英文書(shū)信及格式

1、Writing Letters英文信封(Envelope)的寫(xiě)法（Block Format 齊頭式）Zhao MinSichun UniversityChengdu, 610041P.R. of China Mr. Steven Chung No.252, Long St. San Francisco, U.S.A寄件人姓名和地址收信人姓名和地址英文信封(Envelope)的寫(xiě)法 （右縮式 Indented Format ）Zhao Min Sichun University Chengdu, 610041 P.R. of China Mr. Steven Chung No.252, Long

2、 St. San Francisco, U.S.A寄件人姓名和地址收信人姓名和地址英文地址的寫(xiě)法和中文相反，口訣：由小到大(ex: 號(hào)弄巷路/街城市國(guó)家)號(hào) No. (Number)樓 F (Floor)室 Rm. (Room)弄 Aly (Alley)巷 Ln. (Lane)路 Rd. (Road)街 St. (Street)段 Sec. (Section)區(qū) Dist. (District)縣 County市 City大道 Ave. (Avenue)省 Province國(guó)家名地址的書(shū)寫(xiě)順序是由小到大: 第一行寫(xiě)寄出信人的門(mén)牌號(hào)碼，寫(xiě)街道名稱(chēng);第二行先寫(xiě)縣市、城鎮(zhèn)名稱(chēng)，再寫(xiě)省或州名稱(chēng)，往右空

3、兩個(gè)字母的位置，再寫(xiě)上郵編。如果是寄往國(guó)外的信件，第三行寫(xiě)出寄信人所在國(guó)家的名稱(chēng)。如要說(shuō)明信件由何種郵路遞送或信件為何種類(lèi)別，一般在信封正面的左下角注明。航空 By Air Mail掛號(hào) Registered印刷品 Printed Matter快件 Express內(nèi)有照片 Photo EnclosedThe Elements of English Letter Writing 1. 信頭 Heading/Letterhead2. 寫(xiě)信日期 Date3. 信內(nèi)地址 (收信人) Inside Address4. 稱(chēng)呼 Salutation 5. 正文 Body of Letter6. 客套結(jié)束語(yǔ)

4、Complimentary Closing7. 署名 SignatureHeading 信頭包括寄信人地址（通常寫(xiě)在信箋的右上方）或某公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)、電傳、傳真、郵編、電子信箱地址或網(wǎng)址等。 Date日期應(yīng)寫(xiě)在寄信人地址下方，表達(dá)方式各不相同。通常英式按日/月/年的順序，而美式按月日年的順序。注意：年份寫(xiě)全，不可省略；月份用英文單詞表示，不可用數(shù)字替代（一般信函可縮寫(xiě)，較正式的公函需寫(xiě)全）；日期用阿拉伯?dāng)?shù)字基數(shù)詞表示即可，如May 7,2006; 23 September, 2005Rewrite the following date for standard business let

5、ters 6/5/0610-9-068 June 2006Oct.28, 06Jan.13. 2006一月 Jan. January 二月 Feb. February 三月 March Mar. 四月 Apr. April 五月 May 六月 Jun June 七月 Jul. July Jy. 八月 August Aug 九月 Sep Sept. September 十月 Oct. October 十一月 Nov. November 十二月 Dec December Inside Address信內(nèi)地址應(yīng)寫(xiě)在信箋左上方，與信封上的地址完全一致。第一行寫(xiě)收信人姓名（稱(chēng)呼語(yǔ)+全名）；商務(wù)信函中還需

6、另起一行寫(xiě)出職務(wù)；收信人地址應(yīng)確切完整。Arrange the following information into letterhead or inside address:China/Beijing 100021/Beijing Metal/President/ Lin Fang/ East lane/ 234Lin Fang President of Beijing Metal 234 East lane, Beijing 100021 ChinaSalutation稱(chēng)呼應(yīng)寫(xiě)在信內(nèi)地址下，其左邊要與信內(nèi)地址第一行對(duì)齊。英文書(shū)信的稱(chēng)呼一般都是以Dear 或My dear開(kāi)頭的。1.親近熟悉

