檔案資料管理紹ppt課件

1、 HUBEI TRISUN CHEMICAL CO., LTD.檔案資料管理平安環(huán)保部內(nèi)部適用湖北泰盛化工.第一部分、檔案資料管理的意義 湖北泰盛化工 HUBEI TRISUN CHEMICALS CO.,LTD 歷史性、真實性、完好性、 準確性、系統(tǒng)性 做好檔案管理任務(wù)一個企業(yè)安康開展的需求，檔案管理任務(wù)是企業(yè)管理任務(wù)的一部分，是提高企業(yè)任務(wù)質(zhì)量和任務(wù)效率的必要條件，是維護歷史真實容顏的一項重要任務(wù)。科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理程度的重要尺度。 . 管理中的檔案資料見證：平安環(huán)保部門任務(wù)成果的成果。是我們改良管理任務(wù)真實可靠的根據(jù)。.第二部分、檔案資料管理的內(nèi)容 搜集、整理、

2、保管、鑒定、統(tǒng)計 在實踐任務(wù)，要求檔案資料員根據(jù)規(guī)范、完善檔案資料體系和科學合理的分類原那么及時搜集、記載、整理并妥善保管。保管管理中還要及時、經(jīng)常、定期、完備的對檔案資料進展動態(tài)注記。.搜集 平安、環(huán)保、職業(yè)安康在任務(wù)和消費活動中構(gòu)成的文件、通報、記錄等資料是由部門車間分散構(gòu)成的，數(shù)量很多，而查找利用檔案，那么要求一定的集中。為理處理資料構(gòu)成后的分散形狀和利用要求集中的矛盾，就需求將分散的文件等資料經(jīng)過挑選，按照一定的制度集中保管起來，這就構(gòu)成了檔案的搜集任務(wù)。 .整理 搜集起來的檔案內(nèi)容非常龐雜，數(shù)量很大，處于相對零亂形狀，不好管理和無法提供利用，需求加以系統(tǒng)化。為理處理搜集來的檔案的零亂

3、形狀與條理系統(tǒng)便于查找利用的矛盾，必需把這一類檔案進一步分門別類，這就構(gòu)成了檔案的整理任務(wù)。 .鑒定 隨著各項任務(wù)的開展和時間的推移，新的檔案不斷補充，使檔案的總量日益增長，而檔案資料保管一定時間以后，有些還需求繼續(xù)保管，有些那么已失去價值，致使庫存檔案龐雜。為理處理檔案龐雜和實踐利用需求有價值檔案的矛盾，要對檔案進展審查和鑒別任務(wù)，去粗取精，將確實已失去保管價值的檔案剔除，這就構(gòu)成了檔案的鑒定任務(wù)。.保管 經(jīng)過搜集整理構(gòu)成的檔案資料，要了解和檔案損壞規(guī)律，經(jīng)過經(jīng)常性任務(wù)，采取專門的技術(shù)措施，最大限制地防止和減少檔案的損毀，延伸檔案的壽命，維護檔案的系統(tǒng)性和完好性，保證檔案的全面平安。.統(tǒng)計

4、就是運用一系列的統(tǒng)計技術(shù)和方法，經(jīng)過表冊和數(shù)字的方式描畫和分析檔案任務(wù)的各種景象、形狀和趨勢的任務(wù)過程。它是了解、認識和掌握檔案任務(wù)總體情況的重要手段。. 一、根據(jù)檔案的存儲方式 1、文本類:利用記錄的載體記錄文字、圖形、卡片、手冊。用一致的文件盒分類歸納不同類別的檔案及資料。一切的檔案資料都應(yīng)該有文本存檔。 文本類檔案：表示圖1、2、3 第三部分、檔案分類. 一、根據(jù)檔案的存儲方式 2、電子類：利用電腦軟件、CVD、掃描機、挪動硬盤存儲。其中掃描件：“三同時批復(fù)、檢測報告書、資歷證書和特殊工種證件、資質(zhì)證書； CVD：培訓映像教材；影像：應(yīng)急演練等。分類歸納入不同的文件夾，用挪動硬盤存檔每2

