公文格式規(guī)范(共16頁)

1、公文格式規(guī)范編號： -OP-YY02版號：A/0頁碼：第 PAGE 16 頁 共 NUMPAGES 16 頁公文格式(g shi)規(guī)范公文應(yīng)分為主標(biāo)題、正文(zhngwn)、附件及其內(nèi)容、日期等四部分。主標(biāo)題使用2號宋體字，發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)、正文、附件及其內(nèi)容、成文日期、附注(fzh)用3號仿宋字，頁碼和表格中的有些字可以用4號或5號仿宋字，如有小標(biāo)題可用3號宋體字。正文中的序號，結(jié)構(gòu)層次應(yīng)清晰，第一層為“一”，第二層為（二），第三層為“1.”，第四層為“（1）”。各類公文的書寫要求：對內(nèi)、外發(fā)送的文件 文頭位于文件的首頁的上部，面積約占首頁的三分之一，四邊應(yīng)留出空白的余地，上白邊叫天頭，寬

2、20毫米；下白邊叫地腳，寬17毫米；左側(cè)白邊叫訂口，寬20毫米，以便于發(fā)文時裝訂；右側(cè)白邊叫翻口，寬15毫米。多頁的文件應(yīng)逐頁編制頁碼，頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，在每頁的正面寫在右下腳，雙面打印的文件頁碼背面寫在左下腳。 對內(nèi)發(fā)文主要包括公司人事任免、獎罰通報、公司重大事項或重大活動決定、規(guī)章制度發(fā)布等。 文件的標(biāo)題 如果文件標(biāo)題字?jǐn)?shù)不多，可以居中排成一行；如果字?jǐn)?shù)較多可以分為兩行（最好不要超過三行），具體的排列方式要追求美觀、整齊。 落款 落款、印章和成文日期，不能放在沒有正文的空白頁上，以保證公文的嚴(yán)肅性，防止產(chǎn)生弊端。公司內(nèi)部或?qū)ν庀蛏霞夘I(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的請示： 請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三

3、部分組成。格式包括(boku)標(biāo)題、正文和結(jié)尾。它的標(biāo)題一定要寫明事由，標(biāo)題一般采用“關(guān)于+事由+的請示”，例如“關(guān)于購買食堂餐具的請示”，這樣可以提請上級機(jī)關(guān)注意，及時處理。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否？請指示”、“當(dāng)否？請批復(fù)”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。撰寫(zhun xi)請示應(yīng)注意： 要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文(xngwn)請示，不要動輒請示。 要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。 要按級請示，確實必須越級請示的，也

4、應(yīng)同時抄送直接的上級機(jī)關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機(jī)關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機(jī)關(guān)。 寫請示，語言要謙遜，態(tài)度要誠懇，原因要說明，不批準(zhǔn)的后果要表達(dá)，在請示內(nèi)容中提及處理該類問題的建議，可適當(dāng)多擬幾條建議，以便領(lǐng)導(dǎo)參考后及時給予批示。 報告 報告是向上級領(lǐng)導(dǎo)或單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，以及答復(fù)上級領(lǐng)導(dǎo)或單位的文件，是一種陳述性的上行公文。報告可以用來向上級領(lǐng)導(dǎo)或單位反映本部門、本單位貫徹各項方針、政策、指示的情況，也可以用來反映實際工作中遇

5、到的問題。 有兩種寫法，一是發(fā)文機(jī)關(guān)(jgun)主要內(nèi)容文種的寫法，如關(guān)于辦公室電腦購置情況的報告；二是主要內(nèi)容文種的寫法，如關(guān)于文檔管理工作的報告。 HYPERLINK /html_data/gongwen/baogao/index.html 報告(bogo)的主送機(jī)關(guān)(jgun)， HYPERLINK /html_data/gongwen/baogao/index.html 報告的主送機(jī)關(guān)盡量要少，一般只送一個上級機(jī)關(guān)即可。但有些單位受雙重領(lǐng)導(dǎo)，因此，有時主送機(jī)關(guān)可以不止一個。報告應(yīng)報送自己的直接上級機(jī)關(guān)，一般情況下不要越級行文。 報告的正文 報告的正文用三號宋體字寫明需報告的內(nèi)容。3.5

6、 報告結(jié)語 報告的結(jié)語比較簡單，可以重申意義、展望未來，也可以采用模式化的套語，如：“特此報告”；“以上報告，請審閱”；“以上報告當(dāng)否，請審核”等等。通知 通知是用于批下級單位（部門）的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級單位（部門）和不相隸屬單位（部門）的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級單位（部門）辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項、任免和聘用干部的一種公文。通知具有廣泛性、周知性、時效性。 通知的種類一般可分為五種：一是指示性通知。用于直接發(fā)布行政法規(guī)和對下級某項工作的指示、要求。帶有強(qiáng)制性、指揮性和決策性。二是批示性通知，又稱轉(zhuǎn)發(fā)性通知。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)用批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的方式發(fā)布某些法規(guī)，要求下級貫徹執(zhí)行。批轉(zhuǎn)下級單位送