7、的人: Dear/My dear +稱(chēng)呼或名字。2 長(zhǎng)輩、關(guān)系一般、不相識(shí)：Dear+“先生/女士/教授”3 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、公司、工廠或?qū)W校：Dear Sir or Madam, To Whom It May concern. 有時(shí)直接用 Gentlemen(復(fù)數(shù))。Body語(yǔ)言要得體，簡(jiǎn)單明了，措詞禮貌。稱(chēng)呼下面隔一兩行開(kāi)始寫(xiě)正文。一般說(shuō)來(lái)，開(kāi)頭直接表達(dá)寫(xiě)信的目的，中間對(duì)目的具體說(shuō)明，結(jié)尾表達(dá)希望祝愿等。Complimentary Closing開(kāi)頭字母要大寫(xiě)，末尾用逗號(hào)。結(jié)束語(yǔ)也稱(chēng)敬語(yǔ)，使用時(shí)也應(yīng)因人而異，取決于發(fā)信人與收信人之間的關(guān)系或熟悉程度。1. 家人親戚: Your loving m

8、other/son/brother; Yours lovingly, With love, All my love etc. 2. 長(zhǎng)輩或一般朋友：Yours respectfully/sincerely, Yours truly etc. 3. 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校等： Yours faithfully/sincerely, Yours truly etc. 結(jié)尾的部份祝福的話(huà)結(jié)尾語(yǔ)Take care.Your friend,Best wishes.Truly yours, Best Regards.Your loving _,Merry ChristmasSincerely yours, Ha

9、ppy New YearYours sincerely,Happy BirthdaySincerely, Signature寫(xiě)信人要在結(jié)束語(yǔ)下面簽名，以表示對(duì)信件中的全部?jī)?nèi)容負(fù)責(zé)。簽名最好是寫(xiě)信人的親筆，手寫(xiě)后可附打印的全名。Block format齊頭式xxxx (letterhead)June 3, 2005 (date)xxxx ( inside address)Dear xx, (salutation)We received your xxxx (body)Yours sincerely (complimentary close)XX (signature)Joe (printed n

10、ame) Modified Format xxxx (letterhead) June 3, 2005 (date)xxxx ( inside address)Dear xx, (salutation) We received your xxxx (body) Yours sincerely XX (signature) Joe (printed name)Writing1. 書(shū)信 letter(一般書(shū)信，求職信, 邀請(qǐng)信，接受邀請(qǐng)，拒絕邀請(qǐng)，感謝信，證明信，投訴信，請(qǐng)假條等)2. 通知 notice3. 留言 message4. 簡(jiǎn)歷 resume5. 電子郵件 e-mail6. 圖表作文

11、作文評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：總分15分，分五個(gè)等級(jí)：2分，格式不正確，內(nèi)容表達(dá)不清楚，語(yǔ)言支離破碎。僅有個(gè)別句子正確。5分，勉強(qiáng)說(shuō)的過(guò)去，內(nèi)容不完整但沒(méi)有離題，語(yǔ)言很多錯(cuò)誤，有一些嚴(yán)重錯(cuò)誤8分，格式基本正確，內(nèi)容大體完整，表達(dá)可被勉強(qiáng)理解，有較多語(yǔ)言錯(cuò)誤，包括少量嚴(yán)重錯(cuò)誤11分，格式基本正確，內(nèi)容較完整，表達(dá)尚清楚，有一些語(yǔ)言錯(cuò)誤，可以有個(gè)別句子結(jié)構(gòu)的錯(cuò)誤14分 格式正確，內(nèi)容完整，表達(dá)清楚，語(yǔ)言上僅少量錯(cuò)誤高出14分的給15分，低于8分的可以給7分。假如不按提示寫(xiě)或語(yǔ)言表達(dá)完全無(wú)法理解，給0分。字?jǐn)?shù)不夠應(yīng)扣分，在給分后，每少10個(gè)字扣一分。二、求職信（a letter of application for