5、個月或3個月更新一次。 電子類檔案：表示圖4.第三部分、檔案分類 二、根據(jù)檔案的保管期限 1、 永久檔案：平安、環(huán)境、消防、職業(yè)安康的“三同時資料檔案；職業(yè)安康體檢表等檔案 2、 長期檔案2年以上至5年 ：程序文件、操作規(guī)程、培訓記錄、事故應(yīng)急、風險管理、等資料檔案 3、短期檔案(年度：責任書、管理考核、隱患排查、檢查記錄、會議記錄等資料檔案.利用一致的文件盒分類歸檔的永久、長期、短期檔案資料。表示圖：5利用透明文件夾分類檔案的“三同時批復(fù)檔案資料。表示圖：6利用一致的檔案袋保管的職工安康體檢資料。表示圖：7. 第四部分 檔案納入的內(nèi)容 一、“三同時資料根據(jù)不同的工程按消防、平安、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)

6、生進展歸檔。 一、平安類 1、平安類文冊：平安預(yù)評價報告、平安設(shè)備設(shè)計專篇、平安驗收評價報告及相關(guān)的申報資料 2、平安類“三同時“批復(fù)：立項核準、平安設(shè)立、平安設(shè)備設(shè)計、平安試消費、平安驗收. 二、環(huán)保類 1、環(huán)保類文冊：環(huán)境影響報告書、建立工程開工環(huán)境維護驗收監(jiān)測報告及相關(guān)懇求資料 2、環(huán)保類“三同時批復(fù)：工程核準的批復(fù)、環(huán)境影響報告書的批復(fù)、試消費的批復(fù)、環(huán)境維護驗收的批復(fù).平安、環(huán)?！叭瑫r 平安、環(huán)?！叭瑫r檔案資料根據(jù)運用查閱的頻繁情況，分兩部分整理。最大限制地防止和減少檔案的損毀，延伸檔案的壽命及方便查閱。 批復(fù)類 分工程按順序存放表示圖：6 總的檔案資料分工程按順序表示圖：8 表

7、示圖：9 .二、責任人與責任檔案內(nèi)容：公司平安消費管理網(wǎng)絡(luò)體系，對內(nèi)、外平安環(huán)保職業(yè)安康承諾書，平安環(huán)保部機構(gòu)成立文件、平安環(huán)保管理人員任命書及任務(wù)職責，平安環(huán)保部年度任務(wù)方案，公司內(nèi)部簽署的責任書，平安、環(huán)保、職業(yè)安康衛(wèi)生會議記錄等本卷須知：有人員變動時及時更新，平安環(huán)保第一責任人承諾書利用公開欄公示.三、平安投入檔案內(nèi)容：平安投入制度，公司全年平安投入的方案及專項平安投入方案，平安宣傳培訓投入的情況記錄，平安環(huán)保防護設(shè)備、設(shè)備方面的投入記錄，職業(yè)安康衛(wèi)生、工傷保險等方面的投入，投入需求報告，采購方案，資金方案等本卷須知：在平安消費投入、資金落實情況方面，可保管報批方案、報告、發(fā)票的復(fù)印件歸

8、檔.2021年平安投入費用一覽表.四、風險管理檔案內(nèi)容：危險化學品和劇毒化學品管理，危險化學品清單，危險化學品技術(shù)闡明書及平安標簽，艱苦危險源管理制度，艱苦危險源臺賬，危險源辨識與風險評價表，事故料想記錄，公司地理位置圖，公司平面表示圖等本卷須知：責任人變動及時更新，發(fā)生新的危險辨識進展風險評價.五、事故應(yīng)急檔案內(nèi)容：消費平安事故綜合應(yīng)急救援預(yù)案，應(yīng)急資源管理制度，應(yīng)急隊伍管理方法，公司消防水管分布圖，消防、環(huán)保設(shè)備清單、環(huán)保管網(wǎng)圖，事故演練方案、演練照片、評價結(jié)果等本卷須知：應(yīng)急人員發(fā)生改動及時更新.六：體系文件檔案內(nèi)容：管理手冊，程序文件，平安消費管理制度，工藝操作規(guī)程，平安操作規(guī)程等.七、平安教育檔案內(nèi)容：一級平安、環(huán)保、職業(yè)安康教育臺賬，試卷，三級平安教育卡等本卷須知：臺賬中的內(nèi)容根據(jù)試卷答題人的信息照實填寫，三級平安教育卡中主考人、平安擔任人簽字 表示圖：10.八、 資歷證書和特殊工種檔案內(nèi)容： 公司主要擔任人、分管擔任人相關(guān)平安培訓證書，注冊平安工程師資歷證，平安管理人員培訓資歷證，、特殊工種資歷證，各類專業(yè)人員技術(shù)職稱證等本