word培訓(xùn)教材ppt課件

1、 辦公軟件專項(xiàng)培訓(xùn)WORD 20071、編輯結(jié)合公文表頭2、快速輸入上、下標(biāo)3、給文字添加下劃線4、在WORD表格中添加行5、將表格拆分成兩個(gè)表格6、防止表格跨頁斷行7、表格跨頁時(shí)標(biāo)題行自動反復(fù)8、在文檔的第一段表格前添加空段9、表格中進(jìn)展求和和求平均值10、文檔與表格的相互轉(zhuǎn)換第一章 WORD文檔編輯 公司各部門有時(shí)候遇到多個(gè)部門結(jié)合發(fā)布文件的情況，這時(shí)就需求在結(jié)合文件中制造結(jié)合公文頭。第一章 WORD文檔編輯1、結(jié)合公文頭 表格法雙行合一法EQ域法1、翻開一個(gè)WORD文檔，點(diǎn)擊插入表格選擇需求插入的表格行、列。2、在表格中輸入需求的公文頭的內(nèi)容，選中第一列的兩個(gè)單元格，點(diǎn)擊右鍵“合并單元格

2、。第三列的單元格也一樣操作結(jié)合公文頭表格法3、根據(jù)表格內(nèi)容，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【單元格對齊方式】，調(diào)整單元格的文字。結(jié)合公文頭表格法4、選中段落里【框線】下拉箭頭，根據(jù)需求選擇框線款式雙行合一是WORD自帶的一種中文板式，它可以將兩行文字合并成一行。詳細(xì)步驟如下：1、在WORD文檔里輸入“世紀(jì)游輪總經(jīng)辦體系辦結(jié)合文件等文字。結(jié)合公文頭雙行合一法選中“總經(jīng)辦、體系辦這幾個(gè)字，然后選擇開場菜單中的中文版式 雙行合一菜單項(xiàng)結(jié)合公文頭雙行合一法彈出【雙行合一】對話框，此時(shí)系統(tǒng)自動將選中的文字設(shè)置成雙行合一，并在對話框中預(yù)覽雙行合一的效果，單擊確定按鈕。單擊確定鍵后，選中結(jié)合公文頭所在

3、的行，按下【Ctrl】+【】組合鍵放大字體或【Ctrl】+【】減少字體結(jié)合公文頭雙行合一法運(yùn)用EQ域的合并字符法制造結(jié)合公文頭翻開文檔，輸入“世紀(jì)游輪結(jié)合文件并將其居中對齊。結(jié)合公文頭EQ域法將插入點(diǎn)定位在“輪字后面，然后選中格式中文版式合并字符菜單項(xiàng)在彈出的【合并字符】對話框，在文字最多六個(gè)的文本框內(nèi)輸入總經(jīng)辦、體系辦結(jié)合公文頭EQ域法修正需求的字體和字號單擊確定后即可完成合并字符。結(jié)合公文頭EQ域法在創(chuàng)建含有數(shù)據(jù)公式等文檔時(shí)，需求用到上標(biāo)、下標(biāo)。在文檔中快速輸入上、下標(biāo)的詳細(xì)步驟如下：第一章 WORD文檔編輯2、快速輸入上標(biāo)、下標(biāo)翻開WORD文檔，在文檔的目的位置處分別輸入Am和Bn例如1

4、：將“m變成“A的下標(biāo)。選中“m,然后按下【Ctrl】+【=】組合鍵，即可將“m變成“A的下標(biāo)2、快速輸入上標(biāo)、下標(biāo)例如1：將“n變成“B的上標(biāo)。選中“n,然后按下【Ctrl】+【Shift】+【=】組合鍵，即可將“n變成“B的上標(biāo)2、快速輸入上標(biāo)、下標(biāo)翻開文檔中的文件，輸入員 工 出 差 管 理 制 度，字與字間都打上空格。第一章 WORD文檔編輯3、快速給文字添加下劃線假設(shè)在WORD文檔中有一段帶有空格的文本，而只想給該段文本中的文字添加下劃線，而忽略其中的表格，可以按照以下方法快速給文字添加下劃線。選中標(biāo)題文本，然后按下【Ctrl】+【Shift】+【W(wǎng)】組合鍵，即可為選中的文本中的文字