12、 a position）1. 格式及內(nèi)容和其他普通書(shū)信一樣，求職信由寫(xiě)信人地址及寫(xiě)信日期、收信人姓名及地址、稱(chēng)呼、正文、結(jié)束語(yǔ)、署名和附件七個(gè)部分組成。求職信大致包括以下內(nèi)容：1）首先說(shuō)明寫(xiě)信原由，即是看到招聘廣告還是從朋友處得到消息。2）正文強(qiáng)調(diào)與求職崗位相關(guān)的教育背景、工作經(jīng)歷與資格。3）結(jié)尾應(yīng)請(qǐng)求面試機(jī)會(huì)。4）提供至少兩個(gè)證明人及其聯(lián)系地址和電話(huà)，放在個(gè)人簡(jiǎn)歷（寫(xiě)求職信一般要附上個(gè)人簡(jiǎn)歷）中列出，否則在正文中體現(xiàn)。如何寫(xiě)簡(jiǎn)潔明了的求職信？-三段式Para1-Why you are writing?Para2-What abilities and experiences you have

13、?Para3- whats your expectation?2. 常用句型：第一段：1) I am applying for the position of2)This is an application for the position3) I am interested in the position in your company as 最后一段：1) I should be glad to have a personal interview.2) My resume is enclosed.3）Im looking forward to hearing from you shortl

14、y.地址寫(xiě)法201室 Room 20112號(hào) No.122單元 Unit 2長(zhǎng)安街 Chang An street3號(hào)樓 Building No.3長(zhǎng)安公司 Chang An Company南京路 Nanjing road寶山區(qū) BaoShan District趙家酒店 ZhaoJia hotel錢(qián)家花園: Qianjia garden孫家縣 Sunjia county李家鎮(zhèn) Lijia town廣州市 Guangzhou city廣東省 Guangdong province中國(guó) China地址翻譯實(shí)例 :寶山區(qū)南京路12號(hào)3號(hào)樓201室room 201，building No.3,No.12

15、，nan jing road，BaoShan District如果地方不夠可以將3號(hào)樓201室寫(xiě)成：3-201寶山區(qū)示范新村37號(hào)403室Room 403,No.37,SiFan Residential Quarter,BaoShan District 范文： 140 Shaoshan Road Hangzhou 3180000 Zhejiang Nov. 17, 2003Personnel DirectorShanghai New World SchoolShanghaiDear Sir or Madam, I have learned from the job ad that there

16、is a vacancy of English teacher in Shanghai New World School, and I wish to apply for the position. I graduated from Zhejiang University. For the last two years, I have been teaching English at Hangzhou No.9 Middle School, to whom I can refer you as to my character and ability. Enclosed you will fin

17、d a recommendation letter from Professor Smith, of the Foreign Languages College of Zhejiang University.I should welcome a personal interview at your convenience. Yours respectfully Alice White二、感謝信（Thank-you letter）商務(wù)感謝信范例:Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for

18、 an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30. I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me. Yours faithfully * * *尊敬的先生/小姐 謝謝昨日來(lái)信通知我面試，我將于要求的7月5日，周五下午兩點(diǎn)半到達(dá)，并帶去我的證書(shū)及其它書(shū)面材料。 你誠(chéng)摯的 * * *模板Dear, Thank you for正文 再來(lái)一句。Thank you. Yours, XX道歉信模板Dear _,

19、I am truly sorry that _（道歉的原因）. The reason is that _（介紹原因）. Once again, I am sorry for any inconvenience caused. Hope you can accept my appologies and understand my situation.Yours sincerely, Li Ming 三、投訴信（a letter of complaint）一般來(lái)說(shuō)，投訴信包括三個(gè)基本方面：1）投訴內(nèi)容。主要指投訴實(shí)物名稱(chēng)或服務(wù)態(tài)度等。2）投訴原因。主要指投訴內(nèi)容出了何種問(wèn)題。3) 希望得到的結(jié)果。

20、主要指向被投訴的單位或個(gè)人求得解決問(wèn)題的辦法或希望返回其所付出的所有代價(jià)。常用句型： 1) I am writing to complain that 2) Hoping that the matter will be dealt with as soon as possible. May 10, 2003To whom it may concern,（致有關(guān)負(fù)責(zé)人） I have written two letters telling you that my refrigerator did not work properly for a few days, but I havent hea

