時(shí)間管理培訓(xùn),很好的PPT哦

1、時(shí) 間 管 理II* 共六十頁共六十頁如果您的余生只剩下(shn xi)三天,您會(huì)做那三件事情?請閉目一分鐘思考(sko)這個(gè)問題共六十頁時(shí)間(shjin)管理是什么?共六十頁時(shí)間管理(gunl)不是什么?時(shí)間(shjin)本身不是問題.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多所以時(shí)間管理的問題本身不在于時(shí)間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間共六十頁時(shí)間(shjin)管理是什么?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率(xio l)把事情很快又很對地做完,叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃共六十頁人,為何(wih)安于現(xiàn)狀?為何

2、你我都不滿意(mny)現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀1.無奈2.不確定改變之后會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時(shí),表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上但是要用對“新的思考方式”共六十頁請架設(shè)一座橋,使A至B距離最短,但是(dnsh)橋不可歪斜100公尺(n ch)300公尺AB河水共六十頁有三片木條, 如何(rh)將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cm共六十頁你可知道為何(wih)會(huì)畫不出來?因?yàn)槟闾怀鲈瓉淼乃季S習(xí)慣但是假設(shè)你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度(jiod)去思考一個(gè)舊有的問題.改變時(shí)間管理的第一步,從你自覺需要時(shí)間管理開始共六十頁時(shí)間管理(gunl)的架構(gòu)共六十頁緊

3、迫的事不緊迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩請排出正確(zhngqu)的行事優(yōu)先級(jí)?ABCD共六十頁緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩正確(zhngqu)的行事優(yōu)先級(jí)共六十頁緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨停電計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問題之調(diào)查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無謂的請托有些臨時(shí)的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的沈迷共六十頁陷阱(xinjng)一:時(shí)間的配置不對Reaction消極回應(yīng)vs Proa

4、ction積極掌握危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重于做事最好的控制(kngzh)是預(yù)防預(yù)防勝于處理共六十頁不合理的時(shí)間(shjin)配置I.45%處理危機(jī)II5%IV15%II.35%共六十頁明智(mngzh)的時(shí)間配置III1.重要(zhngyo)的事情著重在Plan Plan著重在Do Do著重在Check Check著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬,這叫“灌能”共六十頁陷阱(xinjng)二:拖延除了第四項(xiàng)以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之后往往(wngwng)變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st2 nd不重要的事3 rd4 th共六十頁克服1.成本(c

5、hngbn)/效益分析法成本(chngbn).好處.共六十頁克服(kf)2.思維習(xí)慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便(ybin)盡早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般共六十頁陷阱(xinjng)三:事必親躬韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,后來過勞而死.為何事必親躬?因?yàn)榕虏繉?bsh)取代不放心部屬,不信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過高共六十頁陷阱(xinjng)四:有求必應(yīng)會(huì)花太多時(shí)間,時(shí)間不夠會(huì)犧第二項(xiàng)受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕(

6、jju)請托的原因接納請托比拒絕請托容易擔(dān)心觸怒請托者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請托每個(gè)人都有一個(gè)好朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.共六十頁1.舍得2.勇于拒絕(jju)3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松(qn sn)一下Conclusions:時(shí)間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事共六十頁如何(rh)提高工作效率共六十頁如何(rh)提高工作效率1.了解自己每天工作時(shí)段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力;養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡(jnhng)地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好共六

7、十頁1.工作時(shí)段分配(fnpi)法則早上中午13:0015:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action, Plan)Relax,人文, Thinking1.發(fā)球: EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中項(xiàng)目1.面對面Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計(jì)劃/ Update Follow up進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中項(xiàng)目1.花1小時(shí)寫作共六十頁2.每周工作性質(zhì)分配(fnpi)法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱

8、(Do)思考遲頓,放松,溝通(Check)冷靜,思考(Action, Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.Follow Up一二所丟的球2.調(diào)整, Update計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什么?意義何在?2.有沒有辦法提升自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/規(guī)劃共六十頁如何(rh)管理你的EMail葛洛夫:你的時(shí)間(shjin)是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中處理它.共六十頁先問自己(zj)以下這幾個(gè)問題1.你一天花多少時(shí)間在看Email?2.你進(jìn)Email會(huì)不會(huì)看小品?3.你看Email的時(shí)間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Emai

9、l有沒有做分類?5.你回信時(shí)是邊看邊回,還是分類后集中(jzhng)回信?6.你進(jìn)Email信箱,是先看信還是先發(fā)信?共六十頁如何提高(t go)Email的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然后做分類的動(dòng)作養(yǎng)成習(xí)慣,一天只有(zhyu)三個(gè)時(shí)段看Email除了急件以外,集中時(shí)段回信共六十頁看Email的時(shí)段分配(fnpi)時(shí)段信箱回信備注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人V共六十頁Email文件夾的分類(fn li)Reply: Private,公務(wù)(gngw)Follow Up: Urgent, Boss,重要,向下, PrivatePro

10、ject進(jìn)度有空再看共六十頁如何(rh)展開你的計(jì)劃一日之計(jì)在昨天下班(xi bn)前一周之計(jì)在于周日一月之計(jì)在于月底共六十頁1.舍得(sh de)2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松(qn sn)一下良好的時(shí)間管理來自于計(jì)劃1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事共六十頁P(yáng)ADC不好好耗用時(shí)間(shjin)花時(shí)間(shjin)在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間(shjin)的作法耗用時(shí)間共六十頁8.80/20法則(fz)1/2the Vital Few & the Trivial Many柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工

