁數(shù)較少的文檔粘在左上角；頁數(shù)較多的文檔采用“三孔一線”的方式。2.6.3監(jiān)理文件、施工文件、造價文件采用“三孔一線”的方法按“卷”裝訂。2.6.4綁扎時，去除金屬物，對齊左下側。2.6.5“三孔一線”的裝訂要求。選擇2.6.5.1優(yōu)質結實的棉線。2.6.5.2裝訂線的位置與左側文件邊緣之間的距離為15-25毫米。2.6.5.3裝訂孔不宜過大，以免對檔案造成不必要的損壞。2.6.5.4的上下結合孔之間的距離為160毫米。2.7配件和文件備份2.7.1工程檔案裝具推薦使用城建檔案盒，也可使用220g以上的無酸紙質檔案盒。光盤文件應使

12、用國家檔案局制作的光盤文件盒。禁止使用塑料文件盒和牛皮紙文件盒。2.7.2卷軸盒的外表面規(guī)格為310mm220mm。2.7.3輥箱背面的厚度可根據(jù)需要設定，厚度一般不超過40mm。2.7.4骨干文件的編制文件背面由全宗號、文件類別、項目名稱、文件標題、編制單位、保管期限和文件編號組成。2.7.4.1拳宗No。由股份公司檔案室編制、填寫或發(fā)放。2.7.4.2檔案的類別應按股份公司檔案分類方案填寫，一般為“基本建設檔案”。2.7.4.3項目名稱應填寫集團正式發(fā)布的萬達廣場名稱或項目名稱，不應填寫項目報建時的名稱。3.管理和責任3.1、建設單位應加強對資料管理的領導，建立健全崗位責任制，并至少配備一

13、名專職資料管理人員，負責資料的收集、整理、歸檔和立卷。對于總承包項目，總承包商負責收集和整理所有分包商編制的資料，分包商負責收集和整理分包項目的資料。3.2、資料應隨工程進度及時整理，應按專業(yè)系統(tǒng)分類，認真填寫，做到字跡清楚，項目齊全，記錄準確真實，無未了事項。所有要求的表格應是根據(jù)相關法規(guī)規(guī)定的表格。3.3、數(shù)據(jù)應真實反映項目的實際情況，保證完整性和準確性，并必須經(jīng)各級負責人審核。應加蓋公章。3.4.建設單位在與施工單位簽訂合同時，應對資料的編制責任和移交期限作出明確規(guī)定。3.5.施工單位應將資料管理納入本單位的獎懲體系。因管理失控造成涂改、偽造、隨意抽取、損毀、丟失等行為導致數(shù)據(jù)不符合要求

14、的，按照有關規(guī)定進行處罰。情節(jié)嚴重構成犯罪的，將依法追究刑事責任。3.6.總監(jiān)理工程師負責監(jiān)理資料的管理，并指定專人實施。監(jiān)理單位應按有關規(guī)范、標準和規(guī)定對施工資料進行驗收，并督促施工單位做好資料管理工作。3.7、施工單位設置資料管理人員，負責資料的收集、整理、歸檔和按有關規(guī)定歸檔，并配合監(jiān)理單位定期(或不定期)檢查施工單位的資料管理工作。3.8.數(shù)據(jù)管理人員的職責數(shù)據(jù)管理人員應熟悉數(shù)據(jù)管理方法和程序，便于數(shù)據(jù)收集、整理、歸檔和存檔。數(shù)據(jù)管理人員要有高度的責任感，認真負責地做好數(shù)據(jù)管理工作。信息管理人員應不斷學習并使信息管理系統(tǒng)計算機化。3.9.資料的檢查:各單位平時要做好資料管理工作，建設單位和監(jiān)理單位的有關人員要配合施工單位每月對資料管理進行檢查。數(shù)據(jù)管理不合格的，要限期整改完善。如果連續(xù)兩次數(shù)據(jù)管理失敗，將對相應的數(shù)據(jù)管理人員和單位領導進行處罰。4工程檔案的移交4.1工程竣工驗收前，建設單位應根據(jù)竣工檔案編制要求提交一套完整的竣工檔案，監(jiān)理單位負責組織相關單位協(xié)同建設單位對竣工檔案質量進行審核。不符合要求的，應當限期修改、補充或者重做。4.