XXXX版本工程檔案資料培訓

1、 架空線路工程檔案資料培訓廣東電網公司清遠供電局2013.06.02 施工單位 第1頁，共37頁。目 錄一、文件材料收集二、照片收集三、文件材料整理組卷 四、照片整理 五、檔案中間檢查六、項目文件的移交歸檔第2頁，共37頁。一、文件材料收集 ：1、工程開工時，也就是工程檔案資料編制的起步時刻，應征求監(jiān)理工程師及建設單位對工程竣工資料的填寫、收集、整理、裝訂要求和竣工圖紙編制要求等。2、制作“檔案收集盒”，參照電網公司基建項目檔案作業(yè)指引手冊（以下簡稱“手冊”）附錄1基建項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表中的案卷題名和分類號，標示在文件盒上即可形成“檔案收集盒”。 3、根據收集范圍，鑒定文件

2、材料是否需收集歸檔，并在確認后同時把文件材料放入所形成的“檔案收集盒”內。 4、收集的內容：反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件（包括各種載體文件、圖表及照片、錄像帶、錄音帶、光盤等），應收集齊全，歸入建設項目檔案，參見手冊附錄1基建項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表。 第3頁，共37頁。5、文件的質量要求1）歸檔文件材料應以原件歸檔，一般不使用復印件,紅頭文件業(yè)主、抄送單位除外。施工單位移交給建設單位的文件除批量生產的原材料質量證明單可用復印件外（在此復印件上應加蓋經銷商紅章），其余施工文件均應移交原件。2）歸檔文件材料幅面要求采用A4紙(297210mm)尺寸

3、。施工記錄表格應符合電力行業(yè)標準。3）文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求，如碳素墨水、藍黑墨水，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙書寫和簽批，熱感傳真紙應復印后歸檔。（開工前必須對相關人員明確要求）第4頁，共37頁。4）項目文件應字跡清楚、字體端正，圖樣清晰，圖表整潔，簽認手續(xù)完備。簽名必須手簽。5）打印施工檢查及評級記錄、施工方案等資料時，應留出左（豎向）或頂（橫向）邊距2.53cm，以備裝訂。6）項目文件具體收集范圍參照手冊中附錄1基建項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表。提示：案卷復印件須在備考表中備注清楚原件的去向，備考表簽名確認須為全部手簽。 第5頁，共37頁。二

4、、照片收集 1）所有新建及大型擴建工程參建單位必須移交照片檔案。2）歸檔的照片，必須主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁、準確、系統(tǒng)、說明齊全。3）歸檔的照片，必須是原版、原件，光盤數據與照片的影像相符。4）數據光盤中的每張照片名稱與照片檔案中的照片號應一致，另必須填寫屬性：標題項目名稱、主題事由、作者攝影單位。5）照片檔案應以本項目建設活動為主，選用具有查考價值，尤其是具有歷史意義的照片，工程照片收集的主要內容如下：第6頁，共37頁。a）開工儀式，反映舉行開工典禮活動過程。b）重要現場會議，重要領導人到現場指導工作。c）圖紙會審。d）技術交底。e）工程協(xié)調會議，應突出會議主題。f）文明

5、施工。項目部辦公室、宿舍布置，五牌一圖、宣傳標志設置，加工場、材料堆放等。g）站班會，或現場質量、安全、技術學習、考試等。h）安全檢查，能反映檢查過程的情況，重點工程要有兩次以上錄像資料。第7頁，共37頁。i）質量驗收與竣工投產。j）特殊技術，對新技術、新工藝進行的試驗、評審與使用；施工中采用的特殊措施。k)工程全貌，工程的原貌和全貌，能反映出特殊施工環(huán)境、地質、地貌、重要跨越、施工難點等。l）技術交流、質量回訪等重要活動。m） 基礎施工，隱蔽工程及中間驗收，包括復測、圍塘、土石方、鋼筋制作、澆制和拆摸成品、接地、大型擋土墻等。n）立塔施工及中間驗收，能反映不同塔型的組立，大越跨等高塔組立施工