11、作(gngzu)里,80%的成果,來自于20%的時(shí)間=也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的共六十頁80/20原理(yunl)意示圖80%時(shí)間(shjin)20%時(shí)間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物共六十頁目標(biāo)(mbio)金字塔長程目標(biāo)(mbio)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)共六十頁如何(rh)列管重要計(jì)劃將自己短中長期的計(jì)劃依工作,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來,并算出每個(gè)計(jì)劃的效益(xioy).(如下一頁所示)在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前3個(gè)專案(項(xiàng)目件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手邊)有項(xiàng)目結(jié)束之后下一個(gè)項(xiàng)目就可以往左遞補(bǔ)共六十頁每個(gè)計(jì)劃(jhu)如何給予評分先將所有計(jì)

12、劃列出來,分成短中長期(自行定義)分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整),依照:重要性,急迫(jp)性及成功機(jī)會(huì)來給分?jǐn)?shù).最好給5分,最不好給1分將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘,分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃共六十頁范例:項(xiàng)目(xingm)評分的范例共六十頁以Notes信箱管理計(jì)劃(jhu)的分類執(zhí)行力: To-Do,記錄,Routine (最重要的部份,下一章節(jié)再講)自我成長(chngzhng): Pareto,前3個(gè)計(jì)劃生活: Pareto,前3個(gè)計(jì)劃工作: Pareto,前3個(gè)計(jì)劃共六十頁執(zhí)行能力(nngl)的強(qiáng)化 共六十頁備忘錄時(shí)間(shjin)管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.老板

13、今天交待(jio di)2.臨時(shí)狀況重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富Schedule List1.Meeting2.行事歷3.紀(jì)念日Routine Work1.日常工作2.定期約會(huì)共六十頁范例(fnl):備忘錄的范例共六十頁范例(fnl):周計(jì)劃的范例共六十頁善用Notes BookMark的功能(gngnng)鏈接書簽(BookMark)的建立可以用來建立一系列相關(guān)(xinggun)計(jì)劃的鏈接在Notes里頭,點(diǎn)一以下黃色書簽即可把該計(jì)劃給打開,并Update按Ctrl+V之后就會(huì)出現(xiàn)黃色書簽共六十頁善用Notes顏色(yns)管理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部份

14、藍(lán)色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)(shxing)綠色字體為Routine Schedule共六十頁良好(lingho)工作習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成(wn chng)可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí)共六十頁“執(zhí)行(zhxng)”的寫照J(rèn)ust Do It奉備忘錄的To Do-Check List如圣旨行動(dòng)才是企劃(q hu)的開始把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20%執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷共六十頁執(zhí)行不是(b shi)一成不變的合理性Reasonable表示用心試探一

15、下是不損傷毫發(fā)的平時(shí)基本觀念(Sense)的建立,在臨場應(yīng)用(yngyng)時(shí)最能顯現(xiàn)效果共六十頁執(zhí)行(zhxng)的速度:兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)兵千日,用在一時(shí)(資源珍貴)時(shí)機(jī)稍縱即逝將變量降至最低生米已煮成熟飯型(老公,來不及了)自廢武功(wgng)型(成績已經(jīng)貼出去了)客戶的感受加速度,勢如破竹.共六十頁兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q(s zhn s ju)的時(shí)機(jī)并不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q(s zhn s ju)#1是項(xiàng)目的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之后方能動(dòng)作(丟球)#2重要事件的關(guān)鍵任務(wù).通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只占全部項(xiàng)目時(shí)間的20%.#3時(shí)機(jī)稍縱即逝的機(jī)會(huì).有時(shí)候機(jī)會(huì)的有效性僅限于某段時(shí)間,甚至短

16、到幾分鐘而已.共六十頁Hand Carry !讓程序進(jìn)行最迅速的方法當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn)見面三分(sn fn)情親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理)面對面溝通共六十頁執(zhí)行(zhxng)的技巧:KeySuccess Factor靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有余).分解完畢牛尚不自知(z zh)已經(jīng)被解體由計(jì)劃階段時(shí)即被簡單勾勒出來做對的事情,并不會(huì)耗費(fèi)太大的力氣.反而做不對的事情,才需花時(shí)間東補(bǔ)西補(bǔ).共六十頁Buffer緩沖區(qū)并不是每件事情都那么的急如果我們每件事情都要實(shí)時(shí)地處理掉,相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的所以(suy)應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們共六十頁如何(rh)處理情緒低潮每天至少完成一件事情完成事情的定義(dngy)完整的相關(guān)的善后的記錄的文件通常完成一完整任務(wù)就會(huì)有力氣再做第二件事情共六十頁時(shí)間(shjin)管理結(jié)語清明(qngmng)神定 氣定神閑游刃有余 舉重若輕共六十頁交 流 時(shí) 間共六十頁內(nèi)容摘要時(shí) 間 管 理II。時(shí)間本身不是問題.因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多。改變時(shí)間管理的第一步,從你自覺需要時(shí)間管理開