秘書理論與實務項目十三--信息管理與服務課件

1、項目十三信息管理與服務理 論 知 識任務一 收集信息（一）信息收集的范圍信息是事物存在的方式或運動狀態(tài)的直接或間接的反映。信息工作程序包括：收集、整理、傳輸、存儲、反饋和利用。信息的收集是因實際利用的需要而通過各種渠道和方式獲取信息的過程，這是信息工作的首要環(huán)節(jié)。項目十三信息管理與服務理 論 知 識任務一 收集信息（二）信息收集的基本方法1.觀察法 2.閱讀法 3.詢問法 4.問卷法 5.網(wǎng)絡法 6.交換法 7.購置法 項目十三信息管理與服務理 論 知 識任務一 收集信息（三）信息收集的渠道1. 深入市場，實地調查 3.圖書館 5.供應商和客戶 7.信息機構 2. 大眾傳播媒介 4.數(shù)據(jù)庫 6

2、.貿(mào)易交流會 8.業(yè)務相關部門 項目十三信息管理與服務相 關 鏈 接任務一 收集信息（一）信息收集的注意事項1. 信息收集要廣泛。 2. 收集原始性資料，是信息處理的基礎性工作。3. 秘書的信息收集要有預見性、相關性，圍繞一個問題或某項業(yè)務活動而收集到的所有信息材料都要與此問題或業(yè)務活動相關。 項目十三信息管理與服務任務二 處理信息（一）信息整理的程序1.信息篩選（1）信息篩選的工作程序： 看來源 看標題 看正文 看正文 理 論 知 識項目十三信息管理與服務任務二 處理信息（一）信息整理的程序1.信息篩選（2）信息篩選時，如何決定信息取舍 突出主題思想，凡是與業(yè)務主題無關的信息，要剔除 要注意

3、典型性，從大量原始信息中挖掘出能揭示工作本質的典型信息 要富有新意，盡可能抓住能反映業(yè)務新動態(tài)的信息 要具有特點，從各種工作的實際出發(fā)，有所側重地選用相關信息 理 論 知 識項目十三信息管理與服務任務二 處理信息（一）信息整理的程序1.信息篩選（3）信息篩選的注意事項 對選中的信息，分輕重緩急進行信息的加工處理 對暫時不用但可以備查的信息，進行暫存 對不用的信息，按照有關規(guī)定進行暫存、移交或銷毀 理 論 知 識項目十三信息管理與服務任務二 處理信息（一）信息整理的程序2.信息分類（1）字母分類法 （2）地區(qū)分類法 （3）主體分類法 （4） 數(shù)字分類法 （5） 時間分類法 理 論 知 識項目十三

4、信息管理與服務任務二 處理信息（一）信息整理的程序3.信息校核（1）溯源法 （2）比較法 （3） 核對法 （4） 邏輯法 （5） 調查法 （6）數(shù)理統(tǒng)計法 理 論 知 識項目十三信息管理與服務理 論 知 識任務二 處理信息（二）信息存儲工作的程序1信息登記 3信息排列 2信息編碼 項目十三信息管理與服務任務三 匯報信息（一）信息匯報理 論 知 識1.確定信息匯報的內容2.信息匯報的方法3選擇并確定匯報信息的形式4確認信息匯報質量5.信息匯報注意事項項目十三信息管理與服務任務三 匯報信息（二）信息的傳遞理 論 知 識1.自上而下，將管理層的決策管理信息傳遞給下級部門；2.自下而上，將下級部門的工作動態(tài)、成果、問題、要求等及時匯報給我管理層；3.平行往來，通過各種信息傳遞，使各部門協(xié)調工作、互相配合；4.自內而外，將組織內的信息傳遞給社會其他組織，如信息發(fā)布；5.自外而內，將各種對企業(yè)經(jīng)營管理活動有用的信息及時傳遞給組織內的有關部門或人員。項目十三信息管理與服務任務三 匯報信息（一）信息傳遞的重點相 關 鏈 接1.要抓住領導人決策的“空白點” 2