6、必須能反映兩次以上不同立塔階段。第8頁，共37頁。o）架線施工及隱蔽工程，包括牽力場、張力場、重要跨越情況及施工過程。p） 附件安裝，包括跳線、緊線、附件安裝，重點突出施工工藝。q) 竣工驗收，竣工后線路總體概況。注：由于照片都是施工過程的記錄，所以在工程開工前應把規(guī)范要求向相關施工人員明確。第9頁，共37頁。三、文件材料整理組卷 1.對項目文件材料進行分類組卷 1）立卷應遵循工程建設各階段項目文件材料的自然形成規(guī)律，保持卷內文件材料的有機聯系；分類科學，組卷合理。2）具體分類參照手冊中附錄1基建項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表來分類組卷。3）竣工圖厚度如超過6cm時，可分開若干卷，每卷

7、分別編檔號，案卷題名在原來的題名后加上（共幾卷，第幾卷），并在備考表說明原圖的序號。 第10頁，共37頁。2.對卷內文件進行排列 1）文字材料按時間、專業(yè)順序排列參見手冊中附錄1基建項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表。2）竣工圖按專業(yè)、圖號順序排列。3）同一事項的請示與批復、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，主件在前、附件在后的順序排列。4）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后；有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；打印件在前，定（底）稿在后；復文在前，來文在后。 第11頁，共37頁。3.對卷內文件進行編頁 （1）文件材料 1）裝訂成冊

8、的案卷卷內文件均按有書寫內容的頁面編號，單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。每卷單獨編號，頁號由“1”開始，用打碼機逐張標注，采用黑色油墨。2) 印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，如整本材料的編號保持連貫性，不必重新編寫頁碼；如整本材料的編號不能保持連貫性，則需重新編寫頁碼，不裝訂的案卷，每件都需蓋檔號章。3）編頁的原則：均以有效書寫內容的頁面編寫頁號，空白頁不編頁號。案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。4）檔號章應蓋在每件文件首頁右上角，“檔號章”樣式見附錄2。 第12頁，共37頁。（2）竣工圖1）竣工圖的編頁方法：竣工圖每冊自成一卷，不必重新編寫頁號

9、，但每件需蓋檔號章。原“工程圖紙目錄”作為該案卷的第一件。2）竣工圖須逐張加蓋設計單位出圖專用章、竣工圖章，并經施工、監(jiān)理單位審核蓋章的竣工圖章。3）竣工圖章應使用不褪色紅印泥，蓋在標題欄附近空白處或折疊后外翻標題欄上方。并且竣工圖章中的內容應使用碳素墨水書寫材料簽署，簽署應齊全、清楚，不得代簽。4）檔號章應加蓋在圖樣標題欄的右上方或空白處，并要在“序號”這一欄從“1”開始填寫流水號（使用碳素墨水）。5）編制變更通知單與竣工圖對照一覽表，格式見附錄4-12。 提示：加蓋檔號章時，如右上角沒有空白，則可在首頁的空白處加蓋檔號章。 第13頁，共37頁。4.編制案卷封面 1）案卷封面采用案卷內封面（

10、大封面）形式，裝訂的案卷需將案卷封面裝訂在卷內目錄前，不裝訂的案卷需打印案卷封面放在盒內最前面，檔案盒不需要再粘小封面?！鞍妇矸饷妗本幹苾热莅ǎ簷n號、案卷題名、立卷單位、起止日期及保管期限。2）檔號應由目錄號、分類號和案卷號組成。目錄號：應填寫目錄編號，由建設單位檔案管理部門統(tǒng)一擬定。分類號：參照手冊中附錄1基建項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表中“分類號”確定。案卷號：應為分類號下的流水號，從“01”開始編寫。第14頁，共37頁。3）案卷題名應簡明準確反映卷內文件的內容，主要包括項目名稱及卷內文件的內容，項目名稱。歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文；可參照手冊中附錄1基建項目文件歸