7、來的工作報告、建議、計劃等，以及溝通情況，指導(dǎo)工作。三是周知性通知。多用于上級單位向下級機(jī)關(guān)宣布某些應(yīng)知事項，不具有強(qiáng)制性。四是會議通知。用于對上級或平級。五是任免通知。上級單位對任免的人員用通知的形式告知下級單位。 通知標(biāo)題如果太長，可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。如關(guān)于縣級市經(jīng)濟(jì)管理權(quán)限的通知；當(dāng)原文標(biāo)題中有“關(guān)于”一詞時，且文種(wn zhn)為通知，可以省略第一個關(guān)于，標(biāo)題可擬為“轉(zhuǎn)發(fā)+原標(biāo)題”。轉(zhuǎn)發(fā)黃河水利委員會關(guān)于激勵創(chuàng)新辦法的實施細(xì)則的通知；如果通知發(fā)文范圍很小，內(nèi)容又很簡單，可以只寫文種“通知”二字。 正文(zhngwn)。 通知的正文主要包括(boku)原由、事項、要求三部分。決定 決定是對

8、重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級不適當(dāng)?shù)臎Q定事項時使用的公文。具有較強(qiáng)的權(quán)威性和約束力。 決定的適用范圍較廣泛，上至公司重大決策和戰(zhàn)略部署，下至各部門的獎懲事宜，均可以使用。如：公司關(guān)于表彰2008年度先進(jìn)部門、優(yōu)秀員工的決定。 落款只需注明決定的出處與日期即可。通告 通告是企事業(yè)單位和行政機(jī)關(guān)在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項時使用的公文。 通告由通告緣由、通告事項和通告結(jié)尾組成， 通告緣由主要用來表達(dá)發(fā)布通告的原因、根據(jù)、目的、意義。主體部分，文字最多，內(nèi)容最復(fù)雜。較多采用分條列項的寫法，以做到條理分明，層次清晰。結(jié)尾提出要求，并用“特此通告”作結(jié)，也可以不

9、寫。通報 通報是用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況的一種行政公文。種類有：表彰通報、批評通報和傳達(dá)重要精神、溝通重要情況的情況通報，如果通報內(nèi)容有所專指,要寫明主送機(jī)關(guān);普發(fā)性的通報則可不寫主送機(jī)關(guān)。通報開頭說明通報緣由(yunyu)；主體說明通報決定；結(jié)尾提出通報的希望和要求。批復(fù)(p f) 批復(fù)是上級機(jī)關(guān)答復(fù)(d f)下級機(jī)關(guān)某一請示時使用的下行公文，有請示才有批復(fù)。會議紀(jì)要 會議概況。主要包括會議時間、地點、主持，與會人員，列席人員、缺席人員，記錄人等。 會議的精神和議定事項。辦公會、日常工作例會的紀(jì)要，一般包括會議內(nèi)容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議

10、和座談會的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。XX 集 團(tuán) 文 件XX20138號 空兩行(lin xn)標(biāo)題(biot)（2號小標(biāo)宋體字，居中(jzhng)排布加粗）空一行主送機(jī)關(guān)名稱：。 空一行(yxng) 附件(fjin)：1.附件(fjin)標(biāo)題 2.附件標(biāo)題 （公章） 日期用漢字?jǐn)?shù)字表示主題詞：主題詞1 主題詞2 主題詞3 抄送機(jī)關(guān)：抄送機(jī)關(guān)1，抄送機(jī)關(guān)2，抄送機(jī)關(guān)3。 XX投資集團(tuán)辦公室 2009年4月22日印發(fā) （共印 1 份） 關(guān)于(guny)的請示（宋體二號字加粗）空兩行(lin xn)請示(qngsh)領(lǐng)導(dǎo)（負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機(jī)關(guān)）：（仿宋3號字）

11、請示的事由請示事項。（仿宋3號字） 妥否，請批示。（仿宋3號字） 請示部門（仿宋3號字） 日期(rq)用漢字?jǐn)?shù)字(shz)表示（仿宋(fn sn)3號字） 空兩行關(guān)于的報告公司領(lǐng)導(dǎo)： 正文（第一行抬頭空兩格） 特此報告 辦公室 日期(rq)用漢字?jǐn)?shù)字(shz)表示空兩行(lin xn)關(guān)于的通知集團(tuán)公司各部門、各成員單位：正文特此通知 辦公室 日期(rq)用漢字?jǐn)?shù)字(shz)表示空兩行(lin xn)關(guān)于(guny)的決定集團(tuán)公司各部門(bmn)、各成員單位：正文 公司 日期用漢字?jǐn)?shù)字表示空兩行(lin xn)關(guān)于(guny)的通告空一行(yxng) 通告的緣由即發(fā)布通告的原因和根據(jù) ，通告的

12、事項即須知和遵守的內(nèi)容（用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接）： 一、。二、。三、。提出要求或希望，并用“特此通告”作結(jié)，有時也可不寫?？諆尚?公司(n s)日期(rq)用漢字(Hnz)數(shù)字表示 空兩行關(guān)于的通報空一行通報緣由（主要事實，表彰性通報突出主要的先進(jìn)事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實）。通報決定（分析指出事例的教育意義，表彰性通報，有在闡述先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚(yáng)的精神；批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等）。提出要求（即：希望通過該類事實，提出今后的任務(wù)要求）?？諆尚?lin xn) 公司(n s)日期(rq)用漢字?jǐn)?shù)字表示空兩行關(guān)于的批復(fù) 空一行主送機(jī)關(guān)（即發(fā)出請示的機(jī)關(guān)）：批復(fù)的依據(jù)即關(guān)于的請示（發(fā)文字號）收悉，經(jīng)研究，同意或不同意（不同意要給出理由）。特此批復(fù)。 空兩行 公司 日期(rq)用漢字(Hn