5、添加下劃線，而忽略空格。3、快速給文字添加下劃線再次按下【Ctrl】+【Shift】+【W(wǎng)】組合鍵，即可刪除下劃線翻開一個(gè)文檔，在文檔中插入一份表格。將插入點(diǎn)定位在表格外要添加行的單元格右側(cè)。按一次【Enter】鍵，表格就會添加一行。第一章 WORD文檔編輯4、快速在WORD表格中添加行在選中的表格中恣意延續(xù)的3行，在選中的單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選中【插入行】菜單項(xiàng)?？焖僭赪ORD表格中一次添加多行有時(shí)候需求將文檔中的表格拆分為兩個(gè)或者多個(gè)表格。拆分表格的方法很多。下面詳細(xì)引見拆分表格的方法：第一章 WORD文檔編輯5、快速將一個(gè)表格拆分為兩個(gè)表格翻開文檔，在文檔中繪制一個(gè)表

6、格，用鼠標(biāo)單擊想要拆分表格行的恣意一個(gè)單元格選擇【規(guī)劃】-【拆分單元格】或者按下【Ctrl】+【Shift】+【Enter】組合鍵。5、快速將一個(gè)表格拆分為兩個(gè)表格此時(shí)完成表格拆分在制造表格的過程中，默許情況下，WORD允許表格行中的文字跨頁拆分，這樣有能夠由于一個(gè)頁面包容不下整個(gè)表格，使表格的部分內(nèi)容被拆分到不同的頁面上，而前一頁的下方會出現(xiàn)大面積的空白，這樣不僅頁面不美觀，還會給其他人呵斥視覺上的錯(cuò)覺，誤以為內(nèi)容曾經(jīng)終了。我們可以經(jīng)過以下方法防止表格跨頁斷行。第一章 WORD文檔編輯6、防止表格跨頁斷行翻開文檔，假設(shè)發(fā)現(xiàn)由于最后一行表格寬度比較大掉到了第二頁，使第一頁的下方出現(xiàn)大面積的空白

7、。6、防止表格跨頁斷行用鼠標(biāo)單擊表格最后一行的恣意單元格，將插入點(diǎn)定位在單元格中，然后單擊右鍵，選中【表格屬性】菜單項(xiàng)彈出【表格屬性】對話框，切換到【行】選項(xiàng)卡，撤選【指定高度】復(fù)選框和【允許跨頁換行】復(fù)選框6、防止表格跨頁斷行單擊確定按鈕前往文檔，可以看到插入點(diǎn)所在的行已被調(diào)整到最適宜的高度，其他行的高度依然堅(jiān)持不變。在運(yùn)用WORD編輯表格時(shí)，經(jīng)常由于表格數(shù)據(jù)很多需求換頁，換頁的同時(shí)第一頁的標(biāo)題行要重新輸入到第2頁以及后面的頁中。下面引見一種表格跨頁時(shí)標(biāo)題行自動反復(fù)的操作。第一章 WORD文檔編輯7、表格跨頁時(shí)標(biāo)題自動反復(fù)翻開一個(gè)WORD文檔，插入一個(gè)表格，并錄入標(biāo)題行；將插入點(diǎn)定位在表格的

8、第1個(gè)單元格中 選擇【規(guī)劃】-【反復(fù)標(biāo)題行】菜單項(xiàng)7、表格跨頁時(shí)標(biāo)題自動反復(fù)此時(shí)即可看到第2頁曾經(jīng)添加了標(biāo)題行7、表格跨頁時(shí)標(biāo)題自動反復(fù)假設(shè)需求撤銷標(biāo)題自動反復(fù)，那么需求將鼠標(biāo)點(diǎn)擊第一個(gè)標(biāo)題行，選擇【規(guī)劃】-【反復(fù)標(biāo)題行】，即可撤銷我們在運(yùn)用WORD編輯文檔時(shí)，經(jīng)常會遇到這樣的情況，在第一段中插入一個(gè)表格后，發(fā)現(xiàn)還要在前面加一段。詳細(xì)的操作步驟如下。第一章 WORD文檔編輯8、在文檔的第一段表格前添加空段在文檔中新建一個(gè)表格，將插入點(diǎn)定位在表格的左上角首字符的位置。按下【 Enter 】鍵，即可在首行表格前插入一個(gè)空段8、在文檔的第一段表格前添加空段也可以將插入點(diǎn)置于第一個(gè)單元格內(nèi)的恣意位置，

