RF-GC-ZY-11 項目文檔管理作業(yè)指引(1)

1、廣州富力地產(chǎn)股份有限公司項目文檔管理作業(yè)指引文件編號RF-GC-ZY-11版本/修訂A/0日期2013年8月1日第 PAGE 6頁 共 NUMPAGES 6頁項目文檔管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期作業(yè)指引目的統(tǒng)一項目文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范項目文檔的管理工作。適用范圍各個項目文檔收集、分類、編號、登記、流轉(zhuǎn)、存檔、借閱、移交、作廢及銷毀。定義項目文檔：在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，由工程部負(fù)責(zé)保存及管理的各類文書、圖紙檔案及上墻資料文檔。項目竣工驗收后，將按規(guī)定移交城建檔案館、物業(yè)公司、公司檔案管理部門。職責(zé)工程部負(fù)責(zé)按照本指引執(zhí)行本部門文檔的管理工作：負(fù)責(zé)對外發(fā)放的項目文檔及對內(nèi)

2、重要信息文檔的審核、批準(zhǔn)；負(fù)責(zé)按照相關(guān)文件的規(guī)定進行過程管理活動。相關(guān)部門按照公司相關(guān)文件的規(guī)定提供項目各階段的必要文件及相關(guān)配合。關(guān)鍵活動描述項目文檔分類項目文檔的分類（具體參見項目文檔分類對照表）工程部上墻資料文檔登記與流轉(zhuǎn)工程部發(fā)文工程部發(fā)文分為“以公司名義發(fā)文”和“以工程部名義發(fā)文”兩種。以公司名義發(fā)文即“公司發(fā)文”，具體要求及程序見公文管理制度。以工程部名義發(fā)文即“工程部發(fā)文”，工程部發(fā)文統(tǒng)一以工作指令、聯(lián)系函兩種形式下發(fā)，相關(guān)規(guī)定如下：工作指令工作指令是技術(shù)經(jīng)濟類文件，分為設(shè)計變更類和非設(shè)計變更類。設(shè)計變更文件應(yīng)按照“設(shè)計變更審批表”、“工作指令單”、“設(shè)計變更確認(rèn)單”、“設(shè)計變更

3、統(tǒng)計表”的順序裝訂，應(yīng)單獨存一份作為竣工圖變更文件移交城建檔案館。非設(shè)計變更類指令單包含現(xiàn)場簽證、獎勵或違約扣款等，應(yīng)按照“非設(shè)計變更審批表”、“工作指令”、“相關(guān)附件”的順序裝訂。工程文員應(yīng)跟蹤工作指令的審批過程直至下發(fā)、存檔。并定期對工作指令下發(fā)的情況進行清查，保證文件及時下發(fā)、避免漏發(fā)重發(fā)等現(xiàn)象。聯(lián)系函聯(lián)系函是工作指令以外的其他發(fā)文，如工程部對壟斷部門工作聯(lián)系往來的文件；工程部直接對施工單位來函回復(fù)的文件；表揚信、確認(rèn)函等。發(fā)文流程：經(jīng)辦人根據(jù)部門發(fā)文模板擬稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審批同意后，由工程文員加蓋部門公章后發(fā)出，并保存原件并進行臺賬登記、歸檔。工程部收文工程部收文是指來自總承包

4、單位、分包單位、材料設(shè)備供應(yīng)商、其他單位（包含政府部門、公司其他部門等）所有外來單位的文件。所有收文統(tǒng)一由工程文員接收，并進行第一次臺帳登記，初步登記收文的基本信息。在文件反面加蓋“文件傳閱章”，第一時間送至工程部經(jīng)理或授權(quán)人簽署指定傳閱人（如為政府部門的收文須抄送公司信息管理負(fù)責(zé)人及檔案部門）。最后，由工程文員跟進文件傳閱直至完成，進行第二次臺帳登記，注明存檔時間并將文件存入盒內(nèi)。如有電子文件傳閱的，紙質(zhì)文件經(jīng)臺帳登記即可直接存檔。收文流程：工程文員負(fù)責(zé)接收部門文件并進行臺賬登記，蓋傳閱章后進行統(tǒng)一分發(fā)至相關(guān)人員。文件管理工程部所有收發(fā)的原件統(tǒng)一由工程文員登記存檔，并在完成簽批、傳閱的3個工

