西南醫(yī)科大學(xué)出版類歸檔整理規(guī)則

1、西南醫(yī)科大學(xué)出版類歸檔整理規(guī)則第一條 為了提高我校出版類檔案（以下簡稱出版檔案）的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮出版檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)高等學(xué)校檔案工作規(guī)范，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本辦法。 第二條 出版物檔案是指在我校編輯出版的?？?、校報(bào)、書籍及其他內(nèi)部刊物的活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料。出版檔案是國家科學(xué)文化和學(xué)校教學(xué)科研發(fā)展的歷史記錄，是我校檔案的重要組成部分，是重要的信息資源，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。出版檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，方便開發(fā)利用。第三條 出版檔案工作是學(xué)校出版管理工作的重要組成部分。出版檔案工作要納入出版編輯單

2、位的管理制度，納入出版工作計(jì)劃和規(guī)劃，納入工作人員的職責(zé)范圍。第四條 學(xué)校校報(bào)、刊物編輯部等出版單位，要有一位負(fù)責(zé)人分管出版類檔案工作。并確定兼職檔案人員，協(xié)同校檔案館認(rèn)真做好出版檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。第五條 歸檔范圍 我校出版有關(guān)的活動(dòng)所形成的不同載體的文件材料，主要包括綜合管理、出版物的編審、出版等方面的內(nèi)容，具體范圍附后。 第六條 歸檔時(shí)間 兼職檔案人員應(yīng)在次年的六月底前，將上年應(yīng)歸檔的出版檔案，集中向校檔案館移交，并辦理好移交手續(xù)。 第七條 整理規(guī)則 1、歸檔文件的整理 一般以一份文件為一件； 文件正本與定稿合為一件。正本在前，定稿在后； 正文與附件合為一件。正文在前，附件

3、在后； 原件與復(fù)印件（包括復(fù)印件以及抄件）合為一件。原件在前，復(fù)印件在后；凡是要?dú)w檔的各種材料，在組卷前，按其自然形成的規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，分門別類組卷。 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文合為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 同一年度內(nèi)同一問題的請示與批復(fù)合為一件，跨年度的各為一件（報(bào)告與批復(fù)、函與復(fù)函等同此處理）。批復(fù)在前，請示在后（報(bào)告與批復(fù)、函與復(fù)函等同此處理）。 正文與文件處理單（包括文件處理單、擬辦單、發(fā)文稿紙簽批條等）合為一件； 報(bào)表、名冊、圖紙、會(huì)議記錄等按其本來的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊）為一件。 2、不歸檔的文件材料 上級有關(guān)出版的普發(fā)的（非專指高校）、不辦的文件； 未生效的合同、協(xié)議書； 不退

4、、不用的稿件，非定稿的稿件； 重份文件及校內(nèi)單位發(fā)來的文件； 無查考利用價(jià)值的事物性臨時(shí)性文件； 校外單位交換來的文件； 以上不歸檔材料如認(rèn)為必要，也可自行作資料暫存。 3、出版文件材料案卷組合方法 綜合管理類文件材料的組卷。按永、長、短的保管期限組織案卷。卷內(nèi)將反映本部門主要職能或本部門重要活動(dòng)形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；將綜合性工作形成的文件材料排在前面，具體業(yè)務(wù)工作形成的文件材料排在后面； 出版物項(xiàng)目檔案以出版物名稱立卷，一書一刊組成一卷或數(shù)卷，期刊視情況幾期一卷，注意分清年度，不可混年立卷； 跨年的出版檔案，放在出版物出版年度立卷；第八條 立卷歸檔文件以件為

5、單位進(jìn)行裝訂。出版檔案內(nèi)的原稿、清樣，均須除去金屬物，用線裝定。對在裝訂線以外有字跡的文字材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要進(jìn)行加邊、修補(bǔ)和裱糊。 第九條 分類、編號 歸檔文件采用年度機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限方法進(jìn)行分類。 1.檔號的構(gòu)成：年度+分類號+案卷號。如： 20XXCB(1115)1n 年度號 分類號 案卷號 注：屬于出版管理內(nèi)容的采用自然年度。其余采用出版年度。分類號中的二級類目見瀘州醫(yī)學(xué)院檔案實(shí)體分類和檔號編制方案。 2.編寫案卷頁碼 以件為單位編寫頁號，從“1”起編寫頁號，正面編寫在右下角，背面有文字的編在左下角。 在每份文件材料首頁的右上角空白

6、處蓋檔號章，填寫檔號、件號。 成套圖樣或印刷成冊的文件，不必重新編寫頁號。 第十條卷內(nèi)目錄的編制 卷內(nèi)文件在分類、排列、編號后，以卷為單位編制目錄。 卷內(nèi)目錄為A4豎式，項(xiàng)目包括序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等七項(xiàng)。 填寫卷內(nèi)文件目錄的方法序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫的序號。 文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。 責(zé)任者：形成該文件的單位或?qū)υ撐募?fù)有責(zé)任的署名者。 題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“ ”號 日期：文件的形成時(shí)間。 頁數(shù)：填寫每份文件材料的頁數(shù)，即填寫每份文件材料尾頁標(biāo)注的頁號。 第十一條案卷裝盒、編目和排架 1

7、、裝盒 卷內(nèi)文件整理完畢后裝入符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，并按要求認(rèn)真填寫備考表、檔案盒封面的案卷題名及盒脊各欄目； 案卷題名：出版檔案案卷標(biāo)題以書籍著（譯）者、書名為標(biāo)題，刊物以刊名加刊期為標(biāo)題； 備考表：填寫卷內(nèi)文件情況說明、立卷人、檢查人和日期 卷內(nèi)文件情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況； 立卷人：由組成本卷的責(zé)任者簽名； 檢查人：由對案卷質(zhì)量進(jìn)行審核的責(zé)任者簽名； 日 期：案卷整理完畢的日期。 2、編制案卷目錄。檔號、案卷題名、頁數(shù)、起止時(shí)間、保管期限，按檔號先后順序，以案卷為對象填寫。 3、科學(xué)排架第十二條凡歸檔文件及整理所用的各種材料，均應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保護(hù)及科學(xué)

8、技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2000）之有關(guān)規(guī)定。如公文用紙統(tǒng)一為A4型（297210mm）、長久保存的檔案不得采用易氧化的金屬物裝訂等。 第十三條 本規(guī)則自下發(fā)之日起執(zhí)行，由校檔案館負(fù)責(zé)解釋。附件：出版類檔案歸檔范圍和保管期限表CB11 綜合管理1上級有關(guān)編輯出版工作的文件長 期2上級召開的編輯出版工作會(huì)議文件短 期3本校編輯出版工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、簡報(bào)和重要會(huì)議記錄永 久4本校編輯出版工作規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表永 久5編輯出版部門管理形成的文件材料短 期CB1215 出版物項(xiàng)目1編輯出版合同、協(xié)議書長 期2出版請示和批復(fù)長 期3原稿（含照片、手跡原件）或復(fù)制件（退還作者應(yīng)有原稿簽收單）長 期4各級審稿單或歷次審稿意見與作者的來往信件長 期5封面設(shè)計(jì)圖樣短 期6出版通知單、書刊、音像