9、然后按下【Ctrl】+【Shift】+【Enter】組合鍵或者【Ctrl】+ 】+【Enter】組合鍵，然后在按下【Backspace】鍵即可在表格前插入一個(gè)空段。1、在表格中進(jìn)展求和在Word創(chuàng)建好表格后，需求對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)展求和運(yùn)算，詳細(xì)步驟如下：翻開文檔，將插入點(diǎn)定位在需求輸入求和值的單元格中，然后選擇【規(guī)劃】-【公式】菜單項(xiàng)第一章 WORD文檔編輯 9、表格中進(jìn)展求和和求平均值彈出【公式】對話框，在【公式】文本框中輸入“SUM(LEFT)，也可根據(jù)本人的需求更改公式9、表格中進(jìn)展求和和求平均值單擊確定按鈕前往文檔，即可看到求得的總和。選中剛計(jì)算的結(jié)果，按下【Ctrl】+【C】組合鍵將

10、其復(fù)制，再將插入點(diǎn)置于要輸入求和公式的其他單元格中。再按下【Ctrl】+【V】組合鍵粘貼單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的的快捷菜單中選擇【更新域】菜單項(xiàng)，或者按一下【F9】鍵9、表格中進(jìn)展求和和求平均值此時(shí)單元格中的結(jié)果就是正確的結(jié)果9、表格中進(jìn)展求和和求平均值翻開文檔，將插入點(diǎn)定位在要輸入平均值的單元格中，然后選擇【規(guī)劃】-【公式】菜單項(xiàng)9、表格中進(jìn)展求和和求平均值彈出【公式】對話框，在【公式】文本框中輸入“average(LEFT)，也可根據(jù)本人的需求更改公式單擊確定有時(shí)在WORD中編輯文檔時(shí)，表格和文本可以自在轉(zhuǎn)換，詳細(xì)操作步驟如下：第一章 WORD文檔編輯 10、文檔與表格的相互轉(zhuǎn)換-表格轉(zhuǎn)換成

11、文本翻開一個(gè)例如文件，將插入點(diǎn)置于要轉(zhuǎn)換成文本的恣意單元格中，然后選擇【規(guī)劃】-【轉(zhuǎn)換為文本】菜單項(xiàng)彈出【轉(zhuǎn)換成文本】對話框，在【文字分隔符】組合框中默許選中【制表符】單項(xiàng)選擇鈕，我們還可以根據(jù)本人的需求選中其他的文字分隔符10、文檔與表格的相互轉(zhuǎn)換-表格轉(zhuǎn)換成文本單擊確定就可以看到效果翻開一個(gè)word文檔，選中要轉(zhuǎn)換成表格的文本需求轉(zhuǎn)換成多列的必需求有分隔符號，然后點(diǎn)擊【插入】-【表格】選中【文本轉(zhuǎn)換為表格】10、文檔與表格的相互轉(zhuǎn)換文本轉(zhuǎn)換成表格彈出【將文字轉(zhuǎn)換為表格】對話框，在【表格尺寸】組合框中自動顯示【列數(shù)】中錄入需求轉(zhuǎn)換的列數(shù)。10、文檔與表格的相互轉(zhuǎn)換單擊確定按鈕，前往文檔即可看

12、到效果。 年辦公軟件專項(xiàng)培訓(xùn)(二)WORD 2007自動生成目錄修正目錄款式更新目錄為目錄添加括號第一章 目錄、批注與修訂一、自動生成目錄為一篇文章制造目錄，假設(shè)采用手工輸入，不僅費(fèi)事，而且容易出錯(cuò)，修正起來更是困難。利用word的插入目錄功能就簡單多了，而且當(dāng)文檔標(biāo)題修正后，目錄會自動進(jìn)展更新1、翻開一個(gè)制度，在開場菜單欄翻開【款式和格式】義務(wù)窗格，將文章的各級標(biāo)題依次設(shè)置為【標(biāo)題1】、【標(biāo)題2】等款式。2、將插入點(diǎn)定位到文章的末尾，然后選擇【援用】【索引和目錄】菜單項(xiàng)3、單擊確定按鈕前往文檔，此時(shí)目錄曾經(jīng)插入到文檔中。二、修正目錄款式用戶插入目錄后，可以根據(jù)本人的審美要求，對目錄的款式進(jìn)展