11、檔范圍、分類、保管期限參照表中案卷題名的擬定。4）立卷單位應填寫文件組卷部門（單位）或項目負責部門。5）起止日期應填寫案卷內全部文件材料形成的起止日期，包括年、月、日（年度應填寫四位數字）。6）保管期限分為永久、長期、短期三種。 第15頁，共37頁。提示：1）各類文件的保管期限詳見手冊中附錄1基建項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表。2）如同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。3）使用“工程檔案管理軟件”錄入“檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期及保管期限”后，生成“案卷封面”，格式見附錄4相關表格。 第16頁，共37頁。5.編制卷內目錄 1）卷內目錄編制內容包括：序號、文件編

12、號、責任者、文件材料題名、日期、頁號、頁數。a.序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從“1”起依次標注。b.文件編號：應填寫文件文號或圖樣的圖號。c.責任者：填寫文件的直接形成單位（即公章的單位）或個人，有多個責任者時，選擇主要責任者，其余用“等”代替?？⒐D的“責任者”應填寫設計單位。d.文件材料題名：亦稱文件標題，填寫文件材料標題的全稱。一般要按文件標題照實抄錄，不得隨意更改和簡化。如沒有標題的文件要重新擬寫標題，重新擬寫的題名應用括號“”括起來；標題不能說明文件內容的，要在標題后用括號“”標注文件提要。第17頁，共37頁。e.日期：填寫文件形成的日期，竣工圖日期應填寫竣工圖章上的日期。f

13、.頁號：填寫每件科技文件材料首尾頁上標注的頁號。g.頁數：填寫該份文件的頁數（用于不裝訂案卷，如竣工圖紙、設備廠家資料的卷內目錄中，填寫每份文件材料的頁數）。 提示：使用“工程檔案管理軟件”錄入“序號、責任者、文件編號、文件材料題名、日期、頁號、頁數”的內容，自動生成“卷內目錄”，格式見附錄4相關表格。 第18頁，共37頁。6.編制卷內備考表 1）備考表編制內容包括：說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期及互見號。a.說明：主要標明卷內文件的件數、總頁數、各類文件頁數（照片張數），以及立卷單位對案卷情況的說明。b.立卷人：應由該案卷組卷人員簽名。c.立卷日期：應填寫該案卷組卷完成日期。d.檢

14、查人：應由案卷質量審核者簽名。e.檢查日期：應填寫審核的日期。f.互見號：應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號，檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。 提示：1）立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期應手簽。 第19頁，共37頁。7.編制案卷脊背 1）案卷背脊編制內容包括：保管期限、檔號及案卷題名。2）使用“工程檔案管理軟件”錄入數據后，可生成“案卷脊背”，格式見附錄4-4。 第20頁，共37頁。8.裝訂案卷 1）案卷裝訂的順序是：案卷封面卷內目錄文件材料備考表。2）案卷內文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。3）案卷內破損的文件要先修復，幅面不一致的科技文件材料必須折成或裱成一

15、致的幅面，幅面采用國際標準A4型（297mm210mm）。如小于A4的文件用A4標準的白紙托裱（例如材料出廠合格證等），文件右邊和下邊分別與托裱紙右邊和下邊靠齊。托裱時，必須用白乳膠，不可將文字圖表和數據掩蓋，簽署意見在裝訂線以內的要粘貼補寬訂裝部分。 4）案卷裝訂時，應去掉金屬物（如訂書針、大頭針等），裝訂時做到右下齊、無倒面、不漏訂，用棉線按三孔一第21頁，共37頁。線的方法裝訂（孔距8cm，裝訂線距紙邊1.5cm，）在案卷左邊，活結應打在文件材料的背面。裝訂要求結實、整齊、美觀。5）以件為單位裝訂的（單份文件可采用不銹鋼鋼釘進行裝訂，永久保存的除外），其科技文件材料要按卷內目錄的編排次序