5、作日內(nèi)，按項目文檔分類對照表分類、登記，最后在文件右上角加蓋歸檔章歸檔。存檔統(tǒng)一使用A4幅面（297mm*210mm）、42mm厚度的紙質(zhì)資料盒，并粘貼文檔盒脊目錄。盒脊目錄格式示意圖：表示“文件類別”。例如：總包檔案、成本檔案等。表示“項目名稱”。表示“文件名稱”，名稱前需加“項目分期”區(qū)別。例如：四期工作指令等。表示“編號規(guī)則”。例如：LC -部門簡稱(項目簡稱)-采購-XX1，取其前面 “LC -部門簡稱(項目簡稱) -采購”。表示“流水號范圍”。例如： “LC -部門簡稱(項目簡稱)-采購”合同檔案盒內(nèi)有00010030號， 則標(biāo)注“00010030”。文檔盒應(yīng)建立“卷內(nèi)目錄”，目錄格

6、式可按電腦臺帳表格為框架，文件標(biāo)題需更改成“卷內(nèi)目錄”，并打印放在盒內(nèi)文件最上。如一個文件盒存放多類文件，需分別建立“卷內(nèi)總目錄”、“卷內(nèi)分目錄”，以便對存檔文件進行檢索。印章管理工程部公章工程部公章用于以部門名義張貼、外發(fā)（公司級別以外）的各種通知類文件，及工作指令、工程指示。但不得用于對外各類合同、協(xié)議，或可能構(gòu)成公司利益受損的非法使用。凡需使用工程部公章的文件須經(jīng)部門經(jīng)理或授權(quán)人的簽字、批準(zhǔn)，具體操作要求及程序見印鑒管理制度。工程部工作章在文檔流轉(zhuǎn)中，為識別不同階段或用途，而加蓋的工作章。比如“文件傳閱章”、“受控章”、“歸檔章”、“作廢章”等。文件傳閱章示意圖：文件傳閱章 Docume

7、nt Pass round Stamp姓 名Name執(zhí) 行Action需知悉Reference（圖紙）受控章示意圖：受 控Control文件歸檔章示意圖：歸 檔Archive日 期Date:文件作廢章示意圖：作廢Cancellation日 期Date:文檔借閱工程部內(nèi)部人員借閱項目文檔必須辦理借閱登記手續(xù)，填寫文檔借閱登記表；工程部以外人員借閱項目文檔時，須填寫項目文檔外借審批單。借閱原件使用完畢應(yīng)及時歸還工程文員，一周以上時間未歸還的文檔，工程文員應(yīng)負(fù)責(zé)催還。借閱方式一般有借閱、查閱、復(fù)印和網(wǎng)絡(luò)查詢四種：“借閱”指文檔原件需借出的使用方式；“查閱”指在資料室內(nèi)查看，文檔原件不需借出的使用方式；“復(fù)印”指將文檔原件進行復(fù)印借出的使用方式；“網(wǎng)絡(luò)查詢”指具備一定的查閱權(quán)限內(nèi)，通過檔案管理系統(tǒng)中查詢有關(guān)文件的使用方式。文檔移交移交城建檔案館按照當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)要求進行移交。移交物業(yè)公司具體參照工程物業(yè)移交作業(yè)指引。移交公司檔案管理部門除移交城建檔案館、物業(yè)公司的文件外，工程部應(yīng)按分期將其他文件移交檔案管理部門，并提交目錄清單與相關(guān)電子光盤。文檔作廢與銷毀因文件錯辦或其它原因需要作廢，工程文員應(yīng)及時回收，并加蓋作廢章進行標(biāo)識，作廢原件應(yīng)單獨存檔備查。其他相關(guān)要求工程部需要求施工方按規(guī)定填寫統(tǒng)一、