13、修正對曾經(jīng)生成的目錄的款式進(jìn)展修正1、翻開曾經(jīng)設(shè)置好目錄的制度，翻開【款式和格式】義務(wù)窗格，選中目錄中恣意一個(gè)款式為【標(biāo)題1】的目錄文字。2、在【款式和格式】義務(wù)窗格中【所選文字的格式】框中顯示為【目錄1】，在【目錄1】選項(xiàng)上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【修正】菜單項(xiàng)。3、彈出【修正款式】對話框，單擊格式按鈕，在彈出的列表中選擇【字體】選項(xiàng)。4、彈出【字體】對話框，設(shè)置【字體】為【楷體GB-2312 】，【字形】為【加粗】，【字號】為【小三】，【下劃線線型】為【字下加線】5、單擊確定按鈕前往【修正款式】對話框，單擊確定按鈕前往文檔中，即可看到設(shè)置的效果6、按照同樣的方法設(shè)置款式為【標(biāo)題

14、2】的目錄的款式三、更新目錄用戶在編輯已生成目錄的文檔時(shí)，有時(shí)需求添加、刪除、挪動或編輯文檔中的標(biāo)題。假設(shè)在做了這些更改后，目錄中沒有顯示該更改的情況，就需求用戶按照以下方法來更新目錄1、翻開本實(shí)例的原始文件，在標(biāo)題“二、電子商務(wù)方式后面加上“簡介二字。2、將鼠標(biāo)光標(biāo)點(diǎn)擊到目錄處，點(diǎn)擊【援用】-【目錄】-更新目錄按鈕3、在彈出的更新目錄對話框中選中“更新整個(gè)目錄，然后再點(diǎn)擊確定按鈕前往文檔中，可以發(fā)現(xiàn)目錄曾經(jīng)做了更新。四、為目錄的頁碼添加括號默許情況下，自動生成的目錄的頁碼是沒有括號的，需求用戶進(jìn)展特別的設(shè)置，詳細(xì)的設(shè)置方法如下：翻開曾經(jīng)設(shè)置好目錄的文件，按住【Alt】鍵并拖住鼠標(biāo)，縱向選中目

15、錄中的章節(jié)標(biāo)題。單擊工具欄中的【字體顏色】按鈕，在下拉菜單中恣意選中一個(gè)顏色黑色除外然后按下【Ctrl】+【H】組合鍵，彈出【查找和交換】對話框，單擊更多按鈕展開搜索選項(xiàng)在【查找內(nèi)容】文本框中輸入，然后單擊格式按鈕，在彈出的列表中選擇【字體】選項(xiàng)。彈出【查找字體】對話框，在【字體顏色】下拉列表中選擇【自動】選項(xiàng)單擊確定按鈕前往【查找和交換】對話框，在【交換為】文本框中輸入(&)，在搜索選項(xiàng)組合框的【搜索】下拉列表中選擇【向上】選項(xiàng)，選中【運(yùn)用通配符】復(fù)選框，然后單擊全部交換按鈕。系統(tǒng)交換終了后隨即彈出一個(gè)信息提示框，提示系統(tǒng)交換了多少處，單擊否按鈕。封鎖【查找和交換】對話框前往文檔，此時(shí)目錄的

16、頁碼曾經(jīng)被加上了括號，然后選中整個(gè)目錄字體顏色設(shè)置為【自動】即可 郵件合并 什么是“郵件合并呢？為什么要在“合并前加上“郵件一詞呢？其實(shí)“郵件合并這個(gè)稱號最初是在批量處置“郵件文檔時(shí)提出的。詳細(xì)地說就是在郵件文檔主文檔的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通訊資料數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等，從而批量生成需求的郵件文檔，因此大大提高任務(wù)的效率，“郵件合并因此而得名。什么郵件合并？郵件合并顯然，“郵件合并功能除了可以批量處置信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松地批量制造標(biāo)簽、工資條、成果單等。 Word2002以上的版本中新增了“郵件合并義務(wù)窗格式的“郵件合并導(dǎo)游，這讓我