16、排列有序，并在每份文件材料的首頁右上方加蓋檔號章，檔號章內容有：檔號、序號，檔號填寫此文件所在案卷的檔號，序號用阿拉伯數字填寫此文件在本案卷中的順序號。檔號章樣式見附錄2。第22頁，共37頁。6）裝訂的厚度：裝訂的案卷，厚度以20 mm或30 mm左右為宜，一般不超過40mm。 7）粘貼脊背時必須使用“白乳膠”粘貼，不可使用漿糊或膠水，粘貼要求平整、牢固、不起皺。8）外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。9）折疊竣工圖：統(tǒng)一折疊成A4圖幅（210mm297mm），歸檔圖紙折疊時按手風琴式，圖幅內折，以便長久保護檔案壽命；也可保留設計院提供的折疊方法，但標題欄應露在右下角。 第

17、23頁，共37頁。第24頁，共37頁。第25頁，共37頁。9.編制工程檔案移交書 1）“工程檔案移交書”由“基建項目檔案移交表”，基建項目檔案移交清冊封面、案卷移交目錄、卷內目錄共同組成，格式詳見附錄4，并按照此順序裝訂成冊。 第26頁，共37頁。10.編制檔案目錄夾 1）檔案目錄夾的編制包括：竣工檔案立卷說明、科技檔案分類目錄及對應分類目錄中的卷內目錄。2）竣工檔案立卷說明應包含下列內容： a.工程概況：包括工程名稱、開工時間、竣工時間、建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、運行維護單位、工程造價等。 b.立卷依據、案卷數量、信息化程度及保管條件、檔案編制有關人員等。 c.標題字體采用二號

18、黑體、正文字體采用三號仿宋體。 d. 編制竣工檔案立卷說明。3）編制科技檔案分類目錄：科技分類目錄中各項目內容填寫需與案卷封面內容一致；格式見附錄4-5。 第27頁，共37頁。四、照片整理 1）照片檔案的構成應當由照片、文字說明和數據光盤三部分組成, 缺一不可。2）照片檔案要求分組排列，每組照片按時間順序排列。照片檔案經過系統(tǒng)整理后，應組成案卷，案卷要有照片總說明、卷內目錄和備考表。“總說明”（格式可參考附錄4）要求填寫工程概況及本冊照片所反應的情況。卷內目錄應與每張照片的文字說明（照片卡）內容一致。3）編目每張照片都要填寫照片題名卡（題名卡格式可參考附錄4），題名卡的內容分別包括10項：題名

19、、照片號、底片號、光盤號、參見號、時間、地點、攝影者、張數、文字說明。第28頁，共37頁。題名：簡明概括、準確反映照片的基本內容、人物、時間、地點、事由等要素。照片號：固定和反映每張照片在全冊照片檔案中的字符代碼。底片號：固定和反映每張照片在全冊照片檔案中的字符代碼，須應與照片號相對應。光盤號：是目錄號分類號。參見號：指與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號，沒有的可不填。時間：用8位阿拉伯數字表示，第14位表示年，56位表示月，78位表示日，如：2008年11月26日，表示為2008-11-26。地點：被拍攝物所在的具體地點。攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位。張數：照片的張數，用阿拉

20、伯數字表示。第29頁，共37頁。文字說明：應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅題名未及內容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述。文字說明“六要素“的內容：事由：照片反映事件、事物的情由；時間：事件發(fā)生或事物變化、產生的時間和照片拍攝的時間(用阿伯數字表示)；地點：被拍攝物所在的具體地點；人物：照片所反映的主要人物的姓名、單位和身份；背景：對揭示照片主題具有一定作用的背景；攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。 第30頁，共37頁。五、檔案中間檢查.中間檢查主要內容1.是否配備足夠的項目文件管理人員及建立相應的項目文件管理機制；2.是否應用收集袋（盒）、關聯表等收集方法保證項目文件材料收集齊全、完整；（注：關聯表用于建設單位項目管理部門，施工單位、監(jiān)理單位不需使用。）3.是否應用OAK工程檔案管理軟件錄入竣工資料案卷、卷內目錄等信息。4.看現場項目文件保管條件是否符合要求；5.是否進行檔案工作交底。第31頁，共37頁。六、項目文件的移交歸檔 （1