21、rd from you ever since. This causes us not only much inconvenience but also a lot of trouble. Hoping that the matter will be dealt with as soon as possible. Yours sincerely, Li Hua投訴信模式：四、邀請(qǐng)信（ a letter of invitation）1. 格式及內(nèi)容1） 邀請(qǐng)信的正文a.提出邀請(qǐng)b.清楚寫(xiě)明邀請(qǐng)的原因并指出時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合c.結(jié)尾時(shí)表示期待對(duì)方接受邀請(qǐng)，如要求被邀請(qǐng)人答復(fù)，應(yīng)注明RSVP/r.s.v

22、.p.。2） 表示接受邀請(qǐng)的復(fù)函的正文a.感謝對(duì)方的邀請(qǐng)b.表示接受要求并確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合c.表達(dá)愉快的期盼之情3） 表示謝絕邀請(qǐng)的復(fù)函的正文a.感謝對(duì)方的邀請(qǐng)b.明確謝絕并給出合理的原因便條（note）的種類(lèi)不少，像請(qǐng)假條（包括病假、事假、續(xù)假）、留言條、記錄電話(huà)內(nèi)容的條子等都是“便條”。 五、便條“病假”一般用“sick leave”，“請(qǐng)病假”用“ask for sick leave”；“事假”一般用“l(fā)eave of absence” 一、請(qǐng)假條 March 10，2003 Dear Mrs. Wang， Im seriously ill today and can not com

23、e to classI ask for sick leave of one day Your student， Zhang Lihua 二、留言條 9 amApril 6 Lili， Ill leave by train at 8：00 amtomorrow morningThis is to say good-bye to you Chen Mei 電話(huà)留言條一般有印好的記錄本，格式為： Telephone Message（or：TELEPHONE MESSAGE）From：_ To：_ Date：_ Time：_ Message：_ _ _ Signature（簽名）：_ 六、 通知（No

24、tice） 英文通知的格式與中文通知大體相同，由標(biāo)題、正文、落款（或時(shí)間）三部分組成。標(biāo)題寫(xiě)在正文上方正中部位，常以 Notice/NOTICE 作標(biāo)題。落款即發(fā)出通知的單位和時(shí)間寫(xiě)在正文右下角，有時(shí)單位可省略，時(shí)間也可寫(xiě)在單位名稱(chēng)下一行的左下角。書(shū)寫(xiě)正文應(yīng)注意幾點(diǎn)：1） 內(nèi)容簡(jiǎn)潔清楚。2）多采用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，人稱(chēng)用第三人稱(chēng)。3) 正文起首常標(biāo)以“ATTENTION”字樣或以“Attention, please” 開(kāi)頭。 Sample 1:羅列式 NOTICELecturer: Mr.Wang ,general manager of Shanghai Golden Palm Computer Sy

25、stem Limited Company Topic: Modern Information Management ModeTime: 6:30 p.m.-8:30 p.m. May 12Venue: the Multi-media Lecture RoomAudience: students of Information Management Department Information Management Department May4,20032.陳述式： May4,2003 NOTICE Mr. Wang , general manager of Shanghai Golden Pa

26、lm Computer System Limited Company, will give a lecture on Modern Information Management Mode at 6:30 p.m. on May 12. The two-hour lecture will be held in the Multi-media lecture Room .Students of Information Management Department are invited to attend the lecture. Information Management Department

27、November 21, 2006To whom it may concern,This is a group e-mail sent out to the administration, staff and students of Walker Davis High School. For the safety of our staff and students, our school will be closed due to repairs in the electrical system on December 1 and December 2. Administration, staff, and students are expected to return to school on December 3. Thank you for you understanding. We hope to quickly resolve the problem. Sincerely,Mark Owens3.書(shū)信式九、備忘錄格式如下： 標(biāo)題 Memo （MEMO） 收件人 To： 發(fā)件