17、們在運(yùn)用“郵件合并操作時(shí)更加方便和容易。我們經(jīng)過實(shí)踐義務(wù)的處理步驟，再來詳細(xì)引見“郵件合并功能的運(yùn)用方法，學(xué)習(xí)完成后大家就可以按部就班地運(yùn)用到本人的實(shí)踐任務(wù)當(dāng)中。 什么郵件合并？郵件合并什么時(shí)候運(yùn)用“郵件合并 我們可以經(jīng)過分析一些用“郵件合并完成的義務(wù)，從而得到答案。比如最我們最常用的需求批量處置的信函、工資條等文檔，它們通常都具備兩個(gè)規(guī)律：一是我們需求制造的數(shù)量比較大；二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容，比如檔案封面上的姓名、身份證號碼、性別、住址等根底信息固定不變，且EXCEL花名冊內(nèi)均有相關(guān)數(shù)據(jù)。郵件合并郵件合并的3個(gè)過程 上面討論了郵件合并的運(yùn)用情況，如今我們了解一下郵件合

18、并的根本過程。了解了這三個(gè)根本過程，就抓住了郵件合并的“綱，以后就可以有條不紊地運(yùn)用郵件合并功能處理實(shí)踐義務(wù)了。 (一) 建立主文檔 (二) 預(yù)備好數(shù)據(jù)源 (三) 把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中 郵件合并(一) 建立主文檔 “主文檔就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如檔案封面上的姓名、身份證號碼、性別、住址等。 運(yùn)用郵件合并之前先建立主文檔，是一個(gè)很好的習(xí)慣。一方面可以調(diào)查估計(jì)中的任務(wù)能否適宜運(yùn)用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了規(guī)范和思緒。 郵件合并與文檔平安(二) 預(yù)備好數(shù)據(jù)源 數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是

19、Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)絡(luò)人記錄表。 在實(shí)踐任務(wù)中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，比如他要制造大量檔案封面，多數(shù)情況下，信息早已被做成了Excel表格，其中含有制造檔案封面需求的“姓名、“身份證號碼、“性別等字段。在這種情況下，他直接拿過來運(yùn)用就可以了，而不用重新制造。也就是說，在預(yù)備本人建立之前要先調(diào)查一下，能否有現(xiàn)成的可用。 郵件合并(二) 預(yù)備好數(shù)據(jù)源 假設(shè)沒有現(xiàn)成的那么要根據(jù)主文檔對數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)他的習(xí)慣運(yùn)用Word、Excel、Access都可以，實(shí)踐任務(wù)時(shí)，經(jīng)常運(yùn)用Excel制造。 郵件合并(三) 把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中 前面兩件事情都做好之后，就

20、可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決議著主文件生成的份數(shù)。整個(gè)合并操作過程將利用“郵件合并導(dǎo)游進(jìn)展，運(yùn)用非常輕松容易。郵件合并實(shí)例詳細(xì)分析 預(yù)備任務(wù)：預(yù)備一份，可以是Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源，也可以像Excel任務(wù)簿、Access數(shù)據(jù)庫、Query文件、Foxpro文件，都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只需有這些文件存在，郵件合并時(shí)就不需求再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接翻開這些數(shù)據(jù)源運(yùn)用即可。需求留意的是：在運(yùn)用Excel任務(wù)簿時(shí)，必需保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式，即第一行必需是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。郵件合并實(shí)例詳細(xì)分析 例如：一個(gè)EXCEL任務(wù)薄里面包含了編號、部門、姓名及其他相關(guān)信息的字段，要批量打印照片的話，還需求加一個(gè)照片的途徑和文件名的字段假設(shè)照片的文件名正好是考生的準(zhǔn)考證號或姓名的話，可免，假設(shè)照片放在桌面:培訓(xùn)文件夾里，普通和主文檔放到同一文件夾內(nèi)最好，每位考生的照片文件名和編號相對應(yīng)假設(shè)用姓名的話能夠會碰到同名同姓的問題。數(shù)據(jù)預(yù)備任務(wù)的正確與否，關(guān)系到以后打印出來的證件正確與否，所以必需求仔細(xì)校正正確。郵件合并與文檔平安設(shè)計(jì)郵件合并